Emirlerin Doğrulanması

Bölüm Başkanlarına devredilen yetkiler, kendi sorumluluğu dahilinde olabildiğince çok davayı ortadan kaldırmalarına izin verir. Genel olarak, bu davalar yeterince önemli nitelikteki emirlerle ilgilidir veya politika meseleleridir. Vaka sayısının çok fazla olduğu durumlarda aynı bölümün müdür yardımcılarına gönderebilir.

Tavsiyelerde bulunması veya önemli emirler vermesi gereken durumlarda bile, önceden kaydedilmiş olan noktaları önceki notlarla tekrarlamak yerine, notunu verilecek gerçek noktalarla sınırlandırmalıdır. Tüm tavsiye ve öneriler yapıldıktan sonra orijinal belgeye imzasını atacak ve teklife ilişkin anlaşmayı da imzalayacaktır.

Bir yöneticinin bir notu onayladığı ve yorum veya inceleme için başka bir yöneticiye veya bir Departmana gönderdiği durumlarda, onu gözden geçirmesi ve önerilerini vermesi gereken yöneticinin kendisidir. İnceleme müdürü, gönderen departmandan ihtiyaç duyduğu tüm olgusal bilgileri sağlamasını isteyebilir. Bu, Departman Yöneticisinin bu notu dosyaya kaydedebilmesi için ayrı bir iletişim rutini takip etmeyi gerektirir.

Bölüm Müdürü Tarafından Verilen Notlar ve Emirler

Bölüm Müdürü, normalde kendisine gelen davaların çoğunu kendi sorumluluğunda tasfiye etmelidir. Ortak Sekreter / Ek Sekreter / Sekreter / Genel Sekreterin daha önemli durumlarda sözlü veya bildiri sunarak emirlerini alırken takdir yetkisini kullanmalıdır.

Sözlü yöntem mümkün olduğu kadar benimsenmelidir. Olağan olarak Genel Sekretere gönderilmesi gereken iş kalemleri başlıklı Broşürde yer almaktadır -Items of work to be submitted to Secretary-General.

Bir yönetici tarafından bir notun yazılması ve onaylanması ve teklifin yorumlanması veya incelenmesi veya benzer bir amaçla başka bir yöneticiye veya bir Departmana gönderilmesi durumunda, dosyanın işaretlendiği yönetici notu her zaman kendisi yazmalıdır. Alıcı yönetici, Departmanından konuyu incelemesini veya gerçek bilgileri sağlamasını isteyebilir.

Bu gibi durumlarda, Bölümler, nihayetinde notunu dosyaya kaydedecek olan Departman Müdürünün bilgileri için ayrı bir rutin not sunmalıdır. Departmanlar, yönetici düzeyinde bertaraf edilen dosyalara not yazmamalıdır.