มารยาททางอีเมล

อีเมลถูกใช้กันอย่างแพร่หลายในรูปแบบของเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่มีราคาไม่แพง แต่มีประสิทธิภาพสูง ไม่ค่อยมีการพิมพ์อีเมลและมีการใช้สำเนาอ่อนเนื่องจากการจัดเก็บและเรียกอีเมลทำได้อย่างง่ายดาย เหตุผลของความนิยมคือความสะดวกในการเข้าถึงซึ่งทุกคนในองค์กรตั้งแต่ซีอีโอไปจนถึงภารโรงสามารถใช้ได้

อีเมลเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารข้อมูลในรูปแบบการนำเสนอที่ดีอ่านง่ายและเหมาะสมกับมืออาชีพ หลายคนอ้างว่าไม่มีเวลาเป็นเหตุผลในการส่งต่ออีเมลมาตรฐานย่อยซึ่งมีตั้งแต่ไม่สมบูรณ์ไปจนถึงไม่สามารถเข้าใจได้

หลายคนเข้าใจผิดว่าอีเมลมีการส่งข้อความหรืออย่างน้อยแนวทางการเขียนอีเมลก็แนะนำเช่นนั้น ให้เราพูดถึงความแตกต่างระหว่างการสนทนาข้อความและการเขียนอีเมล ในการสนทนาข้อความคนสองคนสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลแบ่งปันรายละเอียดให้การแก้ไขและขอคำชี้แจงในลักษณะการสื่อสารกลับไปกลับมาอย่างรวดเร็ว

เมื่อเทียบกับสิ่งนี้ผู้เชี่ยวชาญจะอ่านอีเมลซึ่งขึ้นอยู่กับผลงานของพวกเขาซึ่งอาจได้รับอีเมลระหว่าง 20 ถึง 200 อีเมลต่อวัน พวกเขาไม่ต้องการมีส่วนร่วมในการสนทนากลับไปกลับมาหรือไม่มีเวลาถามรายละเอียดหลายครั้ง พวกเขาเพียงแค่ต้องการทำความเข้าใจเนื้อหาของอีเมลอ่านคำแนะนำประมวลผลข้อมูลทำงานให้ลุล่วงและล้างส่วน "ยังไม่ได้อ่าน" ในกล่องจดหมาย

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

  • วางแผนข้อความของคุณ
  • ใช้หัวเรื่องเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน
  • เขียนข้อความของคุณให้สั้นและชัดเจน
  • อย่าพิมพ์ข้อความทั้งหมดของคุณเป็นตัวพิมพ์เล็ก
  • พิสูจน์อักษรข้อความของคุณก่อนที่จะส่งและรับผิดชอบ
  • ใช้เวลาสักครู่เพื่อให้เย็นลงก่อนที่จะส่งอีเมลใด ๆ ในขณะที่โกรธ
  • อย่าพิมพ์ข้อความของคุณเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ เมืองหลวงถือเป็นที่น่ารังเกียจ

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

  • คุณต้องหารือเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
  • คุณกำลังจะแจ้งข่าวร้าย
  • ข้อความของคุณมีความซับซ้อนและความหมายอาจสูญหายไปในคำต่างๆ
  • คุณต้องการคำตอบทันที

ความเสี่ยงทางกฎหมายของอีเมล

อีเมลเป็นโหมดการสื่อสารที่ต้องการในสถานที่ทำงานหลายแห่งและหมายความว่าอีเมลเหล่านี้มีข้อมูลจำนวนมากที่อาจเป็นความลับ หลาย บริษัท ฝึกอบรมผู้คนอย่างกว้างขวางเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาควรกำหนดกรอบอีเมลและประเภทของอีเมลที่พวกเขาควรจะส่งต่อ

ความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูลในอีเมลเป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทั้งผู้ส่งและผู้รับ บริษัท ต่างๆมีแนวทางที่เข้มงวดในการปกป้องเอกสารและเนื้อหาของพวกเขา ให้เราพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ใช้บ่อยที่สุดเพื่อป้องกันการใช้อีเมลในทางที่ผิด

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

  • คุณส่งหรือส่งต่ออีเมลที่มีเนื้อหาไม่เหมาะสม
  • คุณส่งไฟล์แนบที่มีไวรัส
  • คุณส่งต่ออีเมลของผู้ส่งไปยังบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต
  • คุณพยายามปลอมแปลงอีเมลของผู้อื่นหรือส่งอีเมลจากบัญชีของผู้อื่น
  • คุณพยายามปกปิดตัวตนของคุณจากผู้รับเมื่อส่งอีเมล
  • คุณคัดลอกข้อความที่เป็นของบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต

องค์ประกอบของอีเมลที่เป็นทางการ

ในขณะที่พวกเราส่วนใหญ่ส่งอีเมลแบบไม่เป็นทางการไปยังเพื่อนซึ่งอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์อยู่ในนั้น แต่ก็ไม่เป็นความจริงเมื่อเขียนถึงเพื่อนร่วมงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราต้องการสร้างความประทับใจที่ดีเนื่องจากครั้งนี้เราต้องระมัดระวังและมีการทูตมากขึ้น คำแนะนำทั่วไปบางส่วนเกี่ยวกับรูปแบบอีเมลที่ถูกต้องมีดังนี้ -

Background- ควรใช้พื้นหลังสีขาวเริ่มต้นสำหรับอีเมลทั้งหมด พื้นหลังสีหรือการออกแบบเลื่อนดูเหมือนจะไม่เป็นมืออาชีพและเสียสมาธิ

Font - แบบอักษรที่ต้องการคือ Times New Roman หรือ Arial ขนาดตัวอักษร -12

Font Color - แบบอักษรควรเป็นสีน้ำเงินกรมท่าหรือสีดำเท่านั้น

Contact Details- ข้อมูลการติดต่ออย่างเป็นทางการเช่นชื่อการกำหนดรหัสอีเมลหมายเลขติดต่อโลโก้ บริษัท และที่อยู่ในการติดต่อควรระบุไว้ในส่วนลายเซ็น ควรหลีกเลี่ยงข้อความส่วนตัว

First Name and Surname- ควรกล่าวถึงในแบบอักษรเดียวกับที่ใช้ในเนื้อหาของอีเมลโดยจะมีขนาดตัวอักษรใหญ่ขึ้นเพียงสองขนาด ไม่แนะนำให้ใช้แบบอักษรเล่นหางสำหรับชื่อ

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

  • Designation
  • Department
  • ชื่อ บริษัท และที่อยู่
  • สถานที่สำคัญและรหัสไปรษณีย์
  • เบอร์ติดต่อ
  • ที่อยู่อีเมล
  • เบอร์โทร บริษัท
  • หมายเลขแฟกซ์ของ บริษัท
  • URL ของ บริษัท
  • Disclaimer

ตัวอย่างอีเมล