이메일 에티켓
이메일은 저렴하면서도 매우 효과적인 비즈니스 커뮤니케이션 도구의 한 형태로 널리 사용됩니다. 이메일의 보관 및 검색이 쉽기 때문에 이메일 출력물은 거의 찍히지 않으며 소프트 카피가 사용됩니다. 인기의 이유는 CEO부터 관리인까지 조직의 모든 사람이 사용할 수있는 접근성 때문입니다.
이메일은 잘 표현되고 읽기 쉽고 전문적으로 적절한 방식으로 정보를 전달하는 효율적인 방법입니다. 많은 사람들이 불완전한 것부터 이해할 수없는 것까지의 표준 이하 이메일을 전달하는 이유로 시간 부족을 언급합니다.
많은 사람들이 이메일을 문자 메시지로 착각하거나 적어도 이메일 작성에 대한 접근 방식이 그렇게 제안합니다. 텍스트 대화와 이메일 작성의 차이점에 대해 논의하겠습니다. 문자 메시지 대화에서 두 사람이 정보를 교환하고, 세부 정보를 공유하고, 수정 사항을 제공하고, 신속한 의사 소통 방식으로 설명을 요청할 수 있습니다.
이에 비해 업무에 따라 하루에 20 ~ 200 개의 이메일을받을 수있는 전문가가 이메일을 읽습니다. 그들은 앞뒤로 대화에 참여하거나 세부 사항을 여러 번 물어볼 시간도 원하지 않습니다. 이메일의 내용을 이해하고, 지침을 읽고, 정보를 처리하고, 작업을 완료하고,받은 편지함의 "읽지 않음"섹션을 비우기를 원합니다.
Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails −
- 메시지를 계획하십시오.
- 독자의주의를 끌기 위해 제목 줄을 사용하십시오.
- 메시지를 짧고 명확하게 유지하십시오.
- 전체 메시지를 소문자로 입력하지 마십시오.
- 메시지를 보내기 전에 교정하고 책임을집니다.
- 화가 난 상태에서 이메일을 보내기 전에 몇 분 동안 식히십시오.
- 메시지를 대문자로 입력하지 마십시오. 대문자는 SHOUTING으로 간주됩니다.
In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when −
- 개인 정보, 민감한 정보 또는 기밀 정보에 대해 논의해야합니다.
- 당신은 나쁜 소식을 전할 것입니다.
- 귀하의 메시지는 복잡하고 문구에서 의미가 손실 될 수 있습니다.
- 즉각적인 응답이 필요합니다.
이메일의 법적 위험
이메일은 많은 직장에서 선호되는 커뮤니케이션 모드이며 이는 기밀이 될 수있는 많은 정보를 가지고 있음을 의미합니다. 많은 회사에서 사람들에게 이메일 프레임 방식과 어떤 종류의 이메일을 전달해야하는지 광범위하게 교육합니다.
이메일에 포함 된 정보의 보안 및 기밀성은 발신자와 수신자 모두의 공동 책임입니다. 회사는 문서와 내용을 보호하기위한 엄격한 지침을 가지고 있습니다. 이메일 오용을 방지하기 위해 가장 일반적으로 따르는 몇 가지 지침에 대해 논의하겠습니다.
You and your company will be held liable for numerous legal suits if −
- 불쾌감을주는 콘텐츠가 포함 된 이메일을 보내거나 전달합니다.
- 바이러스가있는 첨부 파일을 보냅니다.
- 발신자의 이메일을 허가없이 다른 사람에게 전달합니다.
- 다른 사람의 이메일을 위조하거나 다른 사람의 계정에서 이메일을 보내려고합니다.
- 이메일을 보낼 때 수신자로부터 신원을 숨기려고합니다.
- 허가없이 다른 사람의 메시지를 복사합니다.
공식 이메일의 요소
우리 대부분은 문법적 실수가있을 수있는 친구에게 비공식적 인 이메일을 보내지 만, 동료에게 글을 쓸 때, 특히 좋은 인상을주고 싶을 때는 이번에는 더 조심스럽고 외교적이어야하기 때문에 그렇지 않습니다. 다음은 이메일의 올바른 형식에 대한 몇 가지 일반적인 팁입니다.
Background− 모든 이메일에는 기본 흰색 배경을 사용해야합니다. 색이있는 배경이나 두루마리 디자인은 비전문적이고 산만 해 보입니다.
Font − 선호하는 글꼴은 Times New Roman 또는 Arial, 글꼴 크기 -12입니다.
Font Color − 글꼴은 남색 또는 검은 색이어야합니다.
Contact Details− 이름, 지정, 이메일 ID, 연락처 번호, 회사 로고 및 서신 주소와 같은 공식 연락처 정보는 서명란에 기재되어야합니다. 개인 진술은 피하는 것이 가장 좋습니다.
First Name and Surname− 이메일 본문에 사용 된 것과 동일한 글꼴로 언급되어야하며 두 글꼴 크기 만 더 큽니다. 이름에 대한 필기체 글꼴은 권장되지 않습니다.
(To be mentioned in the same font and size as body of the email)
- Designation
- Department
- 회사 명 및 주소
- 랜드 마크 및 우편 번호
- 연락처
- 이메일 주소
- 회사 전화 번호
- 회사 팩스 번호
- 회사 URL
- Disclaimer