MIS - Quy trình phát triển
Trong MIS, thông tin được công nhận là một nguồn lực chính như vốn và thời gian. Nếu nguồn lực này phải được quản lý tốt, nó sẽ kêu gọi ban quản lý lập kế hoạch cho nó và kiểm soát nó, để thông tin trở thành một nguồn lực quan trọng cho hệ thống.
Hệ thống thông tin quản lý cần có kế hoạch tốt.
Hệ thống này phải xử lý thông tin quản lý chứ không chỉ xử lý dữ liệu.
Nó phải cung cấp hỗ trợ cho việc lập kế hoạch quản lý, ra quyết định và hành động.
Nó sẽ cung cấp hỗ trợ cho các nhu cầu thay đổi của quản lý kinh doanh.
Những thách thức chính trong việc triển khai MIS là -
Số lượng, nội dung và bối cảnh của thông tin - bao nhiêu thông tin và chính xác những gì nó nên mô tả.
Bản chất của phân tích và trình bày - tính dễ hiểu của thông tin.
Tính sẵn có của thông tin - tần suất, tính đồng thời, theo yêu cầu hoặc thông thường, định kỳ hoặc không thường xuyên, thông tin một lần hoặc lặp lại về bản chất, v.v.
Độ chính xác của thông tin.
Độ tin cậy của thông tin.
Bảo mật và xác thực hệ thống.
Lập kế hoạch cho MIS
Quá trình thiết kế và phát triển MIS phải giải quyết thành công các vấn đề sau:
Cần có sự giao tiếp hiệu quả giữa các nhà phát triển và người sử dụng hệ thống.
Cần có sự đồng bộ trong hiểu biết về quản lý, quy trình và CNTT giữa người dùng cũng như các nhà phát triển.
Hiểu biết về nhu cầu thông tin của các nhà quản lý từ các khu vực chức năng khác nhau và kết hợp các nhu cầu này thành một hệ thống tích hợp duy nhất.
Việc tạo ra một MIS thống nhất bao phủ toàn bộ tổ chức sẽ dẫn đến một hệ thống kinh tế hơn, nhanh hơn và tích hợp hơn, tuy nhiên nó sẽ làm tăng độ phức tạp trong thiết kế.
MIS phải tương tác với môi trường phức tạp bao gồm tất cả các hệ thống con khác trong hệ thống thông tin tổng thể của tổ chức. Vì vậy, việc hiểu và xác định các yêu cầu của MIS trong bối cảnh của tổ chức là vô cùng cần thiết.
Nó phải bắt kịp với những thay đổi của môi trường, thay đổi nhu cầu của khách hàng và sự cạnh tranh ngày càng tăng.
Nó sẽ sử dụng khả năng CNTT đang phát triển nhanh chóng theo những cách tốt nhất có thể.
Chi phí và thời gian cài đặt các hệ thống dựa trên CNTT tiên tiến như vậy là cao, do đó không cần phải sửa đổi thường xuyên và lớn.
Nó không chỉ quan tâm đến người dùng, tức là người quản lý mà còn cả các bên liên quan khác như nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp.
Khi giai đoạn lập kế hoạch tổ chức kết thúc, người thiết kế hệ thống nên đưa ra các quyết định chiến lược sau đây để đạt được các mục tiêu và mục tiêu của MIS -
Chiến lược phát triển - Ví dụ - một loạt trực tuyến, thời gian thực.
Chiến lược phát triển hệ thống - Nhà thiết kế chọn một cách tiếp cận để phát triển hệ thống như phân tích các câu hoạt động, chức năng, phân tích các câu kế toán.
Tài nguyên cho sự phát triển - Nhà thiết kế phải chọn tài nguyên. Tài nguyên có thể là câu trong nhà bên ngoài, tùy chỉnh hoặc sử dụng gói.
Thành phần nhân lực - Đội ngũ nhân viên nên có các nhà phân tích và lập trình viên.
Lập kế hoạch hệ thống thông tin về cơ bản bao gồm:
Xác định các giai đoạn của hệ thống thông tin trong tổ chức.
Xác định việc áp dụng IS của tổ chức.
Sự phát triển của từng ứng dụng này dựa trên các tiêu chí tiến hóa đã thiết lập.
Thiết lập xếp hạng ưu tiên cho các ứng dụng này.
Xác định kiến trúc tối ưu của IS để phục vụ các ứng dụng ưu tiên hàng đầu.
Yêu cầu hệ thống thông tin
Sơ đồ sau đây minh họa một bản phác thảo ngắn gọn về quá trình phân tích yêu cầu thông tin -
Ba phương pháp luận sau đây có thể được áp dụng để xác định các yêu cầu trong việc phát triển hệ thống thông tin quản lý cho bất kỳ tổ chức nào -
Lập kế hoạch Hệ thống Kinh doanh (BSP) - phương pháp luận này được phát triển bởi IBM.
Nó xác định các ưu tiên IS của tổ chức và tập trung vào cách dữ liệu được duy trì trong hệ thống.
Nó sử dụng kiến trúc dữ liệu hỗ trợ nhiều ứng dụng.
Nó xác định các lớp dữ liệu bằng cách sử dụng các ma trận khác nhau để thiết lập mối quan hệ giữa tổ chức, các quy trình và yêu cầu dữ liệu của tổ chức.
Yếu tố thành công quan trọng (CSF) - phương pháp này được phát triển bởi John Rockart của MIT.
Nó xác định các mục tiêu và chiến lược kinh doanh chính của mỗi nhà quản lý cũng như của doanh nghiệp.
Tiếp theo, nó tìm kiếm các yếu tố thành công quan trọng làm cơ sở cho các mục tiêu này.
Đo lường tính hiệu quả của CSF trở thành đầu vào để xác định các yêu cầu của hệ thống thông tin.
Phân tích End / Means (E / M) - phương pháp này được phát triển bởi Wetherbe và Davis tại Đại học Minnesota.
Nó xác định tiêu chí hiệu quả cho đầu ra và tiêu chí hiệu quả cho các quá trình tạo ra đầu ra.
Lúc đầu, nó xác định các đầu ra hoặc dịch vụ được cung cấp bởi các quy trình kinh doanh.
Sau đó, nó mô tả các yếu tố làm cho các kết quả đầu ra này hiệu quả cho người dùng.
Cuối cùng, nó chọn thông tin cần thiết để đánh giá hiệu quả của kết quả đầu ra
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Phân tích và thiết kế hệ thống tuân theo Vòng đời của Hệ thống / Thiết kế Phần mềm (SDLC) điển hình như đã thảo luận trong chương trước. Nó thường đi qua các giai đoạn sau:
- Định nghĩa vấn đề
- Nghiên cứu khả thi
- Phân tích hệ thống
- Thiết kế hệ thống
- Thiết kế hệ thống chi tiết
- Implementation
- Maintenance
Trong giai đoạn phân tích, các kỹ thuật sau thường được sử dụng:
- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
- Lập mô hình logic
- Mô hình hóa dữ liệu
- Phát triển ứng dụng nhanh (RAD)
- Phân tích hướng đối tượng (OOA)
Công nghệ Hệ thống Thông tin
Yêu cầu công nghệ đối với hệ thống thông tin có thể được phân loại là:
Devices
Hệ thống trung tâm dữ liệu - Là môi trường cung cấp quá trình xử lý, lưu trữ, kết nối mạng, quản lý và phân phối dữ liệu trong doanh nghiệp.
Phần mềm doanh nghiệp - Đây là các hệ thống phần mềm như ERP, SCM, Quản lý nguồn nhân lực, v.v. đáp ứng các nhu cầu và mục tiêu của tổ chức.
Dịch vụ CNTT - Đề cập đến việc thực hiện và quản lý chất lượng dịch vụ CNTT của các nhà cung cấp dịch vụ CNTT thông qua con người, quy trình và công nghệ thông tin. Nó thường bao gồm các khuôn khổ và phương pháp cải tiến quy trình khác nhau như sáu sigma, TQM, v.v.
Dịch vụ viễn thông
Lập kế hoạch và thực thi kiểm tra hệ thống
Hệ thống cần được kiểm tra đầy đủ các lỗi trước khi hoạt động hoàn toàn.
Kế hoạch kiểm tra nên bao gồm cho mỗi bài kiểm tra -
- Purpose
- Definition
- kiểm tra đầu vào
- đặc điểm kỹ thuật chi tiết của thủ tục kiểm tra
- chi tiết về kết quả đầu ra mong đợi
Mỗi hệ thống con và tất cả các thành phần của chúng phải được thử nghiệm bằng cách sử dụng các quy trình thử nghiệm và dữ liệu khác nhau để đảm bảo rằng mỗi thành phần đang hoạt động như dự kiến.
Việc kiểm tra phải bao gồm những người sử dụng hệ thống để xác định lỗi cũng như nhận được phản hồi.
Vận hành hệ thống
Trước khi hệ thống hoạt động, các vấn đề sau cần được quan tâm:
Bảo mật, sao lưu và phục hồi dữ liệu;
Kiểm soát hệ thống;
Kiểm tra hệ thống để đảm bảo rằng nó hoạt động không có lỗi trong mọi tình huống kinh doanh dự kiến;
Phần cứng và phần mềm được sử dụng phải có khả năng xử lý dự kiến;
Năng lực hệ thống và thời gian đáp ứng dự kiến cần được duy trì;
Hệ thống phải được lập thành văn bản bao gồm;
Hướng dẫn sử dụng cho người dùng thiếu kinh nghiệm,
Tài liệu tham khảo người dùng hoặc hướng dẫn sử dụng cho người dùng nâng cao,
Sổ tay tham chiếu hệ thống mô tả cấu trúc và kiến trúc hệ thống.
Sau khi hệ thống hoạt động hoàn toàn, hệ thống phải được duy trì trong suốt vòng đời làm việc để giải quyết mọi trục trặc hoặc khó khăn gặp phải trong quá trình vận hành và có thể thực hiện các sửa đổi nhỏ để khắc phục các tình huống đó.
Yếu tố thành công và thất bại
Các dự án phát triển MIS là các dự án rủi ro cao, lợi nhuận cao. Sau đây có thể được nêu là các yếu tố quan trọng dẫn đến thành công và thất bại trong phát triển MIS -
Nó phải phục vụ cho một doanh nghiệp cụ thể, được nhận thức tốt.
Ban lãnh đạo cao nhất phải hoàn toàn bị thuyết phục, có khả năng và sẵn sàng với một hệ thống như vậy. Tốt nhất là nên có một người bảo trợ hoặc một nhà tài trợ cho hệ thống ở cấp quản lý cao nhất.
Tất cả người dùng bao gồm người quản lý và các nhân viên khác phải trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình phát triển, triển khai và sử dụng hệ thống.
Cần có một nguyên mẫu hoạt động của hệ thống được phát hành càng sớm càng tốt, để tạo ra sự quan tâm của người dùng.
Cần có nhân viên hỗ trợ tốt với các kỹ năng kỹ thuật, kinh doanh và giao tiếp cá nhân cần thiết.
Hệ thống phải đơn giản, dễ hiểu mà không thêm nhiều phức tạp. Cách tốt nhất là không thêm một thực thể trừ khi có cả người sử dụng và người dùng cho nó.
Nó phải dễ sử dụng và điều hướng với thời gian phản hồi cao.
Quá trình thực hiện cần tuân theo một mục tiêu và thời gian xác định.
Tất cả những người sử dụng bao gồm cả quản lý cao nhất phải được đào tạo thích hợp để họ có kiến thức tốt về nội dung và chức năng của hệ thống và có thể sử dụng nó đầy đủ cho các hoạt động quản lý khác nhau như báo cáo, lập ngân sách, kiểm soát, lập kế hoạch, giám sát, Vân vân.
Nó phải tạo ra các đầu ra hữu ích để được sử dụng bởi tất cả các nhà quản lý.
Hệ thống cần được tích hợp tốt vào các quá trình quản lý lập kế hoạch, ra quyết định và giám sát.