มารยาททางธุรกิจ - การเขียนเอกสาร

เมื่อคุณระบุกลุ่มเป้าหมายสำหรับงานเขียนของคุณได้แล้วให้พยายามคาดการณ์ข้อมูลที่ผู้อ่านของคุณคิดว่าจำเป็นและรวมไว้ในเอกสารของคุณขณะที่คุณเขียน สามารถทำได้โดยถามตัวเองว่า "คำถาม WH"

  • Answer the WH questions- ตอบว่า“ ใคร? อะไร? ทำไม? ที่ไหน? เมื่อไหร่? ใคร? ได้อย่างไร” จะช่วยให้คุณเริ่มต้นเนื้อหาของงานเขียน

  • Determine the Start and Finish- หลังจากรวบรวมแนวคิดที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่คุณมีในหัวข้อนี้แล้วคุณสามารถทำผ่านมันและปฏิเสธบางส่วนที่ไม่สมเหตุสมผลในการเขียนนี้ หลังจากนั้นค้นหาแนวคิดที่จะส่งผลกระทบสูงสุดต่อการอ่านและวางไว้ที่จุดเริ่มต้นของบทความ จุดจบควรมีแนวคิดที่สรุปความคิดทั้งหมดอย่างชัดเจนและชัดเจน

  • Get a Second-Person Opinion- ให้ใครสักคนตรวจสอบข้อความที่คุณเขียนก่อนส่ง สิ่งนี้ให้วัตถุประสงค์มุมมองบุคคลที่สองในการทบทวนและหยุดอารมณ์และการปล่อยตัวของคุณไม่ให้เข้ามาขวางทาง อย่าทำเช่นนี้หากเนื้อหาเป็นความลับและห้ามแชร์

  • Discuss Suggestions and Include Improvements - เมื่อเพื่อนของคุณแนะนำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างแล้วให้ใช้สิ่งที่คุณคิดว่าเกี่ยวข้อง

การพัฒนา Flow

หลายคนมีความคิดที่น่าสนใจมากและแม้แต่จัดการวางลงบนกระดาษ น่าเสียดายที่ผู้อ่านของพวกเขาไม่ได้ขยายขอบเขตไปไกลกว่านั้น เนื่องจากแม้ว่างานเขียนของพวกเขาจะดีและมีการพูดถึงความคิดอย่างถูกต้อง แต่ก็อาจไม่มีการเลือกคำที่เหมาะสมหรืออาจใช้สุภาษิตเช่น -“ nipping it in the bud” ซึ่งผู้อ่านอาจไม่เข้าใจ

ให้เราพูดคุยเกี่ยวกับ 15 สิ่งที่ต้องจำในขณะที่การพิสูจน์การอ่านและการแก้ไขงานเขียนของคุณ -

ความชัดเจน

  • การเขียนของคุณต้องเข้าใจในการอ่านครั้งแรก หลีกเลี่ยงศัพท์แสงทางเทคนิคคำที่ไม่คุ้นเคยหรือภาษาทางการ

เทียบกับทางการ ทันสมัย

  • การชำระเงินได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องเทียบกับที่เราได้รับเช็คของคุณ
  • แนบมาที่นี่กับโปรดดูเอกสารแนบ

หลีกเลี่ยงความคลุมเครือ

  • ควรหลีกเลี่ยงคำที่มีความหมายซ้ำซ้อนหรือประโยคที่ทำให้ผู้อ่านสับสน

  • เมื่อกินปลาแล้วคิรันคุยกับคาราน (ใครมีปลา?)

หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาพูด

  • สรุปกับสั้น ๆ
  • ในสมัยนี้กับยุคปัจจุบันกับปัจจุบัน

หลีกเลี่ยงการใช้คำหลาย ๆ คำ

  • ก่อนเหตุการณ์กับก่อนหน้านี้
  • ณ เวลานี้กับตอนนี้

หลีกเลี่ยงการทำซ้ำโดยไม่จำเป็น

  • จำเป็นอย่างยิ่ง
  • รวมกัน

รวมเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

  • ละเว้นข้อมูลภูมิหลังที่ไม่จำเป็น
  • ใช้ประโยคให้สั้นและเรียบง่าย - ไม่เกิน 17 คำ

ความสมบูรณ์

ตรวจสอบว่ามีข้อมูลทั้งหมดที่ผู้อ่านต้องการ -

  • Who? อะไร? ที่ไหน? เมื่อไหร่? ทำไม? อย่างไร?

ความถูกต้อง

ตรวจสอบความถูกต้องของไวยากรณ์และการสะกดชื่อบุคคลและสถานที่

  • เขาทำได้เทียบกับเขาทำ
  • สีมันจางลงเทียบกับสีของมันจางลง

อย่าพึ่งตรวจการสะกด

  • การพิมพ์ 'ไม่ / เปิด', 'แล้ว / กว่า', 'ค่อนข้าง / เงียบ', 'สูญหาย / หลวม' จะไม่แสดงข้อผิดพลาด

ความเป็นรูปธรรม

ให้รายละเอียดเฉพาะ

  • แผนการลงทุนของคุณจะได้รับดอกเบี้ยสูง
  • แผนการลงทุนของคุณจะได้รับดอกเบี้ย 8%

น่าเชื่อ

ใช้ภาษาที่น่าเชื่อ. หลีกเลี่ยงการพูดเกินจริงและขั้นสุดยอด

  • เสมอกับโดยปกติ
  • ไม่เคยเทียบกับน้อยครั้ง

มารยาท

แสดงมารยาทที่ดีในการเขียนของคุณ ใช้เสียงแฝงในการสื่อสารข่าวร้ายเพื่อหลีกเลี่ยงความหวือหวาเชิงลบ ตัวอย่างเช่น,

  • เราไม่สามารถยอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ระบุไว้ในสัญญา
  • จำเป็นต้องมีการอภิปรายเกี่ยวกับข้อกำหนดและเงื่อนไข

เขียนโดยคำนึงถึงผู้อ่าน

  • Sexist - ประธานนักธุรกิจ
  • Condescension - 'แน่นอน', 'แน่นอน'

ใช้ Bullet Points

  • สื่อสารข้อความของคุณในลักษณะที่ง่ายและชัดเจน
  • เน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุด