Thay đổi cách quản lý
Quản lý thay đổi là một quá trình, một chuyên môn của doanh nghiệp và một khối kiến thức. Khái niệm quản lý thay đổi như một quá trình hoặc nhiệm vụ có thể được mô tả như một con dao hai lưỡi.
Cạnh đầu tiên được áp dụng cho sự thay đổi nội bộ theo kiểu tuần tự trong một công ty đang diễn ra. Mục đích là để thực hiện các phương pháp mới và hệ thống được kiểm soát hiệu quả hơn trong một công ty.
Cạnh thứ hai của thanh kiếm quản lý thay đổi có thể áp dụng cho những thay đổi mà công ty thực hiện ít hoặc không kiểm soát (như luật pháp, biến động xã hội và chính trị, v.v.).
Thay đổi như một hệ thống
Cách tiếp cận hệ thống bao gồm hai nền tảng quan trọng:
Đầu tiên, nó thiết lập rằng không có gì có thể thay đổi mà không ảnh hưởng đến mọi phần của hệ thống mà nó thuộc về.
Thứ hai, sự thay đổi trong bất kỳ phần nào của hệ thống ảnh hưởng đến mọi phần khác của hệ thống.
Hệ thống có thể được phân loại là open hoặc là closed hệ thống.
Hệ thống mở có khả năng đáp ứng cao với môi trường bên ngoài. Ngược lại, hệ thống khép kín phản ứng kém với các tác động của môi trường. Không có hệ thống nào có thể đóng hoàn toàn - mức độ mở hoặc đóng của hệ thống được xác định bởi mức độ có thể kiểm soát các thay đổi.
Vấn đề thay đổi
Sự thay đổi Vấn đề bao gồm một hoặc nhiều bộ phận hoặc nhóm, toàn bộ doanh nghiệp, hoặc một hoặc nhiều khía cạnh của môi trường công ty.
Nền tảng của hệ thống yêu cầu câu trả lời cho ít nhất năm chữ “W” này và một chữ “H” (Ai, Cái gì, Tại sao, Ở đâu, và Khi nào… rồi Làm thế nào).
Một số ví dụ sau có thể được sử dụng để hình thành các câu hỏi cụ thể:
- Ai từ công ty cần tham gia vào sự thay đổi?
- Bài tập nào cần thay đổi?
- Tại sao chúng ta cần thay đổi các phương pháp thực hành đang diễn ra?
- Những thay đổi nào là cần thiết nhất?
- Khi nào công ty sẽ xem xét thực hiện?
- Làm thế nào để thay đổi các hoạt động truyền thống của chúng ta để tốt hơn?
Thay đổi giai đoạn chương trình
Mô hình quy trình được cấu trúc theo ba giai đoạn:
Phase 1 − Creating the change foundation - Nó tập trung vào việc điều chỉnh các yếu tố kinh doanh và khả năng lãnh đạo thông qua việc đưa ra các mục tiêu mới tập trung vào khách hàng, thiết lập tài trợ, đảm bảo cam kết và năng lực.
Phase 2 − Designing the change plan - Nó tập trung vào việc gắn kết sứ mệnh của công ty với kế hoạch thay đổi và xác định những thách thức.
Phase 3 − Implementing the change plan - Nó tập trung vào việc triển khai thay đổi với sự trợ giúp của một chương trình giao tiếp hiệu quả và quản lý khách hàng.
Quy trình và Chiến lược Truyền thông
Giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong các cấp chiến lược, chiến thuật và cá nhân trong việc tạo ra sự thay đổi. Giao tiếp là quan trọng để -
Điều chỉnh hiệu suất của nhân viên và doanh nghiệp với các mục tiêu kinh doanh.
Cho phép khách hàng hiểu và nắm bắt sự thay đổi thông qua giáo dục và thuyết phục.
Cung cấp các ghi chú cụ thể về thay đổi (năm chữ W và một chữ H)
Hỗ trợ phản hồi, đánh giá và tương tác để đảm bảo quyền sở hữu và thành công.
Tạo động lực để hành động.
Tham gia thông qua phương pháp tiếp cận mạnh mẽ “có gì trong đó cho tôi”.
Để hoạt động hiệu quả và hiệu quả, một nhóm quản lý thay đổi bao gồm tối thiểu một chuyên gia truyền thông, người này sau đó được hỗ trợ bởi một nhóm các chuyên gia truyền thông.
Các nhiệm vụ của nhóm truyền thông thay đổi bao gồm:
- Xác định các vấn đề ảnh hưởng đến từng phân đoạn có tác động do thay đổi.
- Xác định các công cụ truyền thông kết hợp cần thiết.
- Đảm bảo rằng có các cơ chế phản hồi và đánh giá thích hợp.
- Tạo ra các thước đo hiệu quả để đánh giá hiệu quả và hiệu quả truyền thông.
Khuyến nghị cuối cùng
Những khuyến nghị này tuân theo danh sách "việc cần làm" của các chiến thuật có thể được triển khai để quản lý sự thay đổi.
Be open to change - Thay đổi là không thể tránh khỏi - đó là cách mọi người xử lý và kiểm soát nó mang lại kết quả tích cực hơn là tiêu cực cho doanh nghiệp hoặc cá nhân.
Remember - Chức năng của quản lý sự thay đổi là đưa trật tự đến một tình trạng hỗn loạn và lộn xộn, không phải giả vờ rằng nó đã được tổ chức tốt, có cấu trúc và kỷ luật.