Wskazówki dla nowicjuszy

Kandydaci zainteresowani karierą Asystenta Wykonawczego bez wcześniejszej wiedzy i doświadczenia w pracy administracyjnej w biurze, muszą zdać sobie sprawę z tego, że początkowo proces ten będzie dla nich znacznie trudniejszy. Być może na początku będą musieli zdecydować się na nietradycyjne zawody, głównie dlatego, że ich CV może nie odzwierciedlać niezbędnego tła. Często prowadzi to do przeoczenia życiorysów; czasami nawet odrzucone.

Ci, którzy chcą zostać asystentami wykonawczymi, powinni wypróbować alternatywne sposoby nawiązywania kontaktów, na przykład przyjaciele i członkowie rodziny, aby stworzyć CV z dużym doświadczeniem zawodowym. CV powinno odzwierciedlać Twoje prawdziwe umiejętności, a nie tylko to, czego oczekuje od Ciebie praca. Spróbuj przypisać każdą z dziewięciu niezbędnych kompetencji do konkretnego stanowiska, o którym wspomniałeś w swoim CV.

Przygotuj się szeroko. W przypadku, gdy otrzymasz telefon, podczas rozmowy powinieneś mieć na uwadze wszystkie niezbędne szczegóły. Miej jasne zamiary i podejście i nie próbuj się wtopić i stać się typem. Pozostań wierny temu, kim jesteś i przedstaw się jako organiczna całość, która jest czymś więcej niż tylko sumą części wyjaśnionych w twoim własnym CV.

Zrozumienie odpowiedzialności

Aby zrozumieć, co sprawia, że ​​stanowisko Skutecznego Asystenta Wykonawczego jest tak odmienne i wyjątkowe, musimy najpierw zrozumieć, że stanowisko „Asystenta Wykonawczego” wiąże się z własnymi wyzwaniami w postaci często występujących unikalnych i trudnych scenariuszy.

Rozpoznanie wszystkich unikalnych wyzwań i scenariuszy pomoże kandydatom lepiej zrozumieć wymagania pracy i jej odpowiedzialność. To powiedziawszy, praca wiąże się nie tylko z wyzwaniami. Ma wiele wyjątkowych i rzadkich korzyści, które nie są związane z innymi profilami zawodowymi; przynajmniej nie tak wcześnie w tej karierze.

Na bezpośredniej linii ognia

Zadaniem asystenta wykonawczego jest ciągła bezpośrednia komunikacja z szefem, nawet jeśli inni pracownicy rzadko wchodzą w interakcje z szefem. Stwarza to inny wymóg pracy, ponieważ zawsze są na linii ognia swoich szefów.

Jeśli asystenci wykonawczy rozkoszują się sukcesami swoich szefów, będą również radzić sobie z frustracją swoich szefów. Szefowie oczekują, że ich asystenci poświęcą tyle samo wysiłku i czasu, co oni, co pozostawia niewiele czasu na życie poza pracą.

Pomieszane poziomy autorytetów

Nawet jeśli asystent wykonawczy działa w imieniu menedżera, ludzie często zapominają, że są tylko posłańcem, a nie decydentem. To sprawia, że ​​asystenci kuszą się, aby bezpośrednio wprowadzać zmiany lub wnosić wkład samodzielnie, nawet bez pytania kierownictwa.

Czasami zaczynają odpowiadać na pytania, które najlepiej skierować do szefa. Asystent wykonawczy może dzielić się swoimi uwagami i sugestiami z szefem. Powinien jednak mieć na uwadze fakt, że złotówka zawsze kończy się na szefie.

Oczekiwanie Know It All

Asystenci wykonawczy sami przyznają, że kiedy pracują z szefem przez długi czas, są tak połączeni, że mogą wyprzedzać potrzeby szefa. Może to być możliwe, jeśli chodzi o styl życia i nawyki. Jednak szefowie często mylą swoich asystentów z osobami, które „wiedzą wszystko”.

Oczekują, że ich asystent będzie w stanie czytać w jego myślach, co sprawia, że ​​jest zadowolony i mniej komunikatywny. Musi zrozumieć, że nawet najbardziej doświadczeni asystenci potrzebują czasami komunikacji głosowej, aby podjąć pewne decyzje.

Odległość od współpracowników

Asystenci są często uważani za członków zespołu menedżera, nawet jeśli niekoniecznie zawsze tak jest. W związku z tym ogólnie uważa się, że mają dostęp do informacji poufnych. To sprawia, że ​​współpracownicy zachowują ostrożność w kontaktach z asystentami, ponieważ czują, że każde ich słowo może zostać przekazane szefowi.

Asystenci powinni również wiedzieć, że wszystko, co powiedzą, będzie uznane za słowa szefa. Dlatego powinni unikać udziału w plotkach lub rozpowszechnianiu plotek, ponieważ wszystko, co powiedzą, zostanie błędnie zinterpretowane jako „wewnętrzna sensacja”.

Rola pośrednika

Najtrudniejszą rolą, jaką pełni Asystent Wykonawczy, jest pośrednik. To jedna praca, która zajmuje większość czasu. Są jak strażnicy, którzy zapewniają ludziom selektywne pozwolenie na spotkanie ze swoim szefem i powstrzymują resztę obcych przed naruszaniem osobistej przestrzeni szefa i marnowaniem ich cennego czasu.

Może to zasłużyć na pochwały ze strony szefa, ale stają się złymi w oczach tych, którzy nie mogą go spotkać. Asystenci często zastępują szefa w wielu przypadkach, robiąc notatki lub zadając pytania na spotkaniach.