Bảng Excel Pivot - Báo cáo
Công dụng chính của PivotTable là báo cáo. Khi bạn đã tạo PivotTable, khám phá dữ liệu bằng cách sắp xếp và bố trí lại các trường trong các hàng và cột của nó, bạn sẽ sẵn sàng trình bày dữ liệu cho nhiều đối tượng. Với các bộ lọc, các tóm tắt khác nhau, tập trung vào dữ liệu cụ thể, bạn sẽ có thể tạo một số báo cáo bắt buộc dựa trên một PivotTable duy nhất.
Vì báo cáo PivotTable có tính tương tác, bạn có thể nhanh chóng thực hiện các thay đổi cần thiết để làm nổi bật các kết quả cụ thể, chẳng hạn như xu hướng dữ liệu, tóm tắt dữ liệu, v.v. trong khi trình bày báo cáo đó. Bạn cũng có thể cung cấp các dấu hiệu trực quan như bộ lọc báo cáo, bộ lọc, dòng thời gian, PivotCharts, v.v. cho người nhận để họ có thể hình dung chi tiết họ muốn.
Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu các cách khác nhau để làm cho báo cáo PivotTable của bạn trở nên hấp dẫn với các dấu hiệu trực quan cho phép khám phá nhanh dữ liệu.
Cấu trúc phân cấp
Bạn đã học cách lồng các trường để tạo thành một hệ thống phân cấp, trong Chương - Lồng trong PivotTable trong hướng dẫn này. Bạn cũng đã học cách nhóm / hủy nhóm dữ liệu trong PivotTable trong Chương - Sử dụng công cụ PivotTable. Chúng tôi sẽ lấy một số ví dụ để chỉ cho bạn cách tạo báo cáo PivotTable tương tác với cấu trúc phân cấp.
Nếu bạn có cấu trúc dựng sẵn cho các trường trong dữ liệu của mình, chẳng hạn như Năm-Quý-Tháng, việc lồng các trường để tạo thành hệ thống phân cấp sẽ cho phép bạn nhanh chóng mở rộng / thu gọn các trường để xem các giá trị tóm tắt ở cấp độ yêu cầu.
Ví dụ: giả sử bạn có dữ liệu bán hàng cho năm tài chính 2015-16 cho các khu vực - Đông, Bắc, Nam và Tây, như được cung cấp bên dưới.
Tạo PivotTable như hình dưới đây.
Như bạn có thể quan sát, đây là một cách toàn diện để báo cáo dữ liệu bằng cách sử dụng các trường lồng nhau dưới dạng phân cấp. Nếu bạn chỉ muốn hiển thị kết quả ở cấp Phần tư, bạn có thể nhanh chóng thu gọn trường Phần tư.
Giả sử bạn có trường Ngày trong dữ liệu của mình như hình dưới đây.
Trong trường hợp này, bạn có thể nhóm dữ liệu theo trường Ngày như sau:
Tạo PivotTable.
Như bạn có thể quan sát, PivotTable này không thuận tiện để đánh dấu dữ liệu quan trọng.
Nhóm trường PivotTable theo Ngày. (Bạn đã học cách nhóm trong Chương - Khám phá dữ liệu với các công cụ PivotTable trong hướng dẫn này).
Đặt trường Nhân viên bán hàng trong khu vực Bộ lọc.
Lọc nhãn Cột thành Vùng phía Đông.
Bộ lọc Báo cáo
Giả sử bạn muốn có một báo cáo cho từng Nhân viên bán hàng riêng biệt. Bạn có thể thực hiện như sau:
- Đảm bảo rằng bạn có trường Người bán hàng trong vùng Bộ lọc.
- Bấm vào PivotTable.
- Bấm vào tab PHÂN TÍCH trên Ruy-băng.
- Bấm vào mũi tên bên cạnh Tùy chọn trong nhóm PivotTable.
- Chọn Hiển thị các Trang Bộ lọc Báo cáo từ danh sách thả xuống.
Các Show Report Filter Pageshộp thoại xuất hiện. Chọn trường Nhân viên bán hàng và nhấp vào OK.
Một trang tính riêng biệt cho từng giá trị của trường Người bán hàng được tạo, với PivotTable được lọc theo giá trị đó.
Trang tính sẽ được đặt tên theo giá trị của trường, trường này hiển thị trên tab của trang tính.
Máy thái
Một tính năng phức tạp khác mà bạn có trong PivotTables là Slicer có thể được sử dụng để lọc các trường một cách trực quan.
Bấm vào PivotTable.
Nhấp vào tab PHÂN TÍCH.
Nhấp vào Chèn trình cắt trong nhóm Bộ lọc.
Nhấp chuột Order Date, Quarters and Yearstrong hộp thoại Chèn lát cắt. Ba lát - Ngày, tháng và năm đặt hàng sẽ được tạo.
Điều chỉnh kích thước của máy thái, thêm nhiều cột hơn cho các nút trên máy thái.
Cũng tạo các Slice cho các trường Nhân viên bán hàng và Vùng.
Chọn Kiểu Slicer để các trường ngày được nhóm thành một màu và hai trường còn lại có các màu khác nhau.
Bỏ chọn Gridlines.
Như bạn có thể thấy, bạn không chỉ có một báo cáo tương tác mà còn có một báo cáo hấp dẫn, có thể hiểu một cách dễ dàng.
Dòng thời gian trong PivotTable
Khi bạn có trường Ngày trong PivotTable, chèn Dòng thời gian cũng là một tùy chọn để tạo báo cáo thẩm mỹ.
- Tạo PivotTable với Nhân viên bán hàng trong khu vực ROWS và Khu vực trong khu vực COLUMNS.
- Chèn Dòng thời gian cho trường Ngày đặt hàng.
- Lọc Dòng thời gian để hiển thị dữ liệu 5 tháng, từ tháng 11 năm 2015 đến tháng 3 năm 2016.
Lệnh THIẾT KẾ
Các PIVOTTABLE TOOLS - DESIGN các lệnh trên Ribbon cung cấp cho bạn các tùy chọn để định dạng PivotTable, bao gồm các tùy chọn sau:
- Layout
- Tùy chọn kiểu PivotTable
- Kiểu PivotTable
Bố trí
Bạn có thể có Bố cục PivotTable dựa trên tùy chọn của mình cho những điều sau:
- Subtotals
- Tổng số
- Bố cục Báo cáo
- Hàng trống
PivotTable Layout – Subtotals
Bạn có một tùy chọn có hiển thị hay không Subtotalshay không. Theo mặc định, Tổng phụ được hiển thị ở đầu nhóm.
Như bạn có thể quan sát nhóm được đánh dấu - Đông, tổng phụ nằm ở đầu nhóm. Bạn có thể thay đổi vị trí của tổng phụ như sau:
- Bấm vào PivotTable.
- Bấm vào tab THIẾT KẾ trên Ruy-băng.
- Bấm Tổng phụ trong nhóm Tùy chọn Bố cục.
- Nhấp vào Hiển thị tất cả Tổng phụ ở cuối Nhóm.
Tổng phụ bây giờ sẽ xuất hiện ở cuối mỗi nhóm.
Nếu bạn không phải báo cáo Tổng phụ, bạn có thể chọn - Không Hiển thị Tổng phụ.
Tổng số
Bạn có thể chọn hiển thị Tổng cộng hoặc không. Bạn có bốn kết hợp có thể -
- Tắt cho Hàng và Cột
- Bật cho Hàng và Cột
- Chỉ bật cho hàng
- Chỉ bật cho các cột
Theo mặc định, nó là kết hợp thứ hai - Bật cho Hàng và Cột.
Bố cục Báo cáo
Bạn có thể chọn từ một số Bố cục Báo cáo, bố cục phù hợp nhất với dữ liệu của bạn.
- Hình thức nhỏ gọn.
- Mẫu phác thảo.
- Dạng bảng.
Bạn cũng có thể chọn lặp lại tất cả các nhãn mục hay không, trong trường hợp có nhiều lần xuất hiện.
Bố cục Báo cáo mặc định là biểu mẫu Thu gọn mà bạn đã quen thuộc.
Compact Form
Biểu mẫu Thu gọn tối ưu hóa PivotTable để dễ đọc. Hai biểu mẫu khác cũng hiển thị tiêu đề trường.
Bấm vào Show trong Mẫu phác thảo.
Nhấp chuột Show trong Biểu mẫu Bảng.
Hãy xem xét Bố cục PivotTable sau, trong đó trường Tháng được lồng trong trường Vùng -
Như bạn có thể quan sát, nhãn Tháng được lặp lại và đây là nhãn mặc định.
Nhấp vào Không lặp lại nhãn mục. Các nhãn Tháng sẽ chỉ được hiển thị một lần và PivotTable trông rõ ràng.
Hàng trống
Để làm cho Báo cáo PivotTable của bạn trở nên khác biệt hơn, bạn có thể chèn một dòng trống sau mỗi mục. Bạn có thể xóa các Dòng trống này bất cứ lúc nào sau đó.
Nhấp chuột Insert Blank Line after Each Item.
Tùy chọn kiểu PivotTable
Bạn có các Tùy chọn Kiểu PivotTable sau -
- Tiêu đề hàng
- Tiêu đề cột
- Các hàng có dải
- Cột có dải
Theo mặc định, các hộp dành cho Tiêu đề Hàng và Tiêu đề Cột được chọn. Các tùy chọn này để hiển thị định dạng đặc biệt cho hàng đầu tiên và cột đầu tiên tương ứng. Kiểm tra hộpBanded Rows.
Chọn hộp Cột có dải.
Kiểu PivotTable
Bạn có thể chọn một số Kiểu PivotTable. Chọn một trong những phù hợp với báo cáo của bạn. Ví dụ: nếu bạn chọn Pivot Style Dark 5, bạn sẽ nhận được kiểu sau cho PivotTable.
Định dạng có điều kiện trong PivotTable
Bạn có thể đặt Định dạng có Điều kiện trên các ô PivotTable theo các giá trị.
PivotCharts
PivotCharts thêm điểm nhấn trực quan vào các báo cáo PivotTable của bạn. Bạn có thể chèn PivotChart được liên kết với dữ liệu của PivotTable như sau:
- Bấm vào PivotTable.
- Bấm vào tab PHÂN TÍCH trên Ruy-băng.
- Nhấp vào PivotChart.
Hộp thoại Chèn biểu đồ xuất hiện.
Nhấp vào Cột trong ngăn bên trái và chọn Cột xếp chồng. Bấm OK.
Biểu đồ cột xếp chồng được hiển thị.
- Bấm vào Tháng trên PivotChart.
- Lọc đến tháng hai và nhấp vào OK.
Như bạn có thể quan sát, PivotTable cũng được lọc theo PivotChart.