Microsoft Visio - คู่มือฉบับย่อ

Computer diagrammingเป็นกระบวนการสร้างไดอะแกรมที่ปรับขนาดได้บนพีซีที่สามารถใช้ในแอพพลิเคชั่นต่างๆเช่นการออกแบบเค้าโครงแผนผังองค์กรไทม์ไลน์แผนผังชั้นและแม้แต่อินเทอร์เฟซผู้ใช้ซอฟต์แวร์ต้นแบบ ไดอะแกรมทำจากรูปทรงวัตถุและลายฉลุซึ่งเมื่อรวมเข้าด้วยกันอย่างถูกต้องจะสามารถช่วยฉายข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้มากมาย

การทำแผนภาพคอมพิวเตอร์สมัยใหม่อาศัยการใช้รูปทรงแบบเวกเตอร์แทนรูปทรงแรสเตอร์ รูปทรงแรสเตอร์หรือบิตแมปปรับขนาดได้ไม่ดีและความละเอียดและคุณภาพจะลดลงทุกครั้งที่แก้ไข อย่างไรก็ตามรูปทรงเวกเตอร์เป็นตัวแทนทางคณิตศาสตร์ของรูปร่างและด้วยเหตุนี้จึงปรับขนาดได้ดี รูปร่างเวกเตอร์ไม่ได้รับผลกระทบจากการแก้ไขและเหมาะสมที่สุดที่จะใช้เมื่อต้องการการวัดที่แม่นยำ

การสร้างแผนภาพด้วยคอมพิวเตอร์อาจเป็นงานศิลปะที่มีรูปร่างหรือการร่างที่ซับซ้อนมากขึ้นซึ่งมักพบในโปรแกรม CAD (Computer Aided Design) CAD มีข้อมูลเพิ่มเติมมากมายเช่นวัสดุกระบวนการและข้อตกลงเฉพาะของแผนภาพ งานศิลปะที่ใช้รูปร่างมักใช้เพื่อแสดงข้อมูลทางเทคนิคที่น้อยกว่า

ซอฟต์แวร์ไดอะแกรมยอดนิยม

Microsoft Visio เป็นซอฟต์แวร์สร้างไดอะแกรมที่ได้รับความนิยมมากที่สุดอย่างไรก็ตามมีทางเลือกอื่นที่มักจะใช้ได้ดีและในบางกรณีก็ฟรี สำหรับข้อกำหนดการสร้างไดอะแกรมอย่างง่ายเครื่องมือต่อไปนี้ควรใช้งานได้ดี

กลิฟฟี่

Gliffy เป็นเครื่องมือสร้างแผนภาพออนไลน์ยอดนิยม Gliffy รองรับแผนผังชั้นแผนภาพเวนน์ผังงานแผนภาพเครือข่าย ฯลฯ และเข้ากันได้กับเว็บเบราว์เซอร์ที่ทันสมัยที่สุด Gliffy สามารถนำเข้าเอกสาร Microsoft Visio และผสานรวมกับ Google Drive เพื่อให้สามารถบันทึกเอกสารในระบบคลาวด์และทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย

มีธีมและเทมเพลตมากมายให้เลือกทำให้ Gliffy เป็นทางเลือกออนไลน์ที่มั่นคงสำหรับ Visio Gliffy สามารถใช้งานได้อย่างอิสระสำหรับไดอะแกรมสูงสุด 5 ไดอะแกรมหรือขนาดไฟล์ 2 MB มีแผนรายเดือนที่สามารถซื้อได้ขึ้นอยู่กับจำนวนไดอะแกรมที่ต้องการ

yEd

yEd เป็นเครื่องมือสร้างไดอะแกรมแบบโอเพนซอร์สที่ทำงานบนแพลตฟอร์มที่เปิดใช้งาน Java แทบทุกชนิด สามารถนำเข้าเอกสาร Visio และทำงานกับไดอะแกรมที่ซับซ้อนมากเช่นทางเดินทางชีวภาพ

yEd มีเค้าโครงอัตโนมัติและการสนับสนุนสำหรับมาตรฐานกราฟิกส่วนใหญ่ทำให้เป็นทางเลือกที่ใช้งานได้สำหรับ Visio สำหรับทุกคนที่ต้องการสร้างไดอะแกรมโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังมีเวอร์ชันออนไลน์ที่เรียกว่า yEd Live ที่ใช้งานได้กับเว็บเบราว์เซอร์ที่รองรับ HTML5 สมัยใหม่

CADE

CADE ใช้งานได้ดีสำหรับไดอะแกรมเครือข่ายและเป็นตัวแก้ไขกราฟิกเวกเตอร์ 2D สำหรับ Windows CADE ดาวน์โหลดได้ฟรีและรองรับฟังก์ชันพื้นฐานส่วนใหญ่ของ Visio เหมาะสำหรับการเขียนแบบ CAD ขนาดใหญ่และช่วยให้ทำงานร่วมกันและแบ่งปันได้ง่าย CADE สามารถส่งออกไปยังรูปแบบยอดนิยมเช่น EMF, JPG, PDF และ XAML มีตัวอย่างไดอะแกรมและเทมเพลตมากมายที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้เช่นกัน

OmniGraffle

Visio ไม่พร้อมใช้งานสำหรับ Mac OS โดยปล่อยให้ OmniGraffle เป็นทางเลือกระดับพรีเมียมสำหรับผู้ใช้ Mac เท่านั้น OmniGraffle เป็นซอฟต์แวร์สร้างไดอะแกรมที่ครอบคลุมซึ่งสามารถสร้างการออกแบบที่ดึงดูดสายตาได้ในราคาที่ถูกกว่า Visio อย่างมาก รองรับการนำเข้าเอกสาร Visio และส่งออกไปยังรูปแบบยอดนิยมมากมายรวมถึง SVG มีตัวเลือกมากมายสำหรับลายฉลุผืนผ้าใบแม่แบบและวัตถุที่ช่วยให้สร้างไดอะแกรมโครงร่างต้นไม้แผนผังชั้นและอื่น ๆ อีกมากมายได้อย่างง่ายดาย

เวอร์ชันล่าสุดรองรับการเขียนสคริปต์ใน AppleScript หรือ JavaScript เพื่อทำให้ซอฟต์แวร์เกือบทุกด้านเป็นไปโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังรองรับ Touch Bar บน MacBooks รุ่นล่าสุด OmniGraffle รุ่นมาตรฐานขายปลีกในราคา $ 99.99 ในขณะที่รุ่น Pro ขายปลีกในราคา $ 199.99

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับ Microsoft Visio

Microsoft Visio เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การสร้างไดอะแกรมที่ได้รับความนิยมมากที่สุดที่ช่วยให้สามารถสร้างไดอะแกรมการแสดงข้อมูลและการสร้างแบบจำลองกระบวนการในอินเทอร์เฟซที่คุ้นเคย Visio มาพร้อมกับเทมเพลตอาร์เรย์และรูปร่างในตัวที่ช่วยให้สามารถสร้างไดอะแกรมที่มีความซับซ้อนได้แทบทุกรูปแบบ Visio ยังอนุญาตให้ผู้ใช้กำหนดรูปร่างของตนเองและนำเข้าสู่รูปวาด

Visio เป็นซอฟต์แวร์ระดับองค์กรมากกว่าเนื่องจากผู้ใช้ตามบ้านแทบไม่จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชันการสร้างไดอะแกรมขั้นสูงใน Visio อย่างไรก็ตามผู้ใช้ตามบ้านจำนวนมากกำลังซื้อ Visio รุ่น Standard เพื่อให้เห็นภาพไดอะแกรมอย่างง่ายเช่นแผนผังครอบครัวหรือแผนผังชั้น

Visio ประสบความสำเร็จในองค์กรเนื่องจากการรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ Microsoft Office อื่น ๆ เช่น Word, Excel และ Access ข้อมูลสามารถนำเข้าโดยตรงจากโปรแกรมเหล่านี้และแปลงเป็นไดอะแกรมที่มีความหมายซึ่งจะเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ให้สอดคล้องกับข้อมูล ตัวอย่างเช่นสเปรดชีต Excel อาจมีข้อมูลเกี่ยวกับกระแสไฟฟ้าที่ไหลผ่านสายไฟฟ้า Visio สามารถใช้เพื่อแสดงสิ่งนี้ในไดอะแกรมและเมื่อใดก็ตามที่ข้อมูล Excel ได้รับการอัปเดตข้อมูลเดียวกันนี้จะปรากฏในไดอะแกรม Visio เช่นกัน

Visio เวอร์ชันที่ใหม่กว่าตั้งแต่ Visio 2013 เป็นต้นไปสนับสนุนรูปแบบ. vsdx ที่อนุญาตให้มีการบีบอัดขั้นสูงและคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมายเมื่อเทียบกับรูปแบบ. vsd ที่เก่ากว่าซึ่งรองรับโดย Visio 2010 และเวอร์ชันก่อนหน้า Visio สามารถซื้อแบบสแตนด์อโลนได้ในสองเวอร์ชัน ได้แก่ เวอร์ชันมาตรฐานซึ่งขายปลีกในราคา $ 299 และรุ่น Professional ซึ่งขายปลีกในราคา 589.99 ดอลลาร์ Visio เวอร์ชันล่าสุดสามารถซื้อได้โดยเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครใช้งาน Office 365 ด้วยการเข้าถึง Visio viewer แบบออนไลน์เช่นกัน การรับ Visio เป็นส่วนหนึ่งของ Office 365 เป็นทางเลือกที่ดีที่สุดเพื่อให้อัปเดตฟีเจอร์และการปรับปรุงล่าสุดอยู่เสมอ

MS Visio - คุณสมบัติใหม่

Visio เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Office 365 ได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งปี ถ้าคุณมีการสมัครใช้งาน Office 365 ที่มีคุณสมบัติครบถ้วนคุณจะได้รับการอัปเดตเป็นประจำโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามผู้ใช้ที่ซื้อ Visio เวอร์ชันสแตนด์อโลนจะไม่ได้รับการอัปเดตคุณสมบัติและต้องอัปเกรดแยกเป็นเวอร์ชันที่สูงกว่าเมื่อวางจำหน่าย

การอัปเดตล่าสุดของ Visio 2016 Professional (เวอร์ชัน Office 365) มีคุณสมบัติใหม่ดังต่อไปนี้ -

Data Visualizer

Data Visualizer ช่วยในการสร้างไดอะแกรมกระบวนการจากข้อมูล Excel โดยอัตโนมัติ เทมเพลต Excel สำเร็จรูปหรือแบบกำหนดเองที่มีข้อมูลที่พอดีกับไดอะแกรมสามารถนำเข้าโดยตรงไปยัง Visio โดยใช้ Data Visualizer และแปลงเป็นไดอะแกรม Visio การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำกับไฟล์ Excel ต้นฉบับจะแสดงในไดอะแกรม Visio เช่นกัน

แสดงภาพโครงสร้างฐานข้อมูลจากแหล่งข้อมูล

Visio เวอร์ชันล่าสุดเปิดใช้งานวิศวกรรมย้อนกลับของฐานข้อมูลเพื่อสร้างการแสดงภาพของฐานข้อมูล Visio สามารถเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลต่างๆเช่น MySQL, SQL Server, Oracle เป็นต้นและสามารถอัปเดตไดอะแกรมให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงในฐานข้อมูล

เทมเพลตสำหรับแผนภาพเฉพาะอุตสาหกรรม

การอัปเดตล่าสุดสำหรับ Visio สำหรับ Office 365 มาพร้อมกับเทมเพลตมาตรฐานใหม่ ๆ ที่รองรับอุตสาหกรรมต่างๆเช่นกระบวนการทางธุรกิจการพัฒนาซอฟต์แวร์ไอทีและการศึกษา เทมเพลตเหล่านี้จัดทำโดยทั้ง Microsoft และบุคคลภายนอกอื่น ๆ ที่ขยายขีดความสามารถของ Visio 2016

Visio Online และ Visio บน iPad

ขณะนี้คุณสามารถเปิดไดอะแกรม Visio ที่จัดเก็บไว้บน SharePoint หรือ OneDrive for Business เพื่อตรวจสอบในเว็บเบราว์เซอร์สมัยใหม่ที่มี Visio Online พร้อมใช้งานกับ Office 365 หรือในแอป Visio Viewer ฟรีสำหรับ iPad

ในบทนี้เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับส่วนติดต่อผู้ใช้ใน Visio สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจอินเทอร์เฟซผู้ใช้อย่างถูกต้องเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือนี้

หน้าจอเริ่มต้น

ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Visio นั้นคล้ายกับโปรแกรมอื่น ๆ ในชุดโปรแกรม Office คุณจะได้รับการต้อนรับด้วยหน้าเริ่มต้นที่แสดงรายการเอกสารล่าสุดบางส่วนที่คุณเปิดพร้อมกับเทมเพลตเด่นสำหรับการสร้างประเภทไดอะแกรมทั่วไป

คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตบนเว็บไซต์ Microsoft ได้จากหน้าจอเริ่ม

มุมบนขวาแสดงบัญชี Microsoft ที่คุณเชื่อมต่อถ้าคุณเป็นสมาชิก Office 365

นอกเหนือจากเทมเพลตที่นำเสนอแล้วคุณยังสามารถคลิกเทมเพลตเพื่อเรียกดูหมวดหมู่เทมเพลตได้อีกด้วย

อินเทอร์เฟซเอกสาร

การคลิกเทมเพลตใด ๆ ข้างต้นจะเป็นการเปิดเอกสารเทมเพลต

อินเทอร์เฟซเอกสารของ Visio คล้ายกับโปรแกรม Office อื่น ๆ เช่น Word หรือ Excel ด้านบนคุณมีแถบเครื่องมือด่วนซึ่งมีคำสั่งทั่วไปเช่นบันทึกเลิกทำและทำซ้ำ นี้สามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ

ด้านล่างแถบเครื่องมือ Quick Access คือ Office Ribbon ที่คุ้นเคย แท็บหน้าแรกแสดงคำสั่งทั่วไปสำหรับการทำงานกับเอกสาร เราจะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแท็บอื่น ๆ ตามไปด้วย

ในบานหน้าต่างด้านซ้ายมีรูปร่างซึ่งแสดงรายการรูปร่างทั่วไปที่เข้ากันได้ดีกับเทมเพลต ในการแทรกรูปร่างเพียงคลิกและลากรูปร่างลงบนผืนผ้าใบ Visio มีรูปทรงมากมายและเราจะคุ้นเคยกับรูปร่างเหล่านี้มากขึ้นเมื่อก้าวไปข้างหน้า

แน่นอนคุณยังสามารถค้นหารูปร่างเพิ่มเติมได้หากต้องการทางออนไลน์โดยใช้เครื่องมือค้นหาในตัว

เมื่อคุณวางรูปทรงลงบนผืนผ้าใบคุณจะเห็นเส้นบอกแนวที่ช่วยให้คุณจัดแนวรูปร่างตามวัตถุที่มีอยู่แล้วบนผืนผ้าใบ คุณยังมีไม้บรรทัดที่ด้านบนและด้านซ้ายของผืนผ้าใบ สิ่งนี้ให้ความรู้สึกถึงมุมมองและช่วยให้คุณสร้างไดอะแกรมที่จัดแนวอย่างสมบูรณ์แบบ

รูปร่างใน Visio เป็นกราฟิกแบบเวกเตอร์โดยทั่วไปคุณสามารถขยายหรือย่อขนาดได้ตามต้องการโดยไม่สูญเสียคุณภาพ คุณยังได้รับแนวคิดเกี่ยวกับขนาดสัมพัทธ์ของรูปทรงอื่น ๆ ทั้งหมด (ระบุด้วยลูกศรสีเขียว) เมื่อคุณพยายามเปลี่ยนขนาดของรูปร่างใด ๆ

หากต้องการเปิดไฟล์ใน Visio ให้ไปที่เมนูไฟล์ซึ่งจะเปิดมุมมองหลังเวทีแล้วคลิกเปิด Recent ให้คุณเข้าถึงภาพวาดล่าสุดที่คุณเปิดหรือบันทึกไว้ได้โดยตรง

ตามการตั้งค่าของคุณเมนูเปิดจะแสดงรายการตำแหน่งไฟล์บางส่วนที่คุณสามารถเรียกดูภาพวาด Visio ได้ คลิกเพิ่มสถานที่เพื่อเพิ่มตำแหน่ง Office 365 SharePoint หรือ OneDrive เพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็ว หรือคลิกเรียกดูและเลือกรูปวาด Visio จากโฟลเดอร์ภายในหรือเครือข่าย ไฟล์ Visio มีนามสกุล.vsdx.

เมื่อคุณเปิดภาพวาด Visio คุณจะเห็นว่าส่วนต่อประสานผู้ใช้เปลี่ยนไปตามรูปวาด

ในตัวอย่างต่อไปนี้เราได้เปิดแผนผังองค์กรและคุณสามารถสังเกตได้ว่าสเตนซิลรูปร่างที่สอดคล้องกับแผนผังองค์กรพร้อมใช้งานแล้วในบานหน้าต่างรูปร่าง ในกรณีของไฟล์นี้คุณจะสังเกตเห็นแท็บ Org Chart ใน Ribbon ที่ให้ตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับการทำงานกับรูปร่างในแผนภูมิและยังอนุญาตให้เชื่อมโยงรูปร่างกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกเช่น Excel

คุณสามารถปรับระยะห่างระหว่างรูปร่างและเปลี่ยนความสูงและความกว้างของรูปร่างทั้งหมดได้ในคลิกเดียว

คุณสามารถปรับแต่งเค้าโครงของแผนภูมิองค์กรนี้และเพิ่มรูปร่างเพิ่มเติมได้หากจำเป็น

คำสั่งเปรียบเทียบในส่วนข้อมูลองค์กรของแท็บแผนผังองค์กรช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบเนื้อหาของแผนผังองค์กรนี้กับแผนภูมิหรือแผนผังองค์กรอื่นที่เปิดอยู่ใน Visio เอาต์พุตถูกสร้างเป็นไฟล์ HTML ซึ่งแสดงรายการความเหมือนและความแตกต่างระหว่างไดอะแกรมทั้งสอง

UI ของ Visio สามารถปรับแต่งได้ทั้งหมด คุณสามารถแสดงหรือซ่อนองค์ประกอบใน UI ตามที่เหมาะกับคุณที่สุดได้

แถบเครื่องมือด่วน

แถบเครื่องมือด่วนช่วยให้คุณเพิ่มคำสั่งที่ใช้บ่อยได้อย่างง่ายดายเพื่อให้สามารถใช้งานได้ตลอดเวลา นอกเหนือจากคำสั่งเลิกทำทำซ้ำและบันทึกมาตรฐานแล้วคุณยังสามารถเพิ่มปุ่มเพิ่มเติมได้เช่นการสลับระหว่างโหมดสัมผัสและเมาส์ขึ้นอยู่กับการแสดงผลของคุณโดยคลิกไอคอนลูกศรในแถบเครื่องมือด่วน คุณยังสามารถเพิ่มคำสั่งเพิ่มเติมได้โดยคลิกตัวเลือกคำสั่งเพิ่มเติม ...

ริบบิ้น

Ribbon สามารถยุบได้เพื่อให้มีพื้นที่มากขึ้นสำหรับผืนผ้าใบ คุณสามารถลดหรือขยายบานหน้าต่างรูปร่างได้โดยคลิกและลากขอบของบานหน้าต่างเข้าหรือออกตามลำดับ

Ribbon สามารถปรับแต่งได้เช่นเดียวกับแถบเครื่องมือด่วน แต่หากต้องการทำเช่นนั้นคุณต้องไปที่เมนูไฟล์แล้วคลิกตัวเลือก จากนั้นคลิกกำหนด Ribbon เอง คุณสามารถเลือกแท็บที่คุณต้องการแสดงบนพื้นที่ทำงาน คุณยังสามารถสร้างแท็บหรือกลุ่มใหม่โดยคลิกแท็บใหม่หรือกลุ่มใหม่เพื่อรองรับคำสั่งที่คุณใช้บ่อย

คุณสามารถส่งออกการปรับแต่งเหล่านี้และนำเข้าไปยังอินสแตนซ์ใหม่ของ Visio ได้โดยคลิกเมนูแบบเลื่อนลงนำเข้า / ส่งออกและเลือกส่งออกการปรับแต่ง

Visio มีตัวเลือกบางอย่างสำหรับการเปลี่ยนวิธีการดูภาพวาด แท็บมุมมองจะแสดงรายการตัวเลือกมุมมองที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่คุณสามารถใช้บนผืนผ้าใบ เราจะดูคำสั่งบางคำสั่งที่มีประโยชน์ในการเปลี่ยนโหมดมุมมอง

ส่วนย่อยของสไลด์

บานหน้าต่างส่วนย่อยของสไลด์พร้อมใช้งานใน Visio Office 365 เวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น โดยทั่วไปตัวอย่างสไลด์ช่วยให้คุณสามารถส่งออกไดอะแกรม Visio เป็นสไลด์ PowerPoint ได้โดยตรง

หากต้องการใช้ตัวอย่างสไลด์ให้คลิกบานหน้าต่างส่วนย่อยของสไลด์ในแท็บมุมมองเพื่อเปิด จากนั้นเลือกพื้นที่ของรูปวาดที่คุณต้องการส่งออกไปยังสไลด์ PowerPoint แล้วคลิกปุ่มเพิ่มในบานหน้าต่างส่วนย่อยของสไลด์ เพิ่มชื่อในฟิลด์ Enter title here ... แล้วคลิกส่งออกเพื่อส่งออกภาพวาดที่ถ่ายไปยังสไลด์ PowerPoint

โหมดการนำเสนอ

โหมดการนำเสนอจะแสดงภาพวาดแบบเต็มหน้าจอโดยไม่มีสิ่งรบกวนใด ๆ โหมดนี้ยังสามารถสลับได้โดยกด F5 บนแป้นพิมพ์

ไม้บรรทัดตารางและแนวทาง

คุณสามารถสลับระหว่างการแสดงไม้บรรทัดแนวตั้งและแนวนอนเส้นตารางและเส้นบอกแนวได้โดยการสลับช่องทำเครื่องหมายที่เกี่ยวข้องในพื้นที่แสดงของแท็บมุมมอง นอกจากนี้ยังสามารถปรับขนาดของไม้บรรทัดและเส้นตารางได้ เส้นตารางช่วยให้ถ่ายวัตถุได้อย่างง่ายดายเพื่อให้วางบนผืนผ้าใบได้อย่างถูกต้อง

ซูม

ส่วนการซูมประกอบด้วยคำสั่งที่อนุญาตให้คุณเปลี่ยนระดับการซูมของผ้าใบ คุณยังสามารถปรับเนื้อหาให้พอดีกับหน้าต่างหรือปรับเนื้อหาให้เต็มความกว้างของหน้า

หน้าต่าง

ส่วนหน้าต่างแสดงคำสั่งที่อนุญาตให้จัดเรียงหลายหน้าต่างบนหน้าจอของคุณ คุณสามารถเปิดหน้าต่างใหม่โดยตรงหรือจัดเรียงหน้าต่างเคียงข้างกัน คุณยังสามารถเรียงซ้อนหน้าต่างเพื่อให้สลับไปมาระหว่างกันได้ง่าย

SmartShapes จัดเตรียมรูปร่างตามบริบทซึ่งเกี่ยวข้องกับรูปร่างที่เลือก SmartShapes เชื่อมต่อกับรูปร่างดั้งเดิมและตัวเชื่อมต่อยังเคลื่อนที่เมื่อใดก็ตามที่ย้าย SmartShape

การสร้าง SmartShape

เริ่มต้นด้วยเอกสารเปล่า (ในกรณีนี้คือแผนภาพผังงาน) คุณจะสังเกตเห็นว่าบานหน้าต่าง Shapes มีรูปร่างต่างๆที่ใช้ได้กับผังงาน คลิกและลากรูปร่างลงบนผืนผ้าใบว่าง คุณสามารถปรับขนาดหรือหมุนรูปร่างได้ตามต้องการ คุณสามารถจัดแนวรูปร่างได้ด้วยความช่วยเหลือของเส้นบอกแนว

เมื่อคุณลากรูปร่างลงบนผืนผ้าใบคุณจะสังเกตเห็นว่ามีลูกศรสี่ลูกอยู่ตามรูปร่าง การวางเมาส์เหนือลูกศรเหล่านี้จะแสดงรูปร่างที่เป็นไปได้ซึ่งสามารถสร้างและเชื่อมโยงกับรูปร่างนี้ได้

คลิกรูปร่างที่ต้องการเพื่อสร้างรูปร่าง คุณจะสังเกตเห็นว่ารูปร่างนั้นเชื่อมต่อกับรูปร่างเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ หากคุณจะลากรูปร่างด้วยตนเองคุณจะต้องเชื่อมต่อด้วยตนเองเช่นกัน การเชื่อมต่อระหว่างรูปร่างเป็นแบบไดนามิกและจะเคลื่อนที่โดยสัมพันธ์กับตำแหน่งของรูปร่าง

การจัดเรียง SmartShapes

ลูกศร SmartShape แสดงสี่รูปร่างแรกสำหรับไดอะแกรมที่เห็นในบานหน้าต่างรูปร่าง คุณอาจต้องการปรับแต่งรูปร่างที่ปรากฏในตัวเลือก SmartShape ทั้งสี่โดยขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทำงานของคุณ ในการตั้งค่ารูปร่างที่คุณต้องการให้เป็น SmartShapes ก่อนอื่นให้เลือกรูปร่างที่ต้องการในบานหน้าต่างรูปร่างแล้วลากไปยังหนึ่งในสี่รูปร่างแรกภายในบานหน้าต่าง

ในตัวอย่างนี้ให้เราสมมติว่ารูปร่างฐานข้อมูลต้องอยู่ในสี่ตัวแรก คลิกและลากรูปร่างฐานข้อมูลเป็นหนึ่งในสี่ตำแหน่งแรก

ตอนนี้เมื่อคุณสร้าง SmartShape คุณจะพบว่ามีรูปร่างฐานข้อมูลพร้อมใช้งาน

SmartShapes ช่วยให้เชื่อมต่อรูปร่างโดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการเชื่อมต่อรูปร่างที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงคุณสามารถเชื่อมต่อด้วยตนเองได้

หากต้องการเชื่อมต่อรูปร่างด้วยตนเองให้คลิกเครื่องมือตัวเชื่อมต่อในส่วนเครื่องมือของแท็บหน้าแรก ขณะนี้ตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นตัวเชื่อมต่อ

ลากเส้นเชื่อมต่อจากรูปร่างต้นทางไปยังปลายทาง คุณจะสังเกตเห็นเส้นประที่แสดงถึงตัวเชื่อมต่อ คุณสามารถกาวขั้วต่อนี้เข้ากับจุดเชื่อมต่อหรือกาวเข้ากับรูปร่างปลายทาง การติดกาวเข้ากับรูปร่างจะช่วยให้คุณสามารถย้ายรูปร่างไปยังตำแหน่งอื่นบนผืนผ้าใบพร้อมกับตัวเชื่อมต่อ

คลิกเครื่องมือตัวชี้ในส่วนเครื่องมือของแท็บหน้าแรกเพื่อทำให้ตัวชี้เมาส์กลับมาเป็นปกติ

Visio เวอร์ชันใหม่กว่ามีระบบอัจฉริยะในตัวเพื่อช่วยคุณวางรูปร่างระหว่างรูปร่างอื่น ๆ Visio จะเพิ่มระยะห่างและตัวเชื่อมที่ต้องการโดยอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่ารูปร่างใหม่ถูกแทรกในตำแหน่งที่ถูกต้อง

ในการแทรกรูปร่างระหว่างสองรูปร่างให้ลากรูปร่างใหม่ระหว่างรูปร่างที่ต้องการจนกว่าคุณจะเห็นสี่เหลี่ยมสีเขียวบนตัวเชื่อมต่อแล้วปล่อยเมาส์ รูปร่างใหม่จะถูกแทรกด้วยระยะห่างที่เท่ากันและการเชื่อมต่อที่เหมาะสม

หากคุณลบรูปร่างที่แทรกตัวเชื่อมต่อจะขยายไปจนสุดรูปร่างถัดไป

บ่อยครั้งการแทรกและลบรูปร่างอาจรบกวนการจัดแนวของแผนภาพ นอกจากนี้ยังสามารถทำให้องค์ประกอบของไดอะแกรมมีพื้นที่ว่างไม่เท่ากัน ในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ Visio มีเครื่องมือที่จัดแนวและเว้นวรรครูปร่างในไดอะแกรมของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อให้ดูสมบูรณ์แบบ

จัดแนวและรูปทรงอวกาศ

หากต้องการจัดแนวและจัดพื้นที่รูปร่างในแผนภาพโดยอัตโนมัติให้ไปที่เมนูแบบเลื่อนลงตำแหน่งในส่วนจัดเรียงของแท็บหน้าแรก คลิก Auto Space หรือ Auto Align & Space ขึ้นอยู่กับข้อกำหนด คุณยังสามารถวางเมาส์บนคำสั่งเหล่านี้เพื่อดูว่าไดอะแกรมจะดูแลการจัดตำแหน่งอย่างไร

หลังจากจัดแนวแล้วคุณยังคงสามารถย้ายรูปร่างในไดอะแกรมของคุณได้หากคุณต้องการรูปลักษณ์ที่ปรับแต่งเพิ่มเติม

Visio มีตัวเลือกสำหรับการเปลี่ยนโครงร่างของไดอะแกรมโดยอัตโนมัติด้วยคำสั่ง ReLayout Page คำสั่ง Re-Layout Page จัดเตรียมเค้าโครงที่ใช้กันทั่วไป คุณยังสามารถปรับแต่งลักษณะบางอย่างของเค้าโครงได้ตามต้องการ

การเปลี่ยนเค้าโครงแผนภาพ

เปิดแผนภาพและไปที่แท็บออกแบบบน Ribbon คลิกเมนูแบบเลื่อนลง Re-Layout Page และเลือกเค้าโครงตามต้องการ คุณจะเห็นว่าตอนนี้แผนภาพเปลี่ยนเป็นเค้าโครงที่เลือก คุณยังสามารถดูตัวอย่างรูปลักษณ์ก่อนคลิกโดยวางเมาส์เหนือรูปแบบเค้าโครง

การปรับแต่งเค้าโครง

คุณสามารถปรับแต่งเค้าโครงเพิ่มเติมได้โดยคลิกตัวเลือกเค้าโครงเพิ่มเติม ... ในเมนูแบบเลื่อนลงหน้าเค้าโครงใหม่ ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบที่คุณสามารถกำหนดค่าคุณสมบัติเค้าโครง

คุณสามารถเปลี่ยนระยะห่างระหว่างรูปร่างได้โดยเปลี่ยนค่าในช่องระยะห่างด้วยตนเอง

คุณยังสามารถเปลี่ยนลักษณะของตัวเชื่อมต่อเป็นแบบโค้งได้โดยเลือกโค้งในเมนูแบบเลื่อนลงลักษณะที่ปรากฏ อย่าลืมเลือกช่องทำเครื่องหมายใช้สไตล์การกำหนดเส้นทางกับตัวเชื่อมต่อเพื่อให้สามารถเปลี่ยนลักษณะของตัวเชื่อมต่อได้

Visio อนุญาตให้แทรกข้อความภายในรูปร่างหรือในเอกสาร คุณยังสามารถจัดรูปแบบข้อความได้เช่นเดียวกับโปรแกรมแก้ไขข้อความอื่น ๆ

การแทรกข้อความในรูปร่าง

ง่ายต่อการแทรกข้อความภายในรูปร่าง เพียงดับเบิลคลิกภายในรูปร่างเพื่อพิมพ์ข้อความ ข้อความจะตัดตามรูปร่างโดยอัตโนมัติอย่างไรก็ตามคุณสามารถกดผลตอบแทนแบบหนักได้หากคุณต้องการห่อของคุณเอง สังเกตว่า Visio จะซูมเข้าในรูปร่างโดยอัตโนมัติเพื่อเปิดใช้งานการพิมพ์และซูมออกเมื่อคุณคลิกนอกรูปร่าง

การแทรกข้อความในเอกสาร

หากต้องการแทรกข้อความในเอกสารเช่นส่วนหัวของแผนภูมิให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงกล่องข้อความในแท็บแทรกบน Ribbon แล้วเลือกกล่องข้อความแนวนอนหรือแนวตั้ง

จากนั้นวางเคอร์เซอร์บนเอกสารแล้ววาดกล่องข้อความเพื่อเริ่มพิมพ์

พื้นหลังถูกแทรกโดยใช้หน้าที่เรียกว่าหน้าพื้นหลัง หน้าพื้นหลังอาจมีกราฟิกหรือข้อความเช่นข้อมูลลิขสิทธิ์และข้อมูลอื่น ๆ หน้าพื้นหลังแยกจากกันเสมอ แต่จะปรากฏซ้อนกันในหน้าหลัก

การแทรกหน้าพื้นหลัง

คุณสามารถเปลี่ยนพื้นหลังของเอกสารได้โดยเลือกจากพื้นหลังที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือใช้เทมเพลตพื้นหลังของคุณเอง หากต้องการแทรกพื้นหลังให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงพื้นหลังจากแท็บออกแบบบน Ribbon แล้วเลือกค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าของพื้นหลัง

สิ่งนี้จะสร้างหน้าใหม่นอกเหนือจากหน้าไดอะแกรม คุณสามารถคลิกขวาที่หน้าพื้นหลังที่สร้างขึ้นใหม่เพื่อเปลี่ยนชื่อ พื้นหลังใหม่จะถูกนำไปใช้กับหน้าที่สร้างขึ้นใหม่ทั้งหมดในเอกสารโดยอัตโนมัติ

นอกเหนือจากรูปร่างที่เป็นส่วนหนึ่งของแผนภาพแล้วคุณสามารถเพิ่มรูปภาพของคุณเองลงในเอกสารได้ รูปภาพอาจมาจากแหล่งที่มาทางออนไลน์หรือออฟไลน์ก็ได้ หากคุณเพิ่มรูปภาพลงในหน้าพื้นหลังรูปภาพจะปรากฏในทุกหน้าในเอกสาร

การเพิ่มกราฟิกลงในเอกสาร

ในการแทรกรูปภาพหรือกราฟิกของคุณให้ไปที่แท็บแทรกบน Ribbon และเลือกจากคำสั่งใด ๆ ในส่วนภาพประกอบ อาจเป็นรูปภาพบนไดรฟ์ในเครื่องของคุณแหล่งข้อมูลออนไลน์แผนภูมิหรือแม้แต่รูปวาด CAD

คุณยังสามารถจำลองรูปภาพในทุกหน้าได้โดยการแทรกรูปภาพในหน้าพื้นหลัง ในการดำเนินการนี้ให้เลือกหน้าพื้นหลังและแทรกรูปภาพตามที่อธิบายไว้ข้างต้น ลากและปรับขนาดรูปภาพตามต้องการ

ตอนนี้ไปที่หน้าที่มีไดอะแกรมและคุณจะพบว่ารูปภาพปรากฏในหน้านั้นและหน้าอื่น ๆ ที่ตามมาที่เพิ่มเข้ามา

บางครั้งคุณอาจต้องการรวมองค์ประกอบของแผนภาพสององค์ประกอบขึ้นไปเข้าด้วยกัน คุณสามารถใช้คอนเทนเนอร์เพื่อจัดกลุ่มรูปร่างที่ขึ้นอยู่กับกันและกัน คำบรรยายภาพช่วยในการแทรกข้อความเพิ่มเติมนอกรูปร่าง คำบรรยายภาพจะเชื่อมต่อกับรูปร่างและเคลื่อนที่ไปด้วยเสมอ

การใส่คอนเทนเนอร์

ก่อนอื่นจัดกลุ่มรูปร่างเข้าด้วยกันโดยเลือกจัดกลุ่มในส่วนจัดเรียงของแท็บหน้าแรก

ในการใส่คอนเทนเนอร์ให้ไปที่แท็บแทรกบน Ribbon แล้วคลิกเมนูแบบเลื่อนลงคอนเทนเนอร์ในส่วนไดอะแกรมส่วน คุณจะเห็นว่ามีหลายแบบให้เลือกสำหรับตู้คอนเทนเนอร์

เมื่อคุณเลือกการออกแบบคุณสามารถลากคอนเทนเนอร์ไปรอบ ๆ รูปร่างที่จัดกลุ่มได้ ปล่อยเมาส์เพื่อล็อคคอนเทนเนอร์ คอนเทนเนอร์ยังมีพื้นที่สำหรับพิมพ์ข้อความ ดับเบิลคลิกที่บริเวณหัวเรื่องเพื่อพิมพ์ข้อความ ในตัวอย่างต่อไปนี้เราได้ระบุคอนเทนเนอร์ว่า 'End Process'

เมื่อใดก็ตามที่คุณลากคอนเทนเนอร์เนื้อหาของคอนเทนเนอร์จะเคลื่อนเข้าหากัน

การใส่คำบรรยายภาพ

เลือกรูปร่างที่คุณต้องการใช้คำบรรยายภาพ หากต้องการแทรกคำบรรยายภาพให้ไปที่แท็บแทรกบน Ribbon แล้วคลิกเมนูคำบรรยายภาพแบบเลื่อนลงในส่วนไดอะแกรมส่วน คุณจะเห็นว่ามีหลายแบบให้เลือกสำหรับไฮไลต์

เลือกการออกแบบที่เหมาะสมกับคำบรรยายภาพ คำบรรยายภาพจะปรากฏขึ้นโดยเชื่อมต่อกับรูปร่างที่เลือก

ในตัวอย่างนี้เราได้เพิ่มคำบรรยายภาพสำหรับกระบวนการ Back to Research ที่เรียกว่า Extensive Research คำบรรยายภาพเชื่อมโยงกับรูปร่างและสามารถเคลื่อนย้ายไปที่ใดก็ได้ในภาพวาด แต่จะยังคงเชื่อมต่อกับรูปร่างอยู่เสมอ

Visio จะซูมเข้าเมื่อคุณคลิกคำบรรยายภาพเพื่อเปิดใช้งานการพิมพ์และจะซูมออกเมื่อคลิกนอกไฮไลต์

ในบทนี้เราจะเรียนรู้วิธีการเชื่อมโยงหลายมิติเว็บไซต์ไฟล์และเพจ

เว็บไซต์เชื่อมโยงหลายมิติ

ในการแทรกไฮเปอร์ลิงก์ขั้นแรกให้สร้างกล่องข้อความโดยไปที่แท็บแทรกใน Ribbon แล้ววาดกล่องข้อความแนวนอนสำหรับข้อความที่แสดงถึงไฮเปอร์ลิงก์เช่น 'เว็บไซต์' หรือ 'คลิกที่นี่เพื่อเยี่ยมชมเรา' ตอนนี้ข้อความนี้ต้องถูกแปลงเป็นไฮเปอร์ลิงก์

โดยเลือกข้อความในกล่องข้อความและในแท็บแทรกอีกครั้ง คลิกลิงก์เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบไฮเปอร์ลิงก์

คุณสามารถระบุลิงก์ไปยังเว็บไซต์หรือไฟล์ในเครื่องบนคอมพิวเตอร์ของคุณ คลิกตกลงเพื่อแปลงข้อความที่เลือกเป็นไฮเปอร์ลิงก์

ไฟล์ไฮเปอร์ลิงก์

คุณสามารถเชื่อมโยงหลายมิติข้อความหรือรูปร่างไปยังไฟล์ได้โดยตรง ดับเบิลคลิกที่ข้อความหรือรูปร่างจะเปิดไฟล์ไฮเปอร์ลิงก์ ขั้นตอนนี้คล้ายกับการเชื่อมโยงหลายมิติบนเว็บไซต์

เลือกรูปร่างหรือข้อความที่คุณต้องการสร้างไฮเปอร์ลิงก์แล้วคลิกปุ่มลิงก์ในแท็บแทรกของ Ribbon

ในกล่องโต้ตอบไฮเปอร์ลิงก์ให้คลิกเรียกดู…ที่อยู่ติดกับฟิลด์ที่อยู่แล้วคลิกไฟล์ในเครื่อง…เพื่อเรียกดูตำแหน่งของไฟล์

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องใช้เส้นทางสัมพัทธ์สำหรับไฮเปอร์ลิงก์เพื่อให้แน่ใจว่าเส้นทางไฟล์ได้รับการอัพเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยนตำแหน่งไฟล์

หน้าไฮเปอร์ลิงก์

Visio ยังช่วยให้สามารถเชื่อมโยงหลายหน้าในเอกสารหลายหน้าได้ดังนั้นการคลิกลิงก์จะนำคุณไปยังหน้าที่เชื่อมโยงโดยตรง

ในการเชื่อมโยงหลายมิติให้เลือกข้อความหรือรูปร่างที่จะเชื่อมโยงและคลิกลิงก์ในแท็บแทรกใน Ribbon ในกล่องโต้ตอบไฮเปอร์ลิงก์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คลิกเรียกดู…ที่อยู่ติดกับฟิลด์ที่อยู่ย่อย เลือกเพจปลายทางในฟิลด์เพจ คุณยังสามารถตั้งค่าระดับการซูมเริ่มต้นในเมนูแบบเลื่อนลงการซูมเพื่อให้การนำทางไปยังหน้าที่เชื่อมโยงจะเปิดขึ้นตามการซูมที่ต้องการ

คลิกตกลงสองครั้งเพื่อตั้งค่าไฮเปอร์ลิงก์

ในบทนี้เราจะเรียนรู้วิธีใช้ธีมใน Visio

การเลือกธีม

คุณไม่จำเป็นต้องพอใจกับธีมเริ่มต้น Visio อนุญาตให้ปรับแต่งธีมและรูปลักษณ์โดยรวมของเอกสาร หากต้องการใช้ธีมให้ไปที่แท็บออกแบบแล้วเลือกจากตัวเลือกธีมที่มีให้เลือกมากมาย คุณสามารถเลือกจากธีมมืออาชีพวาดด้วยมืออินเทรนด์และโมเดิร์น

เมื่อคุณคลิกชุดรูปแบบที่มีอยู่ชุดรูปแบบจะถูกนำไปใช้กับเอกสาร คุณสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้โดยเลือกจากหนึ่งในตัวเลือกมากมายในส่วนตัวแปร

การเปลี่ยนสีของธีม

ส่วนตัวแปรช่วยให้คุณปรับแต่งสีของธีมได้ตามต้องการ การคลิกเมนูแบบเลื่อนลงในส่วน Variants ช่วยให้สามารถปรับแต่งสีของธีมเอฟเฟกต์และตัวเชื่อมต่อได้

ในการปรับแต่งสีของธีมให้ไปที่เมนูย่อยสีในส่วนตัวแปรและคลิกสร้างสีของธีมใหม่ ...

จะเปิดกล่องโต้ตอบ New Theme Colors ซึ่งช่วยให้สามารถปรับแต่งแต่ละสำเนียงในธีมได้ เมื่อคุณตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบสีได้แล้วให้ตั้งชื่อธีมแล้วคลิกใช้หรือตกลงเพื่อบันทึกชุดรูปแบบสีของธีมและนำไปใช้กับไดอะแกรม

หากคุณคุ้นเคยกับ Microsoft Word คุณควรอยู่ที่บ้านใน Visio เกี่ยวกับการจัดรูปแบบข้อความ คุณสามารถจัดรูปแบบชื่อเรื่องและข้อความภายในรูปร่างได้ คุณยังสามารถใช้คำสั่ง Format Painter เพื่อคัดลอกการจัดรูปแบบและวางลงในรูปร่างหรือกล่องข้อความอื่น

ในการจัดรูปแบบข้อความให้เลือกกล่องข้อความที่มีข้อความหรือเน้นข้อความนั้นเอง จากนั้นเลือกจากตัวเลือกที่มีอยู่ในส่วนแบบอักษรและย่อหน้าของแท็บหน้าแรก

คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษรขนาดสีและการจัดแนวย่อหน้าได้ หากคุณต้องการเปลี่ยนรูปแบบฟอนต์ในรูปร่างเพียงดับเบิลคลิกที่รูปร่างเพื่อเลือกข้อความภายในรูปร่างและเปลี่ยนรูปแบบฟอนต์ตามต้องการ

คุณยังสามารถจัดรูปทรงเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพหรือไม่เป็นทางการได้ตามต้องการ ในการจัดรูปแบบรูปร่างให้เลือกรูปร่างในแผนภาพและรูปแบบโดยใช้ตัวเลือกที่มีอยู่ในส่วนสไตล์รูปร่าง

คุณสามารถเลือกลักษณะรูปร่างที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือปรับแต่งรูปร่างโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงเติม ในการปรับสีของเส้นขอบรูปร่างให้เลือกสีจากเมนูแบบเลื่อนลงเส้น เมนูเอฟเฟกต์ช่วยให้สามารถเพิ่มเอฟเฟกต์พิเศษให้กับรูปร่างของคุณเช่นเงาตกกระทบหรือการหมุน 3 มิติ

Visio ทำให้ง่ายต่อการจัดรูปแบบโครงร่างและตัวเชื่อมต่อ คุณอาจต้องการจัดรูปแบบโครงร่างรูปร่างเพื่อให้โดดเด่นจากส่วนอื่น ๆ ของรูปร่างหรือเพื่อเน้นสิ่งที่สำคัญ

การจัดรูปแบบเค้าร่าง

ในการจัดรูปแบบโครงร่างรูปร่างให้คลิกรูปร่างหรือกดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ค้างไว้แล้วเลือกหลายรูปร่าง จากนั้นจากส่วนลักษณะรูปร่างของแท็บหน้าแรกให้คลิกเส้นแล้วเลือกตัวเลือกเส้น ... ซึ่งจะเป็นการเปิดหน้าต่างแสดงรูปแบบรูปร่าง ในส่วนเส้นให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการเพื่อปรับแต่งโครงร่างรูปร่าง

คุณสามารถเปลี่ยนสีของโครงร่างรูปร่างเพิ่มความกว้างเพื่อเพิ่มน้ำหนักมากขึ้นเปลี่ยนการปัดเศษและอื่น ๆ อีกมากมาย คุณยังสามารถสร้างการไล่ระดับสีสำหรับเส้นเพื่อให้เหมาะกับแผนภาพได้

การฟอร์แมตตัวเชื่อมต่อ

เช่นเดียวกับโครงร่างรูปร่างสามารถจัดรูปแบบตัวเชื่อมต่อได้ตามต้องการ ในการจัดรูปแบบตัวเชื่อมต่อให้เลือกตัวเชื่อมต่อในไดอะแกรมและเปิดบานหน้าต่างรูปแบบรูปร่างโดยไปที่เมนูแบบเลื่อนลงเส้นแล้วคลิกตัวเลือกเส้น ...

ในส่วนเส้นของบานหน้าต่าง Format Shapes ให้เลือกประเภท Dash ที่คุณต้องการเพื่อเปลี่ยนรูปแบบตัวเชื่อมต่อ คุณยังสามารถเปลี่ยนสีของขั้วต่อและปรับระดับความโปร่งใสได้ตามต้องการ

Visio มาพร้อมกับอุปกรณ์ช่วยในการมองเห็นเพื่อช่วยจัดวางและจัดโครงสร้างองค์ประกอบในแผนภาพเพื่อให้ดูดีทั้งบนหน้าจอและในการพิมพ์ อุปกรณ์ช่วยภาพหลักที่มีให้ ได้แก่ ไม้บรรทัดกริดและไกด์

ผู้ปกครอง

ผู้ปกครองช่วยในการให้มุมมองแก่องค์ประกอบในแผนภาพ ช่วยปรับทิศทางรูปร่างเพื่อให้ได้รูปลักษณ์ที่สม่ำเสมอและสะอาดตา สามารถปิดหรือเปิดไม้บรรทัดได้ด้วยช่องทำเครื่องหมายง่ายๆในส่วนแสดงของแท็บมุมมอง

เมื่อคุณย้ายรูปร่างคุณจะสังเกตเห็นว่ามีเส้นประ 3 เส้น (แสดงในตัวอย่างต่อไปนี้ในรูปสี่เหลี่ยมสีแดง) บนไม้บรรทัดทั้งแนวตั้งและแนวนอน เส้นประ 3 เส้นเหล่านี้แสดงถึงส่วนซ้ายกลางและขวาของแผนภาพ เมื่อคุณลากรูปร่างในแนวตั้งหรือแนวนอนเส้นประ 3 เส้นนี้จะช่วยจัดตำแหน่งรูปร่างให้ตรงกับสถานที่ที่คุณต้องการ

คุณสามารถเปิดช่องทำเครื่องหมายไม้บรรทัดได้หากคุณต้องการพื้นที่หน้าจอ

คำแนะนำ

เช่นเดียวกับไม้บรรทัดคำแนะนำช่วยในการจัดวางรูปทรงต่างๆของแผนภาพได้อย่างเหมาะสม คุณสามารถสร้างเส้นบอกแนวจำนวนเท่าใดก็ได้จากไม้บรรทัดทั้งแนวตั้งและแนวนอน ในการสร้างแนวทางเพียงลากเส้นจากไม้บรรทัดแนวตั้งหรือแนวนอน

เส้นบอกแนวจะแสดงด้วยเส้นซึ่งจะดูหนาเมื่อเลือก คุณสามารถลบคำแนะนำได้โดยเพียงแค่เลือกคำแนะนำแล้วกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์ ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายคำแนะนำในแท็บมุมมองเพื่อลบคำแนะนำทั้งหมดออกจากมุมมอง

การลากรูปร่างไปยังเส้นบอกแนวจะช่วยให้คุณยึดรูปร่างเข้ากับเส้นบอกแนวได้ เมื่อรูปร่างถูกหักเข้ากับเส้นบอกแนวก็จะเคลื่อนไปพร้อมกับเส้นบอกแนว

กริดไม่เพียง แต่ช่วยในการจัดแนวรูปร่างภายในภาพวาดเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือวัดที่สำคัญอีกด้วย กริดประกอบด้วยกล่องสี่เหลี่ยมของพื้นที่ที่กำหนดซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ ดังนั้นเส้นกริดจึงช่วยให้คุณสามารถประมาณพื้นที่ที่น่าจะถูกครอบครองโดยรูปร่างซึ่งช่วยให้คุณกำหนดขนาดรูปร่างได้ตามต้องการ

หากต้องการเปิดหรือปิดกริดเพียงเลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายตารางในแท็บมุมมอง

คุณยังสามารถกำหนดขนาดของแต่ละเส้นตารางได้โดยปรับระยะห่างระหว่างเส้นตาราง โดยคลิกลูกศรชี้ลงเล็ก ๆ ทางด้านขวาล่างของส่วนแสดงในแท็บมุมมอง

ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบไม้บรรทัดและตารางที่คุณสามารถปรับพารามิเตอร์ต่างๆเช่นการแบ่งย่อยในตารางระยะห่างแนวนอนและแนวตั้งเป็นต้น

นอกเหนือจากอุปกรณ์ช่วยภาพที่ใช้กันทั่วไปเช่นไม้บรรทัดเส้นบอกแนวและเส้นกริด Visio ยังมาพร้อมกับอุปกรณ์ช่วยภาพอื่น ๆ อีกเล็กน้อยเพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบไดอะแกรม ซึ่งรวมถึงการเชื่อมต่ออัตโนมัติ, ตารางไดนามิกและจุดเชื่อมต่อ

เชื่อมต่ออัตโนมัติ

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ SmartShapes คือความสามารถในการเชื่อมต่อรูปร่างกับรูปร่างที่ชื่นชอบสี่อันดับแรกได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย AutoConnect ช่วยในการเลือกรูปร่างจากสี่อันดับแรกอย่างรวดเร็วและสร้างการเชื่อมต่อกับรูปร่างใหม่ได้ทันที บางครั้งคุณอาจไม่ต้องการคุณสมบัตินี้ ในกรณีเช่นนี้คุณสามารถปิดใช้งานคุณสมบัติ AutoConnect ได้โดยเพียงแค่ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย AutoConnect จากส่วน Visual Aids ของแท็บ View

เมื่อไม่ได้เลือกช่องทำเครื่องหมายเชื่อมต่ออัตโนมัติ SmartShapes และลูกศรการเชื่อมต่อจะไม่ปรากฏเมื่อเลือกรูปร่าง

ตารางแบบไดนามิก

กริดแบบไดนามิกให้คิวการจัดแนวสัมพันธ์เมื่อคุณแทรกรูปร่างใหม่ เมื่อตัวเลือก Dynamic Grid เปิดอยู่คุณจะเห็นเส้นบอกแนวและตัวบ่งชี้ที่สัมพันธ์กับรูปร่าง

Dynamic Grid สามารถใช้ร่วมกับ Grid จริงได้ ตารางที่แท้จริงเป็นการวัดค่าสัมบูรณ์มากกว่าและควรนำมาพิจารณาเมื่อการวัดที่แม่นยำมีความสำคัญในการตัดสินใจตำแหน่งของรูปทรง Dynamic Grid เป็นการวัดแบบสัมพัทธ์มากกว่า

ในตัวอย่างข้างต้นเราจะเห็นว่าการเปิด Dynamic Grid ทำให้เราเห็นระยะทางสัมพัทธ์ของรูปร่างใหม่เทียบกับรูปร่างที่มีอยู่แล้ว

จุดเชื่อมต่อ

จุดเชื่อมต่อช่วยในการเชื่อมต่อรูปร่างไปยังจุดเฉพาะตามพื้นผิวของรูปร่าง ตัวอย่างเช่นรูปร่างสามารถมีจุดเชื่อมต่อสี่จุดตามเส้นรอบวงที่ตัวเชื่อมต่อสามารถเชื่อมต่อได้ การเปิดจุดเชื่อมต่อช่วยในการเชื่อมต่อรูปร่างที่จุดเชื่อมต่อที่กำหนดไว้อย่างแม่นยำ

จุดเชื่อมต่อสามารถระบุได้ด้วยสี่เหลี่ยมสีเขียวที่ปรากฏในทุกด้านของรูปร่าง หากคุณต้องการเชื่อมต่อกับรูปร่างโดยตรงแทนที่จะเป็นจุดเชื่อมต่อบนรูปร่างให้ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายจุดเชื่อมต่อในแท็บมุมมองของริบบิ้น

บานหน้าต่างงานมีฟังก์ชันเพิ่มเติมให้กับอินเทอร์เฟซผู้ใช้ คุณสามารถใช้บานหน้าต่างงานเพื่อปรับแต่งหรือเพิ่มพารามิเตอร์ให้กับวัตถุ บานหน้าต่างรูปร่างซึ่งอยู่ที่นั่นโดยค่าเริ่มต้นเป็นตัวอย่างของบานหน้าต่างงาน

บานหน้าต่างงานสามารถลอยหรือเชื่อมต่อและปรับขนาดได้ตามต้องการ นอกเหนือจากบานหน้าต่างงานรูปร่างแล้วยังมีบานหน้าต่างอื่น ๆ อีกสองสามบานซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากเมนูแบบเลื่อนลงของบานหน้าต่างงานในแท็บมุมมองของ Ribbon

รูปร่างบานหน้าต่างข้อมูล

บานหน้าต่าง Shape Data อนุญาตให้ป้อนข้อมูลเมตาของรูปร่างเพิ่มเติม ข้อมูลเมตานี้เป็นไปตามบริบทและขึ้นอยู่กับรูปร่างที่เลือก

บานหน้าต่างแพนและซูม

บานหน้าต่างแพนและซูมช่วยให้สามารถเลื่อนและซูมไปยังส่วนใด ๆ ของภาพวาดได้อย่างง่ายดาย แถบเลื่อนของ Pan & Zoom ช่วยให้ซูมเข้าไปในส่วนใดส่วนหนึ่งของแผนภาพได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในขณะที่ทำงานกับไดอะแกรมที่ซับซ้อน

ขนาดและบานหน้าต่างตำแหน่ง

บานหน้าต่างขนาดและตำแหน่งช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนขนาดของรูปร่างที่เลือกได้ สิ่งนี้ช่วยให้สามารถกำหนดการวัดรูปร่างได้อย่างแม่นยำ คุณยังสามารถเปลี่ยนมุมของการวางแนวของรูปร่างและตำแหน่งพินที่จะนำมาพิจารณาการวัดได้

บานหน้าต่างนำทาง

บานหน้าต่างนำทางพร้อมใช้งานใน Visio เวอร์ชัน Office 365 เท่านั้น โดยทั่วไปจะแสดงรายการองค์ประกอบทั้งหมดของแผนภาพและทำให้ง่ายต่อการนำทางไปยังแต่ละองค์ประกอบ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากแผนภาพมีรูปร่างที่แตกต่างกันและคุณต้องการนำทางไปยังประเภทรูปร่างเฉพาะ การเลือกชื่อของรูปร่างในบานหน้าต่างนำทางจะเลือกรูปร่างนั้นในพื้นที่ว่าง

ง่ายต่อการทำงานกับหลายหน้าต่างหรือเอกสารหลายเวอร์ชันใน Visio คุณสามารถสลับไปมาระหว่างหน้าต่างได้อย่างง่ายดายหรือจัดเรียงไว้ข้างกันเพื่อดูเปรียบเทียบ ตัวเลือกสำหรับการจัดเรียงหน้าต่างใหม่สามารถพบได้ในส่วนหน้าต่างของแท็บมุมมอง

หน้าต่างใหม่

หน้าต่างใหม่โดยทั่วไปอนุญาตให้สร้างสำเนาใหม่ของหน้าต่างที่มีอยู่ สำเนาใหม่จะไม่แสดงลายฉลุโดยตรงอย่างไรก็ตามสามารถเลือกได้โดยคลิกลูกศรรูปร่างเพิ่มเติมในบานหน้าต่างรูปร่าง

หน้าต่างใหม่สามารถระบุได้โดยการมีตัวเลขในแถบหัวเรื่องของหน้าต่าง ในตัวอย่างต่อไปนี้ชื่อไฟล์เดิมคือBlkDiagm.vsd. การใช้คำสั่ง New Window จะสร้างหน้าต่างใหม่ด้วยBlkDiagm: 2 ในแถบชื่อเรื่อง

จัดเรียงทั้งหมด

ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้คุณจัดเรียงหน้าต่างทั้งหมดเคียงข้างกัน คุณลักษณะนี้มีประโยชน์สำหรับการเปรียบเทียบสองหน้าต่างอย่างไรก็ตามหากคุณมีจอแสดงผลความละเอียดสูงคุณอาจสามารถรองรับหน้าต่างที่อยู่ข้างๆกันได้มากขึ้น สามารถย่อบานหน้าต่างรูปร่างและบานหน้าต่างอื่น ๆ เพื่อให้มีพื้นที่หน้าจอมากขึ้น

น้ำตก

ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้การเรียงซ้อนหน้าต่างเพื่อให้เห็นมุมมองโดยรวมของหน้าต่างที่เปิดอยู่ หน้าต่างที่ใช้งานอยู่จะอยู่เบื้องหน้าในขณะที่หน้าต่างที่ไม่ได้ใช้งานจะอยู่ในพื้นหลังโดยมองเห็นแถบชื่อเรื่อง มุมมองแบบเรียงซ้อนมีประโยชน์ในการทราบว่าเอกสารใดเปิดอยู่ได้อย่างรวดเร็ว

หากต้องการพิมพ์ภาพวาดเพียงไปที่เมนูไฟล์แล้วคลิกพิมพ์หรือกดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl + P เมนูพิมพ์มีตัวเลือกมากมายในการเลือกเค้าโครงของหน้าที่พิมพ์และเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการส่งเอกสารเพื่อพิมพ์

ด้านขวาของเมนูพิมพ์จะแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ คุณสามารถเปลี่ยนการวางแนวของหน้าขนาดหน้าและเลือกเฉพาะหน้าที่คุณต้องการพิมพ์

คุณยังสามารถพิมพ์สีหรือสีเทาได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเครื่องพิมพ์ของคุณ โปรดจำไว้ว่าการพิมพ์ขาวดำอาจให้ผลลัพธ์ที่ไม่ดีนัก ที่ดีที่สุดคือพิมพ์เป็นสีเทาหากคุณต้องการประหยัดหมึกของเครื่องพิมพ์

Visio มีหลายวิธีในการสร้าง PDF ของภาพวาดซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการแบ่งปันกับผู้อื่น คุณสามารถบันทึกเอกสารเป็น PDF โดยตรงพิมพ์เป็น PDF หรือส่งอีเมลภาพวาดโดยตรงเป็น PDF

บันทึกเป็น PDF

คุณสามารถบันทึกภาพวาดเป็นภาพวาด Visio (.vsd or .vsdx)ตามค่าเริ่มต้นหรือบันทึกเป็น PDF ซึ่งสามารถเปิดได้โดยโปรแกรมอ่าน PDF ที่มีอยู่อย่างอิสระเช่น Adobe Reader หากต้องการบันทึกเป็น PDF ไปที่เมนูไฟล์คลิกบันทึกเป็นแล้วคลิกเรียกดู ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น เลือก PDF ในฟิลด์บันทึกเป็นประเภทเพื่อบันทึกเอกสารเป็น PDF

พิมพ์เป็น PDF

คุณยังสามารถพิมพ์เป็น PDF ได้โดยตรงหากคุณติดตั้งเครื่องพิมพ์ซอฟต์แวร์ที่รองรับเช่น Adobe PDF หรือ Microsoft Print to PDF คุณอาจต้องการใช้สิ่งนี้หากคุณต้องการให้มีการควบคุมเกรนอย่างละเอียดในเอกสาร PDF เช่นเวอร์ชัน PDF หรือคุณสมบัติความเข้ากันได้

ส่งอีเมล PDF

คุณยังสามารถส่งอีเมลแผนภาพไปยังผู้รับได้โดยตรง โดยไปที่เมนูไฟล์คลิกแชร์แล้วคลิกส่งเป็น PDF สิ่งนี้จะสร้างอีเมลใหม่ในไคลเอนต์อีเมลเริ่มต้นของคุณพร้อมกับแนบไฟล์ PDF เพียงป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับที่จะส่งไฟล์แนบ

เช่นเดียวกับ PDF Visio ยังสามารถส่งออกรูปแบบภาพเช่น JPG, GIF, TIFF, PNG และ Bitmap การส่งออกรูปแบบภาพมีประโยชน์ในขณะที่แบ่งปันภาพวาดกับผู้อื่นได้อย่างง่ายดายหรือวางไว้บนหน้าเว็บ

ในการส่งออกภาพวาดไปที่เมนูไฟล์คลิกบันทึกเป็นและในฟิลด์บันทึกเป็นประเภทให้เลือกจากรายการรูปแบบที่รองรับ คุณสามารถเลือกจากรูปแบบกราฟิกที่กล่าวถึงข้างต้น

เมื่อคุณเลือกรูปแบบกราฟิกที่จะส่งออกไปคุณจะมีตัวเลือกให้เลือกขึ้นอยู่กับความสามารถของรูปแบบกราฟิก ในตัวอย่างต่อไปนี้เราจะเห็นว่าการเลือกรูปแบบการแลกเปลี่ยนไฟล์ JPEG จะแสดงตัวเลือกมากมายสำหรับการปรับแต่งเอาต์พุต

ตัวเลือกในฟิลด์รูปแบบการดำเนินการและรูปแบบสีเป็นรูปแบบเฉพาะ คุณสามารถปล่อยให้เป็นค่าเริ่มต้นเป็นส่วนใหญ่ ตั้งค่าสีพื้นหลังเป็นสีขาวหากคุณมีพื้นหลังสำหรับภาพวาด ตั้งค่าคุณภาพตามต้องการ คุณยังสามารถหมุนภาพวาดหรือพลิกในแนวนอนหรือแนวตั้ง

ความละเอียดและขนาดของแผนภาพเอาต์พุตสามารถจับคู่กับหน้าจอเครื่องพิมพ์หรือแหล่งสัญญาณได้ คุณยังสามารถป้อนความละเอียดหรือขนาดที่กำหนดเองได้ คลิกตกลง

คุณยังสามารถส่งออกภาพวาดไปยังหน้าเว็บซึ่งสามารถโฮสต์บนเว็บไซต์ได้ Visio อนุญาตให้ปรับแต่งสิ่งที่จะเข้าสู่หน้าเว็บได้ ไปที่กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจากเมนูไฟล์และเลือกเว็บเพจในฟิลด์บันทึกเป็นประเภท จากนั้นในกล่องโต้ตอบเดียวกันให้คลิกเผยแพร่…เพื่อเปิดตัวเลือกการเผยแพร่ HTML

คุณสามารถเลือกส่วนประกอบของไดอะแกรมที่คุณต้องการเผยแพร่และจำนวนหน้าที่จะเผยแพร่ คุณยังสามารถระบุชื่อหน้า

ไฟล์ HTML ถูกสร้างขึ้นในตำแหน่งที่เลือกพร้อมกับโฟลเดอร์ที่มีไฟล์สนับสนุน ทั้งไฟล์ HTML และโฟลเดอร์เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน

การเพิ่ม SmartShapes จะสร้างเลเยอร์โดยอัตโนมัติ เลเยอร์เป็นภาพซ้อนทับซึ่งสามารถปรับแต่งและเปิดหรือปิดทีละรายการได้ แต่ละรูปร่างและตัวเชื่อมต่อในแผนภาพจะสร้างเลเยอร์ที่สามารถปรับแต่งคุณสมบัติได้

หากต้องการทราบรายการเลเยอร์ในแผนภาพในส่วนการแก้ไขของแท็บหน้าแรกให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลเยอร์แล้วคลิกคุณสมบัติของเลเยอร์ ...

ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบคุณสมบัติของเลเยอร์ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อปรับแต่งเลเยอร์ต่างๆในไดอะแกรม

กล่องโต้ตอบคุณสมบัติของเลเยอร์จะแสดงเลเยอร์ต่างๆในเอกสารและอนุญาตให้เปลี่ยนคุณสมบัติแต่ละอย่างของเลเยอร์

เลเยอร์จะถูกกำหนดให้กับรูปร่างโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม Visio อนุญาตให้กำหนดเลเยอร์ให้กับรูปร่างได้ตามต้องการ คุณยังสามารถสร้างเลเยอร์ของคุณเอง ให้เราเริ่มต้นด้วยการสร้างเลเยอร์ใหม่จากนั้นกำหนดรูปร่างบางส่วนให้กับเลเยอร์ใหม่

การสร้างเลเยอร์ใหม่

ไปที่กล่องโต้ตอบคุณสมบัติเลเยอร์…ในเมนูแบบเลื่อนลงเลเยอร์จากส่วนการแก้ไขของแท็บหน้าแรกแล้วคลิกใหม่…พิมพ์ชื่อสำหรับเลเยอร์ใหม่

เลเยอร์ใหม่จะถูกสร้างขึ้นในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติของเลเยอร์และในตอนแรกจะมีรูปร่างเป็นศูนย์เนื่องจากยังไม่ได้กำหนด คลิกตกลง

การกำหนดรูปร่างให้กับเลเยอร์

สามารถกำหนดรูปร่างให้กับเลเยอร์ใดก็ได้ ในการกำหนดรูปร่างให้กับเลเยอร์ให้คลิกรูปร่างหรือตัวเชื่อมต่อในแผนภาพจากนั้นคลิกกำหนดให้กับเลเยอร์ในเมนูแบบเลื่อนลงเลเยอร์จากส่วนการแก้ไขของแท็บหน้าแรก

จะเปิดกล่องโต้ตอบเลเยอร์ซึ่งสามารถกำหนดรูปร่างให้กับเลเยอร์ที่มีอยู่หรือที่สร้างขึ้นใหม่

โปรดทราบว่า New Layer ที่สร้างขึ้นก่อนหน้านี้อยู่ในรายการแล้ว สามารถกำหนดรูปร่างให้มากกว่าหนึ่งเลเยอร์ได้เช่นกัน ในการกำหนดรูปร่างให้กับเลเยอร์ทั้งหมดในเอกสารให้คลิกทั้งหมดแล้วคลิกตกลง

กล่องโต้ตอบคุณสมบัติของเลเยอร์อนุญาตให้เปลี่ยนคุณสมบัติของแต่ละเลเยอร์ ประกอบด้วยช่องทำเครื่องหมายหลายช่องเช่น Name, #, Visible, Print, Active, Lock, Snap, Glue และ Color

ฟิลด์ชื่อจะแสดงประเภทของเลเยอร์ในขณะที่ฟิลด์ # แสดงจำนวนรูปร่างในประเภทนั้น ในตัวอย่างต่อไปนี้เราจะเห็นว่ามีรูปทรงอุปกรณ์เก้าแบบในแผนภาพนี้

มีแถวของช่องทำเครื่องหมายสำหรับแต่ละประเภทเลเยอร์ที่สามารถเลือกหรือยกเลิกการเลือกได้ การยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายที่มองเห็นได้จะทำให้มองไม่เห็นรูปร่างในภาพวาด หากเลือกช่องทำเครื่องหมายพิมพ์รูปร่างจะถูกพิมพ์พร้อมกับรูปร่างอื่น ๆ การยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายพิมพ์จะไม่พิมพ์รูปร่างในเลเยอร์

ในทำนองเดียวกันเลเยอร์สามารถทำให้แอคทีฟหรือล็อกได้ รูปร่างในเลเยอร์ที่ใช้งานอยู่สามารถจัดการได้โดยไม่กระทบกับรูปร่างหรือเลเยอร์อื่น ๆ เมื่อคุณล็อครูปร่าง Visio จะป้องกันไม่ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับรูปร่าง คุณไม่สามารถลากรูปร่างหรือเปลี่ยนเนื้อหาได้ จะตรวจสอบสแนปและกาวหากรูปร่างได้รับอนุญาตให้สแน็ปเข้ากับเส้นตาราง คุณยังสามารถแสดงเลเยอร์ด้วยสีเพื่อให้จดจำได้ง่าย

เมื่อคุณแสดงเลเยอร์ด้วยสีรูปร่างของเลเยอร์นั้นจะมีสีในแผนภาพด้วย สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการแยกชุดของรูปร่างออกจากชุดอื่น

ธีมและสไตล์มีประโยชน์ในการปรับโฉมการออกแบบและทำให้ไดอะแกรมโดดเด่น Visio มีชุดรูปแบบและสไตล์มาตรฐานซึ่งสามารถปรับแต่งได้

ธีม

ธีมใช้กับไดอะแกรมทั้งหมด ชุดรูปแบบประกอบด้วยชุดสีและเอฟเฟกต์ที่โดยทั่วไปผสมผสานกันได้ดี เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้แผนภาพดูสวยงามอย่างรวดเร็ว ธีมยังมีผลต่อส่วนอื่น ๆ ของเอกสารเช่นชื่อเรื่องหัวเรื่องข้อความ ฯลฯ

ในการใช้ธีมให้ไปที่แท็บออกแบบแล้วเลือกธีมจากส่วนธีม ลูกศรแบบเลื่อนลงมีตัวเลือกเพิ่มเติมซึ่งแบ่งตามประเภทธีม เมื่อคุณคลิกธีมทุกแง่มุมของไดอะแกรมและส่วนอื่น ๆ ของเอกสารจะแสดงการตั้งค่าธีม

ธีมสามารถมีได้หลายรูปแบบซึ่งสามารถเลือกได้จากส่วนตัวแปรของแท็บออกแบบ

รูปแบบ

สไตล์จะแตกต่างจากธีมที่ใช้กับรูปร่างที่เลือกหรือกลุ่มของรูปร่าง สไตล์ช่วยในการปรับแต่งลักษณะเฉพาะของสไตล์

ในการเปลี่ยนสไตล์ของรูปร่างให้เลือกรูปร่างและจากแท็บหน้าแรกจากนั้นเลือกสไตล์จากส่วนสไตล์รูปร่าง สไตล์สามารถนำไปใช้กับองค์ประกอบรูปร่างทั้งสองในแผนภาพและกล่องข้อความแต่ละกล่อง คุณสามารถเลือกรูปร่างได้หลายรูปแบบเพื่อใช้สไตล์กับรูปทรงทั้งหมดเข้าด้วยกัน

เมื่อคุณเปลี่ยนธีมหลังจากใช้สไตล์กับรูปร่างรูปร่างจะใช้ลักษณะเฉพาะของธีม แต่จะยังคงแตกต่างจากรูปร่างอื่น ๆ แน่นอนคุณสามารถปรับแต่งสไตล์ต่อไปได้แม้ว่าจะใช้ธีมแล้วก็ตาม

ธีมมีประโยชน์ในการปรับแต่งลักษณะของเอกสาร Visio ก้าวไปอีกขั้นและอนุญาตให้ปรับแต่งธีมได้เอง

ธีมมาพร้อมกับตัวแปรที่สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ตามต้องการ สามารถเข้าถึงชุดรูปแบบได้จากส่วนตัวแปรในแท็บออกแบบ คุณสามารถใช้รูปแบบหุ้นหรือคลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อปรับแต่งลักษณะอื่น ๆ

ในเมนูสีคุณจะพบว่ามีชุดสีให้เลือกมากมาย

เมนูเอฟเฟกต์แสดงเอฟเฟกต์บางอย่างที่สามารถใช้กับรูปร่างที่เลือกได้

คุณยังสามารถเลือกจากตัวเชื่อมต่อต่างๆ

บางครั้งจำเป็นต้องป้องกันไม่ให้ธีมกระทบกับรูปร่างหนึ่งหรือกลุ่มของรูปร่างโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีข้อมูลสำคัญที่ต้องนำเสนอในลักษณะเฉพาะ Visio อนุญาตให้ปกป้องรูปร่างซึ่งจะป้องกันไม่ให้การเปลี่ยนแปลงธีมใด ๆ ส่งผลต่อการออกแบบที่ต้องการของรูปร่าง

หากต้องการเปิดใช้งานการป้องกันรูปร่างให้คลิกรูปร่างหรือกลุ่มของรูปร่าง ไปที่แท็บนักพัฒนาใน Ribbon คลิกการป้องกันในส่วนการออกแบบรูปร่าง(Note - คุณอาจต้องเปิดใช้งานแท็บนักพัฒนาก่อนโดยการปรับแต่ง Ribbon)

ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการป้องกันที่อนุญาตให้เลือกส่วนประกอบของรูปร่างที่จะป้องกันไม่ให้ถูกแทนที่

เราจะมุ่งเน้นไปที่การปกป้องธีมของรูปร่างในตอนนี้ ดังนั้นเลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับข้อความรูปแบบจากสีของธีมจากเอฟเฟกต์ของธีมจากฟอนต์ของธีมและสุดท้ายจากดัชนีธีม คลิกตกลง

หากตอนนี้คุณเลือกธีมใด ๆ จากแท็บออกแบบคุณจะสังเกตเห็นว่ารูปร่างที่ได้รับการป้องกันจะไม่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนธีม

หากต้องการย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงเพียงไปที่กล่องโต้ตอบการป้องกันอีกครั้งคลิกไม่มีและสุดท้ายคลิกตกลง

Visio มาพร้อมกับธีมและรูปแบบต่างๆให้เลือกมากมายเพื่อให้เหมาะกับความต้องการเกือบทุกประเภท อย่างไรก็ตามบางครั้งคุณอาจจำเป็นต้องสร้างโทนสีเฉพาะที่สะท้อนถึงองค์กรของคุณ

ในการดำเนินการนี้ให้เลือกธีมจากแท็บออกแบบและเลือกชุดรูปแบบจากส่วนตัวแปรที่ตรงกับสิ่งที่คุณต้องการสร้าง จากนั้นในเมนูสีในส่วนตัวแปรให้คลิกสร้างสีของธีมใหม่ ...

ในกล่องโต้ตอบ New Theme Colors ให้ตั้งชื่อธีมในฟิลด์ Name มี 5 สีที่เน้นการปรับแต่ง เลือกสีสำหรับแต่ละสำเนียงทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสีที่คุณต้องการปรับแต่ง คลิกใช้เพื่อดูตัวอย่างของเอฟเฟกต์ เมื่อคุณพอใจกับรูปแบบสีแล้วให้คลิกตกลงเพื่อบันทึกชุดสี

รูปแบบสีใหม่สามารถพบได้ในส่วนกำหนดเองของเมนูสี คุณสามารถแก้ไขชุดสีนี้ได้ตลอดเวลาโดยคลิกขวาที่โครงร่างที่กำหนดเองแล้วคลิกแก้ไข

แผนผังองค์กรหรือแผนผังองค์กรเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการแสดงลำดับชั้นในองค์กร Visio มีเทมเพลตสำเร็จรูปเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้นสร้างแผนผังองค์กร ในชุดบทต่อไปนี้เราจะเรียนรู้แง่มุมต่างๆของการสร้างและการทำงานกับแผนผังองค์กร

การใช้เทมเพลตแผนภูมิองค์กร

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเริ่มต้นคือใช้เทมเพลตแผนผังองค์กรแบบ inbuilt และต่อยอดจากนั้น ใน Visio 2016 คุณสามารถดูเทมเพลตแผนผังองค์กรได้โดยไปที่เมนูใหม่ คลิกปุ่มโฮมคลิกใหม่แล้วเลือกแท็บเทมเพลต ในแท็บเทมเพลตไปที่ประเภทธุรกิจแล้วคลิกแผนผังองค์กร

จะเปิดกล่องโต้ตอบซึ่งคุณสามารถเลือกแผนภูมิที่จะสร้างในหน่วยเมตริกหรือหน่วยสหรัฐอเมริกา เลือกหน่วยที่คุณพอใจแล้วคลิกสร้างเพื่อโหลดรูปร่างแผนผังองค์กรในแผนภาพใหม่

การใส่รูปร่างผู้บริหารระดับสูง

เมื่อสร้างแผนภูมิแล้วคุณจะสังเกตเห็นว่า Ribbon มีแท็บแผนผังองค์กรใหม่ที่แสดงรายการลักษณะรูปร่างที่คุณสามารถใช้ได้

บานหน้าต่างรูปร่างมีรูปร่างทั้งหมดที่จำเป็นในการใช้ในแผนผังองค์กร รูปร่างจะเปลี่ยนไปตามลักษณะรูปร่างที่เลือกในแท็บแผนภูมิองค์กรใน Ribbon ในตัวอย่างนี้รูปแบบรูปร่างที่เลือกในปัจจุบันคือเข็มขัด

ในการแทรกรูปร่างระดับบนสุดให้ลากรูปร่าง Executive Belt ไปบนผืนผ้าใบและจัดแนวให้ตรงกลางหน้า

เมื่อสร้างรูปร่างผู้บริหารระดับบนสุดแล้วการสร้างรูปร่างย่อยของผู้จัดการก็ทำได้ง่าย รูปร่าง Executive Belt จะไม่มี SmartShapes เนื่องจากเป็นแผนภูมิลำดับชั้นที่มีตำแหน่งที่กำหนดไว้

ในการแทรกตัวจัดการเพียงลากรูปร่าง Manager Belt เข้ากับรูปร่าง Executive Belt คุณจะสังเกตเห็นว่า Visio เชื่อมต่อรูปร่างทั้งสองโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มรูปร่าง Manager Belt เพิ่มเติมลงในรูปร่าง Executive Belt และ Visio จะเชื่อมต่อเว้นวรรคและจัดแนวรูปร่างทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

จากนั้นคุณสามารถใส่รายละเอียดลงในรูปร่างได้โดยการซูมเข้าและดับเบิลคลิกที่รูปร่างเพื่อเปิดใช้งานกล่องข้อความ รูปร่างผู้จัดการจะมีทางเลือกในการใช้ SmartShapes ซึ่งแตกต่างจากรูปร่างของ Executive Belt

เราสามารถสร้างแผนผังองค์กรที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ต่อไปได้ ตามลำดับชั้นขององค์กรสามารถเพิ่มรูปร่างที่เกี่ยวข้องลงในรูปร่างที่มีอยู่ได้ Visio จะสร้างการเชื่อมต่อโดยอัตโนมัติและจัดแนวรูปร่างใหม่ในแผนภาพ

การเพิ่มเข็มขัดตำแหน่ง

เข็มขัดตำแหน่งใช้เพื่อระบุตำแหน่งภายใต้ผู้บริหาร ในตัวอย่างต่อไปนี้มีการเพิ่มสายพานตำแหน่งหลายเส้นให้กับรูปร่างย่อยตัวจัดการทั้งสามแบบ ในการเพิ่มรูปร่างตำแหน่งเพียงลากรูปร่างตำแหน่งเข็มขัดจากบานหน้าต่างรูปร่างเหนือรูปร่างย่อยตัวจัดการใด ๆ Visio จะสร้างรูปร่าง Position Belt โดยอัตโนมัติและเชื่อมต่อกับรูปร่างผู้จัดการด้านบน

การเพิ่มเข็มขัดว่าง

ในองค์กรไม่ใช่ว่าทุกตำแหน่งจะเต็มเสมอไป จะมีตำแหน่งว่างไม่กี่ตำแหน่งที่ต้องกรอก คุณสามารถระบุตำแหน่งว่างได้โดยการลากรูปร่าง Vacancy Belt ไปยังรูปร่างการจัดการใด ๆ รูปร่างตำแหน่งว่างแตกต่างจากรูปร่างอื่น ๆ และสามารถระบุได้ง่าย

การเพิ่มรูปร่างที่ปรึกษาและเลขานุการ

ในทำนองเดียวกันคุณยังสามารถเพิ่มรูปร่างที่ปรึกษาและผู้ช่วยในแผนภูมิองค์กรได้อีกด้วย ในตัวอย่างต่อไปนี้มีการเพิ่มที่ปรึกษาให้กับ CTO และผู้ช่วยซีอีโอ ลากรูปร่างที่ปรึกษาที่ด้านบนของรูปร่าง CTO และรูปร่างผู้ช่วยที่ด้านบนของ CEO Visio จะปรับระยะห่างและการเชื่อมต่อระหว่างรูปร่างโดยอัตโนมัติ

อาจจำเป็นต้องจัดลำดับสมาชิกในทีมใหม่ในแผนผังองค์กร สามารถย้ายรูปร่างไปทางซ้ายและขวาหรือด้านบนและด้านล่างขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้เรียงลำดับอย่างไร เนื่องจากนี่คือแผนผังองค์กรจะมีแท็บ Org Chart ใน Ribbon คลิกแท็บและในส่วนจัดเรียงให้คลิกลูกศรอย่างใดอย่างหนึ่งในคำสั่งย้าย

การเลื่อนไปทางซ้ายและขวาอาจหมายถึงการเลื่อนขึ้นและลงทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งของรูปร่างในภาพวาด เมื่อคุณย้ายรูปร่างรูปร่างย่อยทั้งหมดก็จะเคลื่อนที่ตามไปด้วย ในตัวอย่างต่อไปนี้รูปร่าง COO ถูกย้ายไปทางขวาและตำแหน่งทั้งหมดที่อยู่ด้านล่างก็จะเคลื่อนไปด้วย

กรอบทีมช่วยในการแสดงสมาชิกของทีมต่างๆที่ทำงานในโครงการทั่วไป ในการเพิ่มเฟรมทีมให้ลากรูปร่างเฟรมทีมจากบานหน้าต่างรูปร่างไปยังทีมที่คุณต้องการรวม

กรอบของทีมสามารถปรับได้ตามที่จับเพื่อรองรับสมาชิกได้มากเท่าที่ต้องการ สามารถจัดรูปแบบเส้นขอบกรอบทีมและป้ายกำกับได้ตามต้องการ ในการจัดรูปแบบเส้นขอบเฟรมของทีมให้คลิกที่เฟรมทีมแล้วไปที่แท็บหน้าแรกและในส่วนสไตล์รูปร่างให้เลือกการจัดรูปแบบรูปร่างที่ต้องการ

รายงานเส้นประช่วยในการระบุสมาชิกในทีมแต่ละคนที่รายงานต่อหลายคน ในการเพิ่มเส้นประให้ลากรูปร่างรายงานเส้นประจากบานหน้าต่างรูปร่างลงบนผืนผ้าใบ

คุณจะเห็นว่ามีจุดสิ้นสุดสองจุดสำหรับเส้นประ ลากจุดสิ้นสุดหนึ่งไปยังรูปร่างแรกและจุดสิ้นสุดอีกจุดหนึ่งไปยังรูปร่างอื่นเพื่อสร้างเส้นประที่ระบุว่าสมาชิกในทีมรายงานไปยังตำแหน่งมากกว่าหนึ่งตำแหน่ง

แม้ว่าคุณจะสามารถสร้างรูปร่างแต่ละรูปร่างได้โดยการลากรูปร่างที่ต้องการจากบานหน้าต่างรูปร่าง แต่ Visio ก็อำนวยความสะดวกในการสร้างรูปร่างหลาย ๆ แบบในคราวเดียว รูปร่างทั้งหมดที่รวมเข้าด้วยกันจะเชื่อมต่อและจัดแนวโดยอัตโนมัติ

การสร้าง SmartShape สามตำแหน่ง

ในการสร้าง SmartShape สามตำแหน่งให้ลากรูปร่างสามตำแหน่งไปยังรูปร่างผู้จัดการที่สูงกว่า

สิ่งนี้จะสร้างรูปทรงสามรูปด้านล่างรูปร่างที่สูงขึ้นโดยตรง คุณจะสังเกตเห็นว่ารูปร่างต่างๆสามารถล้นไปยังหน้าถัดไปได้ สามารถแก้ไขได้โดยคลิกปุ่ม Re-Layout ในส่วน Layouts ของแท็บ Org Chart

การสร้าง SmartShape หลายตำแหน่ง

เช่นเดียวกับ SmartShape สามตำแหน่ง Visio ยังช่วยสร้าง SmartShape หลายตำแหน่งซึ่งคุณสามารถเลือกตำแหน่งได้มากเท่าที่คุณต้องการ ในการสร้าง SmartShape แบบหลายตำแหน่งให้คลิกและลากหลายรูปร่างจากบานหน้าต่างรูปร่างไปยังรูปร่างที่เลือกบนผืนผ้าใบ

จะเปิดกล่องโต้ตอบเพิ่มหลายรูปร่างซึ่งคุณสามารถเลือกประเภทของรูปร่างและจำนวนรูปร่างที่จะเพิ่มได้ คลิกตกลงเพื่อเพิ่มรูปร่างให้กับรูปร่างที่เลือก

คุณสามารถเพิ่มรูปภาพในระดับต่างๆในแผนผังองค์กรของคุณเพื่อให้ดึงดูดสายตามากขึ้น ในการเพิ่มรูปภาพของผู้บริหารให้ดับเบิลคลิกที่รูปร่างเพื่อซูมเข้าจากนั้นคลิกฟิลด์รูปภาพภายในรูปร่าง

จากนั้นคลิกปุ่มแทรกเพื่อเลือกรูปภาพสำหรับเพิ่มลงในรูปร่าง ในการป้องกันไม่ให้รูปภาพแสดงเป็นรูปร่างให้คลิกปุ่มแสดง / ซ่อน

หลังจากเพิ่มรูปภาพแล้วคุณสามารถใช้เครื่องมือจัดรูปแบบรูปภาพตามปกติเพื่อปรับความสว่างและคอนทราสต์หรือครอบตัดรูปภาพ

หากคุณต้องการนำเข้ารูปภาพของผู้บริหารโดยอัตโนมัติไปยังลำดับชั้นตามลำดับเพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อไฟล์ของรูปภาพผู้บริหารตรงกับชื่อในรูปร่าง จากนั้นนำเข้าโฟลเดอร์ทั้งหมดและ Visio จะวางผู้บริหารในลำดับชั้นที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ

อาจจำเป็นต้องแจกแจงแผนผังองค์กรเพื่อให้ผู้บริหารแต่ละคนได้รับหน้าเว็บของตนเองเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้แผนภูมิแออัด การซิงโครไนซ์ทำให้การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับผู้บริหารในเพจอื่นยังคงซิงค์กับเพจหลัก

ในการซิงโครไนซ์รูปร่างให้คลิกรูปร่างแล้วคลิกปุ่มซิงโครไนซ์ในแท็บแผนผังองค์กร

การดำเนินการนี้จะเปิดกล่องโต้ตอบสร้างสำเนาที่ซิงโครไนซ์ซึ่งอนุญาตให้สร้างสำเนาของรูปร่างและผู้ใต้บังคับบัญชาบนหน้าใหม่หรือหน้าที่มีอยู่

คลิกช่องทำเครื่องหมายซ่อนผู้ใต้บังคับบัญชาในหน้าเดิมหากคุณต้องการยุบรูปร่างในหน้าหลัก การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นในเพจรูปร่างที่ซิงโครไนซ์จะปรากฏในหน้าหลักเช่นกัน

รูปร่างผู้จัดการแต่ละคนสามารถยุบและแสดงได้ตามต้องการ การยุบรูปร่างมีประโยชน์ในการลดความยุ่งเหยิงในแผนภาพ

หากต้องการยุบลำดับชั้นภายใต้รูปร่างให้คลิกขวาที่รูปร่างไปที่เมนูผู้ใต้บังคับบัญชาแล้วคลิกซ่อนผู้ใต้บังคับบัญชา

รูปร่างรองจากนั้นจะยุบภายใต้รูปร่างผู้จัดการ สิ่งนี้ระบุด้วยไอคอนต้นไม้ภายใต้รูปร่างผู้จัดการ

หากรูปร่างตรงกันการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับที่อื่นจะปรากฏในรูปร่างหลักโดยอัตโนมัติ

หากต้องการเปิดเผยผู้ใต้บังคับบัญชาอีกครั้งให้คลิกขวาที่รูปร่างผู้จัดการไปที่เมนูผู้ใต้บังคับบัญชาแล้วคลิกแสดงผู้ใต้บังคับบัญชา

แม้ว่าคุณจะสามารถสร้างแผนผังองค์กรด้วยตนเองโดยใช้รูปร่างที่แตกต่างกันในบานหน้าต่างรูปร่าง แต่ Visio ยังมีวิธีการนำเข้าข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรของคุณจากแหล่งภายนอกโดยอัตโนมัติ ในบทนี้เราจะพิจารณาการนำเข้าข้อมูลจากข้อมูลในสเปรดชีต Excel

การสร้างข้อมูลในสเปรดชีต Excel

สร้างสเปรดชีต Excel หรือใช้เอกสารที่มีอยู่ซึ่งมีข้อมูลสำคัญบางส่วนในแถวส่วนหัวที่นำไปสู่การสร้างแผนผังองค์กร ข้อมูลที่สำคัญ ได้แก่ พนักงานตำแหน่งผู้จัดการและแผนก ฟิลด์พนักงานและผู้จัดการเป็นฟิลด์บังคับและฟิลด์อื่น ๆ เป็นทางเลือก

นอกจากนี้คุณยังสามารถใส่ฟิลด์ที่เรียกว่า Master_Shape ซึ่งระบุรูปร่างที่แน่นอนที่จะใช้สำหรับพนักงานคนหนึ่ง โปรดทราบว่าต้องใช้ชื่อฟิลด์ Master_Shape ตามที่ Visio กำหนดรูปร่างเฉพาะให้กับพนักงาน

การเริ่มต้นตัวช่วยสร้างแผนผังองค์กร

มีสองวิธีในการเริ่มต้นตัวช่วยสร้างแผนผังองค์กร วิธีแรกเกี่ยวข้องกับการใช้ตัวช่วยสร้างแผนผังองค์กรจากส่วนเทมเพลตในเมนูใหม่

อีกวิธีหนึ่งคือใช้คำสั่งนำเข้าในส่วนข้อมูลองค์กรจากแท็บแผนภูมิองค์กรใน Ribbon หากคุณได้สร้างแผนภูมิองค์กรแล้ว

ขอแนะนำให้ใช้วิธีที่สองหากคุณต้องการการจัดรูปแบบพื้นหลังเพื่อนำไปใช้กับทุกหน้าในแผนผังองค์กร วิธีแรกจะสร้างเพจทั้งหมดที่ต้องการ แต่คุณต้องจัดรูปแบบทีละเพจซึ่งอาจทำให้น่าเบื่อหากองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดตัวช่วยสร้างแผนผังองค์กรจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถระบุคุณลักษณะของแผนผังองค์กรของคุณได้

การใช้ตัวช่วยสร้างแผนผังองค์กร

หน้าจอแรกของตัวช่วยสร้างแผนผังองค์กรให้ตัวเลือกในการเลือกข้อมูลที่มีอยู่จากไฟล์หรือป้อนข้อมูลด้วยตนเอง สำหรับตัวอย่างนี้เราจะเลือกตัวเลือกแรก คลิกถัดไปเพื่อไปยังหน้าจอถัดไปในวิซาร์ด

ในหน้าจอต่อไปนี้คุณสามารถเลือกแหล่งที่จะจัดเก็บข้อมูลขององค์กรได้ อาจเป็นตำแหน่งที่ตั้งบน Microsoft Exchange Server ข้อความในเครื่องไฟล์ CSV หรือ Excel หรือแหล่งข้อมูลที่สอดคล้องกับ ODBC เลือกตัวเลือกที่สองแล้วคลิกถัดไป

ตอนนี้ป้อนตำแหน่งหรือเส้นทางไปยังไฟล์ Excel แล้วคลิกถัดไป

ในหน้าจอนี้ในดรอปดาวน์ฟิลด์ชื่อให้เลือกฟิลด์ในสเปรดชีต Excel ที่มีชื่อของพนักงาน ในรายการแบบเลื่อนลงของฟิลด์รายงานไปยังให้เลือกฟิลด์ในสเปรดชีต Excel ที่แสดงถึงตัวจัดการการรายงาน หากชื่อและชื่ออยู่ในช่องที่แตกต่างกันให้ระบุฟิลด์ที่มีชื่อของพนักงานในรายการแบบเลื่อนลงชื่อ

Visio จะรวมฟิลด์ชื่อและชื่อเพื่อสร้างชื่อเต็มของพนักงาน คลิกถัดไปเพื่อดำเนินการต่อ

กล่องคอลัมน์ไฟล์ข้อมูลจะแสดงฟิลด์ข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในส่วนหัวของไฟล์ Excel คุณสามารถเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการให้แสดงในส่วนฟิลด์ที่แสดงโดยเลือกฟิลด์ที่ต้องการจากนั้นคลิกเพิ่ม คลิกถัดไปเมื่อเพิ่มฟิลด์ที่ต้องการแล้ว

ในหน้าจอถัดไปคุณสามารถเลือกฟิลด์ที่ข้อมูลรูปร่างควรยึดได้ ฟิลด์ข้อมูลรูปร่างจะคล้ายกับฟิลด์ที่เลือกในขั้นตอนก่อนหน้าดังนั้นในกรณีส่วนใหญ่คุณสามารถปล่อยไว้เช่นนั้นได้ คุณยังสามารถเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมได้หากจำเป็น

ในหน้าจอต่อไปนี้คุณสามารถเลือกที่จะรวมรูปภาพของพนักงานได้ หากคุณติดป้ายกำกับรูปภาพในรูปแบบเดียวกับชื่อพนักงานคุณสามารถชี้ไปที่ตำแหน่งของโฟลเดอร์ที่มีรูปภาพของพนักงานทั้งหมดได้ หรือคุณสามารถเลือกที่จะไม่รวมรูปภาพใด ๆ

ในหน้าจอนี้คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้แสดงข้อมูลองค์กรได้มากเพียงใดในหน้าเดียวหากมีพนักงานจำนวนมากซึ่งครอบคลุมหลายเพจ คุณยังสามารถเลือกที่จะอนุญาตให้ Visio ทำลายแผนผังองค์กรในหน้าต่างๆโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกรูปร่างของพนักงานไฮเปอร์ลิงก์ข้ามเพจและซิงโครไนซ์รูปร่างพนักงานข้ามเพจแล้ว คลิกเสร็จสิ้นเพื่อสร้างแผนผังองค์กรในที่สุด

หลังจากคลิกเสร็จสิ้น Visio จะเริ่มประมวลผลข้อมูลจากสเปรดชีต Excel และสร้างแผนผังองค์กรตามพารามิเตอร์ที่ระบุในวิซาร์ด คุณจะเห็นตัวบ่งชี้ความคืบหน้าแสดงสถานะของการสร้าง

แผนภูมิองค์กรที่เสร็จสมบูรณ์สามารถบันทึกเป็น PDF หรือรูปแบบภาพใดก็ได้โดยไปที่เมนูไฟล์แล้วคลิกบันทึกเป็น เลือกจากประเภทไฟล์ใดก็ได้ในฟิลด์ประเภทบันทึกเป็น

หากคุณบันทึกภาพวาดเป็นไฟล์ JPG หรือ GIF คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบอื่นซึ่งช่วยให้ระบุตัวเลือกเอาต์พุตเพิ่มเติมได้

แผนภาพการระดมความคิดคล้ายกับแผนผังองค์กร แต่ใช้มากกว่าเพื่อถ่ายทอดแนวคิดที่แตกต่างกันเกี่ยวกับหัวข้อ ในการสร้างแผนภาพการระดมความคิดให้คลิกไฟล์แล้วไปที่เมนูใหม่ ในส่วนเทมเพลตให้เลือกธุรกิจจากนั้นในรายการเทมเพลตให้เลือกไดอะแกรมการระดมความคิดเลือกหน่วยที่ต้องการใช้งานแล้วคลิกสร้าง

คุณจะสังเกตเห็นว่าเอกสารแผนภาพการระดมความคิดถูกสร้างขึ้นและพร้อมใช้งาน สิ่งนี้มีความแตกต่างที่น่าสังเกตเล็กน้อยเมื่อเทียบกับแผนผังองค์กร ประการแรกจำนวนรูปร่างน้อยกว่าแผนผังองค์กร ประการที่สองมีหน้าต่างโครงร่างที่ปรากฏในภาพวาดแสดงโครงร่างของแผนภาพ ประการที่สามมีการเพิ่มแท็บ Brainstorming ลงใน Ribbon ซึ่งมีเครื่องมือที่จำเป็นในการใช้แผนภาพการระดมความคิด

ในการสร้างหัวข้อกลางสำหรับแผนภาพการระดมความคิดให้ลากรูปร่างหัวข้อหลักลงบนผืนผ้าใบ ไม่เหมือนกับแผนภูมิองค์กรที่คุณต้องดับเบิลคลิกที่รูปร่างเพื่อป้อนข้อความคุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อความในแผนภาพการระดมความคิดได้ทันทีที่คุณลากรูปร่างลงบนผืนผ้าใบ

ในบทนี้เราจะเรียนรู้วิธีการเพิ่มแก้ไขและวางหัวข้อย่อยในแผนภาพการระดมความคิดโดยใช้ Visio

การเพิ่มหัวข้อย่อย

ในแผนภาพการระดมความคิดไม่ได้แทรกรูปร่างย่อยไว้ด้านบนของรูปร่างหลักโดยตรง รูปร่างย่อยถูกแทรกเป็นหัวข้อย่อย ในการแทรกหัวข้อย่อยขั้นแรกให้คลิกรูปร่างหัวข้อหลักจากนั้นคลิกแท็บการระดมความคิดบน Ribbon ในส่วนเพิ่มหัวข้อคลิกหัวข้อย่อย

จะสร้างหัวข้อย่อยให้กับรูปร่างหัวข้อหลักซึ่งพร้อมที่จะพิมพ์

คุณยังสามารถสร้างหัวข้อย่อยหลายหัวข้อพร้อมกันได้โดยคลิกที่หัวข้อย่อยหลายหัวข้อในส่วนเพิ่มหัวข้อ ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบเพิ่มหลายหัวข้อซึ่งคุณสามารถป้อนชื่อของหัวข้อย่อยแต่ละหัวข้อได้

หัวข้อย่อยแต่ละหัวข้อจะเชื่อมต่อกับรูปร่างหัวข้อหลักโดยอัตโนมัติ

การแก้ไขและการจัดวางหัวข้อย่อย

สามารถแก้ไขหัวข้อย่อยได้ง่ายๆโดยคลิกที่ชื่อหัวข้อย่อยแล้วพิมพ์ทับ คุณยังสามารถแก้ไขหัวข้อย่อยได้โดยคลิกชื่อสองครั้งในหน้าต่างเค้าร่าง หน้าต่างโครงร่างแสดงลำดับชั้นหัวข้อของการระดมความคิด หัวข้อย่อยสามารถลากโดยตัวเชื่อมต่อและวางไว้ที่ใดก็ได้บนผืนผ้าใบ ซึ่งจะเชื่อมโยงกับรูปทรงหัวข้อหลักเสมอ

หน้าต่างโครงร่างช่วยให้แก้ไขลำดับหัวข้อหรือชื่อหัวข้อในแผนภาพได้ง่าย การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นในหน้าต่างโครงร่างจะปรากฏในแผนภาพจริง

หน้าต่างโครงร่างสามารถตรึงหรือเลิกตรึงได้โดยคลิกที่ไอคอนหมุดที่ด้านล่างซ้ายของหน้าต่าง ซึ่งจะทำให้หน้าต่างสามารถซ่อนอัตโนมัติเมื่อไม่ได้ใช้งาน

สามารถแก้ไขหัวข้อได้โดยคลิกสองครั้งที่ชื่อหัวข้อภายในหน้าต่างแล้วพิมพ์ นอกจากนี้ยังสามารถเปลี่ยนลำดับของหัวข้อได้โดยการคลิกและลากหัวข้อจากหัวข้อย่อยหนึ่งไปยังอีกหัวข้อหนึ่ง คุณยังสามารถคลิกขวาที่หัวข้อและเลื่อนขึ้นหรือเลื่อนลงเพื่อเปลี่ยนลำดับของหัวข้อ

หากต้องการลบหัวข้อให้คลิกขวาที่หัวข้อจากนั้นคลิกลบหัวข้อหรือเพียงแค่เลือกหัวข้อแล้วกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์

คุณสามารถปรับแต่งแผนภาพการระดมความคิดในลักษณะที่คล้ายคลึงกับไดอะแกรมประเภทอื่น ๆ โดยการเปลี่ยนรูปร่างลักษณะและเค้าโครง

การปรับแต่งรูปร่างหัวข้อ

รูปร่างของแต่ละหัวข้อสามารถปรับแต่งเป็นรูปทรงที่มีอยู่แล้วภายในได้หลายแบบ กดปุ่ม Shift ค้างไว้เลือกหัวข้อทีละหัวข้อและในแท็บการระดมความคิดให้คลิกเปลี่ยนหัวข้อในส่วนจัดเรียง

ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบเปลี่ยนรูปร่างซึ่งแสดงประเภทรูปร่างที่คุณสามารถเปลี่ยนได้ เลือกประเภทรูปร่างแล้วคลิกตกลง

การปรับแต่งรูปแบบหัวข้อ

แผนภาพการระดมความคิดสามารถปรับแต่งได้โดยเลือกธีมและชุดรูปแบบต่างๆ ในการเลือกธีมให้ไปที่แท็บออกแบบบน Ribbon แล้วเลือกธีม นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกรูปแบบต่างๆสำหรับธีมได้โดยการเลือกชุดรูปแบบในส่วนตัวแปร ส่วนตัวแปรมีรายการแบบเลื่อนลงซึ่งคุณสามารถปรับแต่งสีและเอฟเฟกต์เพิ่มเติมเช่นเงาตกกระทบ

การปรับแต่งเค้าโครงหัวข้อ

คุณยังสามารถปรับแต่งรูปแบบของแผนภาพเพื่อให้ดูหรูหราและเป็นมืออาชีพมากขึ้น ในแท็บการระดมความคิดให้คลิกรูปแบบแผนภาพเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบสไตล์การระดมความคิด คุณสามารถเลือกรูปแบบการระดมความคิดที่หลากหลายและยังมีตัวเลือกโมเสคอีกสองสามแบบซึ่งรวมถึงสไตล์ทั้งหมดที่ผสมผสานกัน เลือกสไตล์แล้วคลิกนำไปใช้เพื่อดูผลลัพธ์ คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

คุณยังสามารถปรับแต่งเค้าโครงได้โดยคลิกเค้าโครงในแท็บการระดมความคิด เลือกเค้าโครงจากส่วนเลือกเค้าโครง คุณยังสามารถเลือกประเภทของตัวเชื่อมต่อในส่วนตัวเชื่อมต่อ เลือกเค้าโครงและคลิกใช้เพื่อดูผลลัพธ์ คลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

คุณสามารถส่งข้อมูลการระดมความคิดไปยัง Word และ Excel ได้โดยตรงและในความเป็นจริงไปยังโปรแกรมใด ๆ ที่ยอมรับอินพุต XML ข้อมูลใน Outline Window จะถูกส่งออกไปยังเอกสาร Word หรือ Excel และเปิดเป็นไฟล์ XML การเปลี่ยนแปลงใด ๆ สามารถบันทึกลงในไฟล์ XML นี้ซึ่งสามารถนำกลับเข้าสู่ Visio ได้

หากต้องการส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ XML ในส่วนจัดการของแท็บการระดมความคิดให้คลิกส่งออกข้อมูลแล้วเลือก Microsoft Word หรือ Microsoft Excel โปรดทราบว่าตัวเลือกเหล่านี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณติดตั้ง Word และ Excel เวอร์ชัน 2016 บนคอมพิวเตอร์ของคุณ สำหรับ Word และ Excel เวอร์ชันอื่นหรือสำหรับการใช้โปรแกรมอื่นที่เข้ากันได้ให้เลือกเป็น XML …แทน

ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณส่งออกข้อมูลไปยัง Excel Visio จะเปิด Excel โดยอัตโนมัติเมื่อคุณบันทึกไฟล์ XML ใน Excel ข้อมูลจะถูกจัดเป็นระดับหัวข้อ ตัวอย่างเช่น T1 แสดงถึงหัวข้อหลัก T1.1 แทนหัวข้อย่อยแรกภายใต้หัวข้อหลัก T1.1.1 แสดงหัวข้อย่อยเพิ่มเติมภายใต้หัวข้อย่อยและอื่น ๆ คุณสามารถเพิ่มหรือลบลำดับชั้นของหัวข้อได้ที่นี่และบันทึกไฟล์ XML ซึ่งจะสามารถนำเข้ากลับไปที่ Visio ได้อีกครั้ง

เช่นเดียวกับแผนภูมิองค์กรและแผนภาพการระดมความคิดคุณยังสามารถสร้างไทม์ไลน์ใน Visio เพื่อแสดงกำหนดการหรือเหตุการณ์ต่างๆ

การสร้างไทม์ไลน์

หากต้องการสร้างไทม์ไลน์ให้ไปที่เมนูใหม่ในแท็บไฟล์แล้วคลิกเทมเพลต ไปที่ประเภทกำหนดการคลิกไทม์ไลน์จากนั้นสร้างเพื่อสร้างพื้นที่ทำงานของไทม์ไลน์ เนื่องจากไทม์ไลน์วัดเวลาเป็นหลักการเลือกหน่วยจึงไม่สำคัญ

การกำหนดค่ารูปร่างไทม์ไลน์

เมื่อสร้างเทมเพลตไทม์ไลน์แล้วให้คลิกและลากบล็อกรูปร่างไทม์ไลน์จากบานหน้าต่างรูปร่างลงบนผืนผ้าใบ ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบกำหนดค่าไทม์ไลน์ซึ่งคุณสามารถเลือกระยะเวลาสำหรับไทม์ไลน์และไทม์สเกลได้ คลิกตกลง

จะสร้างบล็อกไทม์ไลน์โดยมีช่วงเวลาเท่ากันระหว่างวันที่ที่เลือก

เหตุการณ์สำคัญแสดงถึงจุดที่เฉพาะเจาะจงในช่วงเวลาที่มีเหตุการณ์สำคัญเกิดขึ้นหรือมีกำหนดจะเกิดขึ้น ในการเพิ่มเหตุการณ์สำคัญให้คลิกและลากรูปร่างของเส้นไมล์สโตนไปยังช่วงเวลาที่เลือกบนไทม์ไลน์ ไม่จำเป็นต้องตกหล่นในช่วงเวลาใดช่วงหนึ่งเนื่องจากคุณสามารถกำหนดวันที่และเวลาที่แน่นอนของเหตุการณ์ได้ด้วยตนเอง

เมื่อคุณลากเหตุการณ์สำคัญลงบนไทม์ไลน์กล่องโต้ตอบกำหนดค่าเหตุการณ์สำคัญจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถระบุวันที่และเวลาที่แน่นอนของเหตุการณ์สำคัญพร้อมกับคำอธิบายของเหตุการณ์ได้ คุณยังสามารถเลือกจากรูปแบบวันที่มาตรฐานเพื่อแสดงเวลาและวันที่ได้ดีขึ้น คลิกตกลงเพื่อสร้างเป้าหมายบนไทม์ไลน์ เหตุการณ์สำคัญสามารถลากไปตามไทม์ไลน์และวันที่และเวลาของเหตุการณ์สำคัญจะได้รับการอัปเดตตามนั้น

เมื่อเพิ่มเหตุการณ์สำคัญหลายครั้งอาจเป็นไปได้ว่าข้อความอธิบายของเหตุการณ์สำคัญจะวิ่งเข้าหากันทำให้ดูยุ่งเหยิง เป็นไปได้ที่จะหลีกเลี่ยงการชนกันโดยการเปลี่ยนตำแหน่งของข้อความหลัก

หากคุณบังเอิญมีข้อความที่ชนกันเพียงจับปลายสีเหลืองของหลักสำคัญแล้วลากไปยังตำแหน่งที่แยกจากกันเช่นด้านล่างหรือสูงกว่าขึ้นไป คุณยังสามารถทำมุมปลายสีเหลืองได้โดยเพียงแค่หมุนเมาส์ไปยังมุมที่ต้องการ แนวคิดคือเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความจะไม่ชนกันและแสดงได้ชัดเจนที่สุด

เมื่อปลายสีเหลืองถูกลากและคลายออกรูปร่างขั้นตอนของเส้นจะปรับตัวเองตามนั้น คุณยังสามารถใช้คำแนะนำเพื่อทากาวที่ปลายสีเหลืองของเหตุการณ์สำคัญต่างๆเพื่อให้สอดคล้องกันทั้งหมด

ช่วงเวลาหมายถึงช่วงเวลาหนึ่งในช่วงเวลาที่เหตุการณ์เกิดขึ้นหรือถูกกำหนดเวลาไว้ ในการเพิ่มช่วงเวลาให้ลากรูปร่างช่วงเวลาบล็อกไปยังตำแหน่งบนไทม์ไลน์ จะเปิดกล่องโต้ตอบ Configure Interval

ในกล่องโต้ตอบ Configure Interval คุณสามารถเลือกระยะเวลาของช่วงเวลารูปแบบวันที่และเพิ่มคำอธิบายได้ คลิกตกลงเพื่อเพิ่มช่วงเวลาให้กับไทม์ไลน์ ช่วงเวลาสามารถทับซ้อนเหตุการณ์สำคัญหรือเหตุการณ์อื่น ๆ ด้วยการจัดรูปแบบรูปร่างช่วงเวลาให้โปร่งใสจะทำให้มองเห็นรูปร่างอื่น ๆ ที่อยู่ด้านหลังได้

เครื่องหมายและตัวบ่งชี้สามารถใช้เพื่อแสดงเหตุการณ์เฉพาะเช่นวันที่ปัจจุบันหรือเวลาที่ผ่านไป เครื่องหมายช่วยให้มองเห็นจุดที่คุณยืนอยู่ในปัจจุบันโดยคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของคุณในไทม์ไลน์ปัจจุบัน

หากต้องการเพิ่มเครื่องหมายเช่นวันที่ของวันนี้ให้ลากรูปร่างของเครื่องหมายวันนี้ลงบนไทม์ไลน์ คุณอาจต้องการปรับปลายสีเหลืองเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของเครื่องหมายไม่ทับซ้อนกับเหตุการณ์สำคัญหรือข้อมูลอื่น ๆ ของคุณ เครื่องหมายวันนี้จะเคลื่อนไปตามความคืบหน้าของวันทำให้คุณเห็นสถานะปัจจุบันของคุณในมุมมองแบบเรียลไทม์

เครื่องหมายหรือตัวบ่งชี้อื่นที่มีประโยชน์คือเวลาที่ผ่านไป ตัวบ่งชี้เวลาที่ผ่านไปช่วยในการวัดเวลาที่ผ่านไปนับตั้งแต่จุดเริ่มต้นของไทม์ไลน์ โดยจะแสดงเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าสีเขียวตามระยะเวลาที่ผ่านไป แน่นอนเช่นเดียวกับรูปร่างอื่น ๆ สีของรูปร่างเวลาที่ผ่านไปสามารถปรับแต่งได้

หากต้องการแสดงเวลาที่ผ่านไปให้ลากรูปร่างเวลาที่ผ่านไปจากแผงรูปร่างไปยังไทม์ไลน์

ไทม์ไลน์ที่ขยายมีประโยชน์ในการซูมเข้าเพื่อดูแง่มุมปลีกย่อยของช่วงเวลา ตัวอย่างเช่นไทม์ไลน์ที่ขยายออกสามารถแสดงรายละเอียดของเหตุการณ์ต่างๆในช่วงเวลาหนึ่งซึ่งอาจมองไม่เห็นบนไทม์ไลน์หลัก

ในการสร้างไทม์ไลน์แบบขยายให้ลากรูปร่างไทม์ไลน์ที่ขยายลงบนไทม์ไลน์หลัก ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบกำหนดค่าไทม์ไลน์ที่คุ้นเคยซึ่งคุณสามารถระบุวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดได้ เนื่องจากนี่เป็นไทม์ไลน์ที่ขยายออกคุณสามารถเลือกมาตราส่วนที่ต่ำกว่าเช่นสัปดาห์แทนที่จะเป็นเดือนหากคุณมีกำหนดการที่อัดแน่นสำหรับสัปดาห์

ไทม์ไลน์ที่ขยายจะเชื่อมต่อกับไทม์ไลน์หลักโดยใช้ตัวเชื่อมต่อสองจุดที่มีปลายสีเหลือง สามารถใช้ปลายสีเหลืองเพื่อย้ายหรือเปลี่ยนการวางแนวของไทม์ไลน์ที่ขยายได้ คุณยังสามารถเพิ่มเหตุการณ์สำคัญลงในไทม์ไลน์ที่ขยายได้ อย่างไรก็ตามเหตุการณ์หรือช่วงเวลาใด ๆ ที่เพิ่มลงในไทม์ไลน์ที่ขยายจะไม่ปรากฏในไทม์ไลน์หลัก

นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มไทม์ไลน์ที่ขยายเพิ่มเติมได้ที่ด้านบนของไทม์ไลน์ที่ขยายที่มีอยู่

คุณสามารถใช้เทคนิคการจัดรูปแบบตามปกติเช่นธีมและรูปแบบต่างๆกับไทม์ไลน์ได้ คุณยังสามารถเลือกพื้นหลังเพื่อสร้างไทม์ไลน์ที่ต่อเนื่องกันทั้งหมดโดยใช้เทมเพลตพื้นหลัง

ตัวอย่างเช่นในแท็บออกแบบให้คลิกเส้นขอบและชื่อเรื่องเพื่อตั้งค่าเส้นขอบที่ดูเป็นมืออาชีพที่มีส่วนหัวของชื่อเพื่อให้ทุกหน้าในไทม์ไลน์นี้มีพื้นหลังและข้อมูลส่วนหัวเหมือนกัน

สร้างหน้าพื้นหลังที่ซ้อนทับบนหน้าอื่น ๆ ทั้งหมดในเอกสาร

คุณยังสามารถเปลี่ยนเส้นเวลาและรูปร่างอื่น ๆ เพื่อให้ดูเหมือนบล็อกทรงกระบอกหรือวงเล็บได้โดยคลิกขวาที่รูปร่างแล้วเลือกประเภทที่เกี่ยวข้องจากเมนู

สามารถแชร์ไทม์ไลน์ได้เช่นเดียวกับภาพวาด Visio อื่น ๆ ในรูปแบบ PDF, ภาพวาด Visio หรือไฟล์กราฟิก Visio ยังอนุญาตให้คุณอนุญาตให้ผู้อื่นแก้ไขภาพวาดได้หากให้สิทธิ์เข้าถึง สิ่งนี้เกิดขึ้นผ่าน Microsoft OneDrive และคุณต้องลงชื่อเข้าใช้ Visio เพื่อเข้าถึงคุณลักษณะนี้

หากต้องการแชร์ภาพวาดเพื่อแก้ไขหรือตรวจสอบให้ไปที่เมนูไฟล์แล้วคลิกแชร์ เอกสารจะต้องถูกบันทึกลงในระบบคลาวด์ก่อนดังนั้นจึงคลิกบันทึกลงในคลาวด์เพื่อบันทึกเอกสารลงในโฟลเดอร์ OneDrive ส่วนตัวหรืออย่างเป็นทางการ

เมื่อเอกสารถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ OneDrive ของคุณแล้วคุณสามารถเชิญผู้อื่นได้โดยส่งลิงก์ไปยังรูปวาดที่แชร์ คุณสามารถกำหนดได้ว่าจะให้คนอื่นเข้ามาดูหรือแก้ไขได้เช่นกัน จากนั้นผู้ทำงานร่วมกันของคุณสามารถเปิดภาพวาดที่แชร์ในระบบคลาวด์และเปิดภาพวาดได้โดยตรงในการติดตั้ง Visio

Note- Visio Online พร้อมให้บริการสำหรับลูกค้า Office 365 ที่มี Visio รวมอยู่ในการสมัครใช้งานระบบคลาวด์ พวกเขาสามารถเปิดและตรวจสอบภาพวาดทางออนไลน์ได้ในเบราว์เซอร์ อย่างไรก็ตามการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในการวาดเองนั้นผู้ใช้จะต้องติดตั้ง Visio ในเครื่อง

คุณสามารถสร้างปฏิทินใน Visio เพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบและส่งข้อมูลได้ดีขึ้น ในการสร้างปฏิทินให้ไปที่เมนูใหม่ในแท็บไฟล์แล้วคลิกเทมเพลตจากนั้นกำหนดเวลา ในประเภทกำหนดการให้คลิกปฏิทินงานหลายสัปดาห์จากนั้นสร้างเพื่อสร้างพื้นที่ทำงานของปฏิทิน ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Visio ของคุณคุณอาจสังเกตเห็นเทมเพลตเป็นปฏิทิน

คุณจะเห็นว่ามีการสร้างปฏิทินเริ่มต้น อย่างไรก็ตามคุณสามารถสร้างปฏิทินของคุณเองได้โดยลากรูปร่างเดือนลงบนผืนผ้าใบที่ว่างเปล่า ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบกำหนดค่าซึ่งคุณสามารถระบุเดือนตามปฏิทินได้ วันของเดือนจะถูกเติมโดยอัตโนมัติและวันหยุดสุดสัปดาห์จะแตกต่างจากวันธรรมดา

ในบทนี้เราจะเรียนรู้วิธีเพิ่มการนัดหมายลงในปฏิทิน

การเพิ่มการนัดหมายวันเดียว

ในการเพิ่มการนัดหมายวันเดียวให้คลิกรูปร่างการนัดหมายในบานหน้าต่างรูปร่างแล้วลากไปยังตำแหน่งในปฏิทิน

ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบกำหนดค่าซึ่งคุณสามารถป้อนรายละเอียดของการนัดหมายได้ คลิกตกลงเพื่อเพิ่มการนัดหมายในวันที่กำหนด

การเพิ่มการนัดหมายหลายวัน

บางครั้งการนัดหมายอาจยืดเยื้อไปหลายวัน หากต้องการเพิ่มการนัดหมายแบบหลายวันให้คลิกและลากรูปร่างเหตุการณ์หลายวันจากบานหน้าต่างรูปร่างไปยังปฏิทิน การดำเนินการนี้จะเปิดกล่องโต้ตอบกำหนดค่าอีกครั้งซึ่งคุณสามารถระบุรายละเอียดของเหตุการณ์พร้อมกับวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด เมื่อสร้างการนัดหมายแบบหลายวันแล้วคุณสามารถลากจุดจับการนัดหมายเพื่อให้ครอบคลุมวันที่เพิ่มเติมได้หากจำเป็น

สามารถปรับแต่งปฏิทินได้เช่นเดียวกับรูปวาด Visio อื่น ๆ โดยใช้ธีมและรูปแบบต่างๆ ปฏิทินยังสามารถปรับแต่งเพื่อแสดงสภาพอากาศหรือแม้กระทั่งช่วงของดวงจันทร์

หากต้องการเพิ่มรูปร่างเช่นไอคอนสภาพอากาศให้เลื่อนรายการรูปร่างลงในบานหน้าต่างรูปร่างแล้วลากไอคอนที่ต้องการไปยังวันที่ในปฏิทิน คุณสามารถจัดแนวรูปร่างได้หลายรูปแบบโดยใช้กริดแบบไดนามิกที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณพยายามจัดแนวรูปร่างให้อยู่ติดกัน

คุณยังสามารถเปลี่ยนรูปลักษณ์ของปฏิทินได้โดยเลือกธีมและรูปแบบต่างๆจากแท็บออกแบบใน Ribbon

การเพิ่มเดือนเพิ่มเติมทำได้ง่ายๆใน Visio หากต้องการเพิ่มเดือนเพิ่มเติมขั้นแรกให้สร้างเพจใหม่โดยคลิกสัญลักษณ์แทรกหน้าที่ด้านล่างสุดของหน้าจอหรือกด Shift + F11 เพื่อเพิ่มหน้าใหม่ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเพจได้โดยดับเบิลคลิกที่ชื่อเพจ

เมื่อคุณเพิ่มหน้าใหม่ให้สร้างปฏิทินใหม่โดยคลิกและลากรูปร่างเดือนไปยังหน้าใหม่ กำหนดค่าปฏิทินสำหรับเดือนใหม่

หากต้องการเพิ่มเดือนเพิ่มเติมเพียงสร้างเพจใหม่โดยทำซ้ำเพจปัจจุบัน หากต้องการทำสำเนาเพจให้คลิกขวาที่ชื่อเพจแล้วคลิกทำซ้ำ สิ่งนี้จะสร้างซ้ำกับหน้าปฏิทินปัจจุบัน

ตอนนี้เพียงแค่กำหนดค่าปฏิทินใหม่ในหน้าใหม่โดยไปที่เมนูปฏิทินบน Ribbon แล้วคลิกกำหนดค่า เมื่อคุณเปลี่ยนเดือนคุณจะได้รับข้อความเตือนว่าข้อมูลการตั้งเวลาทั้งหมดจะหายไป คลิกตกลงเพื่อกำหนดค่าปฏิทินบนเพจใหม่

คุณสามารถนำเข้าปฏิทินที่มีอยู่จาก Outlook ไปยัง Visio ได้โดยตรง Note - ในการนำเข้าข้อมูล Outlook คุณต้องติดตั้งและกำหนดค่า Microsoft Outlook ด้วยบัญชี Microsoft เดียวกัน

ในการนำเข้าข้อมูลปฏิทิน Outlook ไปที่แท็บปฏิทินใน Ribbon แล้วคลิกนำเข้าข้อมูล Outlook

ทำตามขั้นตอนในวิซาร์ดเพื่อนำเข้าปฏิทินไปยัง Visio คุณสามารถนำเข้าสู่ปฏิทิน Visio ที่มีอยู่หรือสร้างปฏิทินใหม่ด้วยข้อมูล Outlook

หากคุณนำเข้าสู่ปฏิทิน Visio ที่มีอยู่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่วงวันที่ที่ถูกต้องสำหรับการนำเข้ามิฉะนั้นข้อมูลจะไม่แสดงในปฏิทิน Visio

แผนผังชั้นช่วยให้เห็นภาพเค้าโครงของห้องหรือชั้นในอาคาร แผนผังชั้นช่วยให้สถาปนิกเข้าใจการจัดวางสิ่งของบนพื้นและการออกแบบประตูและหน้าต่างรวมถึงห้องอื่น ๆ

Visio มีทรัพย์สินมากมายสำหรับการทำงานกับแผนผังชั้นและแผนที่ทุกประเภท ในการสร้างแผนผังชั้นให้ไปที่เมนูไฟล์แล้วคลิกใหม่ ในส่วนเทมเพลตให้คลิกแผนที่และแผนผังชั้น เลือกแผนผังชั้นจากรายการเทมเพลตที่มี เลือกหน่วยที่ต้องการแล้วคลิกสร้างเพื่อสร้างแผนผังชั้น

คุณจะสังเกตเห็นว่าตัวเลือกสำหรับแผนผังชั้นมีหลากหลาย ปัจจุบันไม้บรรทัดวัดเป็นฟุตแทนที่จะเป็นนิ้ว บานหน้าต่างรูปร่างจะแสดงรูปร่างต่างๆที่จัดหมวดหมู่ไว้ภายใต้ส่วนหัวต่างๆสำหรับแต่ละองค์ประกอบของแผนผังชั้นดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

ก่อนที่จะเพิ่มองค์ประกอบลงในแผนผังชั้นสิ่งสำคัญคือต้องกำหนดมาตราส่วนให้ถูกต้อง การตั้งค่ามาตราส่วนที่ถูกต้องช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์ประกอบภายในมาตราส่วนของแผนผังชั้นจะสอดคล้องกับขนาดของกระดาษออก

หากต้องการเปลี่ยนขนาดของมาตราส่วนให้คลิกแท็บออกแบบและในส่วนการตั้งค่าหน้ากระดาษคลิกลูกศรชี้ลงเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษหรือกด Shift + F5

ในกล่องโต้ตอบ Page Setup ให้คลิกแท็บ Drawing Scale เพื่อตั้งค่ามาตราส่วนที่กำหนด คุณสามารถใช้มาตราส่วนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือป้อนค่าที่กำหนดเอง คุณสามารถตั้งค่าฟิลด์ขนาดหน้า (ในหน่วยการวัด) เป็นขนาดหน้าที่เหมาะสม

คลิกนำไปใช้เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงในขนาดของไม้บรรทัดและคลิกตกลงเพื่อปิดกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษ

ในภาพวาดสถาปัตยกรรมสิ่งสำคัญคือต้องทราบการวัดที่เหมาะสม Visio ช่วยให้คุณทำการวัดรูปร่างต่างๆในแผนผังชั้นได้อย่างแม่นยำ สำหรับขนาดที่ถูกต้องสิ่งสำคัญคือต้องกำหนดมาตราส่วนของแผนภาพให้ถูกต้อง

หากต้องการดูรูปร่างมิติให้คลิกการวัดขนาด - หมวดสถาปัตยกรรมในบานหน้าต่างรูปร่างเพื่อแสดงเครื่องมือการวัด ในตัวอย่างนี้เราจะวัดขนาดแนวตั้งของผนัง

วัดขนาดแนวตั้งของผนัง

หากต้องการวัดขนาดแนวตั้งให้คลิกและลากรูปร่างแนวตั้งในหมวดการวัดขนาด - รูปทรงสถาปัตยกรรมแล้วปล่อยตามแนวผนังที่จะวัด คุณจะเห็นว่ารูปทรงแนวตั้งตอนนี้มีจุดสีเหลืองสองจุดและจุดสีขาวสองจุด

จุดสีขาวใช้สำหรับติดปลายด้านใดด้านหนึ่งของรูปทรงแนวตั้งที่ความยาวด้านบนและด้านล่างของผนัง จุดสีเหลืองแรกช่วยให้เห็นภาพแนวตั้งแยกจากผนังจริง จุดสีเหลืองที่สองช่วยให้เห็นภาพค่ามิติได้อย่างชัดเจน

กาวจุดสีขาวที่ด้านบนและด้านล่างของผนัง จากนั้นลากจุดสีเหลืองตามต้องการเพื่อให้เห็นภาพมิติได้อย่างถูกต้อง

หากการปรับขนาดทำได้อย่างถูกต้องคุณจะเห็นขนาดที่แน่นอนของรูปร่างที่ต้องการ

คุณสามารถเพิ่มวัตถุเช่นเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์สำนักงานลงในแผนผังชั้นเพื่อให้ได้มุมมองที่สมบูรณ์ Visio มีรูปร่างจำนวนมากซึ่งสามารถปรับขนาดตามขนาดของแผนภาพแผนผังชั้น

ในการเริ่มต้นเราต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปร่างที่ต้องการสำหรับเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์สำนักงานสามารถมองเห็นได้ในบานหน้าต่างรูปร่าง สำหรับสิ่งนี้ให้คลิก More Shapes ในบานหน้าต่าง Shapes และในเมนูไปที่ Maps และ Floor Plans จากนั้นไปที่ Building Plan

ในเมนูย่อยตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือกอุปกรณ์สำนักงานและถ้าจำเป็น จากนั้นคุณสามารถเลือกประเภทเฟอร์นิเจอร์สำนักงานในบานหน้าต่างรูปร่างเพื่อแสดงรายการเฟอร์นิเจอร์ที่ใช้ทั่วไป

ตอนนี้คุณสามารถเลือกประเภทเฟอร์นิเจอร์สำนักงานในบานหน้าต่างรูปร่างเพื่อแสดงรายการเฟอร์นิเจอร์ที่ใช้กันทั่วไป ลากรูปทรงเฟอร์นิเจอร์ที่ต้องการลงในแผนผังชั้นและปรับตำแหน่งตามต้องการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบานหน้าต่างข้อมูลรูปร่างสามารถมองเห็นได้เพื่อให้คุณสามารถปรับความยาวและความลึกของรูปร่างได้ตามมาตราส่วน

คุณสามารถเพิ่มชื่อเรื่องและข้อมูลข้อความอื่น ๆ ลงในแผนผังชั้นเพื่อถ่ายทอดข้อมูลเช่นขนาดของไดอะแกรมชื่อของ บริษัท ออกแบบเป็นต้น

การเพิ่มข้อความลงในแผนผังชั้น

ในการเพิ่มข้อมูลข้อความลงในแผนผังชั้นให้เลือกกล่องข้อความจากแท็บแทรกใน Ribbon แล้ววาดกล่องข้อความในพื้นที่ว่างในแผนภาพ

กล่องข้อความสามารถใช้เพื่อป้อนข้อมูลเช่นมาตราส่วนของแผนภาพเพื่อให้ผู้อ่านได้รับมุมมองของขนาดวัตถุจริง ข้อมูลมาตราส่วนสามารถดึงมาจากแท็บ Drawing Scale ของกล่องโต้ตอบ Page Setup ในแท็บ Design

การเพิ่มชื่อหน้าและพื้นหลัง

คุณยังสามารถเพิ่มชื่อหน้าและพื้นหลังเป็นหน้าพื้นหลังเพื่อให้แสดงในทุกหน้าของแผนภาพ ในตัวอย่างต่อไปนี้เราจะเพิ่มข้อมูลชื่อพื้นหลัง ไปที่แท็บออกแบบและในส่วนพื้นหลังให้คลิกพรมแดนและชื่อเรื่อง ในรายการแบบหล่นลงของการออกแบบให้เลือกแบบที่ตรงกับธีมของคุณ

สร้างเลเยอร์พื้นหลังที่ใช้กับทุกหน้าของเอกสาร คลิกสองครั้งที่พื้นที่ข้อความเพื่อขยายและพิมพ์ชื่อของเอกสาร คุณยังสามารถเปลี่ยนวันที่ได้หากจำเป็นและใช้ธีมและรูปแบบต่างๆกับแผนผังชั้นเพื่อให้ดูซับซ้อนยิ่งขึ้น

โดยทั่วไปแล้วนักพัฒนาซอฟต์แวร์จะใช้แผนภาพ Wireframe เพื่อสร้างต้นแบบการออกแบบอินเทอร์เฟซผู้ใช้ซอฟต์แวร์ Wireframes ช่วยให้เห็นภาพตำแหน่งและลักษณะการทำงานขององค์ประกอบต่างๆใน UI ก่อนที่ซอฟต์แวร์จะนำไปใช้งานได้

การเปิดเทมเพลต Wireframe

คลิกเมนูไฟล์จากนั้นคลิกใหม่ ในส่วนเทมเพลตให้คลิกหมวดซอฟต์แวร์และฐานข้อมูลและเลื่อนลงเพื่อเลือกเทมเพลต Wireframe Diagram

เปิดเทมเพลตสำหรับ Wireframe Diagram และบานหน้าต่าง Shapes จะแสดงรายการตัวควบคุมและปุ่มทั้งหมดที่ใช้กันทั่วไปใน UI ของซอฟต์แวร์ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

การสร้างกล่องโต้ตอบ Wireframe

ในตัวอย่างต่อไปนี้เราจะสร้างกล่องโต้ตอบโครงร่างสำหรับคำสั่งพิมพ์ คลิกประเภทกล่องโต้ตอบในบานหน้าต่างรูปร่างแล้วลากรูปร่างของฟอร์มโต้ตอบลงบนผืนผ้าใบ คุณสามารถปรับขนาดรูปร่างเริ่มต้นได้ตามต้องการ ดับเบิลคลิกที่ข้อความส่วนหัวในกล่องโต้ตอบแล้วพิมพ์ Print ตอนนี้เรามีกรอบด้านนอกสำหรับกล่องโต้ตอบ

เมื่อคุณสร้างโครงร่างสำหรับกล่องโต้ตอบโครงร่างแล้วคุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบต่างๆเช่นกล่องข้อความและเมนูแบบเลื่อนลง เรากำลังสร้างโครงร่างสำหรับกล่องโต้ตอบการพิมพ์ดังนั้นเมนูแบบเลื่อนลงแรกควรเป็นเมนูที่ผู้ใช้สามารถเลือกเครื่องพิมพ์จากรายการเครื่องพิมพ์

การเพิ่มเมนูแบบเลื่อนลง

ขั้นแรกให้ลากรูปร่างฉลากไปยังกล่องโต้ตอบ คุณสามารถใช้เส้นบอกแนวแนวนอนและแนวตั้งเพื่อช่วยจัดตำแหน่งรูปร่างได้ จากนั้นลากรูปร่างดรอปดาวน์ไปทางขวาสุดของรูปร่างฉลากเพื่อให้ติดกับรูปร่าง คลิกสองครั้งที่รูปร่างฉลากเพื่อพิมพ์ข้อความ ในกรณีนี้ชื่อของเครื่องพิมพ์Note - นี่เป็นเพียงต้นแบบในการแสดงภาพกล่องโต้ตอบและเมนูต่างๆจะใช้งานไม่ได้จริง

การเพิ่มปุ่มและการควบคุมอื่น ๆ

เมื่อเพิ่มเมนูแบบเลื่อนลงแล้วคุณสามารถเพิ่มเมนูแบบเลื่อนลงอื่นเพื่อระบุค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าของเครื่องพิมพ์ได้ คุณยังสามารถลากกล่องลงในกล่องโต้ตอบเพื่อกำหนดพื้นที่แสดงตัวอย่างเอกสาร

กล่องโต้ตอบการพิมพ์ส่วนใหญ่จะมีปุ่มตั้งค่าหน้าเพื่อตั้งค่าคุณลักษณะต่างๆของหน้าและควรรวมไว้ที่นี่ด้วย หากต้องการเพิ่มปุ่มให้คลิกประเภทตัวควบคุมในบานหน้าต่างรูปร่างและจากรายการรูปร่างลากรูปร่างปุ่มไปยังพื้นที่ที่เหมาะสมบนหน้า ดับเบิลคลิกที่รูปร่างเพื่อป้อนข้อความและตั้งชื่อ Page Setup

คุณยังสามารถเพิ่มลูกศรย้อนกลับและไปข้างหน้าเป็นคำแนะนำการนำทางในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างเอกสาร

คุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบได้มากเท่าที่คุณต้องการเพื่อให้รู้สึกถึงต้นแบบ อย่าลืมว่าอย่าเกะกะโครงร่างด้วยปุ่มต่างๆมากเกินไป

Visio มีเครื่องมือในการตรวจสอบและสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยในการตรวจสอบส่วนประกอบต่างๆของแผนภาพ คุณสามารถดึงข้อมูลเช่นปริมาณของแต่ละรูปร่างที่ใช้ในแผนภาพคุณสมบัติของรูปร่างข้อความบนรูปร่าง ฯลฯ เป็นตารางซึ่งจะช่วยให้คุณตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารเป็นไปตามข้อกำหนดที่กำหนด ในตัวอย่างนี้เราจะแยกตัวอย่างรายงานที่แสดงชื่อของรูปร่างที่ใช้และปริมาณ

หากต้องการรับสินค้าคงคลังของเอกสารให้ไปที่แท็บตรวจทานบน Ribbon และในส่วนรายงานให้คลิกรายงานรูปร่าง

จะเปิดกล่องโต้ตอบรายงาน คุณสามารถสร้างข้อกำหนดของรายงานใหม่โดยคลิกสร้าง ... หรือแก้ไขรูปแบบรายงานที่มีอยู่โดยคลิกปรับเปลี่ยน ...

หลังจากเลือกคุณสมบัติที่ต้องการของรายงานแล้วให้คลิกเรียกใช้ ... เพื่อเริ่มสร้างรายงาน

หลังจากรวบรวมรายงานแล้วกล่องโต้ตอบเรียกใช้รายงานจะเปิดขึ้นซึ่งอนุญาตให้เลือกรูปแบบของรายงาน โดยทั่วไปแล้วคุณควรส่งออกรายงานเป็นไฟล์ Excel เพื่อให้สามารถจัดเรียงฟิลด์ข้อมูลได้ง่ายขึ้น แต่คุณยังมีตัวเลือกในการส่งออกเป็น HTML, XML หรือรูปร่าง Visio เลือกสำเนาข้อกำหนดของรายงานในส่วนบันทึกรายงานด้วยเพื่อบันทึกสำเนาของรายงานภายในเอกสารแล้วคลิกตกลง

Visio สร้างตารางรายงานที่มีรายละเอียดคุณสมบัติที่เราเลือก ในกรณีนี้ชื่อของรูปร่างและปริมาณ หากคุณเลือกที่จะบันทึกรายงานเป็นไฟล์ Excel ในขั้นตอนก่อนหน้าการคลิกรายงานจะเปิดหน้าต่าง Excel ภายใน Visio ซึ่งคุณสามารถทำงานกับเนื้อหาของรายงานได้