Dosyaların Hızlı Taşınması
Tarafından gönderilen dosyalar Head of the Departmentsaynı gün ilgili Bölüm Müdürlerine teslim edilmelidir. Bazı organizasyonlarda, - Bir dosya aynı gün ilgili yöneticiye ulaşamazsa, ertesi sabah saat 10.00'a kadar kendisine ulaşması gerektiğini belirten bir prosedür vardır.
Dosyalarda Öncelikli İşaretleme
Bir dosyanın öncelik derecesi, 'BU GÜN İŞLEM' ve 'HEMEN YAPIN' işaretlerinden ölçülebilir. "BU GÜN EYLEM YAPIN" etiketi yalnızca acil durumlarda kullanılmalıdır. Bu gibi durumlarda elden çıkarma ve teslim alma zamanlamaları her zaman son senedin marjında belirtilir. "HEMEN" etiketi, "BU GÜN İŞLEM" altında işaretlenen diğer durumdan daha düşük önceliğe sahip ancak aynı gün yapılması gereken durumlarda kullanılmalıdır.
Dosyalarla ilgilenen Yöneticilerin içeriği kontrol etmesi, öncelik işaretini ayarlaması ve haklı olup olmadığını görmesi gerekir. Öncelik ataması adil değilse, derecelendirmeyi buna göre değiştirebilir. Yöneticiden daha yüksek yetkiye sahip yetkili bir kişi tarafından özellikle ve açıkça belirtilmedikçe, bu tür dosyaların hiçbiri Yöneticinin ikametgahına gönderilemez.
It will be the duty of the Department to −
Açık olan tüm gerçeklerin doğru olup olmadığını görün.
herhangi bir hata veya yanlış beyana dikkat edin.
gerektiğinde, yasal veya geleneksel prosedürlere dikkat çekmek.
yasa ve kuralları ve bunların nerede bulunduğunu belirtin.
Şirkette bulunan diğer ilgili gerçekleri ve rakamları sağlamak.
politikanın önceki kararlarını içeren emsaller veya belgeler sunmak.
üzerinde düşünülmesi gereken soru veya soruları belirtin.
Karar verilmesi gereken noktaları açıkça ortaya koyun.
mümkün olan her yerde bir eylem planı önerin.
Bölüm Başkanının Eylemi
Departman Yöneticisi, gözlemlerini departmanlarına ve alt departmanlarına bırakma yetkisine sahip olduğundan, notu kontrol edecektir. Bu tür durumlar genellikle aşağıdaki eylemlerle ilgili olacaktır:
Büro Siparişleri, Rutin Emirler ve Geçici nitelikteki Genelgeler.
Diğer herhangi bir durumda, Bölüm Başkanı bağımsız olarak elden çıkarma yetkisine sahiptir.
Geçici izin ve tazminat izni verilmesi.
Hatırlatma ve teşekkür sorunu.
Dosyaların kaydedilmesi.
Bir sonraki bölümde, Daire Başkanlarına devredilen yetkileri ve bunların nasıl doğrulanacağını tartışacağız.