SAP MM - Processo de Aquisição
Cada organização adquire materiais ou serviços para atender às suas necessidades de negócios. O processo de compra de materiais e obtenção de serviços de fornecedores ou revendedores é denominado aquisição. A aquisição deve ser feita de forma que os materiais sejam solicitados na quantidade correta, com o valor adequado no momento adequado. Está subdividido nas seguintes partes -
- Aquisições básicas
- Aquisições Especiais
Aquisições básicas
A aquisição básica é um processo de aquisição de bens ou serviços na quantidade certa, no preço certo e no momento certo. No entanto, é fundamental manter o equilíbrio certo entre quantidade, preço e tempo. Considere o seguinte exemplo -
As organizações tentam manter os níveis de estoque no mínimo, devido aos preços associados a altos níveis de estoque; ao mesmo tempo, pode ser prejudicial interromper a produção devido à escassez de matérias-primas.
Frequentemente, é necessário obter o preço mínimo para um produto ou serviço; no entanto, é igualmente importante manter um equilíbrio entre a disponibilidade do produto, a qualidade e as relações com o fornecedor (vendedor).
Ciclo de vida de aquisições
Aquisições na maioria das organizações modernas seguem algumas etapas sequenciais que são descritas abaixo -
Requisito e coleta de informações
O processo de aquisição começa com a coleta de informações sobre um produto e sua quantidade. Então, para os produtos e serviços exigidos, é necessário procurar fornecedores que possam atender aos requisitos.
Contato do fornecedor
Depois de reunir os requisitos, procura-se os fornecedores que podem cumprir esses requisitos. A partir daí, os pedidos de cotação ou de informação são enviados aos fornecedores ou contactados diretamente.
Revisão de Background
Uma vez que o fornecedor é conhecido, a qualidade do produto / serviço é verificada, e quaisquer necessidades de serviços como instalação, garantia e parâmetros de manutenção são investigadas. Algumas amostras dos produtos podem ser obtidas para exame de qualidade.
Negociação
Algumas negociações são feitas com os fornecedores quanto a preço, disponibilidade e cronograma de entrega dos produtos / serviços. Depois disso, é assinado um contrato que é um documento legal vinculativo entre o fornecedor e a parte solicitante. Um contrato incluirá todas as informações necessárias, como preço e quantidade de material, data de entrega, etc.
Cumprimento de Pedidos
O material pedido é despachado, entregue ao solicitante e o fornecedor é pago em conformidade. Treinamento e instalação de produtos ou serviços também podem ser incluídos.
Consumo, manutenção e descarte
À medida que os produtos / serviços são consumidos, o desempenho dos produtos ou serviços é avaliado e qualquer suporte de serviço de acompanhamento, se necessário, é analisado.
Renovação de contrato
Depois que os produtos ou serviços são consumidos ou o contrato expira e precisa ser renovado, ou o produto ou serviço deve ser pedido novamente, a experiência com os fornecedores e prestadores de serviço é revisada. Se os produtos ou serviços forem solicitados novamente, a empresa decide entre fazer o pedido do fornecedor anterior ou pensar em novos fornecedores.
Atividades básicas de aquisição
A figura a seguir ilustra o fluxo das atividades básicas de aquisição -
Uma breve introdução das atividades de aquisição é fornecida abaixo -
| Sr. Não. | Atividades e descrição de aquisições |
|---|---|
| 1 | Determination of requirement É a subdivisão lógica onde é determinado quais materiais ou serviços são necessários e qual fornecedor pode atender aos requisitos. |
| 2 | Creating Purchase Requisition É a fase em que o departamento de compras é informado sobre a solicitação de itens ou serviços. Uma requisição é um documento interno. |
| 3 | Creating Purchase Order É a fase em que um pedido é criado a partir da requisição e é aprovado e atribuído a um fornecedor. |
| 4 | Goods receipt/ Invoice Received É a fase em que o material é recebido pela empresa e seu estado e qualidade estão sendo fiscalizados. Nesta fase, uma fatura é recebida do fornecedor (vendedor). |
| 5 | Invoice verification/ Vendor Payment É a fase em que o fornecedor (vendedor) recebe da empresa e a conciliação da fatura e do pedido é realizada. |
Tipo de aquisição básica
Existem dois tipos de aquisição básica -
Aquisição para estoque vs consumo
Compras Externas vs. Internas
Aquisição para estoque vs consumo
Os pontos a seguir mostram a diferença de Aquisição para Estoque vs. Consumo -
Procurement for Stock- Um material de estoque é aquele que é mantido em estoque. Esses materiais são mantidos em estoque assim que recebidos do fornecedor. O estoque desse material continua aumentando ou diminuindo com base na quantidade de quantidade recebida ou emitida. Para pedir um material para estoque, o materialmust ter um registro mestre no sistema.
Procurement for Direct Consumption- Quando a compra for para consumo direto, ou seja, será consumida assim que for recebida, o usuário deve especificar a finalidade de consumo. Para pedir um material para consumo, o materialmay ter um registro mestre no sistema.
Compras Externas vs. Internas
Os pontos a seguir mostram a diferença entre Aquisições Externas e Internas -
External procurement- É o processo de aquisição de bens ou serviços de fornecedores externos. Existem três formas básicas de compras externas geralmente suportadas pelo componente de compras do sistema de TI.
One-time orders geralmente são usados para materiais e serviços solicitados de forma irregular.
Longer-term contracts with the subsequent issue of release orders- Para materiais que estão sendo pedidos regularmente e em grandes quantidades, podemos negociar um acordo com o fornecedor (vendedor) para preços ou condições e registrar em um contrato. Em um contrato, você também especifica a data de validade.
Longer-term scheduling agreements and delivery schedules - Se um material é pedido diariamente e deve ser entregue de acordo com uma programação de tempo exata, você define um programa de remessas.
Internal Procurement- Grandes organizações corporativas podem possuir vários negócios ou empresas separadas. Aquisição interna é o processo de obtenção de materiais e serviços de empresas idênticas. Portanto, cada uma dessas empresas mantém um sistema de contabilidade completo com Balanço, Lucros e Prejuízos separados para que, quando ocorrer comércio entre elas, seja registrado.
Aquisições Especiais
Os estoques especiais são os estoques administrados de forma diferenciada, pois esses estoques não pertencem à empresa. Os estoques especiais são mantidos em algum local específico. Compras especiais e tipos de estoque especiais são divididos nas seguintes categorias -
Estoque em consignação
Os estoques em consignação são aqueles materiais que estão disponíveis em nossa loja, porém ainda pertencem ao fornecedor (vendedor) do material. Se você utilizar o material de estoques em consignação, deverá pagar ao fornecedor.
Processamento de Terceiros
No processamento de terceiros, uma empresa repassa um pedido de venda ao fornecedor externo associado (vendedor), que envia as mercadorias diretamente ao cliente. A ordem do cliente não é processada pela empresa, mas pelo fornecedor (vendedor). Os itens de terceiros podem ser inseridos em requisições de compra, ordens de compra e ordens de venda.
Manuseio de pipeline
No manuseio de dutos, a empresa não precisa solicitar ou armazenar o material envolvido. Ele pode ser obtido como e quando necessário por meio de um oleoduto (por exemplo, óleo ou água) ou outro tipo de cabo (como eletricidade). O material consumido é liquidado com o fornecedor (vendedor) regularmente.
Estoque de transporte retornável
A empresa encomenda mercadorias de um fornecedor (vendedor). As mercadorias são entregues com embalagens de transporte retornáveis (paletes, contêineres) que pertencem ao vendedor (vendedor) e ficam armazenadas nas instalações do cliente até a sua devolução à empresa.
Subcontratação
O fornecedor (o subcontratado) recebe os componentes do solicitante com a ajuda do qual produz um produto. O produto é solicitado pela sua empresa por meio de um pedido de compra. Os componentes exigidos pelo fornecedor (vendedor) para fabricar o produto pedido são listados no pedido de compra e fornecidos ao subcontratado.
Transferência de estoque usando pedido de transporte de estoque
Os bens são adquiridos e fornecidos dentro de uma empresa. Um centro encomenda as mercadorias internamente de outro centro (centro receptor / centro emissor). As mercadorias são supridas com um tipo especial de pedido - o pedido de transferência de estoque. Você poderá solicitar e monitorar a transferência de mercadorias com um pedido de transferência de estoque.