Kế toán tài chính - Sổ phụ
Sổ tiền mặt
Sổ quỹ là sổ ghi chép tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt. Ví dụ bao gồm: chi phí trả bằng tiền mặt, doanh thu thu được bằng tiền mặt, các khoản thanh toán cho chủ nợ, các khoản thanh toán nhận được từ con nợ, tiền mặt gửi ngân hàng, rút tiền mặt để sử dụng văn phòng, v.v.
Trong sổ tiền mặt cột kép, một cột chiết khấu được bao gồm ở cả hai bên ghi nợ và ghi có để ghi lại khoản chiết khấu được phép cho khách hàng và khoản chiết khấu nhận được từ chủ nợ.
Trong sổ tiền mặt ba cột, có thêm một cột ngân hàng để ghi lại tất cả các giao dịch liên quan đến ngân hàng.
Note:Trong kế toán hiện đại, sổ quỹ tiền mặt đơn giản là cách phổ biến nhất để ghi lại các giao dịch tiền mặt. Sổ tiền mặt cột đôi hoặc sổ tiền mặt ba cột được thực tế cho mục đích học tập. Một sổ ngân hàng riêng được sử dụng để ghi lại tất cả các giao dịch ngân hàng vì chúng không chỉ là giao dịch tiền mặt. Ngày nay, tiền mặt chỉ được sử dụng để đáp ứng các chi tiêu nhỏ nhặt và thường xuyên của một tổ chức. Trong hầu hết các tổ chức, lương của nhân viên được trả bằng chuyển khoản.
Note: Sổ quỹ tiền mặt luôn thể hiện số dư Nợ, tiền mặt và một phần tài sản lưu động.
Sổ tiền mặt một cột
Sổ quỹ chỉ giống như một tài khoản sổ cái. Không cần phải mở một tài khoản tiền mặt riêng trên sổ cái. Số dư sổ quỹ được ghi trực tiếp vào số dư thử. Vì tài khoản tiền mặt là tài khoản thực, nên tuân theo phán quyết, tức là tài khoản nào vào - ghi nợ và tài khoản ra - ghi có. Tất cả các khoản tiền mặt nhận được được ghi vào bên nợ và tất cả các khoản thanh toán và chi phí được ghi vào bên có của sổ tiền mặt.
định dạng
| SÁCH TIỀN MẶT (Cột đơn) | |||||||
| Dr. | Cr. | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ngày | Chi tiết | LF | Số tiền | Ngày | Chi tiết | LF | Số tiền |
Sổ tiền mặt hai cột
Ở đây, chúng ta có thêm cột Giảm giá trên mỗi mặt của sổ tiền mặt. Cột chiết khấu bên nợ thể hiện chiết khấu cho khách nợ của công ty và cột chiết khấu bên ghi có nghĩa là khoản chiết khấu nhận được từ nhà cung cấp hoặc chủ nợ của chúng tôi khi thanh toán.
Tổng số chiết khấu cột bên Nợ của sổ quỹ được ghi trên sổ cái tài khoản ‘Discount Allowed to Customers’ tài khoản như ‘To Total As Per Cash Book’. Tương tự, cột ghi có của sổ tiền mặt được ghi trên sổ cái tài khoản‘Discount Received’ như ‘By total of cash book’.
định dạng
| SÁCH TIỀN MẶT (Cột đơn) | |||||||||
| Dr. | Cr. | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ngày | Chi tiết | LF | Giảm giá | Số tiền | Ngày | Chi tiết | LF | Giảm giá | Số tiền |
Sổ tiền mặt ba cột
Khi thêm một cột Ngân hàng ở cả hai bên của sổ tiền mặt cột kép để ghi tất cả các giao dịch ngân hàng, nó được gọi là sổ tiền mặt cột ba. Tất cả các giao dịch ngân hàng được chuyển qua sổ tiền mặt này và không cần phải mở một tài khoản ngân hàng riêng trên sổ cái.
Sổ tiêu vặt
Trong bất kỳ tổ chức nào, có thể có nhiều giao dịch nhỏ phát sinh mà các khoản thanh toán phải được thực hiện. Do đó, tiền mặt được giữ với một nhân viên, người giao dịch với nó và thanh toán thường xuyên từ nó. Để làm cho nó đơn giản và an toàn, chủ yếu là số dư không đổi được giữ cho nhân viên đó.
Giả sử nhân viên thu ngân trả 5.000 Rs cho ông A, người sẽ thanh toán chi phí tổ chức hàng ngày từ đó. Giả sử ông A tiêu hết 4.200 Rs trong một ngày, nhân viên thu ngân chính trả 4.200 Rs, do đó số dư trong sổ quỹ tiền mặt lặt vặt của anh ta sẽ lại là 5.000 Rs. Đây là hệ thống kế toán rất hữu ích, vì nó tiết kiệm thời gian của nhân viên thu ngân chính và cung cấp khả năng kiểm soát tốt hơn.
Chúng ta sẽ sớm thảo luận về ‘Analytical or Columnar Petty Cash Book’ được sử dụng phổ biến nhất trong hầu hết các tổ chức.
định dạng
| SỔ TIÊU VẶT | |||||||||
| Số tiền đã nhận | CBF | Ngày | Chi tiết | Số tiền đã trả | Văn phòng phẩm & In ấn | Cartage | Đang tải | Bưu chính | LF |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Mua sách
Sổ mua hàng được lập để ghi lại tất cả các khoản tín dụng mua hàng của một tổ chức. Sổ mua hàng không phải là sổ cái mua hàng.
định dạng
| MUA SÁCH | ||||
| Ngày | Chi tiết | Inward Invoice No. | LF | Số tiền |
|---|---|---|---|---|
Bán sách
Các tính năng của sổ bán hàng giống như sổ mua hàng, ngoại trừ thực tế là nó ghi lại tất cả các khoản bán tín dụng.
định dạng
| BÁN SÁCH | ||||
| Ngày | Chi tiết | Số hóa đơn gửi đi | LF | Số tiền |
|---|---|---|---|---|
Mua sách trả lại
Đôi khi hàng hóa phải được gửi lại cho nhà cung cấp vì nhiều lý do khác nhau. Lý do phổ biến nhất là hàng lỗi, hàng kém chất lượng. Trong trường hợp này, một giấy báo nợ được phát hành.
định dạng
| MUA TRẢ LẠI SÁCH | ||||
| Ngày | Chi tiết | Số Giấy báo Có | LF | Số tiền |
|---|---|---|---|---|
Bán hàng trả lại sách
Lý do bán hàng trả lại cũng giống như trả lại hàng mua. Đôi khi khách hàng trả lại hàng nếu không đạt tiêu chuẩn chất lượng đã cam kết. Trong những trường hợp như vậy, một giấy báo có được phát hành cho khách hàng.
định dạng
| BÁN TRẢ LẠI SÁCH | ||||
| Ngày | Chi tiết | Giấy báo Nợ số | LF | Số tiền |
|---|---|---|---|---|
Sổ phải thu hóa đơn
Hối phiếu được chủ nợ trả cho con nợ. Con nợ chấp nhận chúng và sau đó trả lại cho chủ nợ. Hối phiếu được khách nợ chấp nhận được gọi là‘Bills Receivables’ trong sổ chủ nợ, và ‘Bills Payable’trong sổ của con nợ. Chúng tôi giữ chúng trong hồ sơ của chúng tôi được gọi là‘Bills Receivable Books’ và ‘Bills Payable Book’.
định dạng
| HÓA ĐƠN CÓ THỂ NHẬN ĐƯỢC | |||||
| Ngày | Nhận được tư | Kỳ hạn | Ngày đáo hạn | LF | Số tiền |
|---|---|---|---|---|---|
Sổ phải trả hóa đơn
Các hóa đơn phải trả cho nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ để thanh toán và hồ sơ được lưu giữ trong sổ này.
định dạng
| HÓA ĐƠN CÓ THỂ THANH TOÁN | |||||
| Ngày | Cho ai | Kỳ hạn | Ngày đáo hạn | LF | Số tiền |
|---|---|---|---|---|---|
Các tính năng chính của Sách phụ
Có sự khác biệt giữa sổ mua hàng và sổ cái mua hàng. Sổ mua hàng chỉ ghi lại các giao dịch mua bằng tín dụng và sổ kế toán mua hàng ghi lại tất cả các giao dịch mua bằng tiền mặt theo thứ tự tuần tự. Số dư sổ mua hàng ngày được chuyển sang sổ cái mua hàng. Do đó, sổ cái mua hàng là một tài khoản tổng hợp của tất cả các giao dịch mua.
Quy tắc tương tự áp dụng cho sổ bán hàng và sổ cái bán hàng.
Rõ ràng rằng việc duy trì một sổ phụ là tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi nhật ký, thực tế là không thể đăng từng giao dịch thông qua các bút toán, đặc biệt là trong các tổ chức lớn vì nó làm cho hồ sơ cồng kềnh và không thực tế.
Việc duy trì các sổ phụ mang lại cho chúng ta cách tiếp cận công việc khoa học, thực tế, chuyên biệt, được kiểm soát và dễ dàng hơn.
Nó cung cấp cho chúng tôi cơ sở để phân chia công việc giữa các bộ phận khác nhau như bộ phận bán hàng, bộ phận mua hàng, bộ phận tiền mặt, bộ phận ngân hàng, v.v. Nó làm cho mỗi bộ phận có trách nhiệm hơn và cung cấp một cách dễ dàng để kiểm tra và phát hiện sai sót.
Trong thời hiện đại, công nghệ máy tính mới nhất đã đặt nền tảng của nó trên toàn thế giới. Ngày càng có nhiều chuyên gia tài khoản có năng lực cung cấp dịch vụ của họ. Tính chính xác, kết quả nhanh chóng và tuân thủ luật pháp là những yếu tố quan trọng của bất kỳ tổ chức nào. Không ai có thể bỏ qua những yếu tố này trong một thị trường cạnh tranh.
Đối chiếu Ngân hàng
Vào một ngày cụ thể, việc đối chiếu số dư ngân hàng của chúng tôi với số dư trong sổ tiết kiệm ngân hàng được gọi là đối chiếu ngân hàng. Bản đối chiếu ngân hàng là một bản kê khai bao gồm:
- Số dư theo sổ tiền mặt / sổ ngân hàng của chúng tôi
- Số dư theo sổ thông hành
- Lý do cho sự khác biệt trong cả hai điều trên
Báo cáo này có thể được lập bất kỳ lúc nào tùy theo sự phù hợp và yêu cầu của doanh nghiệp, tùy thuộc vào khối lượng và số lượng giao dịch của ngân hàng.
Trong những ngày này, nơi hầu hết các giao dịch ngân hàng được thực hiện bằng điện tử, khách hàng sẽ nhận được thông báo cho mọi giao dịch. Thời gian ngân hàng đối chiếu được giảm nhiều hơn.
định dạng
| CUỘC TUYÊN BỐ VỀ SỰ HÒA GIẢI NGÂN HÀNG | ||
| Chi tiết | Số dư Ngân hàng Ghi nợ theo Sổ Ngân hàng | Số dư Ngân hàng Có theo Sổ Ngân hàng (thấu chi) |
|---|---|---|
| Số dư theo Sổ ngân hàng | 50.000 | -50.000 |
| 1. Thêm: Séc phát hành cho các bên nhưng không xuất trình trong ngân hàng | 3,25,000 | 3,25,000 |
| 2. Ít hơn: Séc đã gửi vào ngân hàng nhưng chưa được xóa | -50.000 | -50.000 |
| 3. Ít hơn: Phí Ngân hàng được ngân hàng ghi nợ nhưng không được ghi vào sổ sách tài khoản của chúng tôi | -1.200 | -1.200 |
| 4. Ít hơn: Lãi suất ngân hàng do ngân hàng tính nhưng không được ghi vào sổ sách tài khoản của chúng tôi | -10.000 | -10.000 |
| 5. Thêm: Thanh toán trực tiếp đặt cọc của bên mà không cần mật thiết với chúng tôi | 1.75.000 | 1.75.000 |
| Số dư theo sổ / sao kê thẻ ngân hàng | 4.88.000 | 3.88.000 |
Số dư dùng thử
Số dư thử nghiệm là bản tổng hợp tất cả các số dư ghi nợ và ghi có của các tài khoản sổ cái. Tổng số dư bên nợ và bên có của số dư thử nghiệm phải được khớp với nhau. Số dư thử nghiệm được lập vào ngày cuối cùng của chu kỳ kế toán.
Số dư dùng thử cung cấp cho chúng tôi một danh sách đầy đủ các số dư. Với sự trợ giúp của điều đó, chúng tôi có thể vẽ các báo cáo tài chính của một tổ chức. Ví dụ: tài khoản giao dịch có thể được phân tích để xác định lợi nhuận gộp, tài khoản lãi và lỗ được phân tích để xác định lãi hoặc lỗ của niên độ kế toán cụ thể đó và cuối cùng, bảng cân đối kế toán được chuẩn bị để kết luận tình hình tài chính. của công ty.
định dạng
| CÂN BẰNG THỬ | ||||
| Không. | Tài khoản sổ cái | LF | Nợ (Rs.) | Tín dụng (Rs.) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | THUẬN LỢI TỪ KHÁCH HÀNG | XX | ||
| 2 | NÂNG CAO CHO NHÂN VIÊN | XX | ||
| 3 | PHÍ KIỂM TOÁN | XX | ||
| 4 | SỐ CÂN TẠI NGÂN HÀNG | XX | ||
| 5 | VAY NGÂN HÀNG | XX | ||
| 6 | TRẢ LÃI NGÂN HÀNG | XX | ||
| 7 | THỦ ĐÔ | XX | ||
| số 8 | TIỀN TRONG TAY | XX | ||
| 9 | CAM KẾT BÁN HÀNG | XX | ||
| 10 | CHI PHÍ ĐIỆN | XX | ||
| 11 | TÀI SẢN CỐ ĐỊNH | XX | ||
| 12 | TỰ DO RA NGOÀI | XX | ||
| 13 | LÃI NHẬN ĐƯỢC | XX | ||
| 14 | PHÍ TỰ DO TRONG PHẦN | XX | ||
| 15 | CHI PHÍ VĂN PHÒNG | XX | ||
| 16 | THUÊ NỔI BẬT | XX | ||
| 17 | BẢO HIỂM TRẢ TRƯỚC | XX | ||
| 18 | MUA HÀNG | XX | ||
| 19 | THUÊ | XX | ||
| 20 | SỬA CHỮA VÀ TÁI TẠO | XX | ||
| 21 | TIỀN LƯƠNG | XX | ||
| 22 | TIỀN LƯƠNG CÓ THỂ TRẢ ĐƯỢC | XX | ||
| 23 | GIẢM GIÁ | XX | ||
| 24 | CHI PHÍ CHĂM SÓC NHÂN VIÊN | XX | ||
| 25 | CỔ PHẦN | XX | ||
| 26 | SUNDRY CREDTIORS | XX | ||
| 27 | NHÀ NỢ SUNDRY | XX | ||
| TOÀN BỘ | XXXXX | XXXXX | ||
Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính được lập để xác định lợi nhuận hoặc thua lỗ của doanh nghiệp và để biết tình hình tài chính của công ty.
Tài khoản giao dịch, lãi và lỗ xác định lợi nhuận ròng trong kỳ kế toán và bảng cân đối kế toán phản ánh vị thế của doanh nghiệp.
Tất cả những điều trên gần như có một định dạng cố định, chỉ cần đặt tất cả số dư của các tài khoản sổ cái vào định dạng được đưa ra bên dưới với sự trợ giúp của số dư thử nghiệm. Với điều đó, chúng ta có thể thu được các kết quả mong muốn dưới dạng các phương trình tài chính.
| Trading & Profit & Loss Account of M/s ABC Limited Trong khoảng thời gian kết thúc vào ngày 31-03-2014 |
|||
| Chi tiết | Số tiền | Chi tiết | Số tiền |
|---|---|---|---|
| Mở kho | XX | Theo Bán hàng | XX |
| Để mua hàng | XX | Bằng cách đóng kho | XX |
| Đối với phí vận chuyển | XX | Theo Lỗ gộp c / d | XXX |
| Chi phí trực tiếp | XX | ||
| Lợi nhuận gộp c / d | XXX | ||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
| Tiền lương | XX | Theo lợi nhuận gộp b / d | XXX |
| Thuê | XX | ||
| Tới Chi phí Văn phòng | XX | Bằng Lãi suất Ngân hàng nhận được | XX |
| Phí ngân hàng | XX | Giảm giá | XX |
| Lãi suất ngân hàng | XX | Theo thu nhập hoa hồng | XX |
| Đối với chi phí điện | XX | Bằng cách chuyển Lỗ ròng sang Bảng cân đối kế toán | XX |
| Chi phí phúc lợi cho nhân viên | XX | ||
| Kiểm tra Phí | XX | ||
| Sửa chữa & Gia hạn | XX | ||
| Ủy ban | XX | ||
| Chi phí tạp hóa | XX | ||
| Khấu hao | XX | ||
| Chuyển sang Lợi nhuận ròng sang Bảng cân đối kế toán | XX | ||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
| Balance sheet of M/s ABC Limited như vào ngày 31-03-2014 |
|||
| Nợ phải trả | Số tiền | Tài sản | Số tiền |
|---|---|---|---|
| Viết hoa XX Thêm: Lợi nhuận ròng XX |
XX | Tài sản cố định XXXX Ít hơn: Mô tả XX |
XX |
| Vay Ngân hàng | XX | Tài sản lưu động - | |
| Vay dài hạn | XX | cổ phần | XX |
| Nợ ngắn hạn - | Con nợ | XX | |
| Khách hàng đăng ký trước | XX | Tiền trong tay | XX |
| Chủ nợ tạp phẩm | XXX | Tiền mặt tại ngân hàng | XX |
| Hóa đơn phải trả | Hóa đơn phải thu | XX | |
| Chi phí phải trả | |||
| Total | XXXX | Total | XXXX |
Vốn chủ sở hữu
Phương trình vốn chủ sở hữu như sau:
Owner Equity = Assets – liabilityChủ sở hữu hoặc chủ sở hữu duy nhất của một doanh nghiệp thực hiện đầu tư, kiếm một số lợi nhuận từ nó và rút một số tiền ra khỏi nó để sử dụng cho mục đích cá nhân của mình được gọi là bản vẽ. Chúng tôi có thể viết giao dịch này như sau:
Investment (capital) ± Profit or Loss – drawings = Owner’s EquityTài sản lưu động
Các tài sản có thể chuyển đổi thành tiền trong năm kế toán tiếp theo được gọi là tài sản lưu động.
Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền gửi cố định (FDR), hàng tồn kho, công nợ, hóa đơn phải thu, đầu tư ngắn hạn, cho vay nhân viên và ứng trước; tất cả những thứ này đều thuộc tài sản lưu động. Ngoài ra, chi phí trả trước cũng là một phần của tài sản lưu động.
Note: Chi phí trả trước không được chuyển đổi thành tiền mặt, nhưng chúng tiết kiệm tiền mặt cho năm tài chính hoặc kế toán tiếp theo.
Nợ ngắn hạn
Giống như tài sản lưu động, nợ ngắn hạn là các khoản nợ phải trả trước mắt của công ty phải trả trong vòng một năm kể từ ngày lập bảng cân đối kế toán.
Nợ ngắn hạn chủ yếu bao gồm chủ nợ, chi phí phải trả, hóa đơn phải trả, các khoản vay ngắn hạn, ứng trước của khách hàng, v.v.