Yerleştirme Bilgi İşlemi
Yerleştirme, bir dosyanın her biri hakkında 'Notlar' kısmına giriş yapma işlemidir. Serial Number (Receipt or Issue)tanımlanması için 'Yazışmalar'da. Benzer şekilde, bir makbuz, iletişimin seri numarası, ardından numarası ve tarihi ve gönderenin adı / adı ile sayfa boyunca kırmızı mürekkep kullanılarak yazılı olarak yazılacaktır.
Bir 'Sorunun' yerleştirilmesi, muhatabın adı ve tanımıyla birlikte seri numarası, düzenlenme tarihi girilerek yapılır.
Parça Dosyalarının Yerleştirilmesi
Yerleştirme işlemi sırasında, geçici kalem girişlerinin hiçbiri ana dosyada kalmamalı ve revize edilen tüm girişler kırmızı mürekkeple yapılmalıdır. Parça Dosyalarına Yerleştirmedone in Pencil aşağıdaki şekilde -
- Seri Numarası ............................................. (Fiş)
- Seri Numarası ............................................. (Düzen)
Fişlerin Referans ve Kullanımı
Referans verme, bir vakaya benzerlik veya etkiye sahip olabilen bağlantılı Kayıtları, Emsalleri, Kuralları, Yönetmelikleri vb. Seçme ve kullanma yöntemidir. Bu tür referans materyalleri, uygun Dosyaların, Dosya Numarasının kullanılması ve Doğru Sayfa Numarasının Alınması ile mümkün kılınmıştır. Ara kağıtlar, sayfaların hızlı bir şekilde tanımlanması için geçici düzenlemeler olarak kullanılır. Tamamen kayıt tutma amacıyla bunlara güvenilmemelidir ve bu nedenle bir tartışmada atıfta bulunulan sayfa numaraları kayda alınmalıdır.
Yazışmaların çapraz referanslanması
Referans olarak kullanılan Kitaplar veya Kurallar vb. Aynı yazışmaların kopyaları mevcutsa orijinal dosyaya eklenmesine gerek yoktur. En son referans her zaman kaynağa atıfta bulunan yönetici tarafından kullanılmalıdır ve kaynaktan alıntı yapılırken uygulanabilirlik sınırlarından da bahsedilmelidir.
Herhangi bir PUC için, yöneticinin tüm yazışmaları gözden geçirmesi gerekmez, bunun yerine önceki tüm referansları kenar boşluğunda bir kalemle işaretleyerek devam etmelidir.
Dosyaların Bağlanması
İki veya daha fazla belgenin bağlantılı olması ve eşzamanlı olarak üzerinde işlem yapılması gereken durumlarda, 'lütfen bağlantılı dosyaya da bakınız' yazılı slip rulosu üst dosyaların kapağına eklenmeli ve bağlantılı dosyanın numarası fişte verilir.
Genel olarak, dosyalar mantıklı ve yapılandırılmış bir seçim ve düzenleme ile tek bir uygun dosya halinde düzenlenmelidir. Dosyaların bağlantılandırılması gereklilikten kaynaklanmalı ve başkalarını ilgili bilgi hacmi ile etkilemek için değil, bu nedenle Bölüm Başkanları dosyaları bağlarken dikkatli olmalı ve kaçınılmaz bir durum olduğunda bunu yapmalıdır.
Bildirileri Bir Araya Sabitleme
Bir dosyadaki kağıtlar birbirine tutturulduğunda, iğnenin sivri ucunun dosyaya erişmek isteyen herhangi bir kişinin parmaklarını çıkıntı yapmamasına ve delmemesine dikkat edilmelidir. Pimlerin neden olabileceği yaralanmaları önlemek için pimin sivri ucu kağıt yüzeyinin altında tutulmalıdır.
Kağıtların Delinmesi
Her kağıt, yazışmalara veya notlara etiketlenmeden önce sol üst köşeden doğru ölçüye (her iki taraftan bir inç'in 3 / 4'ü) delinecektir.
Bir Dosyadaki Bildirilerin İşaretlenmesi
Değerlendirilen bir makbuz varsa, o zaman kelimeleri taşıyan bir bayrak Paper Under Consideration(PUC) eklenmelidir. Halihazırda gönderilmiş bir makbuz varsa ve yine de üzerinde başka değişiklikler varsa, PUC fişi eski fişten çıkarılmalı ve yenisine yapıştırılmalıdır.