Coordenação e registros de trabalho

Importância da mesa de controle de limpeza

Coordenação de Limpeza com Outros Departamentos

Registros importantes mantidos pelo serviço de limpeza

Registro de empréstimo para convidados

Listas de verificação e relatórios em tarefas domésticas

Funções da mesa de controle de limpeza

Coordenação de Housekeeping-Front Office

Limpeza - Coordenação de Alimentos e Bebidas

Coordenação do Departamento de Housekeeping-Vendas e Marketing

Coordenação do Departamento de Limpeza e Recursos Humanos

Coordenação do Departamento de Limpeza e Segurança

Coordenação do Departamento de Serviço Uniformizado de Limpeza

Coordenação do Departamento de Administração de Contas

Coordenação do Departamento de Housekeeping-Engenharia

Coordenação do Departamento de Limpeza e Manutenção

Registro de Partida

Registro de chegada esperada

Registro de status da sala

Registro de chamadas de convidados

Registro de artigo ausente

Registro de controle de suprimentos para convidados

Registro de dano / quebra

Registro de achados / perdidos

Registro de chave

Registro de controle de roupa

Lista de verificação

Relatórios

O sucesso não é criado por uma pessoa, mas por uma equipe que se reúne como uma só .

- Jillan Farrar, cantora e compositora americana, autora, editora e produtora de cinema .

Se vários departamentos são vistos como órgãos do corpo, então o departamento de limpeza pode ser visto como uma malha de nervos que mantém a coordenação com vários órgãos para atingir seus objetivos.

Nenhum trabalho na indústria está completo sem coordenação e documentação. O departamento de limpeza também não é uma exceção. Ele precisa se coordenar dentro do próprio departamento e com os outros departamentos da hotelaria enquanto trabalha diariamente e completa as formalidades de documentação durante o trabalho.

Vamos ver mais sobre comunicação de limpeza.

A mesa de controle de limpeza é o centro ou um único ponto de contato para toda a equipe de limpeza do hotel. Na mesa de controle, as novas informações são obtidas e distribuídas entre a equipe responsável.

Como o trabalho de limpeza está orientado principalmente para o melhor serviço aos hóspedes, este departamento deve trabalhar no sentido de compartilhar informações sem falhas de comunicação. Essa mesa também precisa garantir que a coordenação entre a equipe de limpeza e todos os outros departamentos do hotel corra bem.

A limpeza do hotel executa as seguintes funções -

Coletando todos os pedidos feitos pelos convidados.
Informar a equipe sobre a rotina ou preparação do evento especial antes que ela arregace as mangas.
Atribuir tarefas de rotina / tarefas alteradas ao pessoal de limpeza.
Recolher relatórios de trabalho do pessoal.
Coletando o número do quarto de check-out e atualizando-o para o supervisor do andar.
Lidar com armário de chaves que contém as chaves das chaves mestras de todos os andares e chaves de armazenamento de limpeza.
Manter diversos registros de formulários e registros.

Enquanto trabalha, o departamento de limpeza precisa se coordenar com os seguintes departamentos -

Compartilhamento de informações de ocupação que ajudam a estimar a ocupação futura, o orçamento e o número necessário de funcionários.
Limpeza das áreas públicas das instalações do hotel.
Requisitos de atenção especial, como convidados VIP, grandes grupos familiares ou corporativos, ou tripulações aéreas como ocupantes.
Coleta de uniformes sujos e fornecimento de uniformes prontos para a equipe de atendimento diariamente.

Próximos eventos de banquetes e festas.
Controle de pragas na cozinha.
Recolha de roupa suja e uniformes do departamento de F&B e fornecimento de roupa pronta e uniformes para o pessoal de F&B diariamente.
Liberação de bandejas de corredores de hóspedes.
Colocação de amenidades especiais nos quartos, como amenidades VIP ou bebida de boas-vindas.

Fornecimento de brochuras promocionais, tabelas de preços ou outros itens, como canetas nos quartos dos hóspedes.
Coleta de uniformes sujos do departamento de S&M e fornecimento de uniformes prontos para a equipe de S&M diariamente.

Aquisição de nova equipe para o departamento de limpeza.
Remuneração dos membros da equipe de limpeza, como salário, ao longo do tempo, tratamento médico, etc.
Motivação para o desempenho da equipe por meio de avaliação ou recompensa, programa de indução e treinamento para a nova equipe.
Coleta de uniformes sujos do HRD e fornecimento de uniformes prontos para a equipe do HRD diariamente.

Segurança da propriedade do hotel e chaves.
Prevenção de incêndio e furtos no hotel.
Prevenção de quaisquer atividades anti-sociais, como quaisquer atividades suspeitas, jogos de azar ou contrabando realizado por hóspedes nos quartos ou nas instalações do hotel.
Coleta de uniformes sujos do HRD e fornecimento de uniformes prontos para a equipe do HRD diariamente.

Recolha de uniformes sujos dos carregadores, porteiros, motoristas e fornecimento de uniformes prontos para eles diariamente.

Acontece em relação a -

As questões relacionadas com os pagamentos do pessoal de limpeza.
Coleta de uniformes sujos do departamento de contabilidade e fornecimento de uniformes prontos para o pessoal de contabilidade diariamente.

As questões relacionadas ao funcionamento incorreto dos equipamentos de limpeza e jardinagem, pontos de energia elétrica defeituosos, encanamentos inclinados, manutenção do ar condicionado ou qualquer outro trabalho semelhante.
Coleta de uniformes sujos da equipe de Engenharia e Tecnologia e fornecimento diário de uniformes prontos.

A reparação e manutenção de móveis e utensílios quebrados.
A pintura da área exigida no hotel.
Reparação de canos e pontos elétricos nos quartos.
Coleta de uniformes sujos da equipe de Manutenção e fornecimento de uniformes prontos para eles diariamente.

Os registros são usados para registrar informações importantes. Eles são muito úteis quando os turnos e o pessoal de plantão muda, e também durante o trabalho. Os registros têm o propósito de manter registros claros e oportunos, promovendo assim uma boa comunicação. Aqui estão alguns registros importantes mantidos pela mesa de controle de limpeza -

Ele é mantido para rastrear as mudanças de status do quarto do hóspede, como V, VD ou VC, após o hóspede fazer o check-out. Ele também monitora a quantidade de consumo de bebidas do Mini bar nos quartos do CO.

Ele mantém o controle de hóspedes pré-cadastrados e seu perfil como Regular / VIP / Outro, estado civil, horário previsto de check-in e qualquer pedido especial a ser atendido.

Este registro registra a lista de todos os quartos e seu status atual, como V, VC, OOO, OOS, etc.

Ele registra as instruções ou notas relevantes para os quartos de hóspedes e área adjacente. É muito útil para manter o controle das atividades e suas durações.

REGISTRO DE CHAMADA DE CONVIDADO
Sr. Não.	Encontro	Quarto No.	Nome do convidado	Chamada / Solicitação	Hora de entregar	Encaminhado para	FU por	Status

Esse cadastro é mantido para registrar a entrega e a recuperação dos itens do empréstimo dados aos hóspedes. O formato geral deste registro é o seguinte -

CADASTRO DE EMPRÉSTIMO DE CONVIDADO
Sr. Não.	Encontro	Quarto No.	Nome do convidado	Req	Hora de entregar	É hora de se recuperar	Entregue por	Recuperado por	Status

Se algum artigo de propriedade do hotel (exceto itens de consumo) for encontrado em falta em uma sala de Check-Out, será registrado neste Registro.

Este registro é mantido para registrar os suprimentos dos hóspedes. O formato geral é mostrado abaixo -

SUPRIMENTOS PARA CONVIDADOS
Sr. Não.	Andar / Item	Canetas / Lápis	Sachês de bebida / açúcar / creme	Toucas de banho	...	Conjuntos de toucador	Descrição

Se alguma propriedade do hotel colocada no quarto de hóspedes for encontrada danificada ou quebrada, isso é registrado neste Registro. Aqui está um exemplo de registro -

REGISTO DE DANOS / QUEBRAS
Sr. Não.	Encontro	Item danificado	Quarto No.	Encontrado por	Descrição

Se um atendente de quarto de hóspedes de limpeza encontrar qualquer artigo de propriedade de um hóspede deixado na sala de Check-Out, ele será registrado no Registro de Achados / Perdidos e enviado para a mesma célula do departamento de limpeza. Ele também registra qualquer artigo pessoal encontrado nas instalações do hotel.

REGISTRO DE PERDIDOS E ENCONTRADOS
Sr. Não.	Encontro	Item	Descrição	Encontrado por	Encontrado em	Pegado por	Addr	Número de contato	Placa

É um registo para anotar as chaves emitidas dos quartos de hóspedes, chaves materiais dos quartos e cofres importantes e chaves do chão.

Ele registra o movimento da roupa de cama entre a lavanderia e os quartos de hóspedes ou a área de jantar. Isso torna a equipe de limpeza fácil de controlar a roupa limpa e suja.

Existem várias listas de verificação de limpeza e relatórios gerados automaticamente pelo software de gestão do hotel.

As listas de verificação ajudam a garantir que todo o trabalho seja feito de maneira adequada, sem que nada fique para ser concluído. Existem várias listas de verificação referidas e preenchidas pelo pessoal de limpeza. Alguns importantes são -

Lista de verificação de suprimentos para hóspedes
Lista de verificação de limpeza do quarto
Lista de verificação de limpeza de banheiro de hóspedes
Lista de verificação de limpeza de área de praia
Lista de verificação de limpeza de piscina
Lista de verificação de manutenção de jardins
Lista de verificação padrão de limpeza para SPA
Lista de verificação padrão de limpeza para academia

REGISTRO DE CHAVES

ID da chave

Nº do andar

Quarto No.

Tempo de Emissão

Status no final da análise (devolvido / ausente)

Os relatórios são úteis para estudar registros anteriores de ocupação, horários de limpeza e prever o status futuro dos quartos. Vejamos os relatórios gerados para o departamento de limpeza -

Housekeeping Report

Isso pode ser gerado no final de cada turno para relatar o status de limpeza de cada quarto.

Housekeeping Assignment Report

É necessário para agendar os atendentes de sala e registrar as inspeções de sala.

Housekeeping Occupancy Report

Este relatório mostra a lista de hóspedes que fizeram check-in no hotel com detalhes como número de adultos e crianças, número de noites e status do serviço de limpeza. Este relatório é gerado para quartos ocupados, quartos com ocupação prevista, quartos em check-out e quartos vagos ou bloqueados. Este relatório é gerado para agendar salas para limpeza.

RELATÓRIO DE OCUPAÇÃO
Rm No.	Tipo Rm	Nome do convidado	Adulto	Criança	No. de noites	Data de entrega	Status H / K