Kompetencje kluczowe
Najważniejszą rzeczą w byciu Asystentem Wykonawczym jest silne zaangażowanie w pracę. Innymi słowy, potrzebna jest silna chęć odniesienia sukcesu. Jako kandydat, osoba musi być gotowa do ciągłego doskonalenia swoich wyników i dodawania nowych umiejętności.
Wymagania stanowiska zawsze się zmieniają wraz z pojawieniem się nowych technologii i praktyk biznesowych, dlatego Asystenci wykonawczy powinni być adaptive, flexible and inquisitive. Większość wsparcia, które zapewnia Asystent Wykonawczy, jest prawie niewidoczne, ponieważ pracuje on bez żadnego nadzoru, stąd nie ma raportów z wyników, które asystent musiałby przedstawić.
Jedynym miernikiem ich wydajności jest sposób, w jaki ułatwiają życie swoim szefom, niektóre z ich podstawowych obowiązków podano poniżej -
Informowanie ich o wszystkich szczegółach
Zapewnienie ich obecności we wszystkich ważnych wydarzeniach
Przewidywanie ich potrzeb
Ustalanie priorytetów ich pracy i innych zadań
Zarządzanie codziennym przepływem pracy.
Oprócz wyżej wymienionych obowiązków w sumie istnieje dziewięć podstawowych kompetencji, w których każdy Asystent Wykonawczy musi być dobry, które są wymienione poniżej -
Umiejętności adaptacyjne
Jest elastyczny na zmiany i odpowiednio się dostosowuje.
Ma pozytywne nastawienie do pracy, niezależnie od jej charakteru.
Potrafi w uporządkowany sposób zarządzać wieloma sprzecznymi priorytetami i nadawać im priorytety
Umiejętności organizacyjne
Wie, jak najlepiej wykorzystać czas.
Wie, jak rozłożyć czas zgodnie z wykonywanymi zadaniami.
Wie, jak wykorzystać przestrzeń biurową i zorganizować papierkową robotę.
Umiejętności zarządzania zadaniami
Przewidywanie potrzeb i reagowanie na nie.
Zapewnij zakończenie kluczowych projektów w wyznaczonym czasie.
Równoważy wiele priorytetów i projektuje odpowiedni przepływ pracy.
Umiejętność przewidywania problemów i podejmowania działań wyprzedzających.
Zdolności do porozumiewania się
Słucha i aktywnie pracuje nad poprawą tych umiejętności.
Pisze dobrze zaokrąglone zdania w profesjonalnym języku bez błędów.
Mówi pewnie i wysyła jasne, zrozumiałe komunikaty.
Wie, jak wykorzystać umiejętności ustne i pisemne, aby przekazać pozytywne przesłanie.
Umiejętności obsługi klienta
Odpowiada na zapytania w sposób terminowy i profesjonalny.
Ma świadomość najnowszych wydarzeń w biznesie klienta.
Współpracuje w sposób formalny i profesjonalny z klientami i współpracownikami.
Umiejętności dotyczące koncepcji biznesowych
Ma świadomość podstawowych zasad prowadzenia biznesu.
Zna zachowania organizacyjne i demonstruje je.
Rozumie całą branżę i działalność biznesową.
Umiejętności gracza zespołowego
Lubi być liczony jako kompetentny członek zespołu.
Daje znaczenie celom grupy i odpowiednio uczestniczy.
Chce być wsparciem dla innych osób pracujących z menedżerem.
Umiejętności komputerowe / techniczne
Wyświetla biegłość w korzystaniu ze standardowego sprzętu biurowego.
Wykazuje biegłość w korzystaniu z komputerów, urządzeń peryferyjnych i akcesoriów.
Wykazuje zaawansowaną biegłość poprzez szybkie dostosowywanie się do nowej technologii.
Umiejętności oceny
Wykazuje umiejętności podejmowania rozsądnych decyzji i sprawiedliwego osądu.
W razie potrzeby kieruje problemy do odpowiedniego organu.
Działa skutecznie niezależnie od stałego nadzoru lub kierownictwa.
Te dziewięć podstawowych kompetencji nie jest łatwe do rozwinięcia w ciągu kilku dni, więc jest już jasne, że lista czynności, które powinien wykonywać Asystent Wykonawczy, jest wyczerpująca. Rola asystenta wykonawczego nigdy nie jest łatwa; czasami nie ma chwili wytchnienia. W takich przypadkach konieczne jest, aby dana osoba zachowywała pozytywne nastawienie i niezachwianie koncentrowała się na pracy. To zadanie jest znacznie większe niż suma jego części.