Microsoft Flow - บทนำ

โลกทุกวันนี้เต็มไปด้วยการทำงานร่วมกัน บ่อยครั้งที่ผู้คนพบว่าตัวเองทำงานร่วมกันควบคู่ไปกับนโยบายหรือกระบวนการบางอย่าง งานที่มีคุณภาพต้องการการจับถือที่ดีและการจับมือ! นี่คือเหตุผลที่องค์กรและรัฐบาลหลายแห่งมีขั้นตอนที่แตกต่างกันเพื่อให้การดำเนินงานหรือกิจกรรมหนึ่ง ๆ บรรลุผลสำเร็จ

ความเป็นมาของเวิร์กโฟลว์

หากเราดูคำจำกัดความของเวิร์กโฟลว์ของ Wikipedia -

ก workflow ประกอบด้วยรูปแบบของกิจกรรมที่จัดระเบียบและทำซ้ำได้ซึ่งเปิดใช้งานโดยการจัดระเบียบทรัพยากรอย่างเป็นระบบเป็นกระบวนการที่เปลี่ยนวัสดุให้บริการหรือประมวลผลข้อมูล

พูดง่ายๆก็คือเวิร์กโฟลว์คือวิธีที่ผู้คนทำงานให้เสร็จซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนที่ต้องทำให้เสร็จตามลำดับ ยกเว้นขั้นตอนแรกแต่ละขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์จะมีขั้นตอนเฉพาะก่อนและหลัง

บางครั้งควรดูตัวอย่างมากกว่าการหมกมุ่นอยู่กับแนวคิด ในการอ่านบทความนี้คุณต้องทำสองสามขั้นตอน

• เปิดเบราว์เซอร์เริ่มต้นของคุณ
• ค้นหา Microsoft Flow
• คลิกที่บทความนี้จาก TutorialsPoint

นี่คือวิธีที่คุณ (รู้หรือไม่รู้) สร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อเข้าถึงบทความ ให้เราใช้ตัวอย่างอื่นในการขอลาในองค์กรของคุณ

• พนักงานส่งคำขอลา
• ผู้จัดการของพนักงานอนุมัติคำขอลาและปรับปรุงแผนกทรัพยากรบุคคล
• ฝ่ายบุคคลอัปเดตข้อมูลการลาและแจ้งฝ่ายการเงิน
• หลังจากได้รับคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรจากฝ่ายบุคคลแล้วฝ่ายการเงินจะหักยอดคงเหลือและชำระเงินจากเช็คเงินเดือน (ถ้ามี)

ด้วยวิธีนี้เวิร์กโฟลว์อยู่รอบตัวเรา ความก้าวหน้าอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีทำให้การกำหนดและปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานบางอย่างมีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของฟังก์ชันหรือแผนกนั้น ๆ

แม้ว่าใครบางคนอาจโต้แย้งว่าเวิร์กโฟลว์มีมาตั้งแต่สมัยโบราณขอบเขตของบทช่วยสอนนี้กว้างในแง่ของเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกันที่เราใช้เพื่อทำกิจกรรมประจำวันให้สำเร็จโดยใช้ซอฟต์แวร์ หลายครั้งคุณจะพบว่าตัวเองกำลังเล่นกลระหว่างซอฟต์แวร์ต่างๆเพื่อทำงานง่ายๆในการชำระค่าใช้จ่ายและดูแลแผ่นบันทึกค่าใช้จ่าย

ความต้องการขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ

จากการวิจัยขั้นตอนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจทำให้ต้นทุนสูงถึง 30% ของรายได้ บริษัท ของคุณ

มันสมเหตุสมผลที่จะทำให้กระบวนการบางอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติ

การเขียนโปรแกรมให้กระบวนการทำงานด้วยตัวเองช่วยลดความจำเป็นในการใช้งานมนุษย์ช่วยประหยัดเวลาของ บริษัท เงินและความยุ่งยาก

ให้เราพิจารณาตัวอย่างคำขอลาจากส่วนก่อนหน้า เราบอกว่าพนักงานจะขอลาจากผู้จัดการ เขา / เธอจะใช้ซอฟต์แวร์อีเมลบนคอมพิวเตอร์ของเขา เมื่อได้รับการอนุมัติแล้วผู้จัดการจะส่งข้อมูลอัปเดตการลาไปยังฝ่ายบุคคล จะมีซอฟต์แวร์บริหารทรัพยากรบุคคล (HRMS) เพื่ออัปเดตข้อมูลการลาได้ทันที

แผนกการเงินเมื่อได้รับการอัปเดตจากแผนกทรัพยากรบุคคลแล้วจะอัปเดตซอฟต์แวร์บัญชีของตนเพื่อให้ข้อมูลรวมจะถูกส่งไปยังซอฟต์แวร์การธนาคารหากมีการหักเงินใด ๆ ในเช็คเงินเดือนรายเดือน

ด้วยขั้นตอนการทำงานที่เรียบง่ายตามคำขอลาเราจะเห็นซอฟต์แวร์อย่างน้อย 3 ซอฟต์แวร์ในภาพ ลองนึกภาพพนักงานมีจำนวนไลค์ 1,000 คนจะยุ่งยากแค่ไหนในการจัดการขั้นตอนการทำงานนี้ในแต่ละวัน? ในกรณีเช่นนี้ควรทำให้ขั้นตอนการทำงานบางอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติซึ่งจะเป็นตัวเลขซ้ำ ๆ !

ในองค์กรเกือบทุกแผนกจะได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ให้เราพิจารณาสองสามตัวอย่าง

การตลาด

งานซ้ำ ๆ บางอย่างเช่นการส่งอีเมลการโพสต์ข้อความบนโซเชียลมีเดียสามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติด้วยระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ ปฏิทินโซเชียลมีเดียทั้งหมดของคุณสามารถกำหนดเวลาได้โดยใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติบางอย่าง

ทรัพยากรมนุษย์

นอกเหนือจากตัวอย่างที่กล่าวถึงข้างต้นแทนที่จะต้องป้อนข้อมูลการจ้างงานใหม่ด้วยตนเองที่อยู่รายละเอียดภาษีของพนักงานสามารถป้อนโดยอัตโนมัติไปยังปัจจัยการผลิตที่เกี่ยวข้องโดยใช้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของ HR

พิจารณาว่าคุณทำงานสายจากที่บ้านเนื่องจากการประชุมหรือไม่และคุณรู้ว่าการใช้ปฏิทิน Microsoft Outlook ล่วงหน้าจะมีประสิทธิภาพเพียงใดหากเพื่อนร่วมงานของคุณจะได้รับรู้ทางอีเมลว่าคุณจะออกไปก่อนเวลาเพื่อดูแล ของมัน? และนี่ก็เช่นกันโดยที่คุณไม่ได้ทำกิจกรรมการส่งอีเมลด้วยตนเองเลย!

ความเป็นไปได้กับ Microsoft Flow

หนึ่งในรุ่นใหม่ล่าสุดของ Microsoft Business Suite Microsoft Flow เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่สามารถใช้เพื่อรวมแอพและบริการต่างๆบนคลาวด์ บอกลางานธุรกิจที่ซ้ำซากและใช้เวลานาน - โดยไม่จำเป็นต้องเป็นนักเทคโนโลยีหรือนักพัฒนา!

การใช้โฟลว์ของ Microsoft เราสามารถใช้กระบวนการที่ใช้หนึ่งหรือหลายแอปพลิเคชันและสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เป็นบริการออนไลน์ที่ให้คุณเชื่อมต่อแอพและบริการต่างๆ มีแอปและบริการของ Microsoft รวมถึงบริการที่ไม่ใช่ของ Microsoft บางอย่าง

หากคุณมีการแชร์ข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันแทนที่จะป้อนข้อมูลซ้ำสองครั้งคุณสามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติด้วย Microsoft Flow

พิจารณาสถานการณ์จริงที่คุณเป็นแบรนด์ / คนดังบน Facebook หรือ twitter ลองนึกภาพว่ามีโพสต์เชิงลบที่กำลังแพร่ระบาด คุณสามารถตอบสนองต่อโพสต์เชิงลบเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายและจัดการการรับรู้บนโซเชียลมีเดียโดยใช้โฟลว์เทมเพลต

ถ้าคุณเป็นผู้ใช้บริการที่แตกต่างกันสองอย่างเช่นปฏิทิน Outlook และปฏิทิน Gmail คุณสามารถใช้ Microsoft Flow เพื่อเพิ่มกิจกรรมในปฏิทิน Outlook ลงในปฏิทิน Gmail ของคุณ

ด้วยวิธีเหล่านี้ Microsoft Flow จะปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลอย่างเต็มที่