Chức năng của Người quản lý

Chức năng của người quản lý là những vai trò khác nhau của người quản lý trong một tổ chức. Người quản lý chịu trách nhiệm về tất cả các diễn biến trong công ty và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc. Bảy vai trò chính của người quản lý là -

Planning
Organizing
Staffing
Directing/leading
Coordinating
Reporting
Budgeting
Controlling

Vai trò của người quản lý

Bây giờ, chúng ta hãy xem những vai trò này chính xác là gì và tầm quan trọng của chúng. Bắt đầu với vai diễn đầu tiên.

Planning- Bước cơ bản cần thiết cho bất kỳ dự án nào dù lớn hay nhỏ là giai đoạn lập kế hoạch. Người quản lý cần lập kế hoạch lịch trình và đưa ra kế hoạch chi tiết về cách thức thực hiện nhiệm vụ với tất cả các chi tiết cần thiết, và người quản lý cũng nên có một kế hoạch dự phòng nếu điều này không hiệu quả thì phải làm gì tiếp theo.Example - Có một dự án mới, cách thức bắt đầu, nguồn nhân lực cần thiết, nguồn lực cần thiết,… mọi thứ nên được lên kế hoạch.
Organizing- Tiếp theo là đến phần tổ chức, nơi người quản lý cần phải đồng bộ và phải đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Mọi thứ phải hoạt động theo đúng kế hoạch, và nếu không thì người quản lý cần xem xét vấn đề và làm cho nó hoạt động theo kế hoạch.Example - Cần có người kiểm thử phần mềm, vì vậy hãy sắp xếp địa điểm, ngày giờ để phỏng vấn những người đủ điều kiện cho việc đăng tuyển.
Staffing- Nói một cách dễ hiểu, nhân sự có nghĩa là nhóm mọi người vào các đội khác nhau và giao các nhiệm vụ khác nhau cho họ. Nếu các thành viên trong nhóm có một số tranh chấp thì thành viên trong nhóm cần báo cáo với trưởng nhóm, người sẽ chuyển nó cho người quản lý và vấn đề sẽ được giải quyết.Example - Tập hợp một nhóm mới cho một dự án mới.
Directing/Leading- Người quản lý có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên trong mọi tình huống để tránh xung đột và chậm trễ trong công việc. Người quản lý phải dẫn dắt các nhân viên để họ có thể có được ý tưởng rõ ràng về những gì phải làm và cách thực hiện nó.Example - một nhóm cần một trưởng nhóm để giám sát từng nhiệm vụ được hoàn thành, đang trong quá trình thực hiện hoặc bị hủy bỏ.
Coordinating - Nó có nghĩa là gắn kết tất cả các nhân viên lại với nhau bằng cách hình thành một mối quan hệ hiệu quả và khiến họ cảm thấy thoải mái khi chia sẻ quan điểm và vấn đề của mình một cách tự do. Example - Điều phối lịch trình cho một dự án.
Reporting- Người quản lý phải cập nhật thông tin về tất cả các công việc đang thực hiện và người quản lý có trách nhiệm duy nhất báo cáo tình trạng cập nhật cho cơ quan cấp trên; trong khi tất cả các nhân viên phải báo cáo với người quản lý.Example - Thông báo cho các giám đốc tương ứng về tiến độ thực hiện các dự án tương ứng của họ.
Budgeting- Một nhiệm vụ phải được hoàn thành trong khung thời gian nhất định cũng như nó phải tiết kiệm chi phí. Người quản lý cần phải chắc chắn rằng tất cả số tiền đầu tư vào dự án không vượt quá ngân sách đã cho và trong trường hợp mất cân đối, người quản lý ngân sách phải báo cáo với ban quản lý.Example - Nếu ngân sách cho phép bố trí ba nhân viên thì không thể chỉ định năm nhân viên cho nhiệm vụ.
Controlling- Cuối cùng nhưng tất nhiên là vai trò không kém phần quan trọng nhất của người quản lý là kiểm soát mọi thứ. Cho dù đó là ngân sách, hay phân bổ nguồn lực, mọi thứ đều phải theo thứ tự.Example - Tất cả các thành viên trong nhóm không được nghỉ phép trong cùng một ngày, vì nó ảnh hưởng đến việc hoàn thành công việc.

Những thách thức khác nhau của một nhà quản lý

Chúng tôi đã thấy những vai trò khác nhau của người quản lý để duy trì sự cân bằng quy trình làm việc trong một tổ chức. Với tất cả những trách nhiệm này, có một số thách thức khó khăn mà người quản lý phải đối phó trong khi cố gắng cân bằng mọi thứ. Sau đây là một số thách thức mà người quản lý phải đối phó -

Managing workforce diversity- Người quản lý không nên tạo ra hoặc khuyến khích sự phân biệt đối xử giữa các nhân viên. Nhân viên từ các nền tảng, nền văn hóa và dân tộc khác nhau phải được đối xử bình đẳng và chỉ được trao phần thưởng trên cơ sở công việc.
Improving quality and productivity- Trách nhiệm duy nhất của người quản lý là tăng năng suất mà không cản trở chất lượng. Nó có thể được thực hiện theo hai cách -
- Totally quality management - Đó là tập trung không ngừng vào sự hài lòng của khách hàng bằng cách cải tiến quy trình tổ chức.
- Process of engineering - Tập trung vào khâu sản xuất sản phẩm để chất lượng không bị giảm sút.
Responding to labor storage - Nếu thiếu lao động thì người quản lý cần nhanh chóng phản ứng để giải quyết vấn đề này bằng cách bố trí lực lượng lao động cần thiết để việc giao sản phẩm không bị chậm trễ.
Eradication of labor shortage - Người quản lý cần có biện pháp xử lý nhanh chóng, nếu thiếu lao động và phải đảm bảo bằng các phương án dự phòng để không xảy ra tình trạng thiếu lao động trong tương lai.
Improving customer service - Người quản lý phải đối mặt với thách thức để không ngừng cải thiện dịch vụ khách hàng để tồn tại trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Improving ethical behavior- Các nhà quản lý nên đảm bảo rằng các nhân viên cư xử đúng mực và duy trì trang trí của công ty. Đây là một vài thách thức lớn mà một nhà quản lý phải đối mặt khi cố gắng hoàn thành một dự án. Để duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và vì sự cải thiện của tổ chức, người quản lý nên cố gắng ở cấp độ tốt nhất để giải quyết những thách thức này.