Coaching asystenta wykonawczego - krótki przewodnik

Prawdę mówiąc, praca Asystenta Wykonawczego nie wiąże się ze zwykłymi pieniędzmi i przepychem, co jest ogromną zachętą dla tych, którzy chcą zrobić karierę na hobnobingu z bogatymi i odnoszącymi sukcesy ludźmi. Jednak dokładnie tak wygląda ten rodzaj profilu pracy dla osoby z zewnątrz.

Praca Asystenta Wykonawczego to znacznie więcej - polega na udzielaniu wartościowego wsparcia osobie i jej organizacji, co czyni pracę Asystenta Wykonawczego wyjątkową. Aby każda osoba odniosła sukces w tej karierze, wymaga długofalowego ćwiczenia unikalnych umiejętności związanych z tym profilem. Ta praca nie zawsze jest łatwa i przyjemna, jak mogłoby się wydawać, jednak doświadczenie może być satysfakcjonujące.

Od asystentów wykonawczych oczekuje się, że będą koordynować pracę z wieloma pracownikami i nadzorować wszystkie kluczowe funkcje administracyjne w ramach codziennego wsparcia szefa. Ich zadaniem jest zapewnienie, aby przełożony optymalnie wykorzystywał ich czas, a praca i obowiązki były wykonywane w sposób efektywny.

Ci asystenci wykonawczy pomagają w budowaniu wartości dla firmy, wspierając swoich menedżerów i ułatwiając im pracę. Działają jak organizatorzy dla swoich szefów. Zapamiętują spotkania, koordynują z zespołami i synchronizują wydarzenia, dzięki czemu zadania są obsługiwane w sposób systematyczny.

Praca Asystenta Wykonawczego wiąże się z wieloma wyzwaniami i wieloma możliwościami kariery. Jest to zdrowa praca w tym sensie, że nie ma w niej „wybierania i wybierania”. Dobro przychodzi ze złem w tej pracy i chociaż niektórzy uznają to za fascynujące i wymagające, inni mogą błędnie uznać to za nudną i żmudną pracę.

Istnieje wiele przypadków asystentów wykonawczych tak kochających swoją pracę, że chcą pozostać asystentami wykonawczymi do dnia przejścia na emeryturę. Postrzegają pracę asystenta wykonawczego jako nagrodę, którą według nich zasłużyli za doskonałe umiejętności zarządzania ludźmi.

W zależności od sposobu, w jaki podchodzisz do pracy, w znacznym stopniu wspomaganego wcześniejszym doświadczeniem w pracy administracyjnej, znajdziesz wiele pozytywów w tej pracy, które mogą sprawić, że czyjaś kariera rozwinie się szybciej niż na jakiejkolwiek innej platformie. To jedyna praca, która daje możliwość pracy z właścicielami firmy, co nie jest złe dla kogoś, kto chce mieć duży wzrost w swojej karierze, prawda?

Najważniejszą rzeczą w byciu Asystentem Wykonawczym jest silne zaangażowanie w pracę. Innymi słowy, potrzebna jest silna chęć odniesienia sukcesu. Jako kandydat, osoba musi być gotowa do ciągłego doskonalenia swoich wyników i dodawania nowych umiejętności.

Wymagania stanowiska zawsze się zmieniają wraz z pojawieniem się nowych technologii i praktyk biznesowych, dlatego Asystenci wykonawczy powinni być adaptive, flexible and inquisitive. Większość wsparcia, które zapewnia Asystent Wykonawczy, jest prawie niewidoczne, ponieważ pracuje on bez żadnego nadzoru, stąd nie ma raportów z wyników, które asystent musiałby przedstawić.

Jedynym miernikiem ich wydajności jest sposób, w jaki ułatwiają życie swoim szefom, niektóre z ich podstawowych obowiązków podano poniżej -

Informowanie ich o wszystkich szczegółach
Zapewnienie ich obecności we wszystkich ważnych wydarzeniach
Przewidywanie ich potrzeb
Ustalanie priorytetów ich pracy i innych zadań
Zarządzanie codziennym przepływem pracy.

Oprócz wyżej wymienionych obowiązków w sumie istnieje dziewięć podstawowych kompetencji, w których każdy Asystent Wykonawczy musi być dobry, które są wymienione poniżej -

Umiejętności adaptacyjne

Jest elastyczny na zmiany i odpowiednio się dostosowuje.
Ma pozytywne nastawienie do pracy, niezależnie od jej charakteru.
Potrafi w uporządkowany sposób zarządzać wieloma sprzecznymi priorytetami i nadawać im priorytety

Umiejętności organizacyjne

Wie, jak najlepiej wykorzystać czas.
Wie, jak rozłożyć czas zgodnie z wykonywanymi zadaniami.
Wie, jak wykorzystać przestrzeń biurową i zorganizować papierkową robotę.

Umiejętności zarządzania zadaniami

Przewidywanie potrzeb i reagowanie na nie.
Zapewnij zakończenie kluczowych projektów w wyznaczonym czasie.
Równoważy wiele priorytetów i projektuje odpowiedni przepływ pracy.
Umiejętność przewidywania problemów i podejmowania działań wyprzedzających.

Zdolności do porozumiewania się

Słucha i aktywnie pracuje nad poprawą tych umiejętności.
Pisze dobrze zaokrąglone zdania w profesjonalnym języku bez błędów.
Mówi pewnie i wysyła jasne, zrozumiałe komunikaty.
Wie, jak wykorzystać umiejętności ustne i pisemne, aby przekazać pozytywne przesłanie.

Umiejętności obsługi klienta

Odpowiada na zapytania w sposób terminowy i profesjonalny.
Ma świadomość najnowszych wydarzeń w biznesie klienta.
Współpracuje w sposób formalny i profesjonalny z klientami i współpracownikami.

Umiejętności dotyczące koncepcji biznesowych

Ma świadomość podstawowych zasad prowadzenia biznesu.
Zna zachowania organizacyjne i demonstruje je.
Rozumie całą branżę i działalność biznesową.

Umiejętności gracza zespołowego

Lubi być liczony jako kompetentny członek zespołu.
Daje znaczenie celom grupy i odpowiednio uczestniczy.
Chce być wsparciem dla innych osób pracujących z menedżerem.

Umiejętności komputerowe / techniczne

Wyświetla biegłość w korzystaniu ze standardowego sprzętu biurowego.
Wykazuje biegłość w korzystaniu z komputerów, urządzeń peryferyjnych i akcesoriów.
Wykazuje zaawansowaną biegłość poprzez szybkie dostosowywanie się do nowej technologii.

Umiejętności oceny

Wykazuje umiejętności podejmowania rozsądnych decyzji i sprawiedliwego osądu.
W razie potrzeby kieruje problemy do odpowiedniego organu.
Działa skutecznie niezależnie od stałego nadzoru lub kierownictwa.

Te dziewięć podstawowych kompetencji nie jest łatwe do rozwinięcia w ciągu kilku dni, więc jest już jasne, że lista czynności, które powinien wykonywać Asystent Wykonawczy, jest wyczerpująca. Rola asystenta wykonawczego nigdy nie jest łatwa; czasami nie ma chwili wytchnienia. W takich przypadkach konieczne jest, aby dana osoba zachowywała pozytywne nastawienie i niezachwianie koncentrowała się na pracy. To zadanie jest znacznie większe niż suma jego części.

Istnieją trzy typy asystentów wykonawczych, jednak różnice między tymi trzema typami nie zależą od obowiązków zawodowych, ale raczej od aspiracji zawodowych samych asystentów. Gdy ich kariera rośnie i się zmienia, przemieszczają się między tymi trzema klasyfikacjami.

Czytelnik może poświęcić trochę czasu i spróbować odgadnąć, do której kategorii należy. Może swobodnie zgadywać po prostu na podstawie sposobu, w jaki interpretują nazwy nadane tym trzem kategoriom:

Climbers
Lifers
Partners

Wspinacze

Wspinacze to asystenci wykonawczy, którzy traktują tę pracę jako „odskocznię” do większego sukcesu w świecie biznesu. Wykorzystują swoją pozycję do rozwijania sieci kontaktów i wspinania się po drabinie korporacyjnej, aby w ten sposób mogli rozwijać swoją karierę.

Ta myśl jest wypróbowaną i sprawdzoną metodą uczenia się z pracy i zarabiania na niej. Asystenci znają zawiłości swojej pracy, zdobywają sławę i wchodzą w interakcje z czołowymi liderami firmy i branży. Otrzymują również niepowtarzalną okazję, by przedstawić swoje pomysły osobom, które mogą coś zmienić.

Styl

Wspinacze są bardzo zorientowani na karierę, dlatego są z natury entuzjastycznymi ludźmi. Lubią, gdy ich pomysły są słyszane, więc są mówcami twierdzącymi. Traktują pracę jako platformę do umacniania swojego wizerunku, budowania reputacji i bycia zauważonym. Nie są zbyt lojalni ani wobec swojej pracy, ani wobec swoich pracodawców.

Wspinacze są bardziej skupieni i oddani własnej karierze, więc zwracają większą uwagę na własne cele. Nie uważają pracy asystenta wykonawczego za długoterminową i myślą o niej jako o schodach do rozwoju zawodowego.

Motywacja

Ponieważ są zmotywowani przyszłymi celami zawodowymi, mogą z łatwością wyjść poza obowiązek, aby zwiększyć swoje szanse na rozwój kariery. Wspinacze muszą przekazać swojemu szefowi jasny komunikat o swoich ambicjach, aby mógł dać im szansę lub przynajmniej zrozumieć, kiedy zmieniają pracę.

Faktem jest jednak, że niektórym menedżerom nie podoba się myśl o zatrudnieniu asystenta, szkoleniu go, wychowaniu, dostarczaniu mu szczegółów biznesowych i zawodowych, tylko po to, by stracić go na innym stanowisku, nawet w tej samej firmie. Dlatego zawsze ważne jest, aby oczekiwania były jasne i przejrzyste.

Lifers

Niektórzy asystenci wykonawczy tak bardzo kochają swoją pracę, że chcą pozostać asystentami wykonawczymi do dnia przejścia na emeryturę. Nie martwią się przejściem na inną ścieżkę kariery. Postrzegają pracę asystenta wykonawczego jako nagrodę, którą według nich zasłużyli za doskonałe umiejętności zarządzania ludźmi.

Życiorys nie chce zmieniać swojej kariery ani firmy. Przyczyną takiego stanu rzeczy może być nie tylko lojalność wobec klientów i firmy; mogli stracić apetyt na inną karierę, widząc, że jest zadowolony ze swojej pozycji.

Styl

Życiorysy postrzegają swoją pozycję z punktu widzenia długoterminowego wyboru kariery, ponieważ lubią swoją pracę na tyle, aby zachować ją na przyszłość, dlatego zawsze oczekują dobrych wyników. Jednak ponieważ szukają stopniowej krzywej kariery zamiast gwałtownego rozwoju kariery, są mniej zmotywowani do przekraczania oczekiwań.

Życiowi lubią przewidywalne otoczenie i unikają niespodzianek. Nie są szczególnie lojalni wobec swoich menedżerów, ale wobec własnej pracy. Jeśli menedżer, z którym współpracowali od lat, zrezygnuje, może kontynuować pracę z zastępcą.

Motywacja

Życiorys jest motywowany stabilnością związaną z ich pracą. Nie są zainteresowani wspinaniem się po drabinie korporacyjnej, ponieważ lubią przestrzeń, w której toczy się ich życie, i chcieliby wytrwać w niej do końca swojej kariery. Lubią konsekwencję, ponieważ są przyzwyczajeni do systematycznego obciążenia pracą, która wiąże się z pewnym stopniem pewności.

Generalnie unikają nagle przejmowania nowych obowiązków, jednak nie oznacza to, że nie chcą podejmować nowych obowiązków. Jeśli nowe obowiązki przyjdą jako naturalny, ale stopniowy skutek zadań, które wykonują, podejmą je.

Wzmacniacz

Asystenci wykonawczy, którzy myślą o sobie jako o partnerach dla swoich menedżerów lub szefów, mają pozytywne nastawienie mentalne do swojej pracy i ostatecznie znajdują się w najlepszej pozycji do rozwoju i rozwijania swoich umiejętności i kariery. Dla nich praca jest jak współpraca, w której dbają o koordynację, a kierownictwo, którego raportują, zajmuje się procesem.

Tego rodzaju asystenci wykonawczy mogą wydajnie pracować w odpowiednim środowisku pracy, tj. Miejscu pracy, w którym panuje wzajemny szacunek i uznanie dla pracy zespołowej i wysiłków włożonych przez asystentów. Asystenci ci postrzegają sukces swojego kierownika jako rezultat wspólnego wysiłku.

Styl

Partnerzy mają płynny styl komunikacji z kierownictwem, któremu pomagają. Przecinają hierarchię, często robią burzę mózgów i przedstawiają opinie. Partnerzy cenią sobie równe szanse i naprawdę działają u szczytu kariery, gdy menedżer traktuje ich jak równych sobie, a nie podwładnych.

Kiedy pracują razem, dyrektor i asystent oferują wiele wspólnych celów jako zespół. To sprawia, że są wobec siebie bardzo lojalni i często tacy asystenci towarzyszą swoim menedżerom lub menedżer prosi ich, aby przeprowadzili się z nimi, gdy zmieniają firmę.

Motywacja

Partnerzy są zachęcani i motywowani faktem, że wnoszą istotny wkład w wykonywaną pracę. Czują się związani z celami firmy i odczuwają osobistą odpowiedzialność w swojej roli. Chcą wnieść ważny wkład, zapewniając wyjątkowe wsparcie.

Motywuje ich również silna relacja między nimi a menedżerem. Fakt, że ich szef docenia ich wysiłki i wkład w dobrze wykonaną pracę, inspiruje ich do osiągania lepszych wyników. Tacy asystenci mają wysokie pensje, ponieważ pełnią funkcję nie tylko podwładnych, ale także drugiego mózgu szefa.

Zanim przejdziesz do następnego rozdziału, poświęć trochę czasu na zastanowienie się, jakim jesteś Asystentem Wykonawczym i którym chciałbyś zostać. Nie ma tu żadnych praw i krzywd. Każdy asystent jest dobry. Jednak typ powinien pasować do Twojego temperamentu, nastawienia do pracy i rodzaju celów życiowych.

Większość Asystentów Wykonawczych rozpoczyna karierę jako Asystent Administracyjny, skąd otrzymują awans na wyższe stanowiska w firmie. Nie oznacza to jednak, że Asystent Wykonawczy musi mieć jakieś specjalne umiejętności.

W rzeczywistości wielu pracowników posiadających odpowiednie umiejętności zostaje Asystentem Wykonawczym, ponieważ doświadczenie to może okazać się przydatne na wielu stanowiskach w firmie.

Praca jako asystentka administracyjna to nie tylko jeden z najbardziej wzbogacających sposobów zdobywania doświadczenia biznesowego, ale także jeden z najbardziej efektywnych. Jako asystent administracyjny możesz zdobyć cenną wiedzę o tym, jak działa biznes i jakie sieci można wykorzystać do rozwoju kariery.

Jako asystent ds. Administracyjnych, będziesz -

Zbuduj reputację ciężko pracującego, szybko uczącego się i oddanego wykonawcy.
Dowiedz się o standardowych procedurach biurowych i operacjach biznesowych.
Znajomość ważnych osób w różnych działach firmy.
Zdobycie ogólnej świadomości i idei otoczenia biznesowego.
Codzienne zaznajomienie się z przepływem pracy.
Zacznij rozumieć długoterminowe cykle biznesowe.

Podstawowe kompetencje asystenta wykonawczego

Przeglądając listę dziewięciu podstawowych kompetencji, które powinien posiadać asystent wykonawczy, można zauważyć, że nie są one związane z konkretnym stanowiskiem, ale prawie ze wszystkimi zawodami związanymi z zarządzaniem, zwłaszcza tymi, które dotyczą ogółu - takich jak sprzedaż czy obsługa klienta. 9 podstawowych kompetencji to:

Adaptability
Organization
Zdolności do porozumiewania się
Proaktywne przewidywanie potrzeb
Judgment
Gracz zespołowy
Serwis Klienta
Umiejętności komputerowe / techniczne
Koncepcje biznesowe

Dlatego nie jest łatwo uzyskać stanowisko Asystenta Wykonawczego bez wcześniejszego doświadczenia w pracy administracyjnej. Aby wykorzystać wszystkie swoje najlepsze talenty, możesz skupić się na tym, jak doświadczenie wskazuje, że potrafisz sprostać wymaganiom pracy.

Aby lepiej zrozumieć tę koncepcję, będziemy discussing two resumes -

Osoba, której doświadczenie zawodowe stale się rozwija wraz ze wzrostem poziomu odpowiedzialności w odniesieniu do doświadczenia i
Drugi to osoba, która rozpoczęła pracę w zupełnie innej dziedzinie, ale zmieniła się i przyjęła silną ścieżkę rozwoju kariery.

Ta lista stanowisk nieadministracyjnych, o których mowa poniżej, jest również uważana za dobre doświadczenie w zostaniu asystentem wykonawczym -

Serwery w restauracjach
Sprzedawcy
Receptionists
Salon / Spa, Fitness Associates
Teachers
Przedstawiciele obsługi klienta
Asystenci medyczni

W następnym rozdziale rozważymy przykładowe życiorysy asystenta wykonawczego.

Kandydaci zainteresowani karierą Asystenta Wykonawczego bez wcześniejszej wiedzy i doświadczenia w pracy administracyjnej w biurze, muszą zdać sobie sprawę z tego, że początkowo proces ten będzie dla nich znacznie trudniejszy. Być może na początku będą musieli zdecydować się na nietradycyjne zawody, głównie dlatego, że ich CV może nie odzwierciedlać niezbędnego tła. Często prowadzi to do przeoczenia życiorysów; czasami nawet odrzucone.

Ci, którzy chcą zostać asystentami wykonawczymi, powinni wypróbować alternatywne sposoby nawiązywania kontaktów, na przykład przyjaciele i członkowie rodziny, aby stworzyć CV z dużym doświadczeniem zawodowym. CV powinno odzwierciedlać Twoje prawdziwe umiejętności, a nie tylko to, czego oczekuje od Ciebie praca. Spróbuj przypisać każdą z dziewięciu niezbędnych kompetencji do konkretnego stanowiska, o którym wspomniałeś w swoim CV.

Przygotuj się szeroko. W przypadku, gdy otrzymasz telefon, podczas rozmowy powinieneś mieć na uwadze wszystkie niezbędne szczegóły. Miej jasne zamiary i podejście i nie próbuj się wtopić i stać się typem. Pozostań wierny temu, kim jesteś i przedstaw się jako organiczna całość, która jest czymś więcej niż tylko sumą części wyjaśnionych w twoim własnym CV.

Zrozumienie odpowiedzialności

Aby zrozumieć, co sprawia, że stanowisko Skutecznego Asystenta Wykonawczego jest tak odmienne i wyjątkowe, musimy najpierw zrozumieć, że stanowisko „Asystenta Wykonawczego” wiąże się z własnymi wyzwaniami w postaci często występujących unikalnych i trudnych scenariuszy.

Rozpoznanie wszystkich unikalnych wyzwań i scenariuszy pomoże kandydatom lepiej zrozumieć wymagania pracy i jej odpowiedzialność. To powiedziawszy, praca wiąże się nie tylko z wyzwaniami. Ma wiele wyjątkowych i rzadkich korzyści, które nie są związane z innymi profilami zawodowymi; przynajmniej nie tak wcześnie w tej karierze.

Na bezpośredniej linii ognia

Zadaniem asystenta wykonawczego jest ciągła bezpośrednia komunikacja z szefem, nawet jeśli inni pracownicy rzadko wchodzą w interakcje z szefem. Stwarza to inny wymóg pracy, ponieważ zawsze są na linii ognia swoich szefów.

Jeśli asystenci wykonawczy rozkoszują się sukcesami swoich szefów, będą również radzić sobie z frustracją swoich szefów. Szefowie oczekują, że ich asystenci poświęcą tyle samo wysiłku i czasu, co oni, co pozostawia niewiele czasu na życie poza pracą.

Pomieszane poziomy autorytetów

Nawet jeśli asystent wykonawczy działa w imieniu menedżera, ludzie często zapominają, że są tylko posłańcem, a nie decydentem. To sprawia, że asystenci kuszą się, aby bezpośrednio wprowadzać zmiany lub wnosić wkład samodzielnie, nawet bez pytania kierownictwa.

Czasami zaczynają odpowiadać na pytania, które najlepiej skierować do szefa. Asystent wykonawczy może dzielić się swoimi uwagami i sugestiami z szefem. Powinien jednak mieć na uwadze fakt, że złotówka zawsze kończy się na szefie.

Oczekiwanie Know It All

Asystenci wykonawczy sami przyznają, że kiedy pracują z szefem przez długi czas, są tak połączeni, że mogą wyprzedzać potrzeby szefa. Może to być możliwe, jeśli chodzi o styl życia i nawyki. Jednak szefowie często mylą swoich asystentów z osobami, które „wiedzą wszystko”.

Oczekują, że ich asystent będzie w stanie czytać w jego myślach, co sprawia, że jest zadowolony i mniej komunikatywny. Musi zrozumieć, że nawet najbardziej doświadczeni asystenci potrzebują czasami komunikacji głosowej, aby podjąć pewne decyzje.

Odległość od współpracowników

Asystenci są często uważani za członków zespołu menedżera, nawet jeśli niekoniecznie zawsze tak jest. W związku z tym ogólnie uważa się, że mają dostęp do informacji poufnych. To sprawia, że współpracownicy zachowują ostrożność w kontaktach z asystentami, ponieważ czują, że każde ich słowo może zostać przekazane szefowi.

Asystenci powinni również wiedzieć, że wszystko, co powiedzą, będzie uznane za słowa szefa. Dlatego powinni unikać udziału w plotkach lub rozpowszechnianiu plotek, ponieważ wszystko, co powiedzą, zostanie błędnie zinterpretowane jako „wewnętrzna sensacja”.

Rola pośrednika

Najtrudniejszą rolą, jaką pełni Asystent Wykonawczy, jest pośrednik. To jedna praca, która zajmuje większość czasu. Są jak strażnicy, którzy zapewniają ludziom selektywne pozwolenie na spotkanie ze swoim szefem i powstrzymują resztę obcych przed naruszaniem osobistej przestrzeni szefa i marnowaniem ich cennego czasu.

Może to zasłużyć na pochwały ze strony szefa, ale stają się złymi w oczach tych, którzy nie mogą go spotkać. Asystenci często zastępują szefa w wielu przypadkach, robiąc notatki lub zadając pytania na spotkaniach.

Oprócz wyzwań związanych z pracą asystenta wykonawczego, istnieje również wiele wyjątkowych korzyści i możliwości kariery, które rzadko można znaleźć w innych ofertach pracy.

Interakcja jeden na jednego z szefem

Ciągła komunikacja z szefem wiąże się z wieloma wyzwaniami, ale jest zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem. Jednak ten poziom bezpośredniej i przejrzystej dyskusji pozwala dokładnie wiedzieć, jakie problemy są w głowie szefów, dzięki czemu asystent wykonawczy może zapewnić silne, długotrwałe wsparcie i pomoc.

Oprócz tego asystent ma doskonałą okazję do zbadania, w jaki sposób osoba odnosząca sukcesy myśli, komunikuje się i wpływa na decyzje. Bardzo niewiele stanowisk daje możliwość bezpośredniej i częstej interakcji ze źródłem inspiracji.

Możliwość wykonywania wielu zadań dziennie

Asystenci są przyzwyczajeni do wykonywania różnorodnych zadań, od codziennych obowiązków po wyjątkowe, takie jak uczestnictwo w spotkaniach z klientami i planowanie wydarzeń.

Jeśli asystentowi spodoba się wykonywanie tych wyjątkowych zadań, zorientuje się, że wykonuje ich więcej. Jeśli jednak asystent czuje się znudzony, musi przekazać szefowi, że chce zrobić coś innego. Często szefowie podporządkowują się i zapewniają nowe zadania.

Tworzenie reputacji w organizacji

Bezpośrednia praca z szefem organizacji to okazja do spotkania i poznania szefów wielu działów, co z kolei pomaga budować dobrą obecność i reputację.

Asystenci wykonawczy wiedzą, że każda osoba, z którą mają kontakt, może być w przyszłości ich pracodawcą. Dlatego starają się być tak serdeczni i profesjonalni, jak to tylko możliwe, aby mogli stworzyć silne i trwałe relacje z ludźmi, z którymi regularnie kontaktują się i pracują.

Kiedy praca wymaga tak dużej dyskrecji, jak wymaga tego stanowisko Asystenta Wykonawczego, istnieje wszelkie prawdopodobieństwo, że ludzie zaczną snuć przypuszczenia co do faktycznego charakteru pracy. Wiele osób może pomyśleć, że asystenci są przereklamowani, podczas gdy inni myślą, że to oni prowadzą program dla pełnomocników.

Prawdą jest, że praca wiąże się z wieloma nieoficjalnymi obowiązkami, więc Asystenci Wykonawczy rozumieją, że być może będą musieli żyć z kilkoma mitami dotyczącymi swojej pracy.

Poniżej wymieniono niektóre z najbardziej znanych mitów.

Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary

Reality- Podczas gdy najważniejsze zadania asystenta wykonawczego mają charakter sekretarski, ich obowiązki zawodowe często dają im dodatkowe uprawnienia do wkraczania w charakterze alter ego w imieniu swoich szefów na spotkaniach i prezentacjach. Są uważani za naturalne przedłużenie swoich szefów.

Wielu menedżerów jest całkowicie zależnych od swoich asystentów, którzy śledzą ich postępy, pracę i zadania. Polegają również na swoich asystentach, jeśli chodzi o nowe pomysły, perspektywy i burzę mózgów. W takich przypadkach asystenci mogą również wpływać na podejmowanie decyzji. Dlatego odgrywają integralną rolę w sukcesie władzy wykonawczej i organizacji, której są częścią.

Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused

Reality- Relacja, jaką Asystent Wykonawczy dzieli ze swoim szefem, jest skomplikowana i wyjątkowa. Poziom zależności, jaki szef rozwija od swojego asystenta, może przekształcić relację z umowy „przełożony-podwładny” na autentyczne partnerstwo.

Zazwyczaj relacja między asystentem a dyrektorem polega na dzieleniu się ważnymi szczegółami, które mają charakter poufny. Dlatego wiąże się z dużym zaufaniem. Asystent jest wyraźnie zaangażowany w planowanie i musi być osobą o wysokiej uczciwości. Ze względu na tę lojalność, którą dzielą te dwie osoby, ich cele są często definiowane przez wzajemny sukces.

Asystent staje przed niektórymi z największych wyzwań po prostu dlatego, że zarządza najpotężniejszym menedżerem w całym dziale, być może organizacją. Wiele procesów będzie przebiegać równolegle i oczekuje się, że asystent będzie je śledził i przedstawił wszystkie w odpowiednim czasie.

Większość liderów silnie kieruje się swoimi celami i wizją, co sprawia, że są dość głośni w swoich opiniach. Często prowadzi to do stresu i wysokiego temperamentu. Asystenci są czasami poddawani takim wybuchom emocji. Jednak doświadczeni asystenci wykonawczy wiedzą, że radzenie sobie z konfliktami jest standardową częścią każdej pracy i wiedzą, jak skutecznie komunikować się nawet w stresujących warunkach.

Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity

Reality- Asystent wykonawczy ma do powiedzenia cały świat. Ma przywilej otwarcia się na wszystkie ważne działy organizacji. Ponieważ jest wysoce prawdopodobne, że dostanie możliwości kariery, o których niewielu może tylko pomarzyć. Jest to możliwe dzięki ich regularnym kontaktom z wpływowymi osobami w ich organizacji.

Praca jako asystent wykonawczy jest również bardzo lukratywną opcją kariery, w przeciwieństwie do tego, co jest postrzegane przez opinię publiczną. Ponadto asystentom wykonawczym przysługuje wiele premii uzależnionych od wyników. Nie wspominając o różnych przywilejach, zniżkach, dodatkach i zachętach, które otrzymują w swojej pracy w postaci premii za podróż, mil lotniczych, świadczeń zdrowotnych, karnetów na siłownię itp.

To sprawia, że praca asystenta wykonawczego jest zabezpieczona finansowo i pod wieloma względami godna pozazdroszczenia. Nie tylko współpracują z crème le crème organizacji, ale również udowadniają swoje umiejętności i otrzymują sowicie wynagrodzenie za swoje szczere wysiłki.

Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant

Reality- Chociaż niektóre części pracy asystenta wykonawczego mają dość podstawowy i biurowy charakter, ogólna odpowiedzialność zawodowa rywalizuje z odpowiedzialnością samego szefa. Chociaż tytuł nie zawsze wymaga dyplomu ukończenia studiów, może być cennym atutem dla kogoś, kto stara się osiągnąć ambitny i wpływowy cel zawodowy.

Wielu asystentów wykonawczych nie rozpoczyna kariery z dyplomem. W przypadku braku dyplomu wybierają dodatkowe usługi, takie jak uczęszczanie na kursy dla młodszych szkół wyższych i uzyskiwanie ważnych i odpowiednich certyfikatów, najlepiej w zakresie technologii komputerowej lub zarządzania biznesem lub czegokolwiek, co pomaga asystentowi w profesjonalnym poszerzaniu zestawu umiejętności.

Ta pozycja wymaga osoby o zrównoważonym podejściu i przyjemnej osobowości. Osoba musi umieć rozwiązywać problemy, więc powinna mieć takie umiejętności analityczne. Umiejętności te pojawią się z czasem i przy różnych scenariuszach. Tych zawiłych szczegółów nie da się nauczyć z dnia na dzień.

Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.

Reality- Asystent wykonawczy jest tak nudny, jak chce asystent. Innymi słowy, na tym stanowisku dostępne są niezliczone możliwości kariery i możliwości uczenia się. Kiedy podlegasz bezpośrednio szefowi organizacji, nie brakuje różnych obowiązków, a najlepsi asystenci ciężko pracują, aby nauczyć się wszystkich ról, tak aby pewnie reprezentowali swoich szefów na spotkaniach.

Właśnie z powodu tej niezwykle osobistej natury pracy niektórzy uważają ją za niezwykle fascynującą, podczas gdy inni uważają ją za zbyt wymagającą. Niektórzy uznają to za nudne i nudne, jednak można powiedzieć, że przede wszystkim nigdy nie rozumieli tej pracy.

Większość z nich czuje się nagrodzona i wzbogacona doświadczeniem po spędzeniu czasu na stanowisku asystenta wykonawczego. To powiedziawszy, znaczenie i wartość oznaczenia zmienia się zgodnie z potrzebami firmy i organizacji.

W tym rozdziale pokażemy dwa przykładowe życiorysy, jedno dla asystenta wykonawczego stopnia 1, a drugie dla asystenta wykonawczego stopnia 2.

Przykładowe CV dla asystenta wykonawczego - ocena 1

Jane Doe

Antwon, Berkley, USA

Phone: 020-515-5752 | Email: [email protected]

Podsumowanie kwalifikacji

Doskonałe umiejętności w zakresie komunikacji pisemnej i ustnej.
Zdolne do pracy pod presją czasu z ograniczeniami czasowymi.
Umiejętność pracy zespołowej i doskonała obsługa klienta.
Zdolność do rozwijania i utrzymywania produktywnych długoterminowych relacji.
Zaawansowana znajomość programów Excel, Word, Power Point, Internet Research.
Umiejętność interakcji z ludźmi w sposób uprzejmy i profesjonalny.

Doświadczenie zawodowe

Financials Inc., Senior Executive Assistant, 2010-2016

Odpowiada za koordynację wszystkich spotkań z klientami.
Opracowanie systemu śledzenia w celu sprawdzania terminowości i prawidłowego planowania.
Projektowanie agend i arkuszy kalkulacyjnych itp.
Zarządzanie codziennym przepływem pracy współpracowników oraz ustalanie priorytetów zadań i obowiązków.
Wykonywanie zadań administracyjnych, takich jak korespondencja z klientami i inne usługi.
Wykonywanie prac biurowych, takich jak odbieranie telefonów, aktualizacja komputerowej bazy danych, wypełnianie dokumentów itp.

Cooperative Union, Customer Service Representative, 2008-2010

Sprawnie obsługiwały zapytania i prośby obsługi klienta.
Efektywnie wykonywane zadania zapewniające saldo gotówki i równowagę szuflady.
Zapewniono doskonałą obsługę klienta zawsze dzięki umiejętnościom zarządzania czasem.
Pracował z klientami przy transakcjach finansowych, takich jak wpłaty, wypłaty itp.

Lawson Suite, Receptionist, 2006-2008

Okazjonalnie wypełniając dokumenty.
Utrzymanie porządku i porządku w przestrzeni biurowej.
Profesjonalne i przyjemne witanie klientów i gości.
Odpowiadanie na zapytania i kierowanie klientów do odpowiedniego członka zespołu.

Edukacja

Associates Degree, Jackson's Senior College.
Certyfikat rocznego szkolenia zawodowego, technologia biznesowa.
Advanced Proficiency MS Office, Excel, Internet Research.

Przykładowe CV dla asystenta wykonawczego - klasa 2

Vickey Rourke

Address: Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081

Phone: 010-565-4762 | Email: [email protected]

Podsumowanie kwalifikacji

Wykonawca o silnej motywacji z dwunastoletnim doświadczeniem w branży turystycznej. Umiejętność tworzenia i nawiązywania długoterminowych, produktywnych relacji roboczych z klientami i personelem. Doskonałe umiejętności koordynacji, organizacji i zarządzania czasem, z udokumentowanym doświadczeniem w dostarczaniu skomponowanych rozwiązań w stresujących i wrażliwych czasowo scenariuszach.

Historia zawodowa

1. Assistant Manager, Nigel Tours (2012-2016). Promoted from Supervisor

Pomagał w planowaniu i nadzorowaniu grupy 40 turystów.
Utrzymywał doskonałe relacje z klientami i umiejętności interpersonalne.
Zajmował się różnymi obowiązkami finansowymi i administracyjnymi, w tym -
- Programowanie różnych wycieczek
- Wykonywanie partii i faktur
- Gry i spoty turystyczne
- Sprawdzanie paragonów
- Sprawdzenie miejsc noclegowych i wyżywienia
- Sprawdzanie transakcji gotówkowych

2. Shift Supervisor, Troxy Travels (2008 - 2012) Tourism Package Company

Efektywnie zarządzany czas i szybka obsługa klienta.
Zapewniona skuteczna koordynacja między pracownikami a klientami.
Wykonywane obowiązki nadzorcze Front of House, takie jak gościnność i inwentarz.

3. Lead Guide, The Fun House (2006 - 2008), a tourism package company