มารยาททางโทรศัพท์

การสนทนาทางโทรศัพท์เข้ามาแทนที่การประชุมแบบ "ในสถานที่" แบบเดิมอย่างรวดเร็วเนื่องจากการขนส่งและประหยัดเวลา ในปัจจุบันผู้คนสามารถสนทนาทางโทรศัพท์ได้ง่ายกว่ามากเมื่อเทียบกับการเดินทางไปยังสถานที่ห่างไกลเพื่อทำสิ่งเดียวกัน

แม้ว่าข้อดีที่ชัดเจนของการสนทนาทางโทรศัพท์นั้นมีอยู่มากมาย แต่สิ่งหนึ่งคือบุคคลนั้นไม่จำเป็นต้องปรากฏตัวในระหว่างการสัมภาษณ์ แต่ก็อาจเป็นข้อเสียอย่างหนึ่ง

ในการสนทนาแบบตัวต่อตัว 70% ของการตอบสนองของบุคคลนั้นไม่ใช่คำพูดและเกี่ยวข้องกับภาษากาย ในการสนทนาทางโทรศัพท์คุณต้องชดเชย 70% นั้นด้วยการฉายภาพน้ำเสียงและการมอดูเลต

Some Important Points on Telephonic Etiquette -

  • พูดดังพอที่จะได้ยินชัดเจน ให้ปากของคุณใกล้กับหลอดเป่า ขอแนะนำให้ใช้อุปกรณ์แฮนด์ฟรีถ้าเป็นไปได้เพื่อให้มือของคุณมีอิสระในการจดจุดต่างๆ หลายคนแสดงประเด็นของตนโดยใช้มือเพื่อเน้นประเด็นเฉพาะของการสนทนา การใช้อุปกรณ์แฮนด์ฟรีจะช่วยเพิ่มทักษะในการแสดงออกของคุณ

  • ปล่อยให้อีกฝ่ายพูดส่วนใหญ่ในขณะที่เขาจะอธิบายสิ่งที่เขาต้องการแจ้งให้คุณทราบเพื่อให้คุณเข้าใจ นอกจากนี้การพูดออกไปอาจทำให้ผู้ฟังระคายเคืองได้

  • ยิ้มและพูดในลักษณะสนทนา การยิ้มขณะพูดจะเปลี่ยนรูปปากของคุณเมื่อคุณออกเสียงคำศัพท์และผู้ฟังก็รับการเปลี่ยนแปลงของน้ำเสียงได้อย่างง่ายดาย

  • วางแผ่นจดบันทึกปากกาและสำเนาเอกสารที่กำลังสนทนาไว้ใกล้ตัวคุณเพื่อใช้อ้างอิงและจดข้อมูลสำคัญ

  • พยายามไปสถานที่ที่มีเสียงรบกวนและสัญญาณรบกวนน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะเข้าร่วมการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์

  • หากคุณติดอยู่ในการจราจรหรือสถานที่ที่มีเสียงดังเมื่อมีคนโทรเข้ามาและถามว่าถึงเวลาที่เหมาะสมหรือไม่ที่จะคุยกับคุณขอโทษตัวเองอย่างสุภาพและเสนอให้โทรกลับใน 5-10 นาที วิธีนี้จะทำให้คุณมีเวลาไปที่เงียบ ๆ เพื่อเตรียมอารมณ์และจิตใจให้พร้อมสำหรับการสนทนา

  • ปิดเสียงรอสายและแอปพลิเคชั่นที่ส่งเสียงบี๊บแจ้งเตือนระหว่างการโทรเพื่อไม่ให้ความสนใจของอีกฝ่ายถูกเบี่ยงเบนไปเนื่องจากเสียงรบกวน