Công cụ cộng tác
Các công cụ cộng tác được phân loại dựa trên mức độ chức năng của chúng liên quan đến khả năng cộng tác và quản lý tài liệu. Các công cụ có thể được nhóm lại theo khả năng của chúng để xử lý bốn hoạt động sau:
- Xử lý tài liệu nhóm và tệp
- Hội nghị Máy tính
- Hệ thống họp điện tử
- Không gian làm việc điện tử
Xử lý tài liệu nhóm và tệp
Chức năng cốt lõi của danh mục này liên quan đến việc làm việc với tài liệu và xử lý tệp.
Nhân viên chỉ có chế độ xem được chia sẻ và quyền truy cập hạn chế vào tệp / tài liệu, trong khi cũng có khả năng chỉnh sửa cá nhân, lập tài liệu / quản lý tệp và lưu trữ nó trong cơ sở dữ liệu trung tâm, cũng như tác giả và sửa đổi tài liệu tập thể.
Công việc đồng bộ trên tài liệu cũng có thể là một phần của công cụ xử lý tài liệu nhóm ngoài các khả năng giao tiếp cơ bản như thông báo e-mail và tweet.
Hội nghị Máy tính
Có khả năng các nhân viên xem và làm việc trên các tài liệu đồng thời hoặc trên màn hình của nhau.
Hội nghị trên máy tính cung cấp không gian cho các cuộc họp không đồng bộ và theo chuỗi cũng như cho các cuộc nói chuyện văn bản và cuộc họp thời gian thực. Tệp và tài liệu được chia sẻ.
Hội nghị truyền hình và âm thanh là phương thức giao tiếp khá phổ biến.
Hệ thống họp điện tử
Điều khiển cuộc họp là chức năng cơ bản của bất kỳ tổ chức kinh doanh nào.
Các cuộc họp có thể là thường xuyên (cùng thời gian, cùng địa chỉ), đồng bộ (cùng thời gian, địa chỉ khác nhau) hoặc không đồng bộ (thời gian khác nhau, địa chỉ khác nhau).
Các thành viên của cuộc họp được thông báo qua thư và họ có thể trò chuyện, thảo luận thời gian thực, sử dụng các phương tiện hội nghị truyền hình và âm thanh. Các thành viên cũng có thể tham gia vào các cuộc khảo sát (ẩn danh nếu được ưu tiên), thảo luận nhóm và chia sẻ tài liệu và tệp.
Người tham gia có thể hiển thị và chú thích các bài thuyết trình Power Point, chia sẻ các ứng dụng phần mềm trực tiếp và thậm chí làm việc đồng thời trên các tài liệu.
Cuối cùng, các hoạt động lấy cuộc họp làm trung tâm hỗ trợ quá trình họp bao gồm việc thiết lập, duy trì chương trình làm việc và phân phối biên bản sau cuộc họp.
Không gian làm việc điện tử
Ý tưởng chính của việc có một không gian làm việc điện tử là cung cấp cho các thành viên trong nhóm một không gian chung để phối hợp và tổ chức công việc của họ.
Các nhóm có thể lưu trữ tập trung các tài liệu, làm việc với chúng, giải quyết vấn đề thông qua các cuộc thảo luận, lưu giữ danh sách việc cần làm và sổ địa chỉ với thông tin về các liên hệ của nhóm và thậm chí theo dõi các mốc quan trọng của dự án và các tương tác với dự án.
Có không gian làm việc cho các nhóm khác nhau và các cá nhân có thể là thành viên của một số không gian làm việc.
Chắc chắn, cách phân loại trên không có giới hạn. Có một số danh mục cấp chức năng khác như Thư điện tử, Lịch điện tử, Công việc riêng, Hỗ trợ quyết định nhóm, Viết cộng tác và học tập điện tử.