MIS - Ra quyết định của người quản lý

Khái niệm về việc ra quyết định

Ra quyết định là một quá trình nhận thức dẫn đến việc lựa chọn một quá trình hành động trong số một số tình huống thay thế.

Ra quyết định là một hoạt động hàng ngày của bất kỳ con người nào. Không có ngoại lệ về điều đó. Đối với các tổ chức kinh doanh, ra quyết định là một thói quen và cũng là một quá trình.

Các quyết định hiệu quả và thành công dẫn đến lợi nhuận, trong khi những quyết định không thành công sẽ dẫn đến thua lỗ. Do đó, ra quyết định của công ty là quá trình quan trọng nhất trong bất kỳ tổ chức nào.

Trong quá trình ra quyết định, chúng tôi chọn một phương thức hành động từ một số phương án khả thi. Trong quá trình ra quyết định, chúng ta có thể sử dụng nhiều công cụ, kỹ thuật và nhận thức.

Ngoài ra, chúng tôi có thể đưa ra quyết định riêng tư của mình hoặc có thể thích một quyết định tập thể.

Thông thường, việc ra quyết định rất khó. Phần lớn các quyết định của công ty liên quan đến một số mức độ không hài lòng hoặc xung đột với bên khác.

Hãy cùng xem xét quá trình ra quyết định một cách chi tiết.

Quy trình ra quyết định

Sau đây là các bước quan trọng của quá trình ra quyết định. Mỗi bước có thể được hỗ trợ bởi các công cụ và kỹ thuật khác nhau.

Bước 1 - Xác định Mục đích của Quyết định

Ở bước này, vấn đề được phân tích kỹ lưỡng. Có một số câu hỏi mà người ta nên hỏi khi xác định mục đích của quyết định.

Chính xác thì vấn đề là gì?
Tại sao vấn đề cần được giải quyết?
Các bên bị ảnh hưởng của vấn đề là ai?
Vấn đề có thời hạn hay thời hạn cụ thể không?

Bước 2 - Thu thập thông tin

Một vấn đề của một tổ chức sẽ có nhiều bên liên quan. Ngoài ra, có thể có hàng chục yếu tố liên quan và bị ảnh hưởng bởi vấn đề.

Trong quá trình giải quyết vấn đề, bạn sẽ phải thu thập càng nhiều thông tin liên quan đến các yếu tố và các bên liên quan trong vấn đề. Đối với quá trình thu thập thông tin, các công cụ như 'Trang tính Kiểm tra' có thể được sử dụng một cách hiệu quả.

Bước 3 - Nguyên tắc đánh giá các giải pháp thay thế

Trong bước này, các tiêu chí cơ bản để đánh giá các lựa chọn thay thế phải được thiết lập. Khi xác định các tiêu chí, mục tiêu của tổ chức cũng như văn hóa doanh nghiệp cần được xem xét.

Ví dụ, lợi nhuận là một trong những mối quan tâm chính trong mọi quá trình ra quyết định. Các công ty thường không đưa ra các quyết định làm giảm lợi nhuận, trừ khi đó là một trường hợp ngoại lệ. Tương tự như vậy, các nguyên tắc cơ bản cần được xác định liên quan đến vấn đề đang bàn.

Bước 4 - Động não và phân tích các lựa chọn

Đối với bước này, động não để liệt kê tất cả các ý tưởng là lựa chọn tốt nhất. Trước bước hình thành ý tưởng, điều tối quan trọng là phải hiểu nguyên nhân của vấn đề và ưu tiên các nguyên nhân.

Đối với điều này, bạn có thể sử dụng sơ đồ Nguyên nhân và Hậu quả và công cụ Biểu đồ Pareto. Biểu đồ Nguyên nhân và Hiệu quả giúp bạn xác định tất cả các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề và biểu đồ Pareto giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định nguyên nhân có hiệu quả cao nhất.

Sau đó, bạn có thể tiếp tục tạo ra tất cả các giải pháp khả thi (lựa chọn thay thế) cho vấn đề trong tay.

Bước 5 - Đánh giá các giải pháp thay thế

Sử dụng các nguyên tắc phán đoán và tiêu chí ra quyết định của bạn để đánh giá từng phương án. Trong bước này, kinh nghiệm và hiệu quả của các nguyên tắc phán đoán sẽ phát huy tác dụng. Bạn cần so sánh từng phương án thay thế về mặt tích cực và tiêu cực của chúng.

Bước 6 - Chọn giải pháp thay thế tốt nhất

Khi bạn thực hiện từ Bước 1 đến Bước 5, bước này rất dễ dàng. Ngoài ra, việc lựa chọn giải pháp thay thế tốt nhất là một quyết định sáng suốt vì bạn đã tuân theo một phương pháp luận để tìm ra và chọn giải pháp thay thế tốt nhất.

Bước 7 - Thực thi quyết định

Chuyển quyết định của bạn thành một kế hoạch hoặc một chuỗi các hoạt động. Thực hiện kế hoạch của bạn một mình hoặc với sự giúp đỡ của cấp dưới.

Bước 8 - Đánh giá kết quả

Đánh giá kết quả của quyết định của bạn. Xem liệu có điều gì bạn nên học và sau đó sửa chữa trong quá trình ra quyết định trong tương lai. Đây là một trong những phương pháp hay nhất sẽ cải thiện kỹ năng ra quyết định của bạn.

Quy trình và mô hình hóa trong việc ra quyết định

Có hai mô hình cơ bản trong việc ra quyết định -

Mô hình hợp lý
Mô hình quy chuẩn

Các mô hình hợp lý dựa trên các phán đoán nhận thức và giúp lựa chọn phương án thay thế hợp lý và hợp lý nhất. Ví dụ về các mô hình này bao gồm - phân tích ma trận quyết định, ma trận Pugh, phân tích SWOT, phân tích Pareto và cây quyết định, ma trận lựa chọn, v.v.

Một mô hình ra quyết định hợp lý thực hiện các bước sau:

Xác định vấn đề,
Xác định các tiêu chí quan trọng cho quá trình và kết quả,
Xem xét tất cả các giải pháp có thể,
Tính toán hệ quả của tất cả các giải pháp và so sánh xác suất thỏa mãn các tiêu chí,
Lựa chọn tùy chọn tốt nhất.

Mô hình ra quyết định chuẩn tắc xem xét các hạn chế có thể nảy sinh trong việc ra quyết định, chẳng hạn như thời gian, độ phức tạp, sự không chắc chắn và sự thiếu hụt nguồn lực.

Theo mô hình này, việc ra quyết định được đặc trưng bởi -

Xử lý thông tin hạn chế - Một người chỉ có thể quản lý một lượng thông tin giới hạn.
Kinh nghiệm phán đoán - Một người có thể sử dụng các phím tắt để đơn giản hóa quá trình ra quyết định.
Hài lòng - Một người có thể chọn một giải pháp vừa đủ "tốt".

Ra quyết định động

Ra quyết định động (DDM) là việc ra quyết định tổng hợp liên quan đến các hệ thống phụ thuộc lẫn nhau, trong một môi trường thay đổi theo thời gian do các hành động trước đó của người ra quyết định hoặc do các sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của người ra quyết định.

Những quyết định này phức tạp hơn và theo thời gian thực.

Ra quyết định năng động liên quan đến việc quan sát cách mọi người sử dụng kinh nghiệm của họ để kiểm soát động lực của hệ thống và ghi lại những quyết định tốt nhất được thực hiện từ đó.

Phân tích độ nhạy

Phân tích độ nhạy là một kỹ thuật được sử dụng để phân phối độ không đảm bảo trong đầu ra của một mô hình toán học hoặc một hệ thống cho các nguồn khác nhau của độ không đảm bảo trong đầu vào của nó.

Từ góc độ quyết định kinh doanh, phân tích độ nhạy giúp nhà phân tích xác định các động lực chi phí cũng như các đại lượng khác để đưa ra quyết định sáng suốt. Nếu một số lượng cụ thể không ảnh hưởng đến quyết định hoặc dự đoán, thì các điều kiện liên quan đến số lượng có thể bị loại bỏ, do đó đơn giản hóa quá trình ra quyết định.

Phân tích độ nhạy cũng hữu ích trong một số trường hợp khác, như -

Tối ưu hóa tài nguyên
Bộ sưu tập dữ liệu trong tương lai
Xác định các giả định quan trọng
Để tối ưu hóa dung sai của các bộ phận được sản xuất

Mô hình tĩnh và mô hình động

Mô hình tĩnh:

Hiển thị giá trị của các thuộc tính khác nhau trong một hệ thống cân bằng.
Hoạt động tốt nhất trong các hệ thống tĩnh.
Không tính đến các phương sai dựa trên thời gian.
Tuy nhiên, không hoạt động tốt trong các hệ thống thời gian thực, nó có thể hoạt động trong một hệ thống động ở trạng thái cân bằng
Bao gồm ít dữ liệu hơn.
Dễ dàng phân tích.
Tạo ra kết quả nhanh hơn.

Mô hình động -

Xem xét sự thay đổi giá trị dữ liệu theo thời gian.
Xem xét ảnh hưởng của hành vi hệ thống theo thời gian.
Tính toán lại các phương trình khi thời gian thay đổi.
Chỉ có thể được áp dụng trong các hệ thống động.

Kỹ thuật mô phỏng

Mô phỏng là một kỹ thuật mô phỏng hoạt động của một quy trình hoặc hệ thống trong thế giới thực theo thời gian. Các kỹ thuật mô phỏng có thể được sử dụng để hỗ trợ việc ra quyết định của cấp quản lý khi các phương pháp phân tích không có sẵn hoặc không thể áp dụng được.

Một số lĩnh vực vấn đề kinh doanh điển hình nơi các kỹ thuật mô phỏng được sử dụng là:

Kiểm soát hàng tồn kho
Vấn đề xếp hàng
Kế hoạch sản xuất

Kỹ thuật Nghiên cứu Hoạt động

Nghiên cứu Hoạt động (OR) bao gồm một loạt các kỹ thuật giải quyết vấn đề liên quan đến các mô hình và phương pháp phân tích tiên tiến khác nhau được áp dụng. Nó giúp ra quyết định hiệu quả và cải thiện.

Nó bao gồm các kỹ thuật như mô phỏng, tối ưu hóa toán học, lý thuyết xếp hàng, mô hình quy trình ngẫu nhiên, phương pháp kinh tế lượng, phân tích bao bọc dữ liệu, mạng nơ ron, hệ thống chuyên gia, phân tích quyết định và quy trình phân cấp phân tích.

Kỹ thuật OR mô tả một hệ thống bằng cách xây dựng các mô hình toán học của nó.

Lập trình Heuristic

Lập trình heuristic đề cập đến một nhánh của trí tuệ nhân tạo. Nó bao gồm các chương trình tự học về bản chất.

Tuy nhiên, các chương trình này không phải là tối ưu về bản chất, vì chúng là các kỹ thuật dựa trên kinh nghiệm để giải quyết vấn đề.

Hầu hết các chương trình heuristic cơ bản sẽ dựa trên các phương pháp 'thử-sai' thuần túy.

Heuristics thực hiện phương pháp 'phỏng đoán' để giải quyết vấn đề, đưa ra câu trả lời 'đủ tốt', thay vì tìm ra giải pháp 'tốt nhất có thể'.

Ra quyết định nhóm

Trong quá trình ra quyết định theo nhóm, các cá nhân khác nhau trong nhóm tham gia hợp tác ra quyết định.

Hệ thống hỗ trợ quyết định nhóm (GDSS) là một hệ thống hỗ trợ quyết định cung cấp sự hỗ trợ trong việc ra quyết định của một nhóm người. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi ý tưởng và thông tin tự do giữa các thành viên trong nhóm. Các quyết định được đưa ra với mức độ đồng thuận và nhất trí cao hơn dẫn đến khả năng thực hiện cao hơn đáng kể.

Sau đây là các loại GDSS dựa trên máy tính có sẵn:

Decision Network- Loại hình này giúp các bên tham gia giao tiếp với nhau thông qua mạng hoặc qua cơ sở dữ liệu trung tâm. Phần mềm ứng dụng có thể sử dụng các mô hình được chia sẻ chung để cung cấp hỗ trợ.
Decision Room- Những người tham gia tập trung tại một nơi, tức là phòng quyết định. Mục đích của việc này là tăng cường sự tương tác và ra quyết định của người tham gia trong một khoảng thời gian cố định bằng cách sử dụng thông hoạt viên.
Teleconferencing- Nhóm bao gồm các thành viên hoặc nhóm phụ phân tán về mặt địa lý; hội nghị từ xa cung cấp kết nối tương tác giữa hai hoặc nhiều phòng quyết định. Sự tương tác này sẽ liên quan đến việc truyền tải thông tin bằng máy tính và âm thanh hình ảnh.