Yönetim Tarafından Notlandırma Kapsamı
Her departmanda bir scope of notingbunun ötesinde bir karar almaya yetkili olmayacaklardır. Buna istinaden bölümler tarafından durumların not edilmesinde aşağıdaki talimatlara uyulacaktır:
Tüm notlar herkes tarafından açıkça anlaşılmalı ve basit bir dille yazılmalıdır; kısa ve öz olmalıdırlar.
Tüm notlar objektif bir bakış açısıyla yazılmalı ve sadece kişisel görüşlere sahip olmakla karşılaştırıldığında haklı gerekçelere sahip olmalıdır. Diğer bölümlerden gelen tüm gözlemler, eleştiriler ve geri bildirimler, kibar davranışlarla sportif bir şekilde alınmalıdır.
Vakanın ele alınmasından sorumlu olan yöneticinin, gerekli olan durumlara göre gerekli çoğaltma ve kelimesi kelimesine raporların üretilebilmesi için tüm 'incelenen belgeleri' ve önceki notları gözden geçirmesi gerekir.
Bir precisTek bir kağıdın (özet veya özet), genellikle orijinal kağıt çok uzun ve karmaşık olduğunda yapılır, bu da onu neredeyse ele alınamaz ve rahat bir referans haline getirir. Böyle bir kesinlik, örnekleri bağlam dışında alıntılama hatalarına neden olabileceğinden, böyle bir kesinlik, bir yöneticinin talimatları olmadan hazırlanamaz.
Nota herhangi bir bilginin dahil edilmesi, söz konusu ana noktayı belirsizleştirecek veya notu gereksiz yere uzatacaksa, dosyaya bilgiyi veren ayrı bir açıklama veya ek yerleştirilmelidir.
Tek bir durumda, sürekli bir nota göre ayrı ayrı ele alınabilecek birkaç nokta veya emir olduğunda, her nokta ayrı ayrı not edilmelidir. Department Notes. Departman Yöneticisi ve / veya daha yüksek yöneticiler, siparişlerini her bir 'Departman Notu'na ayrı ayrı kaydedecek ve daha sonra bu notlar, siparişlerin verilmesi vb. Amacıyla dosyadaki notları oluşturmak için birleştirilecektir.
Not verme sırası, yazışmadaki seri numarası ile genellikle aynı sırayı takip eder ve notların sürekliliğinde herhangi bir kesinti olması durumunda, kağıtlar en erken fırsatta ana dosya ile birleştirilmelidir.
Rutin bir konu olmadıkça fişin üzerine not yazılmamalıdır. Herhangi bir Yönetici PUC hakkında herhangi bir açıklama yaptıysa, bu açıklamalar önce notlarda belirtilmelidir ve departman bunları talimat olarak kullanabilir.
Üst düzey yöneticilerin imzaları ve gözlemleri için yeterli alan sağlanmalıdır. Bölüm Yöneticisine veya üst düzey yöneticilere gönderilecek notlar sayfanın altına yerleştirilmelidir. Düzeltilecek çok fazla içerik olması durumunda notlara her zaman yeni bir boş sayfa eklenmelidir.
Departman yöneticilerinden veya diğerlerinden küçük kağıt parçaları üzerinde bildirim veya talep geldiğinde, olduğu gibi başkalarına iletilmeyecektir. Bu, geçiş sırasında kaybolma olasılıkları nedeniyle yapılır. İlk alan Departman, bu şekilde alınan kağıt parçasını aptal boyutta beyaz bir kağıda yapıştıracak veya kırpacak ve bir dosya kapağında imha için ilgili yöneticiye veya departmana iletecektir.
İlgili departman talebi ileri sürer ve ardından bir bildirimde bulunur. Bundan sonra mesajı gönderecekler ve makbuzu bekleyecekler. Yan bölüme uzun notlar yazma pratiği olabildiğince azaltılmalıdır.
80/20 Kuralı
Düzgün dosyalanmış ve işlenmiş prosedürler listesi olmayan bir ofis, bir kaos sığınağıdır. Ödünç almak80/20Başarımızın% 80'inin eylemlerimizin yalnızca% 20'sinden kaynaklandığını belirten kural. Basit bir ifadeyle,% 80 başarı için kemiklerin çözülmesini talep eden% 20'ye daha fazla odaklanmak önemlidir.
Bu nedenle% 20'yi planlamak, önceliklendirmek ve üzerinde çalışmaya başlamak çok önemlidir. Şimdiye kadar alınan en önemli kurumsal kararlardan birinde,BIM Manufacturingtüm önemli iletişimleri sözlü olmaktan çıkardılar ve hatta kağıtta söylenen her kelimeyi belgelemek zorunda kalmanın çok pahalıya mal olmasına rağmen, bunu gelecekteki görevlilerinin tartışmanın zenginliğinden faydalanabilmesi için yaptılar. Bugün diğer tüm şirketler onların ayak izlerini takip ediyor.
Çoğu zaman, yanlış tasarlanmış bir belge, bir organizasyondaki çalışan departmanlar arasında büyük bir yanlış iletişim ve farklılıklar yayabilir. Yönetim, Hesaplar, İnsan Kaynakları vb. Gibi kapsamlı bir şekilde dokümantasyonla ilgili bir departmanda çalışmaya başlayan genç çalışan profesyoneller için tasarlanan bu öğreticinin, hassas ayrıntılar içeren önemli belgelerin nasıl dosyalanacağını öğrenmesini umuyoruz.