MicrosoftVisio-組織図ウィザードの使用
[図形]ペインでさまざまな図形を使用して組織図を手動で作成できますが、Visioには、外部ソースから組織に関する情報をインポートする自動化された方法も用意されています。この章では、Excelスプレッドシートの情報からデータをインポートする方法について説明します。
Excelスプレッドシートで情報を作成する
Excelスプレッドシートを作成するか、組織図の作成に使用されるヘッダー行に重要な情報の一部を含む既存のスプレッドシートを使用します。重要な情報には、従業員、役職、マネージャー、部門が含まれます。EmployeeフィールドとManagerフィールドは必須であり、その他のフィールドはオプションです。
さらに、Master_Shapeというフィールドを含めることもできます。これは、特定の従業員に使用される正確な形状を示します。Visioが従業員に特定の形状を指定するには、名前のMaster_Shapeフィールドをそのまま使用する必要があることに注意してください。
組織図ウィザードの開始
組織図ウィザードを開始するには、2つの方法があります。最初の方法では、[新規]メニューの[テンプレート]セクションから組織図ウィザードを使用します。
もう1つの方法は、組織図を既に作成している場合は、リボンの[組織図]タブの[組織データ]セクションで[インポート]コマンドを使用することです。
組織図のすべてのページに引き継ぐために背景の書式設定が必要な場合は、2番目の方法をお勧めします。最初の方法では、必要なすべてのページを作成しますが、各ページを個別にフォーマットする必要があります。これは、組織が大規模な場合は面倒になる可能性があります。
どちらの方法でも、組織図ウィザードが表示され、組織図の機能を指定できます。
組織図ウィザードの使用
組織図ウィザードの最初の画面には、ファイルから既存の情報を選択するか、手動で情報を入力するかを選択できます。この例では、最初のオプションを選択します。[次へ]をクリックして、ウィザードの次の画面に進みます。
次の画面で、組織情報が保存されているソースを選択できます。これは、Microsoft Exchange Server、ローカルテキスト、CSVまたはExcelファイル、またはODBC準拠のデータソース上の場所である可能性があります。2番目のオプションを選択し、[次へ]をクリックします。
次に、Excelファイルの場所またはパスを入力し、[次へ]をクリックします。
この画面の[名前]フィールドのドロップダウンで、従業員の名前を含むExcelスプレッドシートのフィールドを選択します。[レポート先]フィールドのドロップダウンで、レポートマネージャーを示すExcelスプレッドシートのフィールドを選択します。名前と名が異なるフィールドにある場合は、[名]ドロップダウンで従業員の名を含むフィールドを指定します。
Visioは、名前フィールドと名フィールドを組み合わせて、従業員のフルネームを生成します。[次へ]をクリックして続行します。
[データファイルの列]ボックスには、Excelファイルのヘッダーにあるすべてのデータフィールドが一覧表示されます。必要なフィールドを選択して[追加]をクリックすると、[表示されるフィールド]セクションに表示する必要のあるフィールドを選択できます。目的のフィールドが追加されたら、[次へ]をクリックします。
次の画面で、形状データの基になるフィールドを選択できます。形状データフィールドは前の手順で選択したフィールドと同様になるため、ほとんどの場合、そのままにしておくことができます。必要に応じて、フィールドを追加することもできます。
次の画面で、従業員の写真を含めることを選択できます。従業員名と同じ形式で写真にラベルを付けた場合は、すべての従業員の写真が含まれているフォルダーの場所を指定できます。または、写真を含めないことを選択することもできます。
この画面では、多数のページにまたがる多数の従業員がいる場合に、1ページに表示できる組織情報の量を選択できます。また、Visioがページ間で組織図を自動的に分割できるようにすることもできます。[ページ間で従業員の図形をハイパーリンクする]と[ページ間で従業員の図形を同期する]が選択されていることを確認します。[完了]をクリックして、最終的に組織図を作成します。
[完了]をクリックすると、VisioはExcelスプレッドシートから情報の処理を開始し、ウィザードで指定されたパラメーターに基づいて組織図を作成します。作成のステータスを示す進行状況インジケーターが表示されます。