Kế toán chi phí - Giảm chi phí

Giảm chi phí được hiểu là việc đạt được mức giảm thực tế và vĩnh viễn trong đơn giá của hàng hóa được sản xuất hoặc dịch vụ được cung cấp mà không làm giảm sự phù hợp của chúng đối với mục đích sử dụng hoặc làm giảm chất lượng của sản phẩm.
… Viện Kế toán Quản lý, London

Chỉ có hai cách để tối đa hóa lợi nhuận của bất kỳ tổ chức nào: hoặc tăng giá bán của đơn vị hoặc giảm chi phí của đơn vị đó. Cả hai trường hợp trên đều có thể thu được lợi nhuận tốt. Như chúng ta đang thấy hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang phải đối mặt với tình hình thị trường cạnh tranh gay gắt, khi tăng giá bán có thể dẫn đến bán bị thua lỗ. Việc tăng giá bán chỉ có thể xảy ra trong trường hợp công ty kinh doanh mặt hàng độc quyền và tất cả chúng ta đều nhận thức được rằng tình trạng này không thể kéo dài đối với bất kỳ công ty và sản phẩm nào của công ty. Do đó, giảm chi phí chỉ là một cách khoa học để đối phó với tình trạng này; miễn là nó có thật và vĩnh viễn. Việc giảm chi phí không nên là kết quả của bất kỳ sự giảm tạm thời nào về giá nguyên liệu, thay đổi chính sách của chính phủ, v.v. và quan trọng nhất, việc giảm chi phí không được dựa trên giá của chất lượng của sản phẩm đó.

Việc giảm chi phí phải theo cách sau:

Khối lượng sản xuất phải bằng nhau nhưng chi phí phải giảm.
Nếu không thay đổi mức sản xuất thì sẽ phải tăng sản lượng.

Chương trình giảm chi phí

Các yếu tố cần thiết của một chương trình giảm chi phí:

Chương trình giảm chi phí phải theo yêu cầu của công ty.
Chương trình giảm chi phí là một hoạt động liên tục, không thể được coi là hoạt động một thời gian hay ngắn hạn. Thành công của bất kỳ chương trình giảm chi phí nào có thể chỉ nằm ở nỗ lực cải tiến liên tục.
Chương trình giảm chi phí phải thực sự và lâu dài.
Người thiết lập ví dụ của chương trình giảm chi phí phải là nhân viên quản lý cao nhất. Thành công của chương trình này phụ thuộc vào sự chung tay của toàn thể nhân viên và bộ phận của một tổ chức.
Nhân viên nên được khen thưởng vì đã tham gia chương trình giảm chi phí và đưa ra những ý tưởng đổi mới liên quan đến chương trình này.

Các lĩnh vực được bảo hiểm trong Chương trình Giảm Chi phí

Một số lĩnh vực thuộc phạm vi giảm chi phí. Chúng được thảo luận dưới đây.

Thiết kế

Sản xuất bất kỳ sản phẩm nào đều bắt đầu với việc thiết kế sản phẩm. Tại thời điểm cải tiến mẫu mã của sản phẩm cũ cũng như tại thời điểm thiết kế sản phẩm mới, nên đầu tư một số khoản để tìm ra một thiết kế hữu ích có thể giảm giá thành của sản phẩm về các khía cạnh sau:

Material Cost

Thiết kế sản phẩm nên khuyến khích tìm ra khả năng thay thế nguyên liệu rẻ hơn, sản xuất tối đa, số lượng ít hơn, v.v.

Labor Cost

Thiết kế của sản phẩm có thể giảm thời gian vận hành, chi phí dịch vụ sau bán hàng, dung sai tối thiểu, v.v.

Organization

Nhân viên nên được khuyến khích cho kế hoạch giảm chi phí. Không nên có phạm vi cho những nghi ngờ và xích mích; không được có khoảng cách giao tiếp giữa bất kỳ bộ phận nào hoặc bất kỳ cấp quản lý nào; và phải có sự phân cấp trách nhiệm phù hợp với lĩnh vực chức năng xác định của tổ chức.

Factory Layout and Equipment

Cần có một nghiên cứu thích hợp về việc sử dụng nguyên vật liệu, nhân lực và máy móc chưa được sử dụng, việc sử dụng tối đa những điều trên có thể giảm giá thành của bất kỳ sản phẩm nào một cách hiệu quả.

Administration

Một tổ chức nên nỗ lực để giảm chi phí hành chính, vì có rất nhiều phạm vi để làm như vậy. Một công ty có thể đánh giá và giảm chi phí của các chi phí sau, nhưng không phải chi phí hiệu quả:

Chi phí điện thoại
Chi phí đi du lịch
Lương giảm nhân sự
Giảm chi phí văn phòng phẩm
Bưu chính và Điện tín

Marketing

Các lĩnh vực sau có thể được bảo hiểm trong chương trình giảm chi phí:

Advertisement
Warehouse
Khuyến mại
Chi phí phân phối
Chương trình Nghiên cứu & Phát triển

Bất kỳ kế toán chi phí nào cũng cần ghi nhớ những điểm sau trong khi tập trung vào việc giảm chi phí cho mảng Tiếp thị:

Kiểm tra hệ thống phân phối của một tổ chức về hiệu quả chung của hệ thống và mức độ kinh tế của hệ thống đó.
Tìm hiểu hiệu quả của hệ thống xúc tiến bán hàng
Tìm hiểu xem chi phí có thể giảm từ hệ thống bán hàng và phân phối của một tổ chức và hệ thống nghiên cứu và phát triển thị trường có đủ hay không.
Kế toán chi phí cũng nên thực hiện phân tích ABC về khách hàng, trong đó khách hàng có thể được chia thành ba loại. Ví dụ:

ABC PHÂN TÍCH KHÁCH HÀNG
thể loại	Số lượng công văn	Khối lượng bán được bao gồm
Khách hàng ... A	Khoảng 10%	60% đến 80%
Khách hàng ... B	Khoảng 20%	20% đến 30%
Khách hàng ... C	Khoảng 70%	5% đến 10%

Sau khi thực hiện phân tích này, tổ chức có thể tập trung vào những khách hàng đang bao phủ phần lớn doanh số bán hàng. Theo đó, chương trình giảm chi phí có thể được chạy thành công ở khu vực thuộc loại B và C.

Quản lý tài chính

Cần chú ý đến các lĩnh vực sau:

Nếu có bất kỳ khoản đầu tư quá mức nào.
Chi phí sử dụng vốn nhận được là bao nhiêu tiết kiệm?
Nếu tổ chức đang thu được lợi nhuận tối đa cho số vốn sử dụng.
Nếu có bất kỳ khoản đầu tư quá mức nào thì nên bán và tương tự, các tài sản cố định chưa sử dụng hết nên được loại bỏ. Hàng tồn kho luân chuyển chậm hoặc không luân chuyển cần được loại bỏ và nên chuyển phần thặng dư này vào vốn lưu động để tái đầu tư vào chu kỳ kinh doanh có lãi hơn.

Quản lý nhân sự

Các chương trình giảm chi phí có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các biện pháp phúc lợi nhân viên và cải thiện mối quan hệ lao động. Việc đưa ra các chương trình khuyến khích lao động và tạo điều kiện làm việc tốt hơn cho họ là rất quan trọng để thực hiện một chương trình giảm chi phí hiệu quả.

Kiểm soát vật liệu

Chương trình giảm chi phí nên được thực hiện bằng cách mua vật liệu tiết kiệm và hữu ích hơn. Kỹ thuật Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) nên được sử dụng. Hàng tồn kho nên được giữ ở mức thấp. Cần kiểm tra thích hợp nguyên liệu nhập vào, kiểm soát kho và xuất nguyên liệu thích hợp, và năng suất nguyên liệu hiệu quả.

Sản xuất

Sử dụng kiểm soát hiệu quả vật liệu, lao động và máy móc, chương trình giảm chi phí tốt hơn có thể được chạy.

Các công cụ và kỹ thuật giảm chi phí

Các công cụ và kỹ thuật sau được sử dụng để giảm chi phí:

Kiểm soát ngân sách
Chi phí tiêu chuẩn
Đơn giản hóa và Giảm đa dạng
Lập kế hoạch và Kiểm soát Tài chính
Phân tích lợi ích chi phí
Phân tích giá trị
Phân tích đóng góp
Đánh giá công việc và đánh giá khen thưởng
Cải tiến trong thiết kế
Kiểm soát vật liệu
Kiểm soát lao động
Kiểm soát trên không
Nghiên cứu thị trường