Kế toán tài chính - Sổ cái
Bây giờ chúng ta hãy thử tìm hiểu cách thức hoạt động của một tạp chí. Với sự trợ giúp của các bút toán, chúng tôi ghi sổ từng và mọi giao dịch tài chính của tổ chức một cách thường niên mà không cần xem xét có bao nhiêu lần cùng một loại bút toán đã được lặp lại trong niên độ hoặc kỳ kế toán cụ thể đó.
Các mục nhập nhật ký trong bất kỳ tổ chức nào có thể thay đổi từ hàng trăm đến hàng triệu tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu của tổ chức. Với sự trợ giúp của nhật ký, mỗi giao dịch có thể được ghi lại; tuy nhiên, chúng tôi không thể kết luận gì từ một tạp chí. Chúng ta hãy xem xét các trường hợp sau. Giả sử chúng ta muốn biết:
- tổng giá trị bán hoặc giá trị mua
- tổng thu nhập hoặc chi phí cụ thể
- tổng số tiền phải trả cho bất kỳ chủ nợ cụ thể nào hoặc khoản phải thu từ con nợ
Trong những trường hợp như vậy, nó có thể là một công việc tẻ nhạt đối với bất kỳ nhân viên kế toán hoặc kế toán nào. Do đó, bước tiếp theo là tài khoản sổ cái.
Sổ cái giúp chúng ta tổng hợp các bút toán có cùng bản chất tại một nơi duy nhất. Ví dụ: nếu chúng tôi vượt qua 100 lần một mục nhật ký để bán, chúng tôi có thể tạo một tài khoản bán hàng chỉ một lần và đăng tất cả các giao dịch bán hàng trong tài khoản sổ cái đó trước ngày. Do đó, số lượng các bút toán không giới hạn có thể được tóm tắt trong một vài tài khoản sổ cái. Việc chuyển các bút toán vào sổ cái được gọi là‘posting’.
Quản lý tài khoản trong tài khoản sổ cái
Hãy cho chúng tôi xem các định dạng khác nhau của tài khoản sổ cái:
Định dạng-1
| Trong sách của M / s. Công ty ABC | |||||||
| Tài khoản sổ cái của M / s XYZ LTD. | |||||||
| Dr. | Cr. | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ngày | Chi tiết | F | Số tiền | Ngày | Chi tiết | F | Số tiền |
| xxxx | Để cân bằng b / d | xxx | Xxxx | Bằng số dư b / d | xxx | ||
| xxxx | Tên của tài khoản ghi nợ | xxx | Xxxx | Theo Tên tài khoản Tín dụng | xxx | ||
| xxxx | Để cân bằng c / d | xx | xxxx | Bằng số dư c / d | xx | ||
| Total | xxxx | Total | xxxx | ||||
Định dạng-2
Ngày nay, các cuốn sách viết tay đang được thay thế bằng các tài khoản máy tính. Các công ty chủ yếu sử dụng định dạng sáu cột để duy trì tài khoản sổ cái của khách hàng của họ. Nó trông như sau:
| Trong sách của M / s. Ngân hàng TNHH ABC | ||||||
| Tài khoản sổ cái của M / s XYZ Ltd. | ||||||
| Ngày | Chi tiết | LF | Số tiền | Thăng bằng | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ghi nợ | tín dụng | Tiến sĩ / Cr. | Số tiền | |||
Định dạng-1 được sử dụng cho mục đích học tập. Do đó, định dạng này rất hữu ích để tìm hiểu những kiến thức cơ bản và nguyên tắc của kế toán.
Định dạng-2 được sử dụng bởi tổ chức tài chính ngân hàng cũng như bởi hầu hết các tổ chức kinh doanh.
Những điểm quan trọng về sổ cái
Mỗi mặt của một mục nhật ký được ghi trên cùng một mặt của sổ cái. Nó có nghĩa là bút toán ghi nợ của một tạp chí được đăng ở bên ghi nợ và ngược lại.
Số dư c / d là số dư được giảm xuống và số dư b / d là số dư được giảm xuống.
Sau khi đăng trên sổ cái, việc cân đối sổ cái được thực hiện. Trong cột có tên Tổng cộng, con số này dựa trên cơ sở‘whichever is higher’. Có nghĩa là, nếu tổng bên nợ là 10.000 Rs và tổng số tiền có là 5.000 Rs, chúng tôi ghi 10.000 Rs vào cột có tên là Tổng của cả hai bên ghi nợ và bên ghi có.
Chênh lệch của cả hai bên (trong trường hợp này là 5.000 Rs) được viết ở hàng cuối cùng của bên ghi có là ‘balance c/d’. Số dư này được gọi là số dư bên Nợ của tài khoản hoặc ngược lại.
Tất cả các chi phí và tài sản thể hiện số dư bên nợ.
Tất cả các khoản thu nhập và nợ phải trả thể hiện số dư tín dụng bao gồm cả tài khoản vốn.
Số dư Nợ của tài khoản cá nhân thể hiện ‘Amount Receivable’. Điều này thuộc danh mục tài sản. Ví dụ con nợ.
Số dư có của tài khoản cá nhân biểu thị ‘Amount Payable’. Điều này thuộc về bên nợ phải trả và thể hiện rằng chúng tôi cần phải thanh toán số tiền này được ghi có do hàng hóa, dịch vụ, khoản vay hoặc khoản tạm ứng đã nhận.
Bên Nợ của tài khoản thực có nghĩa là hàng trong tay hoặc bất kỳ loại tài sản nào. Số dư Có của tài khoản Real là không thể.
Số dư Nợ của tài khoản danh nghĩa là chi phí của tổ chức.
Số dư có của tài khoản danh nghĩa có nghĩa là thu nhập kiếm được.
Số dư bên Nợ của sổ quỹ có nghĩa là tiền mặt tại quỹ.
Bên Nợ của sổ Ngân hàng có nghĩa là số dư tại ngân hàng.
Số dư Có của sổ Ngân hàng cho biết ‘Bank Overdraft’.
Số dư Nợ và Có của tài khoản danh nghĩa (Chi phí và thu nhập sẽ bằng không, bởi vì những số dư này được chuyển sang giao dịch, và tài khoản lãi & lỗ để dẫn đến lãi và lỗ của công ty.
Số dư tài khoản thực và tài khoản cá nhân xuất hiện trong bảng cân đối kế toán của công ty và được chuyển sang các năm kế toán tiếp theo.
Hình minh họa
Ghi nhật ký các giao dịch sau và đăng chúng vào tài khoản sổ cái:
| Không. | Giao dịch | Số tiền |
|---|---|---|
| 1 | Bắt đầu kinh doanh và giới thiệu tiền mặt | 400.000,00 |
| 2 | Hàng hóa mua bằng tiền mặt | 50.000.00 |
| 3 | Hàng mua từ Mr.Abdul | 135.000,00 |
| 4 | Phí vận chuyển trả khi mua hàng | 1.500.00 |
| 5 | Máy tính mua bằng tiền mặt | 35.000,00 |
| 6 | Phí vận chuyển trả khi mua máy tính | 500,00 |
| 7 | Giảm giá cho Mr.Ram | 200.000,00 |
| số 8 | Tiền thuê đã trả | 12.000,00 |
| 9 | Trả lương | 15.000,00 |
| 10 | Tiền nhận được từ Mr.Ram | 150.000,00 |
| 11 | Tiền gửi ngân hàng | 75.000,00 |
| 12 | Chi phí Văn phòng đã trả | 25.000,00 |
Mục tạp chí
| Không. | Chi tiết | LF | Số tiền | |
|---|---|---|---|---|
| Ghi nợ | tín dụng | |||
| 1 | Tiền mặt A / c Dr. Thành vốn A / c (Vốn được giới thiệu) |
** | 4,00,000 | 4,00,000 |
| 2 | Mua A / c Dr. Chuyển tiền mặt A / c (Được thực hiện mua hàng bằng tiền mặt) |
** | 5,00,000 | 5,00,000 |
| 3 | Mua A / c Dr. Đến Abdhul A / c (Là hàng hóa mua từ Abdhul) |
** | 135.000 | 1.35.000 |
| 4 | Phí vận chuyển nội địa A / c Dr. Chuyển tiền mặt A / c (Là phí vận chuyển phải trả) |
** | 1.500 | 1.500 |
| 5 | Máy tính A / c Dr. Chuyển tiền mặt A / c (Máy tính được mua bằng tiền mặt) |
** | 35.000 | 35.000 |
| 6 | Máy tính A / c Dr. Chuyển tiền mặt A / c (Đã thanh toán cước vận chuyển trên máy tính) |
** | 500 | 500 |
| 7 | Ram A / c Dr. Bán A / c (Được bán cho ông Ram) |
** | 2,00,000 | 2,00,000 |
| số 8 | Thuê A / c Dr. Chuyển tiền mặt A / c (Đang trả tiền thuê) |
** | 12.000 | 12.000 |
| 9 | Lương A / c Dr. Chuyển tiền mặt A / c (Được trả lương) |
** | 15.000 | 15.000 |
| 10 | Tiền mặt A / c Dr. Để Ram A / c (Nhận tiền mặt từ Mr. Ram) |
** | 1.50.000 | 1.50.000 |
| 11 | Ngân hàng A / c Dr. Chuyển tiền mặt A / c (Là tiền mặt gửi Ngân hàng) |
** | 75.000 | 75.000 |
| 12 | Chi phí văn phòng A / c Dr. Chuyển tiền mặt A / c (Đã thanh toán chi phí văn phòng) |
** | 25.000 | 25.000 |