มารยาททางอีเมล

อีเมลถูกใช้กันอย่างแพร่หลายในรูปแบบของเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่มีราคาไม่แพง แต่มีประสิทธิภาพสูง ไม่ค่อยมีการพิมพ์อีเมลและมีการใช้สำเนาอ่อนเนื่องจากการจัดเก็บและเรียกอีเมลทำได้อย่างง่ายดาย เหตุผลของความนิยมคือความสะดวกในการเข้าถึงซึ่งทุกคนในองค์กรตั้งแต่ซีอีโอไปจนถึงภารโรงสามารถใช้ได้

อีเมลเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารข้อมูลในรูปแบบการนำเสนอที่ดีอ่านง่ายและเหมาะสมกับมืออาชีพ หลายคนอ้างว่าไม่มีเวลาเป็นเหตุผลในการส่งต่ออีเมลมาตรฐานย่อยซึ่งมีตั้งแต่ไม่สมบูรณ์ไปจนถึงไม่สามารถเข้าใจได้

หลายคนเข้าใจผิดว่าอีเมลมีการส่งข้อความหรืออย่างน้อยแนวทางการเขียนอีเมลก็แนะนำเช่นนั้น ให้เราพูดถึงความแตกต่างระหว่างการสนทนาข้อความและการเขียนอีเมล ในการสนทนาข้อความคนสองคนสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลแบ่งปันรายละเอียดให้การแก้ไขและขอคำชี้แจงในลักษณะการสื่อสารกลับไปกลับมาอย่างรวดเร็ว

เมื่อเทียบกับสิ่งนี้ผู้เชี่ยวชาญจะอ่านอีเมลซึ่งขึ้นอยู่กับผลงานของพวกเขาซึ่งอาจได้รับอีเมลระหว่าง 20 ถึง 200 อีเมลต่อวัน พวกเขาไม่ต้องการมีส่วนร่วมในการสนทนากลับไปกลับมาหรือไม่มีเวลาถามรายละเอียดหลายครั้ง พวกเขาเพียงแค่ต้องการทำความเข้าใจเนื้อหาของอีเมลอ่านคำแนะนำประมวลผลข้อมูลทำงานให้ลุล่วงและล้างส่วน "ยังไม่ได้อ่าน" ในกล่องจดหมาย

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

วางแผนข้อความของคุณ
ใช้หัวเรื่องเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน
เขียนข้อความของคุณให้สั้นและชัดเจน
อย่าพิมพ์ข้อความทั้งหมดของคุณเป็นตัวพิมพ์เล็ก
พิสูจน์อักษรข้อความของคุณก่อนที่จะส่งและรับผิดชอบ
ใช้เวลาสักครู่เพื่อให้เย็นลงก่อนที่จะส่งอีเมลใด ๆ ในขณะที่โกรธ
อย่าพิมพ์ข้อความของคุณเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ เมืองหลวงถือเป็นที่น่ารังเกียจ

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

คุณต้องหารือเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
คุณกำลังจะแจ้งข่าวร้าย
ข้อความของคุณมีความซับซ้อนและความหมายอาจสูญหายไปในคำต่างๆ
คุณต้องการคำตอบทันที

ความเสี่ยงทางกฎหมายของอีเมล

อีเมลเป็นโหมดการสื่อสารที่ต้องการในสถานที่ทำงานหลายแห่งและหมายความว่าอีเมลเหล่านี้มีข้อมูลจำนวนมากที่อาจเป็นความลับ หลาย บริษัท ฝึกอบรมผู้คนอย่างกว้างขวางเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาควรกำหนดกรอบอีเมลและประเภทของอีเมลที่พวกเขาควรจะส่งต่อ

ความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูลในอีเมลเป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทั้งผู้ส่งและผู้รับ บริษัท ต่างๆมีแนวทางที่เข้มงวดในการปกป้องเอกสารและเนื้อหาของพวกเขา ให้เราพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ใช้บ่อยที่สุดเพื่อป้องกันการใช้อีเมลในทางที่ผิด

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

คุณส่งหรือส่งต่ออีเมลที่มีเนื้อหาไม่เหมาะสม
คุณส่งไฟล์แนบที่มีไวรัส
คุณส่งต่ออีเมลของผู้ส่งไปยังบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต
คุณพยายามปลอมแปลงอีเมลของผู้อื่นหรือส่งอีเมลจากบัญชีของผู้อื่น
คุณพยายามปกปิดตัวตนของคุณจากผู้รับเมื่อส่งอีเมล
คุณคัดลอกข้อความที่เป็นของบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต

องค์ประกอบของอีเมลที่เป็นทางการ

ในขณะที่พวกเราส่วนใหญ่ส่งอีเมลแบบไม่เป็นทางการไปยังเพื่อนซึ่งอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์อยู่ในนั้น แต่ก็ไม่เป็นความจริงเมื่อเขียนถึงเพื่อนร่วมงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราต้องการสร้างความประทับใจที่ดีเนื่องจากครั้งนี้เราต้องระมัดระวังและมีการทูตมากขึ้น คำแนะนำทั่วไปบางส่วนเกี่ยวกับรูปแบบอีเมลที่ถูกต้องมีดังนี้ -

Background- ควรใช้พื้นหลังสีขาวเริ่มต้นสำหรับอีเมลทั้งหมด พื้นหลังสีหรือการออกแบบเลื่อนดูเหมือนจะไม่เป็นมืออาชีพและเสียสมาธิ

Font - แบบอักษรที่ต้องการคือ Times New Roman หรือ Arial ขนาดตัวอักษร -12

Font Color - แบบอักษรควรเป็นสีน้ำเงินกรมท่าหรือสีดำเท่านั้น

Contact Details- ข้อมูลการติดต่ออย่างเป็นทางการเช่นชื่อการกำหนดรหัสอีเมลหมายเลขติดต่อโลโก้ บริษัท และที่อยู่ในการติดต่อควรระบุไว้ในส่วนลายเซ็น ควรหลีกเลี่ยงข้อความส่วนตัว

First Name and Surname- ควรกล่าวถึงในแบบอักษรเดียวกับที่ใช้ในเนื้อหาของอีเมลโดยจะมีขนาดตัวอักษรใหญ่ขึ้นเพียงสองขนาด ไม่แนะนำให้ใช้แบบอักษรเล่นหางสำหรับชื่อ

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

Designation
Department
ชื่อ บริษัท และที่อยู่
สถานที่สำคัญและรหัสไปรษณีย์
เบอร์ติดต่อ
ที่อยู่อีเมล
เบอร์โทร บริษัท
หมายเลขแฟกซ์ของ บริษัท
URL ของ บริษัท
Disclaimer

ตัวอย่างอีเมล