Agendar e conduzir uma reunião
As reuniões são um recurso padrão na vida dos vendedores. As empresas voltadas para vendas têm reuniões frequentes por dia; algumas empresas até permitem que seus gerentes de equipe convoquem reuniões a cada duas horas para manter a motivação de seus colegas de equipe.
A habilidade mais importante necessária para agendar e conduzir uma reunião é que o gerente deve estar atualizado e informado. Ele deve ter a capacidade de se antecipar a algumas situações e estar pronto com as soluções para elas.
Algumas outras etapas importantes que devem ser seguidas para uma reunião eficaz são:
Make your objectives clear - antes de convocar uma reunião, certifique-se de perceber qual é o propósito da reunião e qual é o resultado que você espera dela.
Mention the list of invited members- com antecedência, para que os membros da equipe saibam quais pontos podem ser levantados e possam se preparar de acordo. Isso também permite que eles saibam se irão compartilhar alguns dados com outras pessoas na reunião.
Create a proper schedule of meeting- para todos, para que todos possam fazer uma presença confirmada. Mantenha a reunião dentro do cronograma e tente encerrá-la dentro do tempo estipulado. Certifique-se de que todos tenham tempo igual para expressar seus pontos de vista, opiniões, comentários, etc.
Decision should not be lop-sided- e a decisão final deve ser sempre tomada de comum acordo com todos os membros. Faça uma conversa adequada com outras pessoas para obter o resultado desejado.
Creating a schedule of timing- ajuda a destinar tempo para que as pessoas apresentem seus pontos de vista e também para fazer um brainstorming após a proposta. É importante começar e concluir as reuniões na hora certa, mas é ainda mais importante ouvir todas as vozes.
Restrict usage of phones and communicative devices- tanto quanto possível na sala de reuniões. Solicite que os colegas de equipe não carreguem seus telefones para as reuniões e, se o fizerem, mantenha-os no modo silencioso.
Os gerentes de vendas também seguem a prática comum de distribuir uma folha comum na sala de reuniões, para que todos saibam quais pontos serão discutidos na reunião. Essas folhas ou agendas são elaboradas muito antes da convocação da reunião. Isso ajuda a manter a discussão focada em pontos diferentes.