Kiến trúc quản lý dự án

Kiến trúc quản lý dự án đóng vai trò như một cái nhìn tổng quan về PM cộng tác -

Các đầu vào và đầu ra của hệ thống.
Các yếu tố cần được hệ thống xem xét.
Các dịch vụ do hệ thống cung cấp.
Cách các dịch vụ phối hợp và tích hợp với nhau.

Chúng ta hãy xem xét hai kiến trúc trước đây ảnh hưởng đến tư duy, trước khi chuyển sang Kiến trúc quản lý dự án hợp tác (CPMA).

Mô hình tích hợp của Dixon cho PM

Hình minh họa sau đây mô tả mô hình quản lý hợp tác của Dixon -

Hệ thống hỗ trợ rộng rãi ba lĩnh vực quản lý chính -

Project Management liên quan đến việc lập kế hoạch, ước tính, lập lịch trình, kiểm soát và đánh giá các hoạt động trong các hạn chế về nguồn lực để đáp ứng các tiêu chí hoạt động của sản phẩm.
Resource management liên quan đến việc xác định và phân bổ tài nguyên chính xác.
Cost management liên quan đến việc phân tích và đo lường thông tin liên quan đến việc tiêu thụ tài nguyên theo kế hoạch và thực tế trong dự án và liên quan đến việc đánh giá và kiểm soát giám sát dự án.

Các yếu tố đầu vào của hệ thống là những thứ cần được quan tâm.

Mô-đun Lập kế hoạch và Lập lịch chi tiết xử lý và kiểm soát cả quản lý dự án và tài nguyên.
Các mô-đun Quản lý Cấu hình và Phát triển Kỹ thuật thực thi các chức năng PM.
Mô-đun Giám sát và Kiểm soát Chất lượng hỗ trợ các dịch vụ giám sát và kiểm soát.
Kết quả đầu ra của hệ thống liên quan đến các báo cáo và phân phối.

Mô hình của Dixon không bao gồm kho dự án và không có khía cạnh cộng tác. Quá trình quản lý có tính chất tuần tự và ảnh hưởng của một mô-đun đến mô-đun tiếp theo là một chiều. Mô hình này chỉ có thể áp dụng cho môi trường lặp lại và được xác định rõ.

Kiến trúc điều phối dự án của Mauer

Đầu vào của hệ thống bao gồm ngân sách, nguồn lực và mục tiêu. Kết quả đầu ra của hệ thống bao gồm sản phẩm, giải pháp, quy trình và số liệu. Các chỉ số được sử dụng để phân tích và kiểm tra hiệu suất của dự án.

Mô-đun Quản lý Điều phối Dự án quản lý khía cạnh nhẹ nhàng hơn của PM, giải quyết các tương tác cá nhân. Bốn thành phần chính trong hệ thống điều phối dự án là:

The project repository- Nó hoạt động như một bộ nhớ dự án. Mọi thông tin về dự án đều được lưu trữ tại đây.
The project planning component - Nó cho phép các thành viên trong nhóm đo lường mức độ phụ thuộc giữa các mục thông tin và lập kế hoạch cho dự án về thời gian và nguồn lực.
The project execution component- Nó hỗ trợ và khuyến khích quản lý quy trình làm việc với sự trợ giúp của kế hoạch dự án. Nó cho phép lập kế hoạch lại và sắp xếp lại lịch trình.
The project control component - Nó hỗ trợ giám sát dự án, cho phép các thành viên trong nhóm đánh giá trạng thái hiện tại và thu thập các số liệu.

Mô hình này ám chỉ đến sự cộng tác và nó chỉ nhấn mạnh vào mức độ điều phối, và không xác định rõ ràng các đầu vào và đầu ra của hệ thống. Thông số kỹ thuật của đầu vào và đầu ra khuyến khích các thành viên trong nhóm xem xét các đầu vào bổ sung cho hệ thống PM và đầu ra do hệ thống tạo ra.

Mô hình của Maurer rất toàn diện, bao gồm cả các chức năng của hệ thống và bối cảnh quản lý hỗ trợ mà các chức năng hoạt động. Nó mô tả các chức năng và dịch vụ của hệ thống dưới dạng các mô-đun, nhưng không chỉ rõ các mô-đun này có quan hệ với nhau như thế nào.

Hình minh họa sau đây mô tả Mô hình Quản lý Hợp tác của Mauer -

Kiến trúc quản lý dự án hợp tác

Kiến trúc PM hợp tác bao gồm bốn thành phần cốt lõi:

Sự hiện diện của dự án.
Các cấp độ hỗ trợ cộng tác.
Quản lý Kiến thức Dự án.
Chu trình dự án.

Hình minh họa sau đây mô tả Quản lý dự án hợp tác -

Sự hiện diện của dự án

Sự hiện diện có thể được mô tả là cảm giác ở trong một môi trường và nó đề cập đến sự hiện diện trong thế giới thực. Ba thành phần sau hỗ trợ các thành viên dự án phân tán xây dựng sự hiểu biết được chia sẻ tốt hơn về bối cảnh dự án.

Project dictionary - Ở đây, các thuật ngữ, khái niệm, quy trình và phương pháp luận chính được định nghĩa ngắn gọn và được làm rõ một cách chính xác.
Business Rules and Policies- Các thành viên trong nhóm chỉ định rõ ràng các quy tắc và quy định liên quan đến dự án cho tất cả các trang web. Các quy tắc và chính sách này cho phép các thành viên trong nhóm tuân theo và duy trì các tiêu chuẩn nhất định cho các hoạt động của dự án và ghi lại các hoạt động này để truy xuất sau này.
Project Context Information- Các thành viên trong nhóm nên làm quen với bối cảnh dự án để đạt được hiệu quả về lâu dài. Bối cảnh, ranh giới và mục tiêu của dự án được yêu cầu phải được ghi lại một cách chính xác và chia sẻ với tất cả các thành viên dự án.

Mức độ hỗ trợ cộng tác

Khi mọi người cộng tác, có ba chế độ mà mọi người có thể làm việc theo cách cộng tác -

Công việc đã thu thập
Công việc phối hợp
Công việc quan tâm

Công việc đã Thu thập

Ở cấp độ này, mỗi thành viên trong nhóm nỗ lực cá nhân.

Sự phối hợp giữa các thành viên là không bắt buộc đối với mỗi thành viên để có hiệu quả.
Năng suất của nhóm về cơ bản là tổng hợp những nỗ lực của từng cá nhân.
Phương thức làm việc ở đây tương tự như một nhóm vận động viên chạy nước rút, mỗi người đều nỗ lực hết sức có thể.
Cấu trúc quy trình và cấu trúc nhiệm vụ thấp hoặc không tồn tại. Nhu cầu về các tín hiệu giao tiếp tương tác cũng khá thấp. Các ứng dụng máy tính điển hình để hỗ trợ công việc được thu thập là xử lý văn bản, bảng tính và các ứng dụng đồ họa.

Mức độ cộng tác được điều phối

Ở cấp độ này, thành công của nhóm phụ thuộc vào khả năng phối hợp nỗ lực và hợp tác của họ với nhau.

Mức độ hợp tác này liên quan đến việc xử lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động.
Các quy trình hợp tác phối hợp có xu hướng được sắp xếp theo thứ tự, có cấu trúc và được đặc trưng bởi sự phân chia và tích hợp tiến bộ.
Các ứng dụng máy tính điển hình để hỗ trợ công việc phối hợp bao gồm e-mail, lập lịch nhóm, tự động hóa quy trình làm việc và nhiều ứng dụng khác.
Cấp độ này khác với cấp độ tập thể, vì nó có cấu trúc hơn về quy trình, các cột mốc cụ thể và quá trình xử lý.

Mức độ hợp tác quan tâm

Ở cấp độ này, tất cả các thành viên trong nhóm đều đóng góp chung vào nỗ lực của nhóm và hiệu suất của bất kỳ cá nhân nào sẽ ảnh hưởng đến khả năng biểu diễn của tất cả các thành viên khác.

Cấu trúc nhiệm vụ và quy trình đối với công việc phối hợp cao hơn nhiều so với công việc phối hợp, bởi vì bất kỳ hành vi nào của một thành viên trong nhóm đều ảnh hưởng đồng thời đến năng suất của những người khác và nhu cầu giao tiếp tương tác trở nên liên tục.
PM ở cấp độ phối hợp đòi hỏi sự phối hợp và hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên dự án.
Công cụ PM hỗ trợ tất cả các chức năng được đề cập ở cấp độ được thu thập và phối hợp.
Ở cấp độ này, nhân viên có thể tìm kiếm, truy xuất, cập nhật và tải lên tài liệu theo vai trò người dùng được xác định trước.

Chu kỳ dự án

Chu trình Dự án nêu bật những nội dung cần sự hỗ trợ hợp tác. Nó có bốn bước chính. Chúng tôi xác định một số hoạt động chung cần được hoàn thành ở mỗi bước - các dự án khác nhau có thể có các thay đổi cho các bước này.

Bước 1 - Hiểu rõ về dự án.

Các nhiệm vụ dựa trên giác quan và ra quyết định như xác định phạm vi dự án, mục tiêu, các nhà tài trợ chính và khoảng cách giữa tình hình hiện tại và tình huống lý tưởng (khoảng cách giữa “Như hiện tại” và “Hiện thực”).
Ước tính nhu cầu nguồn lực cho dự án (như ngân sách, thời gian và nhân sự).
Phân tích và đánh giá các giải pháp thay thế và tiến hành phân tích rủi ro là một số chức năng tiêu biểu của giai đoạn này.

Bước 2 - Lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu của dự án.

Các chức năng điển hình bao gồm các hoạt động phân tích và ra quyết định như phân phối dự án thành các nhiệm vụ và công việc phụ có thể quản lý được.
Phân tích sự phụ thuộc lẫn nhau của các nhiệm vụ lẫn nhau.
Thành lập nhóm dự án, phân công và phân bổ nguồn lực và nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
Lập lịch trình dự án, xác định các phép đo tiến độ, lập kế hoạch quản lý rủi ro và quản lý thay đổi, hình thành kế hoạch truyền thông và thiết lập Sổ tay dự án bao gồm tất cả các tài liệu liên quan đến dự án.

Bước 3 - Thực hiện kế hoạch dự án

Thu thập thông tin tiến độ dự án.
Thực hiện quản lý rủi ro và thay đổi, cập nhật và duy trì Sổ tay dự án.
Giai đoạn này là phần năng động và quan trọng nhất trong PM. Một công cụ PM cộng tác giúp nâng cao khả năng theo dõi dự án.

Bước 4 - Xác định tiêu chí đăng xuất

Phản ánh quá trình dự án bao gồm những gì đã đi đúng, những gì sai và so sánh kế hoạch dự án ban đầu với quy trình dự án hiện tại.
Xác định khả năng cải thiện nếu dự án giống hệt sẽ được tiến hành trong tương lai.

Quản lý tri thức cộng tác

Quản lý tri thức tập trung vào việc quản lý dữ liệu, thông tin và kiến thức ở cấp công ty. Kiến thức có thể được chia thành hai loại:

Tacit knowledge - để biết làm thế nào và những gì.
Explicit knowledge - để biết về các sự kiện, số liệu và lý thuyết.

Quản lý tri thức là quá trình hấp thụ, sáng tạo, chia sẻ và sử dụng tri thức. Sự khác biệt giữa Quản lý dự án và Quản lý tri thức được nêu rõ trong bảng sau:

Quản lý dự án (PM)	Quản lý tri thức (KM)
PM yêu cầu nỗ lực hữu hạn trong một khoảng thời gian nhất định	KM là một quá trình liên tục, nơi kiến thức được duy trì miễn là nó cần thiết.
PM là định hướng khách quan.	KM không nhất thiết phải hướng đối tượng; nó là một loại của chính nó.

Kiến thức được tạo ra và sửa đổi theo yêu cầu của các hoạt động dự án đang diễn ra, và bối cảnh của việc tạo và ứng dụng kiến thức là rất quan trọng.

Các dự án làm cho KM trở nên cần thiết theo thời gian và bối cảnh.
Công cụ KM giúp trong các hoạt động tạo ra kiến thức như chia sẻ kiến thức và chuyển đổi trao đổi kiến thức ngầm, ngoại trừ thông qua giao tiếp.
KM chỉ định các quy tắc, quy định, chính sách, v.v. và cung cấp các chức năng thu thập thông tin, truy cập, cập nhật, truy xuất, doanh nghiệp và lưu trữ.
Nó tạo điều kiện cho các chức năng tích hợp thông tin từ các nguồn khác nhau. Dữ liệu và thông tin thực tế được lưu trữ trong kho tài liệu ở các định dạng tài liệu khác nhau.

Quản lý tri thức cộng tác cho phép chuyển dữ liệu từ nguồn này sang nguồn khác, ví dụ: nhập hoặc lưu trữ các trao đổi email quan trọng dưới dạng tệp văn bản. Bằng cách thu thập dữ liệu và thông tin từ nhiều dự án, KM cho phép người quản lý dự án so sánh và đối chiếu thông tin giữa các dự án để tìm ra các mẫu và do đó tạo ra kiến thức.