Bảng Excel Pivot - Sắp xếp Dữ liệu
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong PivotTable để dễ dàng tìm thấy các mục bạn muốn phân tích. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu từ giá trị thấp nhất đến cao nhất hoặc giá trị cao nhất đến thấp nhất hoặc theo bất kỳ thứ tự tùy chỉnh nào khác mà bạn chọn.
Hãy xem xét PivotTable sau trong đó bạn có dữ liệu bán hàng tóm tắt theo khu vực, nhân viên bán hàng khôn ngoan và khôn ngoan theo tháng.
Sắp xếp trên các trường
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong PivotTable ở trên trên các Trường nằm trong Hàng hoặc Cột - Khu vực, Người bán hàng và Tháng.
Để sắp xếp PivotTable với trường Người bán hàng, hãy tiến hành như sau:
Bấm vào mũi tên
trong Nhãn Hàng.
Chọn Người bán hàng trong hộp Chọn Trường từ danh sách thả xuống.
Các tùy chọn sắp xếp sau được hiển thị -
- Sắp xếp từ A đến Z.
- Sắp xếp Z thành A.
- Tùy chọn sắp xếp khác.
Hơn nữa, trường Người bán hàng được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, theo mặc định. Nhấp chuộtSort Z to A. Trường Nhân viên bán hàng sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Theo cách tương tự, bạn có thể sắp xếp trường trong cột - Tháng, bằng cách bấm vào mũi tên
Sắp xếp theo Tổng phụ
Giả sử bạn muốn sắp xếp PivotTable dựa trên tổng số tiền đặt hàng - từ cao nhất đến thấp nhất ở mọi Vùng. Đó là, bạn muốn sắp xếp PivotTable trên tổng phụ.
Bạn có thể thấy rằng không có mũi tên
Bấm chuột phải vào tổng phụ của bất kỳ Nhân viên bán hàng nào trong cột Tổng số.
Lựa chọn Sort từ danh sách thả xuống.
Một danh sách thả xuống khác xuất hiện với các tùy chọn sắp xếp - Sắp xếp Nhỏ nhất đến Lớn nhất, Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất và Tùy chọn Sắp xếp khác. Chọn Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất.
Các tổng phụ trong cột Tổng cộng được sắp xếp từ giá trị cao nhất đến giá trị thấp nhất, ở mọi vùng.
Tương tự như vậy, nếu bạn muốn sắp xếp PivotTable trên vùng tổng phụ một cách khôn ngoan, hãy làm như sau:
Nhấp chuột phải vào tổng phụ của bất kỳ vùng nào trong cột Tổng cộng.
Nhấp vào Sắp xếp trong danh sách thả xuống.
Nhấp vào Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất trong danh sách thả xuống thứ hai. PivotTable sẽ được sắp xếp theo tổng phụ theo vùng.
Như bạn có thể quan sát, miền Nam có lượng đặt hàng cao nhất trong khi miền Bắc có lượng đặt hàng thấp nhất.
Bạn cũng có thể sắp xếp PivotTable dựa trên tổng số tiền theo tháng như sau:
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ Tổng phụ nào trong hàng Tổng tổng.
- Chọn Sắp xếp từ danh sách thả xuống.
- Chọn Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất từ danh sách thả xuống thứ hai.
PivotTable sẽ được sắp xếp theo tổng số tiền theo tháng.
Bạn có thể thấy rằng tháng 2 có lượng đặt hàng cao nhất trong khi tháng 3 có lượng đặt hàng thấp nhất.
Các tùy chọn sắp xếp khác
Giả sử bạn muốn sắp xếp PivotTable theo vùng tổng số tiền trong tháng 1.
Bấm vào mũi tên
trong Nhãn Hàng.
Chọn Thêm Tùy chọn Sắp xếp từ danh sách thả xuống. CácSort (Region) hộp thoại xuất hiện.
Như bạn có thể quan sát, trong phần Tóm tắt, thứ tự Sắp xếp hiện tại được đưa ra dưới dạng Khu vực Sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Tăng dần (A đến Z) theo được chọn trong Tùy chọn sắp xếp. Trong hộp bên dưới,Region được hiển thị.
- Nhấp vào hộp chứa Vùng.
- Nhấp vào Tổng số tiền đặt hàng.
Nhấn vào More Optionscái nút. CácMore Sort Options (Region) hộp thoại xuất hiện.
Như bạn có thể quan sát, trong Sắp xếp theo, Tổng số được chọn. Trong Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra làSort Region by Sum of Order Amount theo thứ tự tăng dần.
Nhấp chuột Values in selected column: trong Sắp xếp theo.
Trong hộp bên dưới, nhập B5.
Như bạn có thể quan sát, trong phần Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra như sau:
Sắp xếp khu vực theo Sum of Order Amounttheo thứ tự tăng dần sử dụng các giá trị trong cột này: Tháng Giêng. Bấm OK.
Hộp thoại Sắp xếp (Khu vực) xuất hiện. Chọn Giảm dần (Z đến A) bằng cách: trong Tùy chọn sắp xếp.
Trong Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra như sau:
Sắp xếp Khu vực theo Tổng số tiền đặt hàng theo thứ tự giảm dần, sử dụng các giá trị trong cột này: Tháng Giêng. Bấm OK. PivotTable sẽ được sắp xếp theo khu vực, sử dụng các giá trị vào tháng Giêng.
Như bạn có thể quan sát, trong tháng 1, miền Tây có lượng đặt hàng cao nhất trong khi miền Bắc có lượng đặt hàng thấp nhất.
Sắp xếp dữ liệu theo cách thủ công
Trong PivotTable, dữ liệu được sắp xếp tự động theo tùy chọn sắp xếp mà bạn đã chọn. Điều này được gọi là Tự động sắp xếp.
Đặt con trỏ vào mũi tên
Tự động sắp xếp xuất hiện, hiển thị thứ tự sắp xếp hiện tại cho từng trường trong PivotTable. Bây giờ, giả sử bạn muốn sắp xếp trường Vùng theo thứ tự - Đông, Tây, Bắc và Nam. Bạn có thể làm điều này theo cách thủ công, như sau:
Nhấp vào mũi tên
trong Nhãn Hàng.
Chọn Vùng trong hộp Chọn Trường từ danh sách thả xuống.
Nhấp chuột More Sort Options. Hộp thoại Sắp xếp (Khu vực) xuất hiện.
Chọn Thủ công (bạn có thể kéo các mục để sắp xếp lại chúng).
Bấm OK.
Trong Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra dưới dạng Kéo các mục của trường Vùng để hiển thị chúng theo thứ tự bất kỳ.
Nhấp vào phía Đông và kéo nó lên trên cùng. Trong khi bạn đang kéo về phía Đông, một thanh ngang màu xanh lục xuất hiện trên toàn bộ di chuyển của hàng.
Lặp lại thao tác kéo với các mục khác của trường Vùng cho đến khi bạn có được sự sắp xếp theo yêu cầu.
Bạn có thể quan sát những điều sau:
Các mục của trường lồng nhau - Người bán hàng cũng di chuyển cùng với mục trường Vùng tương ứng. Hơn nữa, các giá trị trong các cột khác cũng di chuyển tương ứng.
Nếu bạn đặt con trỏ vào mũi tên
trong Nhãn Hàng hoặc Nhãn Cột, Tự động Sắp xếp sẽ xuất hiện hiển thị thứ tự sắp xếp hiện tại của các trường Chỉ nhân viên bán hàng và Tháng. Vì bạn đã sắp xếp trường Vùng theo cách thủ công, nó sẽ không hiển thị trong Tự động sắp xếp.
Note- Bạn không thể sử dụng cách kéo thủ công này đối với các mục của trường nằm trong vùng ∑ VALUES của danh sách Trường PivotTable. Do đó, bạn không thể kéo các giá trị Tổng của Số lượng Đơn hàng trong PivotTable này.
Đặt các tùy chọn sắp xếp
Trong phần trước, bạn đã học cách đặt tùy chọn sắp xếp cho một trường thành thủ công. Bạn có một số tùy chọn sắp xếp khác mà bạn có thể đặt như sau:
Nhấp vào mũi tên
trong Nhãn Hàng.
Chọn Vùng trong hộp Chọn Trường.
Nhấp vào Tùy chọn sắp xếp khác. Hộp thoại Sắp xếp (Khu vực) xuất hiện.
Nhấp vào nút Tùy chọn khác.
Hộp thoại Tùy chọn Sắp xếp Khác (Khu vực) xuất hiện. Bạn có thể đặt nhiều tùy chọn sắp xếp hơn trong hộp thoại này.
Trong Tự động sắp xếp, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn hộp - Tự động sắp xếp mỗi khi báo cáo được cập nhật, để cho phép hoặc dừng sắp xếp tự động bất cứ khi nào dữ liệu PivotTable được cập nhật.
- Bỏ chọn hộp - Sort automatically mỗi khi báo cáo được cập nhật.
Bây giờ, tùy chọn thứ tự sắp xếp khóa đầu tiên có sẵn. Bạn có thể sử dụng tùy chọn này để chọn thứ tự tùy chỉnh mà bạn muốn sử dụng.
- Bấm vào hộp bên dưới Thứ tự sắp xếp khóa đầu tiên.
Như bạn có thể quan sát, danh sách tùy chỉnh ngày trong tuần và tháng trong năm được cung cấp trong danh sách thả xuống. Bạn có thể sử dụng bất kỳ kích thước nào trong số này hoặc bạn có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh của riêng mình như Cao, Trung bình, Thấp hoặc danh sách kích thước S, M, L, XL không theo thứ tự bảng chữ cái.
Bạn có thể tạo danh sách tùy chỉnh của mình từ tab FILE trên Ribbon. FILE → Tùy chọn. Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, bấm vào nâng cao và duyệt đến Chung. Bạn sẽ tìm thấy nút Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh bên cạnh Tạo danh sách để sử dụng theo trình tự sắp xếp và điền.
Lưu ý rằng thứ tự sắp xếp danh sách tùy chỉnh không được giữ lại khi bạn cập nhật (làm mới) dữ liệu trong PivotTable của mình.
Trong Sắp xếp Theo, bạn có thể nhấp vào Grand Total or Valuestrong các cột đã chọn để sắp xếp theo các giá trị này. Tùy chọn này không khả dụng khi bạn đặt sắp xếp thành Thủ công.
Các điểm cần cân nhắc khi sắp xếp PivotTable
Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong PivotTable, hãy nhớ những điều sau:
Dữ liệu có khoảng trắng ở đầu sẽ ảnh hưởng đến kết quả sắp xếp. Xóa bất kỳ khoảng trắng nào trước khi bạn sắp xếp dữ liệu.
Bạn không thể sắp xếp các mục nhập văn bản phân biệt chữ hoa chữ thường.
Bạn không thể sắp xếp dữ liệu theo một định dạng cụ thể như ô hoặc màu phông chữ.
Bạn không thể sắp xếp dữ liệu theo các chỉ báo định dạng có điều kiện, chẳng hạn như bộ biểu tượng.