MIS - Hệ thống hỗ trợ quyết định

Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) là các hệ thống dựa trên phần mềm tương tác nhằm giúp các nhà quản lý ra quyết định bằng cách truy cập khối lượng lớn thông tin được tạo ra từ các hệ thống thông tin liên quan khác nhau liên quan đến các quy trình kinh doanh của tổ chức, chẳng hạn như hệ thống tự động hóa văn phòng, hệ thống xử lý giao dịch, v.v.

DSS sử dụng thông tin tóm tắt, ngoại lệ, mẫu và xu hướng bằng cách sử dụng các mô hình phân tích. Hệ thống hỗ trợ quyết định giúp đưa ra quyết định nhưng không nhất thiết phải tự đưa ra quyết định. Những người ra quyết định tổng hợp thông tin hữu ích từ dữ liệu thô, tài liệu, kiến thức cá nhân và / hoặc mô hình kinh doanh để xác định và giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định.

Các quyết định được lập trình và không được lập trình

Có hai loại quyết định - quyết định được lập trình và không được lập trình.

Các quyết định được lập trình về cơ bản là các quy trình tự động, công việc thường ngày chung, trong đó -

Những quyết định này đã được thực hiện nhiều lần.
Những quyết định này tuân theo một số nguyên tắc hoặc quy tắc.

Ví dụ, chọn mức sắp xếp lại hàng tồn kho là một quyết định được lập trình sẵn.

Các quyết định không được lập trình xảy ra trong các tình huống bất thường và không được giải quyết, vì vậy -

Đó sẽ là một quyết định mới.
Sẽ không có bất kỳ quy tắc nào để tuân theo.
Những quyết định này được thực hiện dựa trên thông tin có sẵn.
Những quyết định này dựa trên quyết định, bản năng, nhận thức và phán đoán của người quản lý.

Ví dụ, đầu tư vào một công nghệ mới là một quyết định không được lập trình.

Hệ thống hỗ trợ quyết định thường liên quan đến các quyết định không được lập trình. Do đó, sẽ không có báo cáo, nội dung hoặc định dạng chính xác cho các hệ thống này. Báo cáo được tạo nhanh chóng.

Các thuộc tính của DSS

Khả năng thích ứng và tính linh hoạt
Mức độ tương tác cao
Dễ sử dụng
Năng suất và hiệu quả
Hoàn toàn kiểm soát bởi những người ra quyết định
Dễ dàng phát triển
Extendibility
Hỗ trợ lập mô hình và phân tích
Hỗ trợ truy cập dữ liệu
Độc lập, tích hợp và dựa trên Web

Đặc điểm của DSS

Hỗ trợ những người ra quyết định trong các vấn đề bán cấu trúc và phi cấu trúc.
Hỗ trợ cho các nhà quản lý ở các cấp quản lý khác nhau, từ giám đốc điều hành cấp cao nhất đến quản lý tuyến.
Hỗ trợ cho cá nhân và nhóm. Các vấn đề ít cấu trúc hơn thường đòi hỏi sự tham gia của một số cá nhân từ các phòng ban và cấp tổ chức khác nhau.
Hỗ trợ cho các quyết định phụ thuộc lẫn nhau hoặc tuần tự.
Hỗ trợ thông minh, thiết kế, lựa chọn và thực hiện.
Hỗ trợ nhiều quy trình và phong cách quyết định.
DSS thích nghi theo thời gian.

Lợi ích của DSS

Cải thiện hiệu quả và tốc độ của các hoạt động ra quyết định.
Tăng khả năng kiểm soát, khả năng cạnh tranh và khả năng ra quyết định trong tương lai của tổ chức.
Tạo điều kiện giao tiếp giữa các cá nhân.
Khuyến khích học tập hoặc rèn luyện.
Vì nó chủ yếu được sử dụng trong các quyết định không được lập trình, nó tiết lộ các cách tiếp cận mới và thiết lập các bằng chứng mới cho một quyết định bất thường.
Giúp tự động hóa các quy trình quản lý.

Các thành phần của DSS

Sau đây là các thành phần của Hệ thống Hỗ trợ Quyết định -

Database Management System (DBMS)- Để giải quyết một vấn đề, dữ liệu cần thiết có thể đến từ cơ sở dữ liệu bên trong hoặc bên ngoài. Trong một tổ chức, dữ liệu nội bộ được tạo ra bởi một hệ thống như TPS và MIS. Dữ liệu bên ngoài đến từ nhiều nguồn như báo chí, dịch vụ dữ liệu trực tuyến, cơ sở dữ liệu (tài chính, marketing, nhân sự).
Model Management System- Nó lưu trữ và truy cập các mô hình mà người quản lý sử dụng để đưa ra quyết định. Các mô hình này được sử dụng để thiết kế cơ sở sản xuất, phân tích tình hình tài chính của một tổ chức, dự báo nhu cầu của sản phẩm hoặc dịch vụ, v.v.

Support Tools- Các công cụ hỗ trợ như trợ giúp trực tuyến; kéo xuống menu, giao diện người dùng, phân tích đồ họa, cơ chế sửa lỗi, tạo điều kiện cho người dùng tương tác với hệ thống.

Phân loại DSS

Có một số cách để phân loại DSS. Hoi Apple và Whinstone phân loại DSS như sau:

Text Oriented DSS- Nó chứa thông tin được trình bày bằng văn bản có thể ảnh hưởng đến quyết định. Nó cho phép các tài liệu được tạo điện tử, sửa đổi và xem khi cần thiết.
Database Oriented DSS- Cơ sở dữ liệu đóng vai trò chính ở đây; nó chứa dữ liệu có tổ chức và có cấu trúc cao.
Spreadsheet Oriented DSS- Nó chứa thông tin trong các trang tính cho phép tạo, xem, sửa đổi kiến thức thủ tục và cũng hướng dẫn hệ thống thực hiện các lệnh độc lập. Công cụ phổ biến nhất là Excel và Lotus 1-2-3.
Solver Oriented DSS - Nó dựa trên một bộ giải, là một thuật toán hoặc thủ tục được viết để thực hiện các phép tính nhất định và kiểu chương trình cụ thể.
Rules Oriented DSS - Nó tuân theo các thủ tục nhất định được thông qua như các quy tắc.
Rules Oriented DSS- Các thủ tục được thông qua trong DSS định hướng quy tắc. Hệ thống xuất khẩu là ví dụ.
Compound DSS - Nó được xây dựng bằng cách sử dụng hai hoặc nhiều hơn trong số năm cấu trúc được giải thích ở trên.

Các loại DSS

Sau đây là một số DSS điển hình -

Status Inquiry System - Nó giúp đưa ra các quyết định quản lý vận hành, cấp quản lý hoặc cấp trung gian, ví dụ lịch trình hàng ngày của công việc đối với máy móc hoặc máy móc cho người vận hành.
Data Analysis System - Nó cần phân tích so sánh và sử dụng công thức hoặc thuật toán, ví dụ như phân tích dòng tiền, phân tích hàng tồn kho, v.v.
Information Analysis System- Trong hệ thống này, dữ liệu được phân tích và báo cáo thông tin được tạo ra. Ví dụ, phân tích bán hàng, hệ thống các khoản phải thu, phân tích thị trường, v.v.
Accounting System - Nó theo dõi các thông tin liên quan đến kế toán và tài chính, ví dụ, tài khoản cuối cùng, các khoản phải thu, các khoản phải trả, vv theo dõi các khía cạnh chính của doanh nghiệp.
Model Based System - Các mô hình mô phỏng hoặc mô hình tối ưu hóa được sử dụng để ra quyết định không được sử dụng thường xuyên và tạo ra các hướng dẫn chung cho hoạt động hoặc quản lý.