MS Project - Guia Rápido

Cada um de vocês pode estar usando uma configuração diferente para o MS Project 2013. Para garantir que os resultados não sejam diferentes do que é mostrado neste tutorial, certifique-se das configurações a seguir. Lembre-se de que todas essas são as configurações padrão que você terá ao instalar o MS Project 2013 pela primeira vez em seu computador.

Step 1 - Arquivo → Opções → guia Geral → Visualização do projeto → Visualização padrão.

Selecione “Gantt com linha do tempo” na caixa suspensa.

Step 2 - Arquivo → Opções → guia Exibir → Mostrar indicadores e botões de opções para.

Verifique todas as opções.

Step 3 - Arquivo → Opções → guia Agenda → Agenda → Mostrar unidades de atribuição.

Escolha “porcentagem” na caixa suspensa.

Step 4 - Arquivo → Opções → guia Agendamento → Cálculo → Calcular projeto após cada edição.

Verifique o botão Ligar.

Step 5 - Arquivo → Opções → guia Salvar → Salvar projetos → Salvar arquivos neste formato.

Selecione Projeto (* .mpp).

Step 6 - Arquivo → Opções → guia Avançado → Editar.

Verifique todas as opções.

Step 7 - Arquivo → Opções → guia Avançado → Exibir → Mostrar barra de status → Mostrar barra de rolagem.

Ambas as opções, barra de status e barra de rolagem, devem ser verificadas.

Step 8 Recursos → Nível → Opções de nivelamento → Cálculos de nivelamento.

Defina como manual.

Step 9 - Recursos → Nível → Opções de nivelamento → Cálculos de nivelamento → Procure por Superalocação.

Selecione “Dia a dia” na caixa suspensa.

O Microsoft Project é um programa de software de gerenciamento de projetos desenvolvido e vendido pela Microsoft, projetado para auxiliar um gerente de projeto no desenvolvimento de um cronograma, atribuindo recursos a tarefas, acompanhando o progresso, gerenciando o orçamento e analisando cargas de trabalho.

O Project cria orçamentos com base no trabalho de atribuição e nas taxas de recursos. À medida que os recursos são atribuídos às tarefas e o trabalho de atribuição estimado, o programa calcula o custo, igual ao trabalho vezes a taxa, que se acumula no nível da tarefa e, em seguida, em qualquer tarefa de resumo e, finalmente, no nível do projeto.

Cada recurso pode ter seu próprio calendário, que define em quais dias e turnos um recurso está disponível. O Microsoft Project não é adequado para resolver problemas de produção restrita de materiais (recursos) disponíveis. Software adicional é necessário para gerenciar uma instalação complexa que produz bens físicos.

Gerenciamento de Projetos

O MS Project é rico em recursos, mas técnicas de gerenciamento de projetos são necessárias para conduzir um projeto de forma eficaz. Muitos gerentes de projeto ficam confusos entre um cronograma e um plano. O MS Project pode ajudá-lo a criar um cronograma para o projeto, mesmo com as restrições fornecidas. Não pode planejar para você. Como gerente de projeto, você deve ser capaz de responder às seguintes perguntas específicas como parte do processo de planejamento para desenvolver um cronograma. O MS Project não pode responder por você.

Quais tarefas precisam ser realizadas para criar as entregas do projeto e em que ordem? Isso está relacionado ao escopo do projeto.
Quais são as restrições de tempo e prazos, se houver, para diferentes tarefas e para o projeto como um todo? Isso está relacionado ao cronograma do projeto.
Que tipo de recursos (homem / máquina / material) são necessários para realizar cada tarefa?
Quanto custará cada tarefa para ser realizada? Isso estaria relacionado ao custo do projeto.
Que tipo de risco associamos a um cronograma específico para o projeto? Isso pode afetar o escopo, o custo e as restrições de tempo de seu projeto.

A rigor, da perspectiva da Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Plano e Cronograma não são a mesma coisa. UMAplan é um exercício detalhado, orientado para a ação, baseado na experiência e no conhecimento, que considera todos os elementos de estratégia, escopo, custo, tempo, recursos, qualidade e risco do projeto.

Schedulingé a ciência de usar cálculos matemáticos e lógicos para gerar uma sequência de tarefas com tempo efetivo, considerando qualquer recurso e restrições de custo. A programação faz parte do Plano. Na metodologia de gerenciamento de projetos, o cronograma significaria apenas a lista dos marcos, tarefas / atividades e entregas de um projeto, com datas de início e término. Claro que o cronograma está vinculado a recursos, orçamentos e dependências.

No entanto, neste tutorial para o MS Project (e em toda a ajuda disponível para o MS Project), a palavra 'Plano' é usada como um 'Cronograma' sendo criado no MS Project. Isso se deve a dois motivos.

Em primeiro lugar, o MS Project faz mais do que apenas criar um cronograma, ele pode estabelecer dependências entre as tarefas, pode criar restrições, pode resolver conflitos de recursos e também pode ajudar na revisão do desempenho de custo e cronograma ao longo da duração do projeto. Portanto, ele ajuda em mais do que apenas criar um cronograma. Isso faz sentido para a Microsoft comercializar o MS Project como um Criador de Plano, em vez de simplificá-lo demais como apenas um criador de cronograma.

Dois, é devido à limitação da forma geralmente aceita da língua inglesa, onde uma programação pode ser tanto na forma substantiva quanto na verbal. Como substantivo, um cronograma é como uma tabela de tempo ou uma série de coisas a serem feitas ou de eventos que ocorrerão em ou durante um determinado horário ou período. E na forma verbal, agendar é planejar para uma determinada data. Portanto, é muito mais fácil dizer que, “Alguém pode programar um plano a partir de uma data de início”, mas muito estranho dizer: “Pode-se programar um plano a partir de uma data de início”. A distinção é importante para você como gerente de projeto, mas no que diz respeito ao projeto MS, a forma substantiva de Cronograma é um Plano.

Obviamente, um gerente de projeto também deve ser capaz de responder a outras questões relacionadas ao projeto. Por exemplo -

Por que este projeto precisa ser executado pela organização?
Qual é a melhor maneira de comunicar os detalhes do projeto às partes interessadas?
Qual é o plano de gerenciamento de risco?
Como os fornecedores serão gerenciados?
Como o projeto é rastreado e monitorado?
Como a qualidade é medida e qualificada?

O MS Project pode ajudá-lo -

Visualize seu plano de projeto em formatos padrão definidos.
Agende tarefas e recursos de forma consistente e eficaz.
Rastreie informações sobre o trabalho, a duração e os requisitos de recursos do seu projeto.
Gere relatórios para compartilhar reuniões em andamento.

Neste capítulo, daremos uma olhada mais de perto na interface do usuário do MS Project.

MS Project UI

Windows 7 - Clique no menu Iniciar, aponte para Todos os Programas, clique em Microsoft Office e em Project 2013.
Windows 8 - Na tela inicial, toque ou clique em Projeto 2013.
Windows 10 - Clique no menu Iniciar → Todos os aplicativos → Microsoft Office → Project 2013.

A tela a seguir é a tela inicial do Projeto. Aqui você tem opções para abrir um novo plano, alguns outros planos e até mesmo um novo modelo de plano.

Clique na guia Projeto em branco. A tela a seguir é exibida.

A tela deve ter a interface do MS Project exibida. A maior parte desta interface é -

Quick Access Toolbar - Uma área personalizável onde você pode adicionar os comandos usados com freqüência.
Tabs no Ribbon, Groups- Com o lançamento do Microsoft Office 2007 veio a "Fluent User Interface" ou "Fluent UI", que substituiu menus e barras de ferramentas personalizáveis por um único "menu Office", uma barra de ferramentas em miniatura conhecida como "barra de ferramentas de acesso rápido" e o que veio ser conhecido como a faixa de opções com várias guias, cada uma segurando uma barra de ferramentas contendo botões e, ocasionalmente, outros controles. Os controles da barra de ferramentas têm tamanhos heterogêneos e são classificados em grupos visualmente distinguíveis. Grupos são coleções de comandos relacionados. Cada guia é dividida em vários grupos.
Commands- Os recursos específicos que você usa para executar ações no Project. Cada guia contém vários comandos. Se você apontar para um comando, verá uma descrição em uma dica de ferramenta.
View Label - Isso aparece ao longo da borda esquerda da visualização ativa. Active viewé o que você pode ver na janela principal em um determinado momento. O projeto inclui muitos modos de exibição como gráfico de Gantt, exibição de diagrama de rede, exibição de uso de tarefa, etc. O rótulo de exibição apenas informa sobre o modo de exibição que você está usando atualmente. O projeto pode exibir uma única visualização ou múltiplas visualizações em painéis separados.
View Shortcuts - Isso permite alternar entre as visualizações usadas com frequência no Project.
Zoom Slider - Basta aumentar ou diminuir o zoom da visualização ativa.
Status bar - Exibe detalhes como o modo de agendamento de novas tarefas (manual ou automático) e detalhes do filtro aplicado à visualização ativa.

Ao trabalhar com o MS Project, você especifica uma data de início ou uma data de término. Porque uma vez que você insere um dos dois, e outras tarefas do projeto, restrições e dependências, o MS Project irá calcular a outra data. É sempre uma boa prática usar uma data de início, mesmo se você souber o prazo final do projeto.

Lançar MS Project

Windows 7 - Clique no menu Iniciar, aponte para Todos os Programas, clique em Microsoft Office e em Project 2013.
Windows 8 - Na tela inicial, toque ou clique em Projeto 2013.
Windows 10 - Clique no menu Iniciar → Todos os aplicativos → Microsoft Office → Project 2013.

Criar Projeto em Branco

O MS Project 2013 exibirá uma lista de opções. Na lista de modelos disponíveis, clique emBlank Project.

Projeto define a data de início do plano para a data atual, uma linha vertical verde fina na parte do gráfico da Visualização do Gráfico de Gantt indica esta data atual.

Informações do Projeto

Vamos mudar a data de início do projeto e adicionar mais algumas informações.

Etapa 1: Data de início

Clique na guia Projeto → Grupo de propriedades → Informações do projeto.

Uma caixa de diálogo é exibida. Na caixa da data de início, digite 05/11/15 ou clique na seta para baixo para exibir o calendário, selecione 5 de novembro de 2015 (ou qualquer data de sua escolha).

Clique em OK para aceitar a data de início.

Etapa 2: configurar o calendário

Clique na guia Projeto → Grupo de propriedades → Informações do projeto.

Clique na seta na caixa suspensa Data Atual. É exibida uma lista contendo três calendários básicos.

24 Hour - Um calendário sem horário de folga.
Night Shift - Abrange as 23h00 às 8h00, turnos noturnos abrangendo todas as noites de segunda a sexta-feira, com intervalos de uma hora.
Standard - Horário normal de atendimento, de segunda a sexta das 8h às 17h, com intervalo de uma hora.

Selecione um calendário padrão como o calendário do projeto. Clique em “Cancelar” ou “OK” para fechar a caixa de diálogo.

Agora vamos adicionar exceções.

Etapa 3: Adicionar exceções ao calendário

As exceções são usadas para modificar o calendário de um projeto para ter um dia de trabalho não padrão ou um dia não útil. Você também pode atribuir horas de trabalho exclusivas para um recurso específico.

Aqui está um exemplo para criar um dia de folga, o que poderia ser devido a um feriado ou celebrações do escritório ou eventos diferentes do esforço de trabalho padrão do escritório.

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

Change Working Timea caixa de diálogo aparece. Na guia Exceções, clique no campo Nome e insira o evento como “Aniversário do Escritório”. No campo Início, insira 22/11/15 e, a seguir, insira a mesma data no campo Término. Esta data agora está agendada como um dia não útil para o projeto. Você também pode verificar a cor alterada indicada no calendário dentro da caixa de diálogo conforme abaixo. Clique Ok para fechar.

Etapa 4: Configurando o Calendário de Recursos

Assim como você pode mudar um Standard Base Calendar, você pode alterar o horário de trabalho e o tempo livre para cada recurso. Você pode modificar o calendário de recursos para acomodar horários flexíveis, tempo de férias, tempo de treinamento, etc.

Lembre-se também, Resource Calendar só pode ser aplicado a recursos de trabalho e não a recursos materiais e de custo.

Por padrão, quando criamos os recursos em um plano, o calendário de recursos corresponde ao Standard base calendar. E todas as alterações feitas no Calendário do Projeto são refletidas automaticamente nos calendários de recursos, exceto quando você cria uma exceção no calendário de recursos. Nesse caso, mesmo se você atualizar o calendário do projeto, a exceção no calendário do recurso não será afetada.

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

Na guia Exceções, clique no NameCampo, insira o evento como “Feriado pessoal”. NoStart campo insira a data (exemplo 15/09/2015), e então insira a mesma data no Finish campo.

Etapa 5: Alterar os tempos de trabalho para cada recurso

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

Etapa 6: criar dias não úteis

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

Alterar as propriedades do arquivo

Com o sistema operacional Microsoft Windows, clicar com o botão direito do mouse em um arquivo e selecionar “Propriedades” abre a caixa de diálogo de propriedades do arquivo que contém a versão, segurança e outros detalhes do arquivo. Você também pode registrar algumas informações de nível superior para o arquivo de projeto .mpp. Isso pode ser feito da seguinte maneira -

Etapa 1: iniciar o MS Project

Windows 7 - Clique no menu Iniciar, aponte para Todos os Programas, clique em Microsoft Office e em Project 2013.
Windows 8 - Na tela inicial, toque ou clique em Projeto 2013.
Windows 10 - Clique no menu Iniciar → Todos os aplicativos → Microsoft Office → Project 2013.

Etapa 2: Salvar propriedades

Clique na guia Arquivo. Na guia Informações, vá para Informações do projeto. Clique na seta perto de Informações do projeto para clicar em Propriedades avançadas. Uma caixa de diálogo é aberta, você pode digitar as alterações conforme necessário. Clique em OK e não se esqueça de salvar clicando em Salvar.

Lista de Tarefas de Construção

Antes de começarmos, vamos supor que você já tenha uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP). No contexto da EAP, “Trabalho” refere-se a “Entregáveis” e não esforço.

A WBS identifica a entrega no nível mais baixo como pacote de trabalho. Este pacote de trabalho é decomposto em tarefas / atividades menores, que é o esforço necessário para completar o pacote de trabalho. Portanto, uma tarefa é orientada para a ação e o pacote de trabalho é a entrega ou o resultado de uma ou mais tarefas sendo executadas.

Existe uma confusão significativa entre o que constitui uma atividade e o que constitui uma tarefa dentro da comunidade de gerenciamento de projetos. Mas, para o MS Project, uma tarefa é o esforço e a ação necessários para produzir uma entrega de projeto específica. O MS Project não usa o termo “atividade”.

Entrar na Tarefa

Isso é simples. DentroGantt ChartExibir, basta clicar em uma célula diretamente abaixo da coluna Nome da tarefa. Digite o nome da tarefa. Na tela a seguir, inserimos 5 tarefas diferentes.

Digite a duração

A duração da tarefa é a quantidade estimada de tempo que levará para concluir uma tarefa. Como gerente de projeto, você pode estimar a duração da tarefa usando a opinião de especialistas, informações históricas, estimativas análogas ou estimativas paramétricas.

Você pode inserir a duração da tarefa em termos de diferentes unidades dimensionais de tempo, a saber, minutos, horas, dias, semanas e meses. Você pode usar abreviações para simplificar e facilitar, conforme mostrado na tabela a seguir.

Valor que você deseja inserir	Abreviação	Aparência
45 minutos	45 m	45 minutos
2 horas	2h	2 horas
3 dias	3d	3 dias
6 semanas	6w	6 semanas
2 meses	2mo	2 mons

Lembre-se de que os valores padrão do projeto dependem de suas horas de trabalho. Portanto, 1 dia não é equivalente a 24 horas, mas tem 8 horas de trabalho por dia. Claro, você pode alterar esses padrões sempre que desejar.

Valor inserido	Valor	Valor padrão do projeto
1 minuto	60 segundos	60 segundos
1 hora	60 minutos	60 minutos
1 dia	24 horas	8 horas (1 dia útil)
1 semana	7 dias	40 horas (5 dias úteis)
1 mês	28 a 31 dias	160 horas (20 dias úteis)

Alterar dimensões de tempo padrão

Clique na guia Projeto → Grupo de propriedades → Clique em Alterar horário de trabalho → Clique em Opções.

Você pode aplicar isso a todos os projetos ou a um projeto específico em que esteja trabalhando atualmente.

Um dos truques legais que o MS Project possui é considerar a duração da tarefa no sentido da jornada de trabalho. Portanto, se você tiver um dia de folga no meio, ele acomoda isso e garante uma tarefa que leva 16 horas para ser concluída e terminar no terceiro dia. Em outras palavras, se você tiver uma tarefa que precisa de 16 horas para ser concluída, começando na segunda-feira às 8h (se esta for a hora em que seu dia de trabalho começa e 8 horas sendo o total de horas de trabalho em um dia) e terça-feira sendo um feriado , a tarefa terminará logicamente na noite de quarta-feira.

Tip - Com tarefas agendadas manualmente, se você não tiver certeza sobre a duração da tarefa, você pode apenas inserir um texto como “Verificar com o gerente / engenheiro” para voltar a isso mais tarde.

Digite a duração da tarefa

Isso é simples em Gantt ChartExibir, clique na célula abaixo do título da coluna Duração. Insira a duração. (Tarefa 1 na imagem a seguir)

Você também pode inserir as datas de início e término e o MS Project calculará a duração por conta própria. (Tarefa 2 na imagem a seguir)

Você também pode inserir texto quando não tiver uma métrica de duração no momento. (Tarefa 3 e Tarefa 4 na imagem a seguir)

Note- Na captura de tela acima, a Tarefa 6 está programada para começar no domingo, que é um dia de folga e termina na quarta-feira. Então, essencialmente, alguém poderia acreditar que com esses 3 dias, segunda, terça, quarta, a duração calculada seria de 3 dias. Mas o MS Project 2013 calcula como 4 dias. Portanto, é preciso ter cuidado ao escolher a data de início da tarefa. Porque para qualquer operação sucessiva, o MS Project 2013 considera que a Tarefa 6 levará 4 dias. Na próxima vez que você alterar a data de início, a data de término será alterada para refletir essa duração de 4 dias.

Duração Decorrida

A duração decorrida é o tempo decorrido enquanto algum evento está ocorrendo e não requer nenhum recurso. A duração decorrida de uma tarefa pode ser usada em casos em que a tarefa continuará 24 horas por dia, sem qualquer interrupção. Um dia normal de trabalho tem 8 horas e a duração do dia decorrido terá 24 horas. A tarefa também continua nos dias não úteis (feriados e férias) e dias úteis.

Você pode inserir a duração decorrida precedendo qualquer abreviatura de duração com um “e”. Portanto, 1ew é sete dias de 24 horas.

Por exemplo, quando você está 'Esperando que a tinta seque'. E leva 4 dias para isso acontecer. Não precisa de recurso ou esforço de trabalho, e tudo o que você está fazendo é esperar que seque. Você pode usar 4ed como o tempo de duração, o que significa 4 dias decorridos, a tinta pode secar independentemente de ser um fim de semana ou se cair em um feriado. Aqui neste exemplo, a secagem ocorre ao longo de 24 horas no fim de semana.

Crie marcos

No gerenciamento de projetos, os marcos são pontos específicos no cronograma de um projeto. Eles são usados como principais pontos de progresso para gerenciar o sucesso do projeto e as expectativas das partes interessadas. Eles são usados principalmente para revisão, entradas e orçamentos.

Matematicamente, um marco é uma tarefa de duração zero. E podem ser colocados onde haja uma conclusão lógica de uma fase de trabalho, ou nos prazos impostos pelo plano do projeto.

Existem duas maneiras de inserir um marco.

Método 1: Inserindo um Marco

Clique no nome da Tarefa que você deseja inserir um Marco

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

O MS Project nomeia a nova tarefa como <Novo Marco> com duração de dia zero.

Click on <New Milestone> to change its name.

Você pode ver o marco aparecer com um símbolo de losango na visualização do gráfico de Gantt à direita.

Método 2: convertendo uma tarefa em um marco

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

O MS Project o converte em um marco.

Método 3: convertendo uma tarefa em um marco

No Método 2, uma tarefa foi convertida para uma duração de Marco de Zero. Mas também se pode converter uma tarefa de duração diferente de zero em um Marco. Isso raramente é usado e causa confusão.

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

Tornar a tarefa de resumo do projeto visível

A tarefa de resumo do projeto resume todo o seu projeto.

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

Criar Tarefa de Resumo

Pode haver um grande número de tarefas em um cronograma de projeto, portanto, é uma boa ideia ter um monte de tarefas relacionadas agrupadas em um Summary Taskpara ajudá-lo a organizar melhor o plano. Ajuda a organizar seu plano em fases.

No MS Project 2013, você pode ter vários números de subtarefas em qualquer tarefa de nível superior. Essas tarefas de nível superior são chamadas de Tarefa de Resumo. Em um nível ainda mais alto, eles são chamadosPhases. O nível mais alto da estrutura de esboço de um plano é chamado deProject Summary Task, que abrange todo o cronograma do projeto.

Lembre-se de que, como a tarefa de resumo não é uma entidade de tarefa separada, mas uma fase do projeto com várias subtarefas, a duração da tarefa de resumo é do início da primeira subtarefa até o fim da última subtarefa. Isso será calculado automaticamente pelo MS Project.

Claro, você também pode inserir uma duração manual da tarefa de resumo, que pode ser diferente da duração calculada automaticamente. O MS Project manterá o controle de ambos, mas isso pode causar confusão significativa.

Na maioria dos casos, você deve garantir que não haja duração inserida manualmente para qualquer tarefa que será usada como Tarefa de Resumo.

Vamos usar a imagem a seguir como exemplo. Se você quiser agrupar a Tarefa 4 e a Tarefa 5 em uma Tarefa de Resumo 1. Você pode fazer isso de duas maneiras.

Método 1

Selecione os nomes da Tarefa 4 e Tarefa 5.

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

O MS Project cria uma <Nova Tarefa de Resumo>.

Rename it to Summary Task 1.

Método 2

Você pode clicar em Tarefa 4 linha.

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

Você pode renomear a tarefa. Aqui ela é renomeada como Tarefa Resumida 1. Não insira nenhuma duração para esta tarefa.

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

Tarefas de link

Depois de ter uma lista de tarefas prontas para cumprir os objetivos do projeto, você precisa vinculá-las aos seus relacionamentos de tarefas chamados dependências. Por exemplo, a Tarefa 2 pode começar assim que a Tarefa 1 for concluída. Essas dependências são chamadas de Links.A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) não define o termo dependência, mas se refere a ele como um relacionamento lógico, que por sua vez é definido como uma dependência entre duas atividades, ou entre uma atividade e um marco.

No MS Project, a primeira tarefa é chamada de predecessorporque precede as tarefas que dependem dele. A seguinte tarefa é chamada desuccessorporque é bem-sucedido ou segue tarefas das quais depende. Qualquer tarefa pode ser predecessora de uma ou mais tarefas sucessoras. Da mesma forma, qualquer tarefa pode ser uma sucessora de uma ou mais tarefas predecessoras.

Existem apenas quatro tipos de dependências de tarefas, aqui nós os apresentamos com exemplos.

Finish to Start(FS) - Concluir o primeiro andar antes de iniciar a construção do segundo andar. Mais usado.
Finish to Finish (FF) - Cozinhar todos os pratos do jantar para terminar na hora.
Start To Start(SS) - Ao fazer uma pesquisa, buscaríamos as respostas da pesquisa, mas também começaríamos a tabular as respostas. Não é necessário terminar de coletar as respostas da pesquisa antes de iniciar a tabulação.
Start to Finish(SF) - A preparação para o exame terminará quando o exame começar. Menos usado.

No MS Project, você pode identificar os Links de Tarefas -

Gantt Chart - No gráfico de Gantt e Network Diagram visualizações, relacionamentos de tarefas aparecem como os links que conectam tarefas.
Tables - Nas tabelas, os números de ID da tarefa da tarefa predecessora aparecem nos campos predecessores das tarefas sucessoras.

Método 1

Selecione as duas tarefas que deseja vincular. Na captura de tela a seguir, tomada como exemplo, selecionamos os nomes Tarefa 1 e Tarefa 2.

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

A Tarefa 1 e a Tarefa 2 estão vinculadas a uma relação Concluir para Iniciar.

Note - A tarefa 2 terá uma data de início no próximo dia útil a partir da data de término da tarefa 1.

Método 2

Double click a successor task you would like to link.

Aqui, cliquei na Tarefa 4

A caixa de diálogo de informações da tarefa abre

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

Uma caixa suspensa aparece com todas as tarefas definidas no projeto.

Choose the predecessor task. Click OK.

Aqui, escolhi a Tarefa 3.

Método 3

Neste método, você selecionará um grupo de tarefas e vinculará todos com a relação Concluir para Iniciar.

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Todas as tarefas são vinculadas. Para selecionar tarefas não adjacentes, mantenha pressionada a tecla Ctrl e selecione cada tarefa separadamente.

Respeito links

Se você estiver no modo Agendado manualmente, qualquer alteração na duração da tarefa predecessora não refletirá na data de início da Tarefa 4. Por exemplo, a Tarefa 4 começa em 03/09/15, que é o próximo dia da data de término da Tarefa 3.

Agora, quando alteramos a duração da tarefa 3 de 5 para 7 dias, a data de início não é atualizada automaticamente para a tarefa 4 no agendamento manual.

Você pode forçar o MS Project a respeitar o link (dependência) ao fazer o seguinte -

Selecione Tarefa 4.
Clique na guia Tarefa → Grupo de agendamento → Respeitar links.

Trocando Tarefa - Manual para Automático

O MS Project, por padrão, define novas tarefas a serem agendadas manualmente. A programação é controlada de duas maneiras.

Manual Scheduling- Isso é feito para capturar rapidamente alguns detalhes sem realmente agendar as tarefas. Você pode omitir detalhes para algumas das tarefas no que diz respeito à duração, datas de início e término, se ainda não as souber.

Automatic Scheduling- Isso usa o mecanismo de agendamento no MS Project. Ele calcula valores como durações das tarefas, datas de início e datas de término automaticamente. Ele leva em consideração todas as restrições, links e calendários.

Por exemplo, na Editora Lucerne, o plano de lançamento do novo livro foi revisado pelos recursos que realizarão o trabalho e por outras partes interessadas do projeto. Embora você espere que o plano mude um pouco conforme você aprende mais sobre o lançamento do livro, agora você tem confiança suficiente no plano geral para mudar do agendamento de tarefas manual para automático.

Convertendo Tarefa em Programação Automática

Temos três métodos diferentes para converter uma tarefa em agendamento automático.

Método 1

Se você quiser alterar o modo de uma tarefa específica, diga Tarefa 5 no exemplo a seguir. Clique emTask Modecélula na mesma linha. Em seguida, clique na seta para baixo para abrir uma caixa suspensa, você pode selecionar Auto Scheduled.

Método 2

Clique em Tarefa → Grupo Tarefas → Programação automática.

Método 3

Para mudar completamente para o modo de programação automática -

Alterne o modo de agendamento do plano clicando na barra de status Novas tarefas (no canto inferior esquerdo) e selecionando o modo de agendamento automático.

Você também pode alterar o modo de programação padrão que o Project aplica a todos os novos planos.

Vá para a guia Arquivo e clique em Opções. Em seguida, clique na guia Programar e nas opções de programação para este projeto, selecione “Todos os novos projetos” na caixa suspensa. Nas novas tarefas criadas, selecione “Agendado automaticamente” na caixa suspensa.

Na terminologia de gerenciamento de projetos, os recursos são necessários para realizar as tarefas do projeto. Eles podem ser pessoas, equipamentos, instalações, financiamento ou qualquer coisa (exceto mão de obra) necessária para a conclusão de uma tarefa do projeto.Optimum Resource Scheduling é a chave para um gerenciamento de projeto bem-sucedido.

Tipos de recursos

Work resources - Pessoas e equipamentos para realizar as tarefas.
Cost resources- Custo financeiro associado a uma tarefa. Despesas de viagem, despesas de alimentação, etc.
Material resources- Consumíveis usados como produto do projeto. Por exemplo, tinta usada ao pintar uma parede.

Note- Esteja ciente da diferença crucial entre recursos de Pessoas e Equipamentos. Os recursos de pessoal terão horas de trabalho limitadas, digamos 6, 8 ou 12 horas. Os recursos dos equipamentos têm diferentes capacidades de trabalho de 2, 8 ou 24 horas e também podem ter pausas para manutenção. Observe também que é possível que vários recursos de pessoas estejam usando um recurso de equipamento ou um equipamento esteja realizando várias tarefas.

Digite os nomes dos recursos de trabalho

Você pode inserir nomes de recursos de acordo com sua conveniência.

Recurso	Exemplo
Recurso de trabalho como uma pessoa identificada	John, Kevin
Recurso de trabalho como função ou grupo de trabalho	Engenheiro, Coordenador, Datilógrafo
Recurso de trabalho como equipamento	Máquina de torno, movedor de terra

Etapas envolvidas

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below the Resource Name heading column.

Enter Resources as an individual person, job function or group.

Por padrão, o campo Unidades máximas é definido como 100%.

Capacidade máxima de recursos

Max Unitscampo representa a capacidade máxima de um recurso para trabalhar em tarefas atribuídas. 100% significa 100 por cento do tempo de trabalho do recurso disponível para trabalho na tarefa atribuída. O recurso está disponível em tempo integral em cada dia de trabalho. Se o recurso for alocado para uma tarefa ou tarefas que exigiriam mais do que suas horas de trabalho, o recurso está alocado em excesso e o MS Project indicará isso em uma formatação em vermelho.

Se um recurso não representa uma pessoa individual, mas uma função de trabalho, em que um grupo de pessoas com o mesmo conjunto de habilidades pode trabalhar na tarefa, podemos inserir unidades máximas maiores para representar o número de pessoas no grupo. Assim, 400% indicariam, 4 pessoas trabalhando em tempo integral todos os dias de trabalho.

Recursos de trabalho como um grupo

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet

Click the cell directly below Resource Name heading column

Enter Resources as group, here we take an example of Engineers.

Click the Max. Units field for the Engineers resource.

Digite ou selecione 400%. Pressione Enter.

Recurso de trabalho em tempo parcial

Inserir um valor menor que 100% em Max.Units significaria que você espera que a capacidade do recurso seja menor do que um recurso de tempo integral. Então, 50% significaria que o indivíduo trabalha pela metade da capacidade total normal, então se uma semana de trabalho normal é de 40 horas, isso equivale a 20 horas de capacidade.

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column.

Enter Resource as an individual or job function. Here let’s take an example.

Insira o custo do recurso

Você pode inserir taxas e custos padrão por uso para recursos materiais e de trabalho. Você também pode inserir taxas de horas extras para recursos de trabalho. As taxas padrão são calculadas por hora. Os custos por uso, por outro lado, são custos que não variam com a tarefa. O custo por uso é uma taxa definida usada para concluir uma tarefa. Existem três tipos de recursos - trabalho, material e custo.

Work resources - Pessoas e equipamentos para realizar as tarefas.
Cost resources- Custo financeiro associado a uma tarefa. Despesas de viagem, despesas de alimentação, etc.
Material resources- Consumíveis usados como produto do projeto. Como tinta sendo usada ao pintar uma parede.

Note- Esteja ciente da diferença crucial entre recursos de Pessoas e Equipamentos. Os recursos humanos terão horas de trabalho limitadas, digamos 6, 8 ou 12 horas. Os recursos do equipamento podem ter diferentes capacidades de trabalho de 2, 8 ou 24 horas e também podem ter intervalos para manutenção. Observe também que é possível que recursos de várias pessoas possam estar usando um recurso de equipamento ou um equipamento possa realizar várias tarefas.

Os recursos de custo não usam taxas de pagamento. Lembre-se de que o custo por uso e os recursos de custo são duas coisas diferentes. Os recursos de custo são custos financeiros associados a uma tarefa, como despesas de viagem, despesas de alimentação, etc. O valor de custo do recurso de custo é atribuído apenas quando você atribui o recurso de custo a uma tarefa.

O Project calcula o custo de uma tarefa usando esta fórmula -

Cost of Task = Work Value (in number of hours) x Resource’s Pay Rate.

Você pode então ver o custo por recurso e o custo por tarefa (bem como os custos acumulados para resumir as tarefas e todo o plano). O MS Project não aplicará automaticamente os cálculos de horas extras.

Para inserir taxas de pagamento de horas extras e padrão para recursos de trabalho -

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column to create Resources.

Click the Std. Rate field for each resource to costs in hourly (default), daily, weekly, monthly and yearly rates.

No exemplo a seguir, o recurso Rasmus é deixado em zero. Isso é útil quando você não precisa rastrear custos baseados em taxas para alguns recursos.

Clique no Ovt. Campo de taxa para inserir taxas de horas extras.

Adicionar notas aos recursos

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Double-click the Resource, a Resource Information dialog box opens.

Click on Notes tab. Here let’s enter a note for Rasmus as “Rasmus will work parttime”.
Click OK.

UMA note icon agora aparece à esquerda do nome de Rasmus no Resource SheetVisão. Passar o mouse sobre ele fará com que a nota apareça.

Configurar recursos de custo

Você pode usar um recurso de custo para representar um custo financeiro associado a uma tarefa em um plano. Exemplos de recursos de custo são viagens, alimentação, entretenimento e treinamento. Portanto, é óbvio que os recursos de custo não funcionam em uma tarefa e não afetam o agendamento de uma tarefa.

O valor de custo do recurso de custo é inserido ao atribuí-lo a uma tarefa.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the empty cell in the Resource Name column.  

Type Training and press the Tab Key.

In the Type field, click the down arrow to select Cost.

Depois que a lista de tarefas e recursos estiver concluída, os recursos precisam ser atribuídos às tarefas para trabalhar com eles. Com o MS Project você pode acompanhar o progresso da tarefa, recursos e custos das tarefas.

Atribuir Recurso Material à Tarefa

Método 1

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following screenshot as an 
   example. For Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Você também pode selecionar vários recursos para trabalhar em uma única tarefa.

Método 2

Click Resource tab → Under Assignments group → Assign Resources.

In the Assign Resources dialog box, click the resource name you like to assign.

Aqui vamos escolher “Hitesh”. Agora clique no botão Atribuir.

Você também pode selecionar vários recursos para trabalhar em uma única tarefa.

Método 3

Click View Tab → Gantt Chart → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

Você também pode selecionar vários recursos para trabalhar em uma única tarefa.

Método 4

Click View Tab → Split View group → Details → Task Form.

A janela é dividida em duas, a visualização Gantt Chart e a visualização Task Form abaixo dela.

In the Task Form view, click under the Resource Name column and select the resource.

Você também pode selecionar vários recursos para trabalhar em uma única tarefa.

Atribuir recursos de custo às tarefas

Click View Tab → Gantt Chart View → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

No exemplo a seguir abaixo, vamos escolher “Viagem” como recurso de custo e inserir o custo em $ 800.

Também podemos atribuir outros recursos materiais à mesma tarefa.

Depois de atribuir recursos às tarefas, você pode ver o custo, a duração e o trabalho necessários para a conclusão do plano.

Verifique a duração do plano

In Gantt Chart View → View Tab → Split View group → Timeline checkbox.

Você poderá ver as datas de início e término do plano.

Na visualização do Gráfico de Gantt, você também pode olhar para a tarefa de resumo do projeto, para observar a duração, datas de início e término do plano.

No exemplo a seguir, Atribuir recursos é a tarefa de resumo do projeto (identificada como Tarefa 0). Duração = 53 dias, data de início: 05/01/15 e data de término: 19/03/15.

Pode-se ativar a Tarefa de Resumo do Projeto seguindo estas etapas -

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → To check Project Summary Task on.

Verifique o custo do plano

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

O custo de cada tarefa é acumulado em tarefas de resumo e, finalmente, em tarefas de resumo do projeto.

Verifique o trabalho do plano

Click Report Tab → View Reports group → click Resources → click Resource overview

Na tabela de status do recurso que aparece na parte inferior, você obterá um resumo das primeiras datas de início e de término do recurso, bem como do trabalho restante.

Verifique as estatísticas do projeto

Click Project Tab → Properties group → Project Information → in
   the new dialog box click Statistics…

Uma vez que seu plano de projeto está pronto no MS Project, torna-se essencial para um gerente de projeto medir os reais (em termos de trabalho concluído, recursos usados e custos incorridos) e revisar e alterar informações sobre tarefas e recursos devido a quaisquer alterações no planos. Um gerente de projeto não deve presumir que tudo está progredindo de acordo com o plano e deve sempre manter o controle de cada tarefa. A resistência ao rastreamento formal dos dados de gerenciamento de projetos é normal. Você pode superar a resistência ao rastreamento explicando suas expectativas, explicando os benefícios do rastreamento e treinando as pessoas para rastrearem elas próprias a tarefa.

Salvar uma linha de base

Para avaliar o desempenho do projeto, você precisa criar uma linha de base com a qual irá comparar o progresso. É necessário salvar a linha de base, uma vez que o plano esteja totalmente desenvolvido. Obviamente, devido ao planejamento em ondas sucessivas ou à elaboração progressiva necessária para gerenciar projetos, sempre é possível adicionar novas tarefas, recursos, restrições e custos ao plano.

Observe também que faz sentido salvar a linha de base antes de inserir quaisquer valores reais, como porcentagem de conclusão da tarefa.

Note- Com o MS Project 2013, você pode salvar até 11 linhas de base em um único plano. Essas múltiplas linhas de base parecem contrárias à definição de linha de base. Você pode usar essa flexibilidade quando -

Você tem um plano básico para o cliente externo e outro para a equipe interna.
Você está se preparando para um evento de risco. Você deseja desenvolver planos de linha de base separados para resposta a riscos e recuperação.
Você está acomodando uma grande solicitação de mudança, mas ainda pode querer manter o plano original para referência futura ao se comunicar com uma parte interessada.

Crie uma linha de base

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Ver a linha de base no gráfico de Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart.

Click Format Tab → Bars and Styles group → Baseline (that you want to display).

Você verá as barras de Gantt da linha de base exibidas junto com as barras de Gantt atuais.

Atualizar uma linha de base

Conforme o tempo e o trabalho progridem em um projeto, pode ser necessário alterar a linha de base também. Você tem várias opções para o mesmo -

Atualize a linha de base.
Atualize a linha de base para as tarefas selecionadas.
Salve várias linhas de base.

Atualizar a linha de base para todo o projeto

Isso simplesmente substitui os valores da linha de base originais pelos valores atualmente programados.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Atualizar a linha de base para as tarefas selecionadas

Isso não afeta os valores de linha de base para outras tarefas ou valores de linha de base de recursos no plano.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → For select Selected tasks → OK.

Salvar várias linhas de base

Você pode salvar até 11 linhas de base em um único plano. O primeiro é chamado de linha de base e o resto é de linha de base 1 a linha de base 10.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → click 
   the dropdown box to save any baseline you like.
	
Click OK.

Planos Provisórios

Um plano provisório salva apenas dois tipos de informações para cada tarefa - Datas de início atuais e Datas de término atuais.

Ele pode ser usado como um marcador de projeto. É visualmente fácil ver se o progresso do projeto está fora do caminho ou dentro do caminho. Por especificar apenas datas, é uma informação simples, clara e fácil.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → Set interim plan → OK.

Plano de Acompanhamento por Data Específica

Se todas as tarefas foram iniciadas e concluídas conforme programado, você pode registrar isso na caixa de diálogo Atualizar projeto. Na maioria das vezes, um gerente de projeto experiente entende que isso não é verdade. Mas às vezes essa abordagem pode ser adequada quando os valores reais de trabalho e custo gerados estão próximos o suficiente de seu cronograma de referência.

Click Project tab → Status group → Update Project.

Switch on the radio button for “Update work as complete through”
   option, and then Set 0% -100% complete. Select the current date.
	
Click OK.

Marcas de seleção aparecerão na coluna de indicadores para tarefas que foram concluídas. À direita na parte Gráfico, barras de progresso são geradas nas barras de Gantt de cada tarefa.

Plano de rastreamento como% concluído

Método 1

Click any Task → Task Tab → Schedule group → either 0%, 25%, 50%, 75% or 100%.

Método 2

Click View tab → Data group → Tables → Tracking.

Agora, para a tarefa necessária, clique no correspondente % Comp coluna e digite a% concluída necessária.

Plano de acompanhamento por valores reais

Você pode inserir os seguintes valores reais para o seu projeto -

Datas reais de início e término - o projeto muda o cronograma de acordo.
Duração real da tarefa - se igual ou maior que a duração da programação: tarefa = 100% concluída.

Duração real da tarefa

Click View Tab → Data group → Tables → Work.

Você verá o% W. Comp. (% trabalho concluído) coluna.

Esta tabela inclui as colunas Trabalho (Trabalho programado), Real e Restante.

Clique na tarefa que deseja atualizar. No exemplo a seguir, o campo Real da Tarefa 9 é clicado e 24 horas é inserido. Para esta tarefa, o Trabalho inicialmente programado era de 16 horas, pois 24 horas é o maior. O projeto marca a tarefa como 100% concluída e atualiza a coluna Trabalho para 24 horas (das 16 horas iniciais). No exemplo, uma linha de base é salva, porque a linha de base não muda e é usada como uma comparação. A linha de base ainda está em 16 horas e uma variação de 8 horas agora é calculada pelo MS Project.

Note - O trabalho real é acumulado e também reflete na tarefa de resumo.

Datas reais de início e término

Clique em Tarefa cujas datas você deseja alterar.

Click Task tab → Schedule group → dropdown menu for Mark on Track → Update Tasks.

Change Start or Finish field in Actual group.

Você também pode preencher o campo Duração real.

Existem quatro tipos de dependências de tarefas.

Finish to Start (FS)- Termine o primeiro andar antes de iniciar a construção do segundo andar. Mais usado.
Finish to Finish (FF) - Cozinhar todos os pratos do jantar para terminar a tempo.
Start to Start (SS)- Ao fazer uma pesquisa, buscamos respostas, mas também começamos a tabular as respostas. Não é preciso terminar de coletar as respostas da pesquisa antes de iniciar a tabulação.
Start to Finish (SF)- A preparação para o exame terminará quando o exame começar. Menos usado.

Ajustar relação de link de tarefa

Click Task Tab → double-click the required task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Click the box under the Type column and choose the relationship according to your requirement.

Aplicar lead e lag

Por padrão, quando você vincula tarefas, elas são atribuídas a um relacionamento “Concluir para iniciar”. Neste relacionamento,

Lead - O tempo de processamento faz com que a tarefa sucessora comece antes do término de suas tarefas predecessoras.
Lag - O tempo de atraso faz com que a tarefa sucessora seja iniciada após o término de sua tarefa predecessora.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Na coluna de cabeçalho de atraso, insira o atraso em termos de horas, dias, semanas ou anos. Você também pode aplicar lag ou lead como uma porcentagem. Se você inserir 50% para a Tarefa selecionada com 6 dias de duração, a tarefa será atrasada em 3 dias após o término da predecessora.

O atraso é inserido como unidades positivas e o avanço em unidades negativas (exemplo, -3d ou -50%).

Aplicar restrições de tarefa

Cada tarefa criada no MS Project 2013 será restringida como “O Mais Logo Possível” por padrão quando o Agendamento Automático estiver LIGADO. As Soon As Possiblesignifica que a tarefa começa assim que o projeto é iniciado, se não houver dependências que possam atrasá-lo. Portanto, nenhuma data fixa de início ou término é imposta por esse tipo de restrição, mas é claro que as dependências do predecessor e do sucessor são mantidas.

Quando o MS Project 2013 executa cálculos para economizar tempo em um projeto que está atrasado, as configurações de restrição são aplicadas.

Existem 8 restrições de tarefa.

Tipo de restrição	Nome da restrição	Descrição
Flexível	O mais tarde possível (ALAP)	A tarefa é agendada o mais tarde possível com o término da tarefa antes do término do projeto e sem atrasar as tarefas subsequentes. Restrição padrão ao programar a partir da data de término do projeto. Não insira uma data de início ou término de tarefa com esta restrição.
Flexível	Assim que possível (ASAP)	A tarefa está agendada para começar o mais cedo possível. Restrição padrão ao programar a partir da data de início do projeto. Não insira uma data de início ou de término com esta restrição.
Semi-flexível	Não comece antes de (SNET)	A tarefa está agendada para iniciar em ou após uma data especificada.
	Não termine antes de (FNET)	A tarefa está programada para terminar em ou após uma data especificada.
	Comece no máximo (SNLT)	A tarefa está agendada para começar em ou antes de uma data especificada.
	Concluir no máximo (FNLT)	A tarefa está programada para terminar em ou antes de uma data especificada.
Inflexível	Deve terminar em (MFO)	A tarefa está programada para terminar em uma data especificada.
Inflexível	Deve começar em (MSO)	A tarefa está agendada para começar em uma data especificada.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Advanced Tab.

Click dropdown box for Constraint type. Choose the constraint you would like to apply.

Insira a data limite

Se você usar as restrições de tarefas, você limita sua flexibilidade de agendamento, onde o MS Project 2013 fixará uma data de início ou término específica da tarefa de acordo com a restrição. É uma idéia melhor usar um Prazo Final que não tenha efeito sobre o agendamento de uma tarefa ou tarefa de resumo. O MS Project o alertará com um símbolo de exclamação vermelho na coluna de indicadores, se a conclusão agendada da tarefa exceder a data limite.

Clique na Guia Tarefa → clique duas vezes na Tarefa necessária na coluna Nome da Tarefa → A caixa de diálogo Informações da Tarefa é aberta → Guia Avançada.

Insira o custo fixo

O custo fixo está associado a uma tarefa que não está vinculada a nenhum recurso ou quantidade de trabalho.

Clique em Exibir guia → Grupo de dados → Tabelas → Custo.

Insira o custo na coluna Custo fixo para a tarefa de interesse. No exemplo a seguir, atribuímos um custo fixo de $ 500 à Tarefa 7.

Insira uma tarefa recorrente

Reuniões de status, relatórios de status e datas de inspeção podem ocorrer com uma frequência específica. No MS Project 2013, você pode especificar tarefas recorrentes sem ter que atribuir tarefas separadamente a cada vez. Você também pode atribuir recursos a essas tarefas.

Em Gantt Chart View → Task Tab → Insert group → caixa suspensa para Task → Recurring Task.

Digite o nome da tarefa e escolha o padrão de recorrência.

Você também pode escolher um horário específico para o início da tarefa. Por padrão, o Projeto agenda uma tarefa recorrente para iniciar no horário de início padrão do plano. Você pode adicionar valor de tempo na caixa Iniciar da caixa de diálogo Informações sobre tarefas recorrentes para alterar isso. Na figura a seguir, a hora de início de 10:00 é inserida.

Ver caminho crítico

Critical Pathé a sucessão de tarefas conectadas que levará mais tempo para ser concluída. A palavra “crítica” não significa que as tarefas são complexas ou importantes ou precisam ser monitoradas de perto, mas o foco está nos termos do cronograma que afetarão a data de término do projeto.

Portanto, se você quiser encurtar a duração de um projeto, deve primeiro começar com atividades / tarefas no caminho crítico. O caminho crítico pode ser uma única sequência de tarefas (um único caminho crítico) ou pode haver mais de 1 caminho crítico para um único projeto. Enquanto as mudanças no cronograma são feitas, também é provável que o caminho crítico mude de tempos em tempos.

É preciso sempre focar primeiro no Caminho Crítico, quando se deseja aplicar o rastreamento rápido ou travamento para encurtar a duração do projeto.

Folga ou flutuação são fundamentais para compreender o caminho crítico. Existem dois tipos de Float -

Free Float - É a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar outra tarefa.
Total Float - É a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar a conclusão do projeto.

In Gantt Chart view → Format Tab → Bar Styles Group → Check the Critical Tasks box ON.

Todas as barras de tarefas no caminho crítico, na visualização do gráfico de Gantt à direita, ficarão vermelhas.

Verifique as alocações de recursos

A relação entre a capacidade de um recurso e as atribuições de tarefas é chamada allocation.

Isso pode ser definido por 3 estados -

Under allocated - Um Engenheiro que trabalha 40 horas semanais, tem trabalho designado para apenas 20 horas.
Fully allocated - Ao trabalhador qualificado que trabalha 40 horas semanais, são atribuídas 40 horas de trabalho nessa semana.
Over allocated - Ao carpinteiro são atribuídas 65 horas de trabalho, quando tem apenas 40 horas semanais de trabalho.

Na visualização do gráfico de Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart view.

A visualização do gráfico de Gantt exibe algumas informações de recursos limitados, conforme mostrado na captura de tela a seguir.

Ele resume se pode haver um problema pelo ícone vermelho superalocado na coluna do indicador.

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

A exibição Uso de recursos exibe os recursos e todas as tarefas atribuídas a eles sob o Nome do recurso. O lado esquerdo da tela lista os recursos e os nomes das tarefas junto com colunas de informações totais para o recurso ou atribuição. O lado direito mostra uma visão faseada no tempo.

Você também pode recolher o esquema na tabela para ver o trabalho total por recurso ao longo do tempo.

Clique no título da coluna Nome do recurso.

Click View Tab → Data group → Outline → Hide Subtasks.

Resolver recurso sobre alocação

Seria necessário alterar o escopo (reduzir a quantidade de trabalho), atribuir mais recursos ou aceitar um cronograma mais longo para resolver a superalocação.

Isso pode ser alcançado usando algumas das seguintes técnicas -

Ajustar programação

Alterando seu lead ou tempo de retardo quando o recurso tem mais tarefas atribuídas do que pode ser concluído durante um determinado período de tempo. Se você adicionar um atraso menor ou igual à quantidade de folga na tarefa, não afetará a data de término do projeto.

Por padrão, quando você vincula tarefas, elas são atribuídas a um relacionamento “Concluir para Iniciar”. Neste relacionamento,

Lead - O tempo de processamento faz com que a tarefa sucessora comece antes do término de suas tarefas predecessoras.
Lag - O tempo de atraso faz com que a tarefa sucessora seja iniciada após o término de sua tarefa predecessora.

Clique na guia Tarefa → clique duas vezes na Tarefa necessária na coluna Nome da tarefa → A caixa de diálogo Informações da tarefa é aberta → Guia Predecessores.

O atraso é inserido como unidades positivas e o avanço em unidades negativas (exemplo, -3d ou -50%).

Substituir recursos ou adicionar recursos adicionais

Você pode alocar manualmente algum outro recurso para a tarefa.

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following example,
   for Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Você também pode selecionar vários recursos para trabalhar em uma única tarefa.

Reduzir o trabalho atribuído

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

No exemplo a seguir, Trish Patrick está superalocado, o Nome do recurso e Trabalho aparecem em vermelho.

On View tab → Zoom group → Timescale box → Days.

Você também pode clicar com o botão direito do mouse na grade de fases de tempo na janela do lado direito para exibir a quantidade de superalocação, ativando a superalocação.

Agora você pode reduzir as horas atribuídas. No exemplo a seguir, a atribuição de 8 horas é reduzida para atribuições de 4 horas. Não apenas o trabalho de Trish Patrick foi reduzido, mas o trabalho total no plano mudou. Você também notará um novo ícone na coluna do indicador para informá-lo de que o trabalho de atribuição foi editado.

Diminuir a duração da tarefa

Você pode diminuir a duração da tarefa (se nenhum trabalho real tiver sido inserido) para reduzir a quantidade de trabalho necessária do recurso, que é designado para concluir a tarefa. Se o trabalho real foi registrado, você deve reduzir manualmente o trabalho restante na tarefa.

Remover recurso superalocado

Você pode simplesmente remover uma atribuição de recurso de um recurso superalocado.

Nível de recursos alocados

Se os recursos forem superalocados, você pode usar o recurso de nivelamento de recursos no MS Project 2013. Ele funciona dividindo tarefas ou adicionando atraso às tarefas para garantir que o recurso não fique sobrecarregado. O nivelamento pode atrasar as datas de término de tarefas individuais e até mesmo a data de término do projeto. O projeto não altera quem é atribuído a cada tarefa, trabalho total ou valores de unidade de atribuição.

O projeto primeiro atrasa as tarefas para usar qualquer folga disponível. Assim que a folga se torna zero, o MS Project 2013 faz alterações de acordo com as prioridades, relações de dependência e restrições de tarefa (como uma restrição Concluir não depois de).

Estabeleça prioridades

É sempre melhor definir as prioridades das tarefas (esta é uma medida da importância / disponibilidade de uma tarefa para nivelamento). Você pode inserir um valor entre 1 e 1000, de acordo com a quantidade de controle que desejar no processo de nivelamento. Um nível de prioridade de 1000 garantirá que o MS Project não nivele uma tarefa específica. Por padrão, a prioridade é definida em 500 ou um nível médio de controle. As tarefas com prioridade mais baixa são atrasadas ou divididas antes das que têm prioridade mais alta.

Click View Tab → Task Views → Gantt chart View.

In the Gantt chart table area, scroll to the right to see Add New Column.

Click on the dropdown box and select Priority.

Agora você pode adicionar prioridade a cada tarefa conforme necessário.

Nivelamento

As etapas do processo de nivelamento são apenas algumas, mas é importante entender o que cada opção faz. As etapas são as seguintes -

Click on View Tab → Resource View group → Resource Sheet.

Click Resource tab → Level group → Leveling Options → Level All.

O projeto faz o nivelamento e os indicadores superalocados são removidos (se o nivelamento for feito completamente, às vezes isso pode não acontecer).

Na seção a seguir, veremos as opções de nivelamento em detalhes -

Click Resource tab → Level group → Leveling Options.

Na caixa de diálogo Nivelamento de recursos, em cálculos de nível, tente usar o manual com mais freqüência. Isso garantirá que o MS Project 2013 faça o processo de nivelamento apenas quando você solicitar, e não assim que um recurso for superalocado, mesmo que você não queira (quando você escolhe a opção Automático). Por exemplo, se um recurso for superalocado, digamos, meia hora a mais em uma semana, de 40 horas para 40,5 horas, você não gostaria que isso o incomodasse ao ser nivelado automaticamente.

Na caixa de diálogo Nivelamento de recursos, em Cálculos de nível, escolha Base diária para a opção “Procurar superalocações em um”. Isso não nivelará os recursos, mas determinará quando o Project exibirá indicadores de superalocação ao lado dos nomes dos recursos.

Na caixa de diálogo Nivelamento de recursos, em Cálculos de nível, use a caixa de seleção limpar valores de nivelamento antes de nivelar. Isso garantirá que o Projeto remova todos os atrasos de nivelamento existentes de todas as tarefas e atribuições antes do nivelamento. E se você já nivelou o plano anteriormente e, em seguida, adicionou mais atribuições, pode querer que a caixa de seleção seja desmarcada para garantir que você não perca os resultados de nivelamento anteriores.

Na caixa de diálogo Nivelamento de recursos, em Intervalo de nivelamento para “…….”, Você pode escolher Nivelar o projeto inteiro. Aqui, você escolhe nivelar todo o plano ou apenas as atribuições que se enquadram em um intervalo de datas que você especificar.

Na caixa de diálogo Nivelamento de recursos, em Resolvendo superalocações, caixa suspensa Ordem de nivelamento, você pode escolher Padrão. Você tem 3 opções aqui -

ID onlyopção atrasa tarefas apenas de acordo com seus números de identificação. Números de ID numericamente mais altos (por exemplo, 10) serão atrasados antes de números de ID numericamente mais baixos. Você pode querer usar esta opção quando seu plano não tiver relacionamentos ou restrições de tarefas.
Standard option atrasa tarefas de acordo com relacionamentos predecessores, datas de início, restrições de tarefas, folga, prioridade e IDs.
Priority, standard option examina o valor de prioridade da tarefa antes dos outros critérios padrão (a prioridade da tarefa é uma classificação numérica entre 0 e 1000).

Na caixa de diálogo Nivelamento de recursos, em Resolvendo superalocações, você tem várias opções que pode selecionar. Eles são explicados a seguir -

Level only within available slack.Selecionar esta caixa de seleção evitará que o Project estenda a data de término do plano. O MS Project usará apenas a folga livre dentro do cronograma existente, o que pode significar que as superalocações de recursos podem não ser totalmente resolvidas.
Leveling can adjust individual assignments.Selecionar esta caixa de seleção permite que o Projeto adicione um atraso de nivelamento (ou divida o trabalho nas atribuições se Nivelamento pode criar divisões no trabalho restante também estiver selecionado) independentemente de quaisquer outros recursos atribuídos à mesma tarefa. Isso pode fazer com que os recursos comecem e terminem o trabalho em uma tarefa em momentos diferentes.
Leveling can create splits in remaining work checkbox. Isso permite que o Projeto divida o trabalho em uma tarefa (ou em uma atribuição se o nivelamento pode ajustar atribuições individuais em uma tarefa também estiver selecionado) como uma forma de resolver a superalocação.
Level manually scheduled tasks. Selecionar isso permite que o Project nivele uma tarefa agendada manualmente da mesma forma que faria com uma tarefa agendada automaticamente.

Verifique o custo do plano

Os tipos de custo no ciclo de vida de um projeto incluem -

Baseline costs - Todos os custos planejados conforme salvos no plano de linha de base.
Actual costs - Custos incorridos para tarefas, recursos ou atribuições.
Remaining costs - Diferença entre custos de linha de base / atuais e custos reais.
Current costs- Quando os planos são alterados devido à atribuição ou remoção de recursos, ou adição ou subtração de tarefas, o MS Project 2013 irá recalcular todos os custos. Isso aparecerá nos campos rotulados como Custo ou Custo total. Se você começou a rastrear o custo real, ele incluirá o custo real + o custo restante por tarefa.

Método 1

Você pode visualizar os valores de custo do plano na caixa de diálogo Estatísticas do projeto.

Click Project tab → Properties Group → Project Information → Statistics…

Método 2

Click View tab → Task Views group → Other Views → Task Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Depois de criar um plano de projeto e linhas de base, o projeto começa. Nesse estágio, o gerente de projeto se concentraria em coletar, monitorar, analisar o desempenho do projeto e atualizar o status do projeto por meio da comunicação com as partes interessadas.

Quando há uma diferença entre o que está planejado e o desempenho real do projeto, isso é chamado de Variance. A variação é medida principalmente em termos de tempo e custo.

Deslizamento da tarefa

Existem várias maneiras de visualizar a tarefa com variação.

Método 1: visualização gráfica por rastreamento de Gantt

Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.

Ao comparar as barras de Gantt agendadas atualmente com as barras de Gantt de linha de base, você pode ver quais tarefas começaram mais tarde do que o planejado ou levaram mais tempo para serem concluídas.

Método 2: Visualização Gráfica por Detalhe Gantt

Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.

Método 3: Tabela de Variância

Click View tab → Data group → Tables → Variance.

Método 4: Filtros

Click View tab → Data group → Filters → More 
   Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.

O MS Project 2013 filtrará a lista de tarefas para mostrar apenas as tarefas filtradas neste processo. Portanto, se você selecionar Slipping Task, verá apenas as tarefas incompletas. Qualquer tarefa que já foi concluída não aparecerá.

Custos de Tarefa

Para examinar o custo no ciclo de vida de um projeto, você deve estar ciente desses termos e o que eles significam no MS Project 2013 -

Baseline costs - Todos os custos planejados conforme salvos no plano de linha de base.
Actual costs - Custos incorridos para tarefas, recursos ou atribuições.
Remaining costs - Diferença entre custos de linha de base / atuais e custos reais.
Current costs- Quando os planos são alterados devido à atribuição ou remoção de recursos, ou adição ou subtração de tarefas, o MS Project 2013 irá recalcular todos os custos. Isso aparecerá nos campos rotulados como Custo ou Custo total. Se você começou a rastrear o custo real, ele incluirá o custo real + o custo restante (tarefa não concluída) por tarefa.
Variance - Diferença entre o custo da linha de base e o custo total (custo atual ou programado).

Click View Tab → Data group → Tables → Cost.

Você poderá visualizar todas as informações relevantes. Você também pode usar filtros para ver as tarefas que ultrapassaram o orçamento.

Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.

Custo do Recurso

Para algumas organizações, os custos dos recursos são custos primários e, às vezes, o único custo, portanto, precisam ser monitorados de perto.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Podemos classificar a coluna Custo para ver quais recursos são mais e menos caros.

Clique na seta AutoFiltro no título da coluna Custo, quando o menu suspenso aparecer, clique em Classificar do maior para o menor.

Você pode usar o recurso AutoFiltro para cada uma das colunas. Ao classificar a coluna de variação, você poderá ver o padrão de variação.

Relatório de Projeto

O Project 2013 vem com um conjunto de relatórios e painéis predefinidos. Você encontrará tudo isso na guia Relatório. Você também pode criar e personalizar relatórios gráficos para o seu projeto.

Relatórios de painel

Click Report → View Reports group → Dashboards.

Relatórios de recursos

Click Report → View Reports group → Resources.

Relatórios de Custo

Click Report → View Reports group → Costs.

Relatórios de progresso

Click Report → View Reports group → In Progress.

Relatórios Personalizados

Click Report → View Reports group → New Report.

Existem quatro opções.

Blank- Cria uma tela em branco. Use as Ferramentas de relatório - guia Design para adicionar gráficos, tabelas, texto e imagens.
Chart- Cria um gráfico comparando Trabalho Real, Trabalho Restante e Trabalho por padrão. Use o painel Lista de campos para escolher diferentes campos para comparar. A aparência do gráfico pode ser alterada clicando nas guias Ferramentas de Gráfico, Design e Layout.
Table- Cria uma mesa. Use o painel Lista de campos para escolher quais campos exibir na tabela (nome, início, término e% concluído aparecem por padrão). A caixa de nível de contorno permite que você selecione quantos níveis no contorno do projeto a tabela deve mostrar. A aparência da tabela pode ser alterada clicando nas guias Ferramentas de Tabela, Design e Layout.
Comparison- Cria dois gráficos lado a lado. Os gráficos terão os mesmos dados no início. Você pode clicar em um dos gráficos e escolher os dados que deseja no painel Lista de campos para começar a diferenciá-los.