MS Project - Introdução

O Microsoft Project é um programa de software de gerenciamento de projetos desenvolvido e vendido pela Microsoft, projetado para auxiliar um gerente de projeto no desenvolvimento de um cronograma, atribuindo recursos a tarefas, acompanhando o progresso, gerenciando o orçamento e analisando cargas de trabalho.

O Project cria orçamentos com base no trabalho de atribuição e nas taxas de recursos. À medida que os recursos são atribuídos às tarefas e o trabalho de atribuição estimado, o programa calcula o custo, igual ao trabalho vezes a taxa, que se acumula no nível da tarefa e, em seguida, em qualquer tarefa de resumo e, finalmente, no nível do projeto.

Cada recurso pode ter seu próprio calendário, que define em quais dias e turnos um recurso está disponível. O Microsoft Project não é adequado para resolver problemas de produção restrita de materiais (recursos) disponíveis. Software adicional é necessário para gerenciar uma instalação complexa que produz bens físicos.

Gerenciamento de Projetos

O MS Project é rico em recursos, mas técnicas de gerenciamento de projetos são necessárias para conduzir um projeto de forma eficaz. Muitos gerentes de projeto ficam confusos entre um cronograma e um plano. O MS Project pode ajudá-lo a criar um cronograma para o projeto, mesmo com as restrições fornecidas. Não pode planejar para você. Como gerente de projeto, você deve ser capaz de responder às seguintes perguntas específicas como parte do processo de planejamento para desenvolver um cronograma. O MS Project não pode responder para você.

Quais tarefas precisam ser realizadas para criar as entregas do projeto e em que ordem? Isso está relacionado ao escopo do projeto.
Quais são as restrições de tempo e prazos, se houver, para diferentes tarefas e para o projeto como um todo? Isso está relacionado ao cronograma do projeto.
Que tipo de recursos (homem / máquina / material) são necessários para realizar cada tarefa?
Quanto custará cada tarefa para ser realizada? Isso estaria relacionado ao custo do projeto.
Que tipo de risco associamos a um cronograma específico para o projeto? Isso pode afetar o escopo, o custo e as restrições de tempo de seu projeto.

A rigor, da perspectiva da Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Plano e Cronograma não são a mesma coisa. UMAplan é um exercício detalhado, orientado para a ação, baseado na experiência e no conhecimento, que considera todos os elementos de estratégia, escopo, custo, tempo, recursos, qualidade e risco do projeto.

Schedulingé a ciência de usar cálculos matemáticos e lógicos para gerar uma sequência de tarefas com tempo efetivo, considerando qualquer recurso e restrições de custo. A programação faz parte do Plano. Na metodologia de gerenciamento de projetos, o cronograma significaria apenas a lista dos marcos, tarefas / atividades e entregas de um projeto, com datas de início e término. Claro que o cronograma está vinculado a recursos, orçamentos e dependências.

No entanto, neste tutorial para o MS Project (e em toda a ajuda disponível para o MS Project), a palavra 'Plano' é usada como um 'Cronograma' sendo criado no MS Project. Isso se deve a dois motivos.

Em primeiro lugar, o MS Project faz mais do que apenas criar um cronograma, ele pode estabelecer dependências entre as tarefas, pode criar restrições, pode resolver conflitos de recursos e também pode ajudar na revisão do desempenho de custo e cronograma ao longo da duração do projeto. Portanto, isso ajuda mais do que apenas criar um cronograma. Isso faz sentido para a Microsoft comercializar o MS Project como um Criador de planos, em vez de simplificá-lo demais como apenas um criador de cronogramas.

Dois, é devido à limitação da forma geralmente aceita da língua inglesa, onde uma programação pode ser tanto na forma substantiva quanto na verbal. Como substantivo, um cronograma é como uma tabela de tempo ou uma série de coisas a serem feitas ou de eventos que ocorrerão em ou durante um determinado horário ou período. E na forma verbal, agendar é planejar para uma determinada data. Portanto, é muito mais fácil dizer que, “Pode-se agendar um plano a partir de uma data de início”, mas muito estranho dizer: “Pode-se agendar um planejamento a partir de uma data de início”. A distinção é importante para você como gerente de projeto, mas no que diz respeito ao projeto MS, a forma substantiva de Cronograma é um Plano.

Claro, um gerente de projeto também deve ser capaz de responder a outras questões relacionadas ao projeto. Por exemplo -

Por que este projeto precisa ser executado pela organização?
Qual é a melhor maneira de comunicar os detalhes do projeto às partes interessadas?
Qual é o plano de gerenciamento de risco?
Como os fornecedores serão gerenciados?
Como o projeto é rastreado e monitorado?
Como a qualidade é medida e qualificada?

O MS Project pode ajudá-lo -

Visualize seu plano de projeto em formatos padrão definidos.
Agende tarefas e recursos de forma consistente e eficaz.
Rastreie informações sobre o trabalho, a duração e os requisitos de recursos do seu projeto.
Gere relatórios para compartilhar reuniões em andamento.