Quản lý dự án hợp tác
Coordination và collaborationlà hai thành phần thiết yếu của việc xử lý một dự án. Điều phối là trong một địa điểm cho các dự án truyền thống và trên các địa điểm cho các dự án phân tán. Cần có Kiến trúc Quản lý Dự án Hợp tác (CPMA) để xây dựng các hệ thống có thể vượt qua những thách thức mà quản lý dự án truyền thống phải đối mặt.
Các kịch bản quản lý dự án truyền thống
Khi các thành viên trong nhóm hoặc công ty thực hiện quản lý dự án (PM), có rất nhiều sai lầm hoặc cạm bẫy tiềm ẩn mà họ có thể dễ dàng trở thành con mồi. Thay vì làm nổi bật tất cả, chúng ta hãy tập trung vào một số chủ đề bao quát phổ biến được xác định trong tài liệu. Việc kết hợp tất cả các chủ đề này lại với nhau giải thích lý do tại sao nhiều dự án lớn thất bại hoặc kém hiệu quả hơn đáng kể so với khả năng của chúng.
Nhấn mạnh quá mức PM như một Cơ chế Báo cáo Dự án
Quản lý dự án truyền thống thường sử dụng cơ chế báo cáo thụ động đơn giản thay vì cách tiếp cận phối hợp làm việc nhóm năng động. Trong nhiều công ty, phương pháp luận quản lý dự án được coi là một công cụ báo cáo của công ty hơn là một hệ thống hiệu quả mà các bộ phận khác nhau của công ty có thể sử dụng để giúp đỡ chính họ. Trong tình huống này, luồng thông tin giữa những người đóng góp dự án ít hơn.
Giao tiếp kém hiệu quả và kém hiệu quả
Trong PM truyền thống, giao tiếp có thể không hiệu quả do nhiều nguyên nhân -
- Hiểu lầm do giao tiếp không rõ ràng hoặc kém.
- Các thành viên có hiểu biết kém về vấn đề.
- Các cách giải thích khác nhau của các thành viên trong nhóm khác nhau.
Giao tiếp cũng không hiệu quả hoặc không đạt hiệu quả vì nhiều lý do như -
- Giao tiếp không kịp thời.
- Không cập nhật thông báo mới nhất cho mọi thành viên trong nhóm, những người cần biết.
- Khả năng và kỹ năng giao tiếp kém phần lớn được coi là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của dự án.
Quản lý đầu vào và đầu ra của dự án nhưng không quản lý quá trình
Một vấn đề nghiêm trọng khác trong quản lý dự án truyền thống là nhân viên quản lý các sản phẩm và tài nguyên được giao, nhưng họ không quản lý quy trình.
Các trưởng nhóm tạo PERT và lập kế hoạch cho dự án trong một tiến trình thời gian, họ quản lý thời gian, ngân sách, thiết bị, nhân lực và sản phẩm; nhưng không quản lý được quá trình làm việc.
Một lý do cho sự thất bại của các dự án phần mềm là thiếu các hệ thống đo lường cải tiến theo thời gian thực để xác định các rủi ro tiềm ẩn trong giai đoạn đầu, trước khi chúng trở thành mối đe dọa nghiêm trọng đối với tiến độ của sản phẩm.
Nếu nhân viên chỉ xử lý đầu vào và đầu ra của dự án, quy trình vẫn là một hộp đen và các thành viên dự án không biết thực tế là đã xảy ra sự cố cho đến khi quá muộn để khắc phục vấn đề mà không gây ra số lượng lớn công việc lại và tăng độ phức tạp.
Điều này dẫn đến việc làm cho PM trở thành một quá trình phản ứng, thay vì một quá trình chủ động.
Quản lý phản ứng
Quản lý phản ứng xác định một chiến lược PM thụ động, trong đó các nhà quản lý dự án tiến hành lập kế hoạch không đầy đủ với hy vọng rằng mọi thứ cuối cùng sẽ ổn.
Các nhà quản lý dự án phản ứng trước những gì đã xảy ra và họ hiếm khi lập kế hoạch cho tương lai. Họ không xem lại kinh nghiệm trước đây của mình hoặc của người khác để có được cái nhìn sâu sắc từ những bài học kinh nghiệm theo thời gian.
Trong quản lý phản ứng, nhân viên dành một lượng lớn thời gian của dự án để làm lại các sản phẩm đã phân phối và sửa lỗi.
Một vấn đề phổ biến khác trong các tình huống phản ứng là hầu như tất cả công việc làm lại phải được thực hiện thủ công, bao gồm cả việc tìm kiếm công việc bị ảnh hưởng bởi những thay đổi trong các phần khác của dự án.
Quản lý dự án phản động thường đi kèm với việc thiếu quy trình có hệ thống để lưu trữ thông tin dự án, dẫn đến phức tạp các vấn đề về lập kế hoạch kém và nhu cầu làm lại.
Thiếu Kho lưu trữ Dự án Điện tử
Thiếu kho lưu trữ điện tử là vấn đề của toàn công ty cũng như của từng dự án cụ thể. Kho lưu trữ dựa trên giấy có một số hạn chế như -
- Truy xuất chậm trễ
- Tài liệu bị mất
- Tệp không hoàn chỉnh và sự cố lưu trữ
- Dễ xảy ra lỗi do trích xuất, giải thích và đóng gói lại dữ liệu.
- Khó khăn trong phối hợp và thất bại trong điều kiện thời gian hạn chế.
Thiếu kho dự án điện tử dẫn đến tài liệu dự án không đầy đủ.
Các thành viên dự án thường quan tâm đến việc hoàn thành dự án hiện tại hơn là nắm bắt và lưu trữ thông tin có thể hữu ích sau này.
Hầu hết thông tin liên quan đến dự án hoàn toàn không được lưu trữ, chẳng hạn như các quy trình, bối cảnh, lý do hoặc hiện vật của dự án. Ngay cả khi chúng được lưu trữ, chúng có thể không được cấu trúc, tổ chức và lập chỉ mục theo cách cho phép các thành viên dự án dễ dàng truy cập, tìm kiếm và truy xuất thông tin.
Quản lý dự án hợp tác như một giải pháp
Chúng tôi giả định rằng có thể giải quyết các thách thức khác nhau trong PM truyền thống bằng cách sử dụng các quy trình và công cụ PM hợp tác. Một công cụ PM cộng tác giải quyết việc trình bày rõ ràng thông tin dự án và chia sẻ kịp thời thông tin đầy đủ.
Hãy cùng xem xét cách một môi trường PM cộng tác có thể khắc phục những hạn chế mà PM truyền thống mắc phải.
Coi PM như một Cơ chế phân tích dự án
Khi các thành viên trong nhóm coi PM như một công cụ báo cáo dự án, họ quan tâm đến kết quả đầu ra của PM hơn là quá trình phân tích đưa ra những kết quả đó.
Khi mọi người coi PM như một công cụ báo cáo dự án, thông tin bổ sung liên quan đến dự án thường không được nắm bắt chính thức, sẽ bị mất một cách hiệu quả khi bộ nhớ mờ dần.
Mặt khác, khi nhân viên coi PM như một công cụ phân tích dự án thay vì coi nó chỉ đơn thuần là một công cụ báo cáo, thì sản phẩm sẽ là thông tin nhiệm vụ, cơ sở ra quyết định và các yếu tố liên quan khác.
Giao tiếp hiệu quả và hiệu quả
Trình bày rõ ràng thông tin dự án là quan trọng để giao tiếp hiệu quả và hiệu quả, đặc biệt là trong các tình huống phân tán.
Giao tiếp hiệu quả cũng mô tả đặc điểm kỹ thuật rõ ràng và sự nhất trí thông tin quan trọng của dự án như các khái niệm chính, ý tưởng, quy trình dự án, nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm và trách nhiệm.
Tất cả những điều này được ghi lại và lưu lại để các thành viên trong nhóm tham khảo trong tương lai.
Ngoài việc hỗ trợ trình bày rõ ràng thông tin dự án, công cụ PM cộng tác cần hỗ trợ, quản lý và xử lý thông báo tự động về các thay đổi trạng thái nhiệm vụ và cho phép các thành viên thảo luận và đưa ra phản hồi về công việc của nhau.
Tuy nhiên, trình bày rõ ràng là một bước quan trọng để hướng tới giao tiếp hiệu quả.
Quản lý Quy trình Dự án cũng như Đầu vào và Đầu ra
Quản lý quy trình dự án là phần quan trọng nhất của PM. Một cách để có được ý tưởng về quy trình là mặc dù vòng đời của dự án. Vòng đời của dự án được phân loại rộng rãi thành bốn bước chính:
Step 1 - Hiểu biết về dự án (xác định vấn đề và đặc tả) - lập kế hoạch cho dự án.
Step 2 - Đang thực hiện.
Step 3 - Theo dõi và kiểm soát dự án.
Step 4 - Kết thúc dự án.
Ở đây, các thành viên trong nhóm quản lý đầu vào và đầu ra, nhưng không quản lý quá trình, họ quá chú trọng bước 1, 2 và 4 với chi phí của bước 3.
Bản chất của các quy trình dự án là động và thay đổi đáng kể so với các kế hoạch và kỳ vọng ban đầu của dự án khi dự án được cải thiện hơn nữa. Một quá trình liên tục luôn dẫn đến một số thay đổi trong đầu vào và đầu ra của dự án và những thay đổi này sẽ dẫn đến những thay đổi tiếp theo trong quá trình dự án.
Công cụ PM cộng tác cho phép các thành viên trong nhóm cập nhật và xem xét tiến độ công việc của nhau, thu thập các biện pháp dự án như tài nguyên dành cho nhiệm vụ và truy cập công việc hiện tại của những người khác trong một khoảng thời gian nhất định.
Quản lý dự án chủ động
Quản lý dự án chủ động đề cập đến việc lập kế hoạch định hướng tương lai, quản lý rủi ro và quản lý sự thay đổi trong dự án đang diễn ra hiện tại. Quản lý chủ động đòi hỏi các thành viên trong nhóm dự án phải lập kế hoạch chính xác, cụ thể, rõ ràng và chi tiết khi bắt đầu chu kỳ dự án, xác định các rủi ro tiềm ẩn và lập kế hoạch để giảm thiểu những rủi ro đó.
Người quản lý dự án, người thực hiện quản lý chủ động, kiểm tra sự phụ thuộc lẫn nhau của nhiệm vụ và đưa ra quyết định của họ dựa trên dữ liệu “khó” chính xác thay vì mơ tưởng.
Quản lý chủ động được theo sau bởi học hỏi.
Quản lý chủ động quy trình PM yêu cầu bộ nhớ dự án của Doanh nghiệp, từ đó các thành viên có thể học hỏi trong một dự án đang diễn ra và tham khảo lại cho các dự án trong tương lai.
Một cách để thực hiện bộ nhớ dự án tổ chức kinh doanh hiệu quả là với sự trợ giúp của kho lưu trữ dự án điện tử.
Sử dụng kho lưu trữ dự án điện tử
Với sự tiến bộ ngày càng tăng của công nghệ thông tin, các tệp ở định dạng kỹ thuật số được lưu trữ, truy cập, truy xuất, chỉnh sửa và định tuyến dễ dàng hơn. Kho lưu trữ trên giấy được thay thế bằng kho dự án điện tử. Mục tiêu của kho dự án điện tử là kiểm soát, xử lý và chia sẻ thông tin dự án một cách hiệu quả và hiệu quả.
Quản lý thông tin hiệu quả cải thiện hiệu suất tổng thể của dự án trong phạm vi ngân sách, giảm chi phí nhập và nhập lại dữ liệu, loại bỏ trùng lặp, mất mát thông tin, giảm thời gian phát triển sản phẩm, thúc đẩy tiến độ về chất lượng quy trình, chuẩn hóa quy trình làm việc, cải thiện khả năng của ban quản lý để truy xuất thông tin chính xác một cách hiệu quả và tăng kiểm soát quản lý.
Một kho dự án điện tử có thể được kết nối thông qua phần mềm trung gian với các hệ thống thông tin khác trong tổ chức và cung cấp một luồng thông tin thông suốt.