มารยาททางธุรกิจ - คู่มือฉบับย่อ

ไม่ว่าคุณจะไปที่ใดผู้คนต่างคาดหวังให้คุณประพฤติตัวในสังคม อาจมีขนบธรรมเนียมและประเพณีที่แตกต่างกันเล็กน้อยที่คุณต้องเคารพ อย่างไรก็ตามความคาดหวังเหล่านี้ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องธรรมดา ตัวอย่างเช่นการยิ้มเป็นสัญญาณที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากลของคนที่เป็นมิตร ในทางกลับกันการทำหน้าบึ้งและหยาบคายในขณะที่โต้ตอบถือเป็นการไม่สุภาพ

ใน "มารยาททางธุรกิจ" เราจะพูดถึงมารยาทที่โลกธุรกิจ / องค์กรคาดหวังจากพนักงานและสิ่งที่คุณควรทำเพื่อให้เป็นไปตามความคาดหวังของพวกเขา ช่วยในการสร้างเครือข่ายนักธุรกิจที่ดีและเป็นบวก

นอกจากนี้เรายังจะหารือเกี่ยวกับมารยาททางธุรกิจเกี่ยวกับอนุสัญญาที่กำหนดขึ้นของการติดต่อทางธุรกิจและความคาดหวังทางวัฒนธรรมต่างๆ

ในบางส่วนของโลกการเริ่มต้นการประชุมด้วยการพูดคุยกันอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับธุรกิจถือเป็นเรื่องหยาบคายและมีบางสถานที่ที่การพูดคุยทางธุรกิจขณะรับประทานอาหารถือว่าไม่เหมาะสม ด้วยกระแสโลกาภิวัตน์เราไม่สามารถที่จะเพิกเฉยต่อวัฒนธรรมที่แตกต่างที่เราอาศัยอยู่ได้

มารยาททางธุรกิจคือชุดของความอ่อนไหวทางสังคมอาชีพและวัฒนธรรมที่บุคคลนั้นคาดว่าจะมีเพื่อที่จะได้รับการพิจารณาว่าเป็นนักธุรกิจที่มีข้อมูลดีและมีไหวพริบทางธุรกิจที่เหมาะสม มารยาททางธุรกิจมุ่งเน้นไปที่ความสุภาพในการปฏิสัมพันธ์กับผู้คนเป็นหลักและให้ความเคารพพวกเขาในขณะที่จัดการกับพวกเขาในแบบที่คุณคาดหวัง

ความสุภาพและความเคารพนี้ไม่ได้ จำกัด เฉพาะการประชุมที่จัดขึ้นด้วยตนเองเท่านั้น ในความเป็นจริงระดับของความเคารพซึ่งกันและกันและวิธีที่สุภาพในการพูดกับผู้คนและการติดต่อกับพวกเขายังขยายไปถึงอีเมลธุรกิจการสนทนาทางโทรศัพท์และจดหมายธุรกิจด้วย

มารยาททางธุรกิจเป็นเครื่องมือสำคัญในการเชื่อมช่องว่างและพัฒนาเครือข่ายที่รวดเร็วของนักธุรกิจที่มีความประทับใจในทักษะระหว่างบุคคลและความอ่อนไหวทางวัฒนธรรมของคุณ

อย่างไรก็ตามควรระลึกไว้เสมอว่ามารยาททางธุรกิจแตกต่างกันไปในแต่ละสถานที่ ชุดของมารยาทที่อาจได้รับความสนใจอย่างสูงในประเทศหนึ่งอาจไม่จำเป็นต้องมีการปฏิบัติอย่างใกล้ชิดในอีกประเทศหนึ่งและในความเป็นจริงอาจถูกมองว่าแปลกหรือหยาบคายในบางครั้ง

คนส่วนใหญ่เข้าใจผิดว่ามารยาททางธุรกิจเป็นเพียงการศึกษาความแตกต่างทางวัฒนธรรมและวิธีที่สามารถทำลายอุปสรรคระหว่างวัฒนธรรมได้ อย่างไรก็ตามความจริงของเรื่องนี้ก็คือวัฒนธรรมที่หลากหลายและการศึกษาของพวกเขาเป็นเพียงส่วนหนึ่งของมารยาททางธุรกิจ

วัฒนธรรมองค์กรมีวัฒนธรรมที่ชัดเจน อาจไม่จำเป็นต้องเป็นสถานที่ทำงานระหว่างวัฒนธรรม แต่ยังมีกฎและจรรยาบรรณที่ไม่ได้เขียนไว้มากมายที่มีอยู่และปฏิบัติตามอย่างชำนาญ

บรรทัดฐานเหล่านี้ถือปฏิบัติและปฏิบัติตามทั้งระหว่างและภายใน บริษัท ตัวอย่างเช่นพนักงานได้รับคำชื่นชมจากลูกค้าที่เลือกแต่งกายด้วยชุดทางการในที่ประชุมแม้ว่าจะไม่มีการแต่งกายที่เข้มงวดก็ตาม

สิ่งที่น่าสนใจที่ควรทราบก็คือความเข้าใจของใครบางคนเกี่ยวกับมารยาททางธุรกิจอาจได้รับอิทธิพลและบางครั้งก็ถูก จำกัด ด้วยปัจจัยหลายอย่างที่แพร่หลายในสถานที่ทำงานของเขา

สิ่งต่างๆเช่นพันธกิจของ บริษัท สายผลิตภัณฑ์ภาพลักษณ์การรับรู้มูลค่าแบรนด์การเข้าถึงคู่ค้าทางธุรกิจนักลงทุนลูกค้าและลูกค้าล้วนมีอิทธิพลต่อความคิดและความสำคัญของมารยาทในจิตใจของพนักงานของ บริษัท

เราสร้างความประทับใจเกี่ยวกับบุคคลภายในไม่กี่วินาทีที่ได้พบเขา ความรู้สึกในการตัดสินบุคคลโดยไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับเขาเป็นคุณภาพที่สร้างขึ้น

ความสามารถนี้ในการสร้างความประทับใจให้กับบุคคลได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้เราสามารถจัดหมวดหมู่เขาในหมวดหมู่ "เพื่อน" ช่วยให้เราเตรียมตัวสำหรับการป้องกันตัวเอง มันเปิดใช้งานกลไกการป้องกันแบบ "ต่อสู้หรือบิน" ซึ่งเราจะดำเนินการตามนั้น ในแง่สมัยใหม่สัญชาตญาณนี้มีคำว่า "ความประทับใจครั้งแรก"

เรามักจะเคารพความรู้สึกของเราและรับฟังเสียงภายในของเรามากกว่าคำอธิบายที่เป็นเหตุเป็นผลใด ๆ และสิ่งนี้ก่อให้เกิดคุณภาพพื้นฐานในมนุษย์ทุกคน นั่นคือเหตุผลที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าเมื่อคุณพบใครเป็นครั้งแรกเราควรพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้ได้รูปลักษณ์ที่สมบูรณ์แบบและนำเสนอภาพลักษณ์ที่สมบูรณ์แบบ

การรู้จักมารยาทไม่เพียง แต่จะทำให้เราเข้าใจความรู้สึกอ่อนไหวของอีกฝ่ายเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เราแสดงความประทับใจของสุภาพบุรุษหรือผู้หญิงได้อีกด้วย มันจะช่วยในการก้าวไปข้างหน้าอย่างดีที่สุดเพื่อให้การสนทนาที่ตามมานั้นมุ่งเน้นไปที่หัวข้อทางธุรกิจมากกว่าที่คุณจะมองออกไปนอกสถานที่

ลองนึกถึงครั้งแรกที่คุณได้พบใครบางคนในการประชุมทางธุรกิจ อาจเป็นการสัมภาษณ์งานหรือมีโอกาสโต้ตอบกับผู้คนจากอุตสาหกรรม

• What were the initial impressions you had when you met him?

• What were the thoughts going through your mind after the meeting?

• How would you describe him given an opportunity?

ดาวน์โหลดแผ่นลองด้วยตัวเอง

มาเล่นเกมทายใจกัน! คุณได้รับภาพสองภาพของคนสองคนที่แตกต่างกัน คุณต้องเดารายละเอียดต่อไปนี้เกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ขึ้นอยู่กับความประทับใจแรกที่พวกเขาทำกับคุณ คุณไม่จำเป็นต้องถูกต้องกับคำตอบของคุณและอย่าคิดมากก่อนที่จะให้คำตอบ แนวคิดคือการจับภาพว่าคุณจะตีความรูปลักษณ์ของพวกเขาอย่างไร

ผู้หญิง	ชาย
พวกเขาถูกเลี้ยงดูที่ไหน?
เมือง b) เมือง c) หมู่บ้าน	เมือง b) เมือง c) หมู่บ้าน
อาหารโปรดของพวกเขาคืออะไร?
พิซซ่า b) พัลส์ ค) Pita Naan	พิซซ่า b) พัลส์ ค) Pita Naan
พวกเขาฟังเพลงอะไร?
ก) คลาสสิก b) ประเทศ c) แจ๊ส	ก) คลาสสิก b) ประเทศ c) แจ๊ส
พวกเขาจะทำอะไรในยามว่าง?
ก) การอ่าน b) การทำอาหาร c) การทำสวน	ก) การอ่าน b) การทำอาหาร c) การทำสวน
รถในอุดมคติของพวกเขาจะเป็นอย่างไร?
ก) Audi b) โตโยต้า c) Lamborghini	ก) Audi b) โตโยต้า c) Lamborghini
งานในอุดมคติของพวกเขาคืออะไร?
ก) พ่อครัว b) เย็บปักถักร้อย c) การปฏิบัติตามกฎหมาย	ก) พ่อครัว b) เย็บปักถักร้อย c) การปฏิบัติตามกฎหมาย

ดาวน์โหลดแผ่นลองด้วยตัวเอง

ไม่ว่าคุณจะมีความคิดที่คิดไว้ล่วงหน้าใด ๆ เกี่ยวกับทั้งคู่ฉันอยากจะพูดถึงว่าริชาร์ดชอบขับรถฟอร์ดไปที่ร้านอาหารของเขาทุกเช้าและชอบใช้เวลากับลูกค้าของเขาในขณะที่เขาปรุงพิซซ่าร้อนๆและ พาย

หลังจากที่เขาปิดร้านในตอนเย็นเขาก็ขับรถกลับไปที่บ้านไร่ของเขาพร้อมกับฮัมเพลง "ฉันเดินสาย" ของ Johnny Cash ไปตลอดทาง ไม่มีรางวัลสำหรับทายงานอดิเรกของเขา

คุณคิดว่าจะเห็นด้วยกับฉันกี่คนถ้าฉันจะบอกคุณว่าผู้ชายในภาพด้านบนคือริชาร์ดจริง ๆ ?

คุณคาดหวังไว้หรือไม่?

คุณสังเกตไหมว่ารูปลักษณ์สำคัญแค่ไหนในขณะที่สร้างความประทับใจครั้งแรก คน ๆ หนึ่งไม่รู้อะไรเกี่ยวกับคุณและไม่มีความคิดเกี่ยวกับคุณสมบัติของคุณก่อนที่จะพบคุณ สิ่งแรกที่เขาสังเกตเห็นเกี่ยวกับคุณคือรูปลักษณ์ของคุณ

พฤติกรรมขององค์กรอาจแตกต่างกันไปอย่างมากในแต่ละ บริษัท แต่ก็เป็นเรื่องน่าแปลกใจสำหรับหลาย ๆ คนที่พฤติกรรมขององค์กรสามารถและแตกต่างกันไปใน บริษัท ด้วยเช่นกัน มารยาทก็จะแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคลขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังโต้ตอบกับใคร

ตัวอย่างเช่นภาษากายความถูกต้องในการพูดการเลือกคำพูดที่เหมาะสมและความชัดเจนในการนำเสนอจะแตกต่างกันไปเมื่อคุณคุยกับหัวหน้าหรือหัวหน้างานของคุณเมื่อเทียบกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ในระดับเดียวกับคุณ

คุณจะรู้สึกผ่อนคลายมากยิ่งขึ้นเมื่อบุคคลนั้นเป็นเพื่อนสนิท ในทำนองเดียวกันคุณสามารถข้ามขั้นตอนต่างๆในการตกแต่งได้อย่างง่ายดายเมื่อเพื่อนของคุณเชิญคุณไปที่สถานที่ของคุณ หากเจ้านายของคุณเชิญคุณมาทานอาหารค่ำมารยาทของคุณก็จะแตกต่างออกไป

มารยาททางธุรกิจไม่จำเป็นต้องพูดถึงความอ่อนไหวในการแต่งกายทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์และความสามารถในการพูดในที่สาธารณะ แม้ว่าจะต้องการคุณสมบัติเหล่านี้ แต่ก็มีคุณสมบัติอื่น ๆ ที่สำคัญไม่แพ้กัน

Here is a list of such important qualities -

ตรงต่อเวลา

คนตรงเวลาคือคนที่พึ่งพาได้ นี่คือความประทับใจโดยทั่วไปที่คนตรงต่อเวลาสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิผลในใจของคนจำนวนมาก คนที่เห็นคุณค่าของเวลาของเขาจะไม่ชื่นชมการรอคอยคนอื่นและคนอื่น ๆ ที่รอเขา

การเตรียมความพร้อม

บุคคลควรได้รับการแจ้งข้อมูลอย่างดีและเตรียมพร้อมที่จะให้ข้อมูลโดยละเอียดในหัวข้อใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานและความรับผิดชอบของเขาในเวลาใดก็ตาม สิ่งนี้สร้างความประทับใจในการเป็นคนที่มีไหวพริบ

สุภาพ

คุณต้องมีมารยาทกับทุกคนที่คุณมีปฏิสัมพันธ์ด้วยแทนที่จะ จำกัด มารยาทเฉพาะคนที่คุณคิดว่าสมควรได้รับเท่านั้น เมื่อคุณทำงานในองค์กรที่มีคนเก่งและสร้างสรรค์มากมายอยู่ในนั้นก็มีโอกาสที่ไอเดียจะปะทะกันได้เสมอ ในกรณีนี้คุณต้องจัดการกับความคิดที่เป็นปฏิปักษ์ไม่ใช่บุคคล

การแสดงความคิดอย่างเหมาะสม

มีหลายครั้งที่ความคิดของคุณจะชัดเจนในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง แต่การเลือกใช้คำพูดของคุณอาจส่งสัญญาณที่หลากหลายไปยังผู้ฟัง หลายคนจบลงด้วยการถูกอ้างถึงและเข้าใจผิดเนื่องจากขาดการเชื่อมต่อกับคนที่ฟังคุณ คุณควรเตรียมการนำเสนอของคุณอย่างละเอียดก่อนและมีความเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับคำศัพท์แต่ละคำและวิธีการตีความที่แตกต่างกัน ก้าวเข้ามาเพื่อล้างความเข้าใจผิดที่ผู้คนอาจมีในประเด็น

การมีส่วนร่วม

บริษัท ต่างๆคาดหวังมากมายจากคุณ ความคาดหวังเหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบของเป้าหมายเฉพาะซึ่ง บริษัท กำหนดไว้สำหรับคุณ ในช่วงเวลาดังกล่าวเป็นเรื่องง่ายมากที่จะหันหลังให้กับการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณและพูดว่า -“ นั่นไม่ใช่ปัญหาของฉัน” อย่างไรก็ตามปัญหานั้นอาจเป็นปัญหาของคุณในอนาคตอันใกล้นี้ ดังนั้นพยายามมีส่วนร่วมในกระบวนการแก้ปัญหา

แต่งกายอย่างถูกต้อง

วิธีที่คุณมองเมื่อคุณพบใครสักคนเป็นครั้งแรกจะช่วยสร้างการรับรู้เกี่ยวกับคุณในจิตใจของบุคคลนั้นได้เป็นอย่างดี นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรเลือกเสื้อผ้าที่คุณควรสวมใส่ เสื้อผ้าของคุณไม่ควรดึงดูดความสนใจเข้าหาตัวเองมากเกินไป แต่งกายอย่างระมัดระวัง แต่เป็นมืออาชีพ

การแต่งกายของนักธุรกิจมักเป็นคำถามเกี่ยวกับสามัญสำนึกที่เกิดขึ้นในขณะที่ตัดสินใจว่าจะสวมใส่อะไรในสถานที่ทำงาน อย่างไรก็ตามภัยพิบัติจากการแต่งตัวยังคงเกิดขึ้นโดยเฉพาะในช่วงฤดูร้อนที่คุณอาจพบเพื่อนร่วมงานแต่งตัวไปทำงานด้วยอาการเมาค้างแบบ "วันที่ชายหาด"

สาเหตุที่ข้อผิดพลาดในการแต่งคิ้วเกิดขึ้นก็คือหลาย บริษัท โดยเฉพาะธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้นและธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางได้ผ่อนคลายบรรทัดฐานจนแทบไม่มีบรรทัดฐานในการแต่งกาย แม้ว่าจะมีกฎระเบียบการแต่งกาย แต่บางครั้งก็คลุมเครือและคลุมเครือ ในสถานการณ์เช่นนี้ขอแนะนำให้ทำผิดในส่วนของการแต่งกายที่ "เป็นทางการเกินไป" แทนที่จะแต่งตัวไม่เป็นทางการพอที่จะเลิกคิ้ว

A few common errors people make in business dressing are −

• Ill-Fitting Clothes- เสื้อผ้าที่ใหญ่เกินไปจะทำให้คุณดูมีพุงและเสื้อผ้าที่รัดรูปเกินไปจะเน้นรูปร่างในแบบที่ไม่เป็นทางการ ในการประชุมคุณไม่ต้องการให้ความสนใจเปลี่ยนจากตัวคุณและการนำเสนอของคุณไปที่เสื้อผ้าของคุณ

• Wearing Short Skirts/Sleeves- กระโปรงและแขนสั้นดึงดูดความสนใจไปที่ขาและมือของคุณเมื่อคุณนั่งลง นั่นเป็นการเบี่ยงเบนความสนใจของผู้ฟังและดูไม่เป็นมืออาชีพ

• Wearing Short Socks- ถุงเท้าสั้นหรือถุงเท้าหลบตาจะเผยให้เห็นผิวหนังและทำให้เสียสมาธิขณะไขว้ขาหรือนั่งลง เสมอไปสำหรับถุงเท้าที่ครอบคลุม 3/4 ^THระยะทางจากข้อเท้าหัวเข่าที่ หลีกเลี่ยงการสวมถุงเท้าสีขาวเมื่อพวกเขาสังเกตเห็นตัวเองทันที

• Low-Cut or Plunging Tops - เช่นเดียวกับกระโปรงสั้นสิ่งนี้จะรบกวนผู้สัมภาษณ์และดูไม่เหมือนใครในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพที่ต้องแต่งกายแบบอนุรักษ์นิยม

• Improper Color Choices- สีเช่นเขียวเหลืองแดง ฯลฯ ไม่ได้ไปได้ดีในแวดวงองค์กร พวกเขาไม่เพียงดึงดูดความสนใจเข้าหาตัวเอง แต่ยังดูไม่เป็นมืออาชีพอีกด้วย

• Clothes with Quotes, Pictures or Designs- สิ่งนี้ให้รูปลักษณ์ที่เป็นทางการและไม่จริงจังกับผู้ให้สัมภาษณ์ มีความเสี่ยงที่ผู้คนจะเชื่อมโยงคำขวัญและคำขวัญบนเสื้อยืดเพื่อเป็นมุมมองส่วนตัวของคุณ

• Poorly-Maintained Shoes- รองเท้าเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งในชุดธุรกิจของคุณ รองเท้าเป็นการประกาศถึงการมาถึงของคุณก่อนที่คุณจะมีปฏิสัมพันธ์กับใครสักคนด้วยเหตุนี้มันจึงดึงดูดความสนใจได้มาก ด้วยเหตุนี้รองเท้าของคุณจึงควรสะอาดและขัดเงาอยู่เสมอ

• Not Dressing Formally For Business Social Events- แม้แต่งานเลี้ยงอาหารค่ำที่บ้านของเจ้านายก็เป็นโอกาสทางธุรกิจที่เป็นทางการ ดังนั้นแต่งตัวตาม กฎทั่วไปเกี่ยวกับการแต่งกายเพื่อธุรกิจที่ไม่เป็นทางการคือควรถือว่าเป็นเสื้อผ้าที่เป็นทางการ

• Improper Grooming- เล็บที่ไม่คลายลมหายใจที่มีกลิ่นและผมรุงรังล้วนเป็นสีแดง หากคุณเป็นคนหนึ่งที่มีเหงื่อออกมากควรใช้ผลิตภัณฑ์ระงับกลิ่นกายเพื่อป้องกันเหงื่อ อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่าการประชุมส่วนใหญ่จะอยู่ในห้องปรับอากาศซึ่งมีอากาศบริสุทธิ์เข้ามาในห้องน้อยมาก ดังนั้นควรใส่น้ำหอมหรือผลิตภัณฑ์ระงับกลิ่นกายที่มีกลิ่นหอมอ่อน ๆ

นอกจากเคล็ดลับที่กล่าวถึงในที่นี้แล้วยังมีบางส่วนที่ต้องดูแลก่อนที่คุณจะเข้าไปในสถานที่และเคาะประตูนั้นในที่สุด ให้เราหารือเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ -

เคล็ดลับสุดท้ายสำหรับการกรูมมิ่ง

• หลีกเลี่ยงรองเท้าที่มีเสียงดังและส่งเสียงดังเพราะจะรบกวนและทำให้ทุกคนเสียสมาธิ

• กระเป๋ากางเกงด้านข้างไม่ควรไปเบียดกับโทรศัพท์มือถือกระเป๋าสตางค์ ฯลฯ เพราะจะทำให้ขาดูใหญ่

• การเจาะตามร่างกายที่เห็นได้ชัดเจนควรปกปิดรอยสักเนื่องจากรอยสักมีความยาวเกี่ยวข้องกับพฤติกรรมกบฏ

• ห้ามสูบบุหรี่หรือรับประทานอาหารที่มีกลิ่นก่อนสัมภาษณ์ ใช้น้ำยาเพิ่มกลิ่นลมหายใจ.

• ทำความสะอาดเล็บและฟันอย่างถูกต้อง

อ่านประโยคต่อไปนี้และระบุว่าจริงหรือเท็จ ให้คำอธิบายของคุณด้วย

• สีที่สดใสและสดใสเช่นสีชมพูและสีเขียวได้รับการสนับสนุนในสำนักงาน

• หาก บริษัท สนับสนุนให้พนักงานสวมชุดลำลองและรองเท้าบู้ทไปที่ทำงานคุณสามารถแต่งตัวเพื่อสัมภาษณ์กับพวกเขาได้เช่นกัน

• บาง บริษัท อาจปฏิบัติตามคำสั่งของพนักงานที่ไม่มีผมหน้าหรือผมยาว

• อาจมีการเปิดเผยรอยสักและการเจาะร่างกายระหว่างการสัมภาษณ์เนื่องจากเป็นความชอบส่วนบุคคล

• งานแรกของคุณคือตอบสนองความคาดหวังของคุณก่อนแล้วจึงทำอย่างอื่น

• ตู้เสื้อผ้ามืออาชีพต้องมีราคาแพงและเต็มไปด้วยเสื้อผ้าแบรนด์เนม

• คุณต้องพยายามดึงดูดความสนใจของตัวเองให้มากที่สุดด้วยความรู้สึกของคุณในการแต่งตัวเพื่อที่คุณจะสามารถดึงดูดความสนใจของผู้สัมภาษณ์และโดดเด่นในฝูงชน

• คุณสามารถผ่อนคลายกับการแต่งกายและการดูแลตัวเองได้เมื่อทำงานกับ บริษัท

• การแต่งตัวเพื่อความสำเร็จหมายความว่าเสื้อผ้าของคุณมีราคาแพงกว่าของใคร ๆ

• วิธีที่ดีที่สุดในการแต่งตัวไปสัมภาษณ์งานคือใส่สูท

• เสื้อเชิ้ตที่มีลายตารางและลายตารางเป็นที่ยอมรับใน บริษัท ต่างๆ

• คุณสามารถแต่งกายสบาย ๆ และไม่เป็นทางการสำหรับการสัมภาษณ์หาก บริษัท ของคุณอนุญาตให้พนักงานแต่งกายแบบสบาย ๆ

• ในขณะที่แต่งตัวไปทำงานผู้หญิงสามารถมีอิสระได้ด้วยเครื่องประดับ

ดาวน์โหลดแผ่นลองด้วยตัวเอง

เมื่อเราได้รับเชิญให้ไปงานเลี้ยงวันเกิดของเจ้านายในสถานที่ของเขาเราจะไม่สามารถแต่งตัวแบบที่เราอยากให้เป็นงานวันเกิดของเพื่อนที่ดีที่สุดของเราได้ จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงไม่เพียง แต่การแต่งกายของเราเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลักษณะที่เราปฏิบัติตนด้วย

กล่าวอีกนัยหนึ่งเราจำเป็นต้องปฏิบัติต่อผู้ได้รับเชิญสำหรับการสังสรรค์ที่เกี่ยวข้องกับการพบปะเพื่อนร่วมงานของคุณเช่นเดียวกับที่คุณปฏิบัติต่อวันที่สำนักงานข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือที่นี่คุณมีเสรีภาพที่จะพูดคุยเกี่ยวกับชีวิตครอบครัวและหัวข้ออื่น ๆ ที่โดยทั่วไปคุณจะไม่มีเวลาพูดถึงในชีวิตการทำงานของคุณ

สองสถานการณ์ที่เกิดขึ้นเรียกร้องความต้องการที่จะเข้าใจความจำเป็นในการมีมารยาทในการรับประทานอาหารและเรียนรู้ - หนึ่งถ้าคุณเป็นเจ้าภาพในการพบปะสังสรรค์และสถานการณ์ที่สองถ้าคุณเป็นแขก

เมื่อคุณเป็นเจ้าภาพ

เลือกร้านอาหารที่เอื้อต่อการจัดประชุมขนาดใหญ่และให้บริการที่ดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำการจองและจัดที่นั่งอย่างเพียงพอ ชี้แจงจำนวนเงินที่เรียกเก็บและความพร้อมของเมนูที่ต้องการก่อนการประชุม

• มาถึงก่อนเวลา 15 นาทีในวันประชุมและแนะนำผู้คนให้รู้จักกันหากบางคนไม่ได้รับการแนะนำให้รู้จักกันก่อนหน้านี้ เสนอที่นั่งที่มีมุมมองที่ดีที่สุดสำหรับแขกคนสำคัญของคุณ

• ในขณะที่สั่งอาหารพยายามแนะนำว่าอะไรดีที่สุดของอาหารทั้งหมดที่มีอยู่ในเมนูหากใครยังไม่แน่ใจว่าจะเลือกอะไรดี หากนั่นเป็นแนวทางที่ตรงเกินไปคุณสามารถช่วยเขาด้วยวิธีที่แตกต่างออกไปโดยบอกให้เขารู้ว่าคุณกำลังสั่งอะไรเพื่อที่เขาจะได้รับคำใบ้

• ต้องดำเนินการสั่งซื้อก่อนที่คุณจะเริ่มพูดคุยธุรกิจกับใครบางคน มิฉะนั้นจะมีความวุ่นวายมากมายกับพนักงานเสิร์ฟที่ถามคุณซ้ำ ๆ เกี่ยวกับคำสั่งซื้อของคุณ นอกจากนี้แขกผู้เข้าพักจะได้รับความสนใจเป็นอย่างมากในการสั่งซื้อหรือฟังการสนทนาทางธุรกิจของคุณ

• หากการประชุมคือการเฉลิมฉลองความสำเร็จหรือเพื่ออุทิศให้กับใครบางคนหรือเป็นการจัดงานเลี้ยงแสดงความยินดีเพื่อเป็นเกียรติแก่ใครบางคนก็เป็นเรื่องดีที่จะพูดอะไรบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้และทำขนมปังชิ้นเล็ก ๆ เหมาะอย่างยิ่งที่จะปิ้งขนมปังในขณะนั่ง เพียงแค่ยกแก้วของคุณขึ้นและเมื่อคนอื่นทำตามชุดคุณสามารถพูดอะไรบางอย่างได้ตรงประเด็นและจบลง

• ใส่ใจกับความต้องการของทุกคนในโต๊ะและคอยสังเกตความชอบของพวกเขาซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับการประชุมในอนาคต คุณอาจเห็นว่าหัวหน้าแขกของคุณชอบอาหารทะเลดังนั้นคุณอาจนัดพบกันครั้งต่อไปในสถานที่ที่มีอาหารทะเลรสชาติดี

• พยายามให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการสนทนาและเป็นผู้อำนวยความสะดวกในการนำผู้คนเข้าร่วมการอภิปรายนำมุมมองและประสบการณ์เข้ามามีส่วนร่วมด้วย วิธีนี้จะช่วยให้ผู้คนหลุดพ้นจากการยับยั้งการพบปะกับใครบางคนเป็นครั้งแรกและจะกระตุ้นให้พวกเขาเป็นตัวของตัวเอง

เมื่อคุณเป็นแขก

ตอบกลับคำเชิญทุกครั้งทันที คำตอบของคุณจะช่วยเจ้าภาพในการจัดระเบียบและประสานงานการประชุมดังนั้นพยายามตอบให้เร็วที่สุด

• ควรมาถึงก่อนเวลาและแจ้งก่อนเวลาเสมอหากคุณจะมาสายเกินห้านาที ใช้โอกาสนี้เสมอเพื่อขอให้เจ้าภาพของคุณแนะนำคุณเกี่ยวกับสิ่งที่คุณควรสั่งเพื่อทำลายน้ำแข็ง

• หลายครั้งคุณจะเจอโฮสต์ใจดีที่จะขอให้คุณสั่งสิ่งที่คุณต้องการ แม้ว่าคุณจะได้รับสิทธิ์ในการเลือกอาหารฟรี แต่จงระมัดระวังในขณะสั่งและอย่าใช้โอกาสนี้ในการสั่งอาหารที่มีราคาแพงอย่างฟุ่มเฟือย คุณมีแนวโน้มที่จะเสียเปรียบเจ้าภาพด้วยวิธีนั้น

• มักจะสั่งบางอย่างในช่วงงบกลางที่จะไม่ดึงดูดความสนใจของตัวเองและกินง่าย อย่าสั่งอาหารที่ไหลเลอะเทอะเพราะอาจทำให้เสื้อผ้าของคุณเปื้อนได้ พยายามสั่งอาหารที่สามารถกินได้ง่ายด้วยช้อนส้อมซึ่งตรงข้ามกับอาหารที่คุณต้องใช้มือในการรับประทาน

• เหตุผลก็คืออาจมีคนมาถึงโต๊ะช้าที่นั่งข้างๆคุณและยื่นมือมาทักทายคุณ ในสถานการณ์เช่นนี้จะไม่น่าดูที่มือของคุณเปื้อนอาหาร

• การรับประทานอาหารเพื่อธุรกิจเป็นไปตามมารยาทเกือบจะเหมือนกับการแต่งกายเพื่อธุรกิจในแง่ที่ว่าคุณไม่ควรดึงดูดความสนใจมาที่ตัวเองเนื่องจากการเลือกอาหารขณะรับประทานอาหารเช่นเดียวกับที่คุณไม่ควรดึงดูดความสนใจมาที่ตัวเองด้วยเสื้อผ้าของคุณ ประชุม.

• โปรดจำไว้เสมอว่ามื้อค่ำเพื่อธุรกิจหรืออาหารกลางวันนั้นโดยพื้นฐานแล้วการประชุมแบบมืออาชีพและเป็นทางการในร้านอาหารแทนที่จะเป็นห้อง ใช้ภาษากายแบบเดียวกับที่คุณจะใช้เมื่อคุณจะนั่งคุยธุรกิจกับใครสักคน มีรอยยิ้มบนใบหน้าของคุณ แต่ระวังของคุณ

• ตามหลักทั่วไปเจ้าภาพคือผู้ที่นำการสนทนาจากการพูดคุยเล็ก ๆ น้อย ๆ ไปจนถึงการสนทนาทางธุรกิจดังนั้นโปรดรอจนกว่าเขาจะบอกใบ้ก่อนที่จะคุยธุรกิจ เมื่อได้รับเชิญให้ไปที่บ้านของใครบางคนการกลับมามือเปล่าถือเป็นเรื่องที่ไม่เหมาะสม คุณไม่ควรให้ของขวัญราคาแพงแค่ขวดโหลหรือแม้แต่ขนมก็จะดีมาก

หากมีสถานการณ์เกิดขึ้นที่คุณมาถึงโต๊ะและคุณเห็นใบหน้าที่ไม่รู้จักหลายคนและเจ้าภาพไม่ได้อยู่ใกล้ ๆ ที่จะแนะนำคุณให้คนอื่นรู้จักคิดริเริ่มและแนะนำตัวเองกับคนอื่นแทนที่จะนั่งเงียบ ๆ ที่มุมและแสร้งทำเป็น คนอื่นไม่มีอยู่

การเขียนคล้ายกับการเริ่มต้นการมอบหมายงาน คุณต้องมีการวางแผนอย่างดีเตรียมพร้อมมีสมาธิมุ่งมั่นและที่สำคัญที่สุดคือมีความกระตือรือร้นในสิ่งที่คุณกำลังทำ หากคุณใช้ประเด็นต่อไปนี้ทั้งหมดโอกาสในการเขียนข้อความที่ได้รับความนิยมจะอยู่ในความโปรดปรานของคุณ

ก่อนอื่นต้องยอมรับความจริงที่ว่ามีเพียงไม่กี่คนที่แทบไม่มีใครสามารถเขียนเอกสารในแบบที่พวกเขาต้องการวางลงบนกระดาษได้ในครั้งแรก ความคิดและความทรงจำมักเกิดขึ้นในเวลาที่คาดไม่ถึงและแนวคิดใหม่ ๆ เหล่านี้ยังคงเปลี่ยนแปลงเอกสารของคุณเมื่อป้อนข้อมูลในภายหลัง เมื่อคุณใส่ความคิดของคุณลงบนกระดาษแล้วขั้นตอนต่อไปคือการนำเสนอด้วยวิธีที่เรียบง่ายมีเหตุผลเชื่อมโยงและชัดเจน สิ่งนี้จำเป็นต้องมีการวางแผนและการเตรียมการซึ่งมีขั้นตอนที่ชัดเจนที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้

ภาษาที่เหมาะสม	การใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
ภาษาอังกฤษล้วน (ไม่มีศัพท์แสง)	ความกระชับ
ประโยคง่ายๆ	ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง	ข้อเสนอแนะ

การค้นคว้าในหัวข้อใด ๆ เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากก่อนที่จะเขียน แหล่งข้อมูลของคุณต้องเชื่อถือได้และได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง ก่อนที่คุณจะระบุและพัฒนาหัวข้อของคุณคุณควรค้นหาบริบทและข้อมูลพื้นฐานในหัวข้อของคุณ

สามารถทำได้โดยอ้างอิงจากหนังสือบทความวารสารแหล่งข่าวและนิตยสาร คนในปัจจุบันใช้การบันทึกวิดีโอและเสียงมากเกินไป ขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยให้คุณ -

• จดบันทึกรายละเอียดที่สำคัญและเกี่ยวข้อง

• ประเมินแต่ละประเด็นเทียบกับหัวข้อและวัตถุประสงค์ของเอกสารของคุณ

• บันทึกรายละเอียดของทรัพยากรและข้อมูลอ้างอิง (เช่นผู้แต่งชื่อเรื่องและสำนักพิมพ์)

• จัดเรียงเนื้อหาตามลำดับตรรกะภายใต้หัวข้อและหัวข้อย่อยที่เหมาะสม

การรู้ชีพจรของผู้ชมก่อนที่คุณจะเขียนเอกสารจะให้การสนับสนุนอย่างมากในการตัดสินใจเลือกเนื้อหาและแนวทาง ในกรณีที่คุณไม่ทราบถึงผู้ชมคุณสามารถเขียนโดยคำนึงถึงกลุ่มประชากรเช่นกลุ่มเป้าหมายสำหรับการเขียนของคุณเช่นเดียวกับนักเขียนบทความออนไลน์หรือบล็อกเกอร์ ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนพยายามทำความเข้าใจเสมอว่าเหตุผลในการเขียนของคุณคืออะไร อาจเป็นใครก็ได้ดังต่อไปนี้ -

การให้ข้อมูล	การส่งรายงาน
การโน้มน้าวใจ	คำแนะนำ
นำเสนอความคิดเห็นของคุณ	การกระทำที่ต้องการ
การเสนอแนวคิด	บรรลุความสำเร็จ

ตัวอย่างเช่นหากคุณมีเจตนาที่จะขายผลิตภัณฑ์หรือให้ใครบางคนสมัครรับบริการที่คุณจัดหาให้หรือกำลังส่งเสริมสาเหตุ ถามตัวเองเช่น - ใครคือผู้อ่านที่มีศักยภาพของฉัน? พื้นหลังของกลุ่มผู้อ่านเป้าหมายในอนาคตของฉันคืออะไร? พวกเขาอาศัยอยู่ที่ไหนและอายุเท่าไร? ความสนใจและความสำคัญของพวกเขาคืออะไร? คำถามเหล่านี้จะกำหนดจุดประสงค์ในการเขียนของคุณ

เมื่อคุณระบุกลุ่มเป้าหมายสำหรับงานเขียนของคุณได้แล้วให้พยายามคาดการณ์ข้อมูลที่ผู้อ่านของคุณคิดว่าจำเป็นและรวมไว้ในเอกสารของคุณขณะที่คุณเขียน สามารถทำได้โดยถามตัวเองว่า "คำถาม WH"

• Answer the WH questions- ตอบว่า“ ใคร? อะไร? ทำไม? ที่ไหน? เมื่อไหร่? ใคร? ได้อย่างไร” จะช่วยให้คุณเริ่มต้นเนื้อหาของงานเขียน

• Determine the Start and Finish- หลังจากรวบรวมแนวคิดที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่คุณมีในหัวข้อนี้แล้วคุณสามารถทำผ่านมันและปฏิเสธบางส่วนที่ไม่สมเหตุสมผลในการเขียนนี้ หลังจากนั้นค้นหาแนวคิดที่จะส่งผลกระทบสูงสุดต่อการอ่านและวางไว้ที่จุดเริ่มต้นของบทความ จุดจบควรมีแนวคิดที่สรุปความคิดทั้งหมดอย่างชัดเจนและชัดเจน

• Get a Second-Person Opinion- ให้ใครสักคนตรวจสอบข้อความที่คุณเขียนก่อนส่ง สิ่งนี้ให้วัตถุประสงค์มุมมองบุคคลที่สองในการทบทวนและหยุดอารมณ์และการปล่อยตัวของคุณไม่ให้เข้ามาขวางทาง อย่าทำเช่นนี้หากเนื้อหาเป็นความลับและห้ามแชร์

• Discuss Suggestions and Include Improvements - เมื่อเพื่อนของคุณแนะนำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างแล้วให้ใช้สิ่งที่คุณคิดว่าเกี่ยวข้อง

การพัฒนา Flow

หลายคนมีความคิดที่น่าสนใจมากและแม้แต่จัดการวางลงบนกระดาษ น่าเสียดายที่ผู้อ่านของพวกเขาไม่ได้ขยายขอบเขตไปไกลกว่านั้น เนื่องจากแม้ว่างานเขียนของพวกเขาจะดีและมีการพูดถึงความคิดอย่างถูกต้อง แต่ก็อาจไม่มีการเลือกคำที่เหมาะสมหรืออาจใช้สุภาษิตเช่น -“ nipping it in the bud” ซึ่งผู้อ่านอาจไม่เข้าใจ

ให้เราพูดคุยเกี่ยวกับ 15 สิ่งที่ต้องจำในขณะที่การพิสูจน์การอ่านและการแก้ไขงานเขียนของคุณ -

ความชัดเจน

• การเขียนของคุณต้องเข้าใจในการอ่านครั้งแรก หลีกเลี่ยงศัพท์แสงทางเทคนิคคำที่ไม่คุ้นเคยหรือภาษาทางการ

เทียบกับทางการ ทันสมัย

• การชำระเงินได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องเทียบกับที่เราได้รับเช็คของคุณ
• แนบมาที่นี่กับโปรดดูเอกสารแนบ

หลีกเลี่ยงความคลุมเครือ

• ควรหลีกเลี่ยงคำที่มีความหมายซ้ำซ้อนหรือประโยคที่ทำให้ผู้อ่านสับสน

• เมื่อกินปลาแล้วคิรันคุยกับคาราน (ใครมีปลา?)

หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาพูด

• สรุปกับสั้น ๆ
• ในสมัยนี้กับยุคปัจจุบันกับปัจจุบัน

หลีกเลี่ยงการใช้คำหลาย ๆ คำ

• ก่อนเหตุการณ์กับก่อนหน้านี้
• ณ เวลานี้กับตอนนี้

หลีกเลี่ยงการทำซ้ำโดยไม่จำเป็น

• จำเป็นอย่างยิ่ง
• รวมกัน

รวมเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

• ละเว้นข้อมูลภูมิหลังที่ไม่จำเป็น
• ใช้ประโยคให้สั้นและเรียบง่าย - ไม่เกิน 17 คำ

ความสมบูรณ์

ตรวจสอบว่ามีข้อมูลทั้งหมดที่ผู้อ่านต้องการ -

• Who? อะไร? ที่ไหน? เมื่อไหร่? ทำไม? อย่างไร?

ความถูกต้อง

ตรวจสอบความถูกต้องของไวยากรณ์และการสะกดชื่อบุคคลและสถานที่

• เขาทำได้เทียบกับเขาทำ
• สีมันจางลงเทียบกับสีของมันจางลง

อย่าพึ่งตรวจการสะกด

• การพิมพ์ 'ไม่ / เปิด', 'แล้ว / กว่า', 'ค่อนข้าง / เงียบ', 'สูญหาย / หลวม' จะไม่แสดงข้อผิดพลาด

ความเป็นรูปธรรม

ให้รายละเอียดเฉพาะ

• แผนการลงทุนของคุณจะได้รับดอกเบี้ยสูง
• แผนการลงทุนของคุณจะได้รับดอกเบี้ย 8%

น่าเชื่อ

ใช้ภาษาที่น่าเชื่อ. หลีกเลี่ยงการพูดเกินจริงและขั้นสุดยอด

• เสมอกับโดยปกติ
• ไม่เคยเทียบกับน้อยครั้ง

มารยาท

แสดงมารยาทที่ดีในการเขียนของคุณ ใช้เสียงแฝงในการสื่อสารข่าวร้ายเพื่อหลีกเลี่ยงความหวือหวาเชิงลบ ตัวอย่างเช่น,

• เราไม่สามารถยอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ระบุไว้ในสัญญา
• จำเป็นต้องมีการอภิปรายเกี่ยวกับข้อกำหนดและเงื่อนไข

เขียนโดยคำนึงถึงผู้อ่าน

• Sexist - ประธานนักธุรกิจ
• Condescension - 'แน่นอน', 'แน่นอน'

ใช้ Bullet Points

• สื่อสารข้อความของคุณในลักษณะที่ง่ายและชัดเจน
• เน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุด

อีเมลถูกใช้กันอย่างแพร่หลายในรูปแบบของเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่ราคาไม่แพง แต่มีประสิทธิภาพสูง ไม่ค่อยมีการพิมพ์อีเมลและมีการใช้สำเนาอ่อนเนื่องจากการเก็บถาวรและการเรียกอีเมลทำได้อย่างง่ายดาย เหตุผลของความนิยมคือความสะดวกในการเข้าถึงซึ่งทุกคนในองค์กรตั้งแต่ซีอีโอไปจนถึงภารโรงสามารถใช้ได้

อีเมลเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารข้อมูลในรูปแบบการนำเสนอที่ดีอ่านง่ายและเหมาะสมกับมืออาชีพ หลายคนอ้างว่าไม่มีเวลาเป็นเหตุผลในการส่งต่ออีเมลมาตรฐานย่อยที่มีตั้งแต่ไม่สมบูรณ์ไปจนถึงไม่สามารถเข้าใจได้

หลายคนเข้าใจผิดว่าอีเมลมีการส่งข้อความตัวอักษรหรืออย่างน้อยแนวทางการเขียนอีเมลก็แนะนำเช่นนั้น ให้เราพูดถึงความแตกต่างระหว่างการสนทนาข้อความและการเขียนอีเมล ในการสนทนาข้อความคนสองคนสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลแบ่งปันรายละเอียดให้การแก้ไขและขอคำชี้แจงในลักษณะการสื่อสารกลับไปกลับมาอย่างรวดเร็ว

เมื่อเทียบกับสิ่งนี้ผู้เชี่ยวชาญจะอ่านอีเมลซึ่งขึ้นอยู่กับผลงานของพวกเขาซึ่งอาจได้รับอีเมลระหว่าง 20 ถึง 200 อีเมลต่อวัน พวกเขาไม่ต้องการมีส่วนร่วมในการสนทนากลับไปกลับมาหรือไม่มีเวลาถามรายละเอียดหลายครั้ง พวกเขาต้องการเพียงทำความเข้าใจเนื้อหาของอีเมลอ่านคำแนะนำประมวลผลข้อมูลทำงานให้ลุล่วงและล้างข้อมูลในส่วน "ยังไม่ได้อ่าน" ของกล่องจดหมาย

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

• วางแผนข้อความของคุณ
• ใช้หัวเรื่องเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน
• เขียนข้อความของคุณให้สั้นและชัดเจน
• อย่าพิมพ์ข้อความทั้งหมดของคุณเป็นตัวพิมพ์เล็ก
• พิสูจน์อักษรข้อความของคุณก่อนที่จะส่งและรับผิดชอบ
• ใช้เวลาสองสามนาทีในการทำให้เย็นลงก่อนที่จะส่งอีเมลใด ๆ ในขณะที่โกรธ
• อย่าพิมพ์ข้อความของคุณเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ เมืองหลวงถือเป็นที่น่ารังเกียจ

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

• คุณต้องหารือเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
• คุณกำลังจะแจ้งข่าวร้าย
• ข้อความของคุณมีความซับซ้อนและความหมายอาจสูญหายไปในคำต่างๆ
• คุณต้องการคำตอบทันที

ความเสี่ยงทางกฎหมายของอีเมล

อีเมลเป็นโหมดการสื่อสารที่ต้องการในสถานที่ทำงานหลายแห่งและหมายความว่าอีเมลเหล่านี้มีข้อมูลจำนวนมากที่อาจเป็นความลับ หลาย บริษัท ฝึกอบรมผู้คนอย่างกว้างขวางเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาควรจัดกรอบอีเมลและประเภทของอีเมลที่พวกเขาควรจะส่งต่อ

ความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูลในอีเมลเป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทั้งผู้ส่งและผู้รับ บริษัท ต่างๆมีแนวทางที่เข้มงวดในการปกป้องเอกสารและเนื้อหาของพวกเขา ให้เราพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ใช้บ่อยที่สุดเพื่อป้องกันการใช้อีเมลในทางที่ผิด

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

• คุณส่งหรือส่งต่ออีเมลที่มีเนื้อหาไม่เหมาะสม
• คุณส่งไฟล์แนบที่มีไวรัส
• คุณส่งต่ออีเมลของผู้ส่งไปยังบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต
• คุณพยายามปลอมแปลงอีเมลของผู้อื่นหรือส่งอีเมลจากบัญชีของผู้อื่น
• คุณพยายามปกปิดตัวตนของคุณจากผู้รับเมื่อส่งอีเมล
• คุณคัดลอกข้อความที่เป็นของบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต

องค์ประกอบของอีเมลที่เป็นทางการ

แม้ว่าพวกเราส่วนใหญ่จะส่งอีเมลแบบไม่เป็นทางการไปยังเพื่อนซึ่งอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์อยู่ในนั้น แต่ก็ไม่เป็นความจริงเมื่อเขียนถึงเพื่อนร่วมงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราต้องการสร้างความประทับใจที่ดีเนื่องจากครั้งนี้เราต้องระมัดระวังและมีการทูตมากขึ้น คำแนะนำทั่วไปบางส่วนเกี่ยวกับรูปแบบอีเมลที่ถูกต้องมีดังนี้ -

Background- ควรใช้พื้นหลังสีขาวเริ่มต้นสำหรับอีเมลทั้งหมด พื้นหลังสีหรือการออกแบบเลื่อนดูเหมือนจะไม่เป็นมืออาชีพและเสียสมาธิ

Font - แบบอักษรที่ต้องการคือ Times New Roman หรือ Arial ขนาดตัวอักษร -12

Font Color - แบบอักษรควรเป็นสีน้ำเงินกรมท่าหรือสีดำเท่านั้น

Contact Details- ควรระบุข้อมูลการติดต่ออย่างเป็นทางการเช่นชื่อการกำหนดรหัสอีเมลหมายเลขติดต่อโลโก้ บริษัท และที่อยู่ในการติดต่อในส่วนลายเซ็น ควรหลีกเลี่ยงข้อความส่วนตัว

First Name and Surname- ควรกล่าวถึงในแบบอักษรเดียวกับที่ใช้ในเนื้อหาของอีเมลโดยจะมีขนาดตัวอักษรใหญ่ขึ้นเพียงสองขนาด ไม่แนะนำให้ใช้แบบอักษรเล่นหางสำหรับชื่อ

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

• Designation
• Department
• ชื่อ บริษัท และที่อยู่
• สถานที่สำคัญและรหัสไปรษณีย์
• เบอร์ติดต่อ
• ที่อยู่อีเมล
• เบอร์โทร บริษัท
• หมายเลขแฟกซ์ของ บริษัท
• URL ของ บริษัท
• Disclaimer

ตัวอย่างอีเมล

การสนทนาทางโทรศัพท์เข้ามาแทนที่การประชุมแบบ "ในสถานที่" แบบเดิมอย่างรวดเร็วเนื่องจากการขนส่งและประหยัดเวลา ในปัจจุบันผู้คนสามารถสนทนาทางโทรศัพท์ได้ง่ายกว่ามากเมื่อเทียบกับการเดินทางไปยังสถานที่ห่างไกลเพื่อทำสิ่งเดียวกัน

แม้ว่าข้อดีที่เห็นได้ชัดของการสนทนาทางโทรศัพท์นั้นมีมากมาย แต่สิ่งหนึ่งคือบุคคลนั้นไม่จำเป็นต้องปรากฏตัวในช่วงเวลาของการสัมภาษณ์ แต่ก็อาจเป็นข้อเสียอย่างหนึ่ง

ในการสนทนาแบบตัวต่อตัว 70% ของการตอบสนองของบุคคลนั้นไม่ใช่คำพูดและเกี่ยวข้องกับภาษากาย ในการสนทนาทางโทรศัพท์คุณต้องชดเชย 70% นั้นด้วยการฉายภาพน้ำเสียงและการมอดูเลต

Some Important Points on Telephonic Etiquette -

• พูดดังพอที่จะได้ยินชัดเจน ให้ปากของคุณใกล้กับหลอดเป่า ขอแนะนำให้ใช้อุปกรณ์แฮนด์ฟรีถ้าเป็นไปได้เพื่อให้มือของคุณมีอิสระในการจดจุดต่างๆ หลายคนแสดงประเด็นของตนโดยใช้มือเพื่อเน้นประเด็นเฉพาะของการสนทนา การใช้อุปกรณ์แฮนด์ฟรีจะช่วยเพิ่มทักษะในการแสดงออกของคุณ

• ปล่อยให้อีกฝ่ายพูดส่วนใหญ่ในขณะที่เขาจะอธิบายสิ่งที่เขาต้องการแจ้งให้คุณทราบเพื่อให้คุณเข้าใจ นอกจากนี้การพูดออกไปอาจทำให้ผู้ฟังระคายเคืองได้

• ยิ้มและพูดในลักษณะสนทนา การยิ้มขณะพูดจะเปลี่ยนรูปปากของคุณเมื่อคุณออกเสียงคำศัพท์และผู้ฟังก็รับการเปลี่ยนแปลงของน้ำเสียงได้อย่างง่ายดาย

• วางแผ่นจดบันทึกปากกาและสำเนาเอกสารที่กำลังสนทนาไว้ใกล้ตัวคุณเพื่อใช้อ้างอิงและจดข้อมูลสำคัญ

• พยายามไปสถานที่ที่มีเสียงรบกวนและสัญญาณรบกวนน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะเข้าร่วมการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์

• หากคุณติดอยู่ในการจราจรหรือสถานที่ที่มีเสียงดังเมื่อมีคนโทรเข้ามาและถามว่าถึงเวลาที่เหมาะสมหรือไม่ที่จะคุยกับคุณขอโทษตัวเองอย่างสุภาพและเสนอให้โทรกลับภายใน 5-10 นาที วิธีนี้จะทำให้คุณมีเวลาไปที่เงียบ ๆ เพื่อเตรียมอารมณ์และจิตใจให้พร้อมสำหรับการสนทนา

• ปิดเสียงรอสายและแอพพลิเคชั่นที่ส่งเสียงบี๊บแจ้งเตือนระหว่างการโทรเพื่อไม่ให้ความสนใจของอีกฝ่ายถูกเบี่ยงเบนไปเนื่องจากเสียงกวนใจ

ผู้คนทั่วโลกมีมารยาทที่แตกต่างกันที่พวกเขาปฏิบัติตามวัฒนธรรมและการประสูติของพวกเขา เราได้รวบรวมสิ่งที่น่าสนใจไว้ที่นี่ คุณอาจพบว่าบางคนน่าขบขัน อย่างไรก็ตามคนที่ปฏิบัติตามมารยาทเหล่านี้ให้ความสำคัญกับพวกเขาเป็นอย่างมากและพวกเขาควรได้รับความเคารพ

• Austria- การเอามือล้วงกระเป๋าถือเป็นเรื่องหยาบคายในหมู่ชาวออสเตรียที่เน้นชื่อเรื่อง พวกเขาชอบใช้ชื่อที่มีนามสกุลและยึดติดกับวิธีการพูดคุยกับผู้คนอย่างเป็นทางการแทนที่จะใช้ชื่อกับผู้คนในการพบกันครั้งแรก

• Brazil- ชาวบราซิลเป็นคนที่แสดงออกและไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวดเกี่ยวกับพื้นที่ส่วนตัว เช่นเดียวกับชาวอาร์เจนติน่าพวกเขายืนใกล้คุณได้อย่างสบาย ๆ ในขณะที่พูดและไม่รังเกียจที่จะตบคนอื่นและจับมือพวกเขา วิธีดำเนินการสนทนาทางธุรกิจของพวกเขายังไม่เป็นทางการกับผู้คนที่ตัดเข้าสู่การสนทนาของคนอื่นโดยไม่มีใครสนใจ

• Russia- การจูบที่แก้มที่แลกเปลี่ยนระหว่างคนเพศเดียวกันเป็นเรื่องที่ยอมรับได้และเป็นธรรมเนียมปฏิบัติที่ปฏิบัติกันอย่างแพร่หลาย อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ไม่ควรทำให้คุณรู้สึกว่าจะได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่นในการพบกันครั้งแรก ชาวรัสเซียเชื่อในการเผาผลาญอย่างช้าๆและชอบทำความคุ้นเคยกับใครบางคนในช่วงเวลาอันแสนหวานของพวกเขาเอง

• France- ภาษาฝรั่งเศสชอบแท็กของการเป็นคนที่มีความซับซ้อนและการฟังพวกเขาพูดก็เหมือนกับการฟังบทสนทนาที่ยาวนานต่อเนื่องและมีไหวพริบ พวกเขาให้ความสำคัญมากกับความเป็นส่วนตัว ดังนั้นอย่าถามคำถามส่วนตัว

• Germany- ผู้หญิงเยอรมันคาดหวังว่าผู้ชายจะต้องปกป้องพวกเขาและการเคี้ยวหมากฝรั่งในที่สาธารณะถือเป็นเรื่องหยาบคายและเสียอารมณ์ในที่สาธารณะ คนเยอรมันชอบการสนทนาที่มีสติปัญญาและโดยทั่วไปไม่ชอบเรื่องตลกมากนัก แม้ว่าพวกเขาจะมีอารมณ์ขันซึ่งพวกเขาจะเปิดเผยหลังจากพบกับพวกเขาหลายครั้งแล้วเท่านั้น

• Italy- ชาวอิตาลีชอบสบตาขณะสนทนา นี่ไม่เพียง แต่เป็นสัญญาณของความมั่นใจสำหรับพวกเขาเท่านั้น แต่ยังบอกพวกเขาด้วยว่าคุณเป็นคนจริงใจและหมายถึงสิ่งที่คุณกำลังพูด พวกเขาเป็นคนเจ้าชู้โดยธรรมชาติและสามารถยืนใกล้คุณได้มากในขณะที่คุยกัน

• United Kingdom- การใช้คำคุณศัพท์เพื่ออธิบายสิ่งต่างๆโดยทั่วไปมักจะขมวดคิ้วดังนั้นการสนทนามักจะดูขัดตาและสม่ำเสมอ การสบตากันเป็นเวลานานถือเป็นการหยาบคายและพื้นที่ส่วนตัวให้ความสำคัญมาก การสัมผัสของใครบางคนสงวนไว้สำหรับสมาชิกในครอบครัวเท่านั้น

• United States- คนอเมริกันชอบที่จะสบตากันในขณะที่พูดคุยกันและพวกเขาก็มีความสุขมากที่ได้รู้จักชื่อจริงระหว่างการพบกันครั้งแรก พวกเขามักจะพูดไม่เป็นทางการมากขึ้น อย่างไรก็ตามพวกเขาให้คุณค่าอย่างมากกับการตรงต่อเวลาดังนั้นอย่าจับคนอเมริกันผิดด้านของนาฬิกา

• Argentina- ชาวอาร์เจนติน่าจะขี้งอนมากเมื่อคุณใช้เครื่องหมาย "ยกนิ้วโป้ง" กับพวกเขาเนื่องจากพวกเขามองว่ามันอนาจารและน่ารังเกียจมาก นอกจากนี้พวกเขามักจะชกฝ่ามือซ้ายเมื่อคิดว่าสิ่งที่คุณพูดนั้นไม่น่าเชื่อว่าจะเป็นความจริง

• Australia- ชาวออสเตรเลียชอบซื้อเครื่องดื่มให้เพื่อน ๆ และโดยทั่วไปไม่ชอบแยกบิล พวกเขาไม่พอใจกับท่าทางนิ้วของเครื่องหมาย 'V' และเครื่องหมาย "ยกนิ้วโป้ง" การหาวในที่สาธารณะถือได้ว่าไม่สุภาพ

• China- ในทางกลับกันชาวจีนจะละเว้นจากการสัมผัสและกอดในที่สาธารณะ พวกเขาไม่ชอบคนที่คลิกและทุบนิ้วและชี้ไปที่พวกเขาขณะพูด ไม่เห็นเสื้อผ้าเสียงดังและเสียงหวีดหวิวในแสงที่เอื้ออำนวย คนจีนก็ไม่ชอบคุยธุรกิจขณะทานอาหาร

• Canada- ชาวแคนาดาชอบแนวคิดเรื่องพื้นที่ส่วนตัว ดังนั้นพวกเขาจึงหลีกเลี่ยงการเข้าใกล้คนที่กำลังพบปะ พวกเขามักจะหลีกเลี่ยงการกอดและสัมผัสผู้คน เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องรักษาภาษากายที่เหมาะสมในขณะที่นั่งคุยธุรกิจกับชาวแคนาดา

• Japan- เปรียบเทียบกับญี่ปุ่นที่การสบตาเป็นเวลานานถือเป็นการหยาบคายและไม่ให้เกียรติ นอกจากนั้นการสัมผัสใครบางคนในขณะที่พูดและไม่เคารพพื้นที่ส่วนตัวของพวกเขาก็เป็นสิ่งที่ชาวญี่ปุ่นไม่ชอบ

มารยาททางธุรกิจเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดและยังถูกละเลยมากที่สุดในชีวิตของคนทำงาน หากคุณไม่ตระหนักถึงกฎพื้นฐานของมารยาทในขณะที่พบปะผู้คนใหม่ ๆ และติดต่อกับลูกค้าคุณมีแนวโน้มที่จะทำข้อผิดพลาดมากมายที่คุณอาจไม่ทราบหรือดูเหมือนจะไร้เดียงสา แต่อาจถูกตีความผิดได้ง่ายว่าเป็นการจงใจและเป็นการล่วงละเมิดโดย คนที่ฟังคุณ

นี่เป็นขั้นตอนเล็ก ๆ ในการทำให้คุณทราบถึงกฎง่ายๆในเรื่องมารยาทที่คุณคาดว่าจะต้องตระหนักและปฏิบัติตามเมื่อคุณมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คน

เราหวังว่าตอนนี้คุณพร้อมที่จะใช้สิ่งที่คุณได้เรียนรู้จากการอ่านนี้และกำลังจะนำไปใช้ในชีวิตของคุณ สิ่งที่คุณต้องมีคือความมั่นใจในตัวเองและฝึกฝนสักหน่อย! โชคดีที่สุด!