Powerpoint 2010 - Hướng dẫn nhanh

Trong chương này, chúng ta sẽ hiểu cách bắt đầu với PowerPoint 2010. Chúng ta sẽ hiểu cách khởi động ứng dụng PowerPoint 2010 trong các bước đơn giản. Để truy cập PowerPoint 2010, bạn phải cài đặt Microsoft Office 2010 trong PC của mình. Chỉ các gói Office 2010 Home and Student, Home and Business, Standard, Professional và Professional Plus có PowerPoint bao gồm trong đó. Các gói khác có thể có một trình xem, nhưng bạn không thể tạo bản trình bày với chúng.

Step 1 - Nhấp vào Start cái nút.

Step 2 - Bấm All Programs tùy chọn từ menu.

Step 3 - Tìm kiếm Microsoft Office từ menu phụ và nhấp vào nó.

Step 4 - Tìm kiếm Microsoft PowerPoint 2010 từ menu con và nhấp vào nó.

Thao tác này sẽ khởi chạy ứng dụng Microsoft PowerPoint 2010 và bạn sẽ thấy cửa sổ trình bày sau.

Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy các khu vực khác nhau trong tệp PowerPoint tiêu chuẩn. Điều quan trọng là bạn phải tự làm quen với những lĩnh vực này vì nó giúp việc học và sử dụng PowerPoint dễ dàng hơn.

Tab Tệp

Tab này mở ra Backstagechế độ xem về cơ bản cho phép bạn quản lý tệp và cài đặt trong PowerPoint. Bạn có thể lưu bản trình bày, mở bản trình bày hiện có và tạo bản trình bày mới dựa trên các mẫu trống hoặc được xác định trước. Các thao tác liên quan đến tệp khác cũng có thể được thực thi từ dạng xem này.

Ruy-băng

Ruy-băng chứa ba thành phần:

  • Tabs - Chúng xuất hiện trên đầu Ribbon và chứa các nhóm lệnh liên quan. Home, Insert, Page Layout là các ví dụ về các tab dải băng.

  • Groups- Họ tổ chức các lệnh liên quan; mỗi tên nhóm xuất hiện bên dưới nhóm trên Ribbon. Ví dụ, một nhóm lệnh liên quan đến phông chữ hoặc một nhóm lệnh liên quan đến căn chỉnh, v.v.

  • Commands - Các lệnh xuất hiện trong mỗi nhóm như đã nói ở trên.

Thanh tiêu đề

Đây là phần trên cùng của cửa sổ. Nó hiển thị tên của tệp theo sau là tên của chương trình trong trường hợp này là Microsoft PowerPoint.

Vùng bên ngoài

Đây là khu vực tạo và chỉnh sửa trang chiếu thực tế. Bạn có thể thêm, chỉnh sửa và xóa văn bản, hình ảnh, hình dạng và đa phương tiện trong phần này.

Cứu giúp

Biểu tượng Trợ giúp có thể được sử dụng để nhận trợ giúp liên quan đến PowerPoint bất cứ lúc nào bạn cần. Nhấp vào "?"mở cửa sổ Trợ giúp PowerPoint nơi bạn có danh sách các chủ đề phổ biến để duyệt qua. Bạn cũng có thể tìm kiếm các chủ đề cụ thể từ thanh tìm kiếm ở trên cùng.

Tùy chọn thu phóng

Điều khiển thu phóng cho phép bạn phóng to để xem kỹ hơn văn bản của mình. Điều khiển thu phóng bao gồm một thanh trượt mà bạn có thể trượt sang trái hoặc phải để phóng to hoặc thu nhỏ, bạn có thể nhấp vào nút - và + để tăng hoặc giảm hệ số thu phóng. Mức thu phóng tối đa được PowerPoint hỗ trợ là 400% và 100% được biểu thị bằng dấu ở giữa.

Chế độ xem Trang trình bày

Nhóm bốn nút nằm ở bên trái của điều khiển Thu phóng, gần cuối màn hình, cho phép bạn chuyển đổi giữa các dạng xem PowerPoint.

  • Normal Layout view- Điều này hiển thị trang ở chế độ xem bình thường với trang chiếu ở bên phải và danh sách các hình thu nhỏ ở bên trái. Chế độ xem này cho phép bạn chỉnh sửa các trang trình bày riêng lẻ và cũng có thể sắp xếp lại chúng.

  • Slide Sorter view- Điều này hiển thị tất cả các trang chiếu dưới dạng ma trận. Dạng xem này chỉ cho phép bạn sắp xếp lại các trang chiếu nhưng không cho phép chỉnh sửa nội dung của từng trang chiếu.

  • Reading View- Chế độ xem này giống như một trình chiếu với quyền truy cập vào thanh tác vụ Windows trong trường hợp bạn cần chuyển đổi các cửa sổ. Tuy nhiên, giống như trình chiếu, bạn không thể chỉnh sửa bất cứ điều gì trong dạng xem này.

Phần ghi chú

Phần này cho phép bạn thêm ghi chú cho bản trình bày. Những ghi chú này sẽ không được hiển thị trên màn hình trong khi trình bày; đây chỉ là tài liệu tham khảo nhanh cho người thuyết trình.

Thanh công cụ truy cập nhanh

Thanh công cụ Truy nhập Nhanh nằm ngay dưới dải băng. Thanh công cụ này cung cấp một nơi thuận tiện để nhóm các lệnh thường dùng nhất trong PowerPoint. Bạn có thể tùy chỉnh thanh công cụ này cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Tab Trang trình bày

Phần này chỉ có ở dạng xem Thường. Nó hiển thị tất cả các slide theo trình tự. Bạn có thểadd, deletereorder slide từ phần này.

Trong Office 2010, Microsoft đã thay thế menu tệp truyền thống bằng menu mới Backstagelượt xem. Chế độ xem này không chỉ cung cấp tất cả các mục menu trong menu tệp mà còn các chi tiết bổ sung giúp việc quản lý tệp của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

Truy cập chế độ xem hậu trường

Bạn có thể truy cập dạng xem Backstage đơn giản bằng cách nhấp vào tab Tệp. Bạn có thể thoát khỏi chế độ xem này bằng cách nhấp vào bất kỳ tab nào (bao gồm lại tab Tệp). Bạn cũng có thể nhấn nút 'Esctrên bàn phím.

Tổ chức chế độ xem hậu trường

Chế độ xem hậu trường có ba phần hoặc ô.

  • First Pane- Đây là ngăn lệnh bao gồm tất cả các lệnh bạn thường tìm thấy trong menu tệp của các phiên bản cũ hơn. Bạn cũng cóOptions trình đơn cho phép bạn chỉnh sửa các tùy chọn trên chương trình như tùy chỉnh dải băng.

Các lệnh khác nhau trong ngăn đầu tiên được mô tả trong bảng dưới đây -

S.Không Lệnh & Mô tả
1

Save

Điều này cho phép bạn lưu tệp mới hoặc tệp hiện có ở định dạng chuẩn. Nếu bạn đang làm việc trên một tệp đã lưu trước đó, điều này sẽ lưu các thay đổi mới ở cùng một định dạng tệp. Nếu bạn đang làm việc trên một tệp mới, lệnh này sẽ tương tự như lệnh Save As.

2

Save As

Cho phép bạn chỉ định tên tệp và loại tệp trước khi lưu tệp.

3

Open

Cho phép bạn mở các tệp PowerPoint mới.

4

Close

Cho phép bạn đóng một tệp hiện có.

5

Info

Hiển thị thông tin về tệp hiện tại.

6

Recent

Liệt kê hàng loạt tệp PowerPoint đã xem hoặc chỉnh sửa gần đây.

7

New

Cho phép bạn tạo một tệp mới bằng cách sử dụng các mẫu trống hoặc được xác định trước.

số 8

Print

Cho phép bạn chọn cài đặt máy in và in bản trình bày.

9

Save & Send

Cho phép bạn chia sẻ bản trình bày của mình với nhiều khán giả hơn qua email, web, dịch vụ đám mây, v.v.

10

Help

Cung cấp quyền truy cập vào Trợ giúp PowerPoint.

11

Options

Cho phép bạn thiết lập các tùy chọn khác nhau liên quan đến chương trình PowerPoint.

12

Exit

Đóng bản trình bày và thoát khỏi chương trình.

  • Second Pane- Đây là ngăn lệnh con. Thao tác này sẽ liệt kê tất cả các lệnh liên quan đến lệnh chính mà bạn chọn trong ngăn đầu tiên. Ví dụ: nếu bạn chọn In trong ngăn đầu tiên, bạn có thể chọn máy in và điều chỉnh cài đặt in trong ngăn thứ hai.

  • Third Pane- Đây là trang xem trước hoặc thông tin tệp. Tùy thuộc vào lệnh và lệnh con bạn chọn, ngăn này sẽ hiển thị các thuộc tính của tệp hoặc cung cấp cho bạn bản xem trước của tệp.

PowerPoint cung cấp một loạt các công cụ sẽ hỗ trợ bạn trong việc tạo bản trình bày. Các công cụ này được tổ chức hợp lý thành nhiều dải khác nhau trong PowerPoint. Bảng dưới đây mô tả các lệnh khác nhau mà bạn có thể truy cập từ các menu khác nhau.

Danh mục thực đơn Lệnh ruy-băng
Trang Chủ Chức năng bảng tạm, thao tác trên slide, phông chữ, cài đặt đoạn văn, đối tượng vẽ và chức năng chỉnh sửa.
Chèn Chèn bảng, hình ảnh, hình ảnh, hình dạng, biểu đồ, văn bản đặc biệt, đa phương tiện và biểu tượng.
Thiết kế Thiết lập trang trình bày, hướng trang trình bày, chủ đề và nền bản trình bày.
Chuyển tiếp Các lệnh liên quan đến chuyển tiếp trang chiếu.
Ảnh động Các lệnh liên quan đến hoạt ảnh trong các trang chiếu riêng lẻ.
Trình chiếu Các lệnh liên quan đến thiết lập trình chiếu và xem trước.
Ôn tập Nội dung hiệu đính, lựa chọn ngôn ngữ, nhận xét và so sánh các bài thuyết trình.
Lượt xem Các lệnh liên quan đến dạng xem bản trình bày, Trang chiếu chính, cài đặt màu và sắp xếp cửa sổ.

Bên cạnh những điều này tùy thuộc vào các đối tượng được chọn trong trang chiếu, còn có các tab menu khác được bật.

Trong chương này, chúng ta sẽ hiểu cách thêm các trang chiếu mới trong một bản trình bày hiện có. Dưới đây là các bước cho phép bạn chèn một trang trình bày mới vào bộ bài -

Step 1 - Nhấp chuột phải vào Navigation Pane dưới bất kỳ trang trình bày hiện có nào và nhấp vào New Slide Lựa chọn.

Step 2- Trang chiếu mới được đưa vào. Bây giờ bạn có thể thay đổi bố cục của slide này cho phù hợp với yêu cầu thiết kế của bạn.

Step 3 - Để thay đổi bố cục trang chiếu, nhấp chuột phải vào trang chiếu mới được chèn và đi đến Layout tùy chọn nơi bạn có thể chọn từ các kiểu bố cục hiện có sẵn cho bạn.

Bạn có thể làm theo các bước tương tự để chèn một trang chiếu mới vào giữa các trang chiếu hiện có hoặc vào cuối danh sách trang chiếu.

Khi chúng tôi chèn một trang chiếu mới, nó sẽ kế thừa bố cục của trang chiếu trước đó với một ngoại lệ. Nếu bạn đang chèn một trang chiếu mới sau trang chiếu đầu tiên (Title slide), slide tiếp theo sẽ có Title and Content bố trí.

Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng nếu bạn nhấp chuột phải trong bước đầu tiên mà không chọn bất kỳ trang chiếu nào, các tùy chọn menu bạn nhận được sẽ khác, mặc dù bạn cũng có thể chèn một trang trình bày mới từ menu này.

PowerPoint cho phép người dùng thêm văn bản vào trang chiếu một cách rõ ràng để đảm bảo nội dung được phân bổ tốt và dễ đọc. Quy trình thêm văn bản trong trang chiếu PowerPoint luôn giống nhau - chỉ cần nhấp vào hộp văn bản và bắt đầu nhập. Văn bản sẽ tuân theo định dạng mặc định được đặt cho hộp văn bản, mặc dù định dạng này có thể được thay đổi sau đó theo yêu cầu. Những gì thay đổi là các loại hộp nội dung khác nhau hỗ trợ văn bản trong trang chiếu PowerPoint.

Dưới đây là một số khối nội dung phổ biến nhất mà bạn sẽ thấy trong PowerPoint.

Hộp tiêu đề

Điều này thường thấy trên các trang chiếu có bố cục tiêu đề và trong tất cả các trang chiếu có hộp tiêu đề trong đó. Ô này được biểu thị bằng "Click to add title".

Hộp phụ đề

Điều này chỉ được tìm thấy trong các trang trình bày với Titlebố trí. Điều này được chỉ ra bởi "Click to add subtitle"

Hộp nội dung

Điều này được tìm thấy trong hầu hết các trang chiếu có trình giữ chỗ để thêm nội dung. Điều này được chỉ ra bởi "Click to add textNhư bạn có thể thấy, hộp này cho phép bạn thêm văn bản cũng như nội dung không phải văn bản. Để thêm văn bản vào hộp như vậy, hãy nhấp vào bất kỳ đâu trên hộp, ngoại trừ một trong các biểu tượng nội dung ở giữa và bắt đầu nhập.

Hộp chỉ văn bản

Đây không phải là một hộp nội dung mặc định có sẵn trong PowerPoint, nhưng bạn có thể tạo nó bằng Slide Master, nếu cần. Điều này cũng được chỉ ra bởi "Click to add text". Sự khác biệt duy nhất giữa Text Only BoxContent Box là trước đây chỉ hỗ trợ văn bản trong khu vực nội dung.

Chương này sẽ hướng dẫn bạn cách thêm các hộp văn bản mới trong một trang chiếu. Hầu hết các bố cục tiêu chuẩn đều có tùy chọn hộp văn bản. Như đã đề cập trong chương trước, các hộp văn bản sẽ có "Click to add text"làm văn bản mặc định. Dưới đây là các bước để thêm hộp văn bản mới trong trang chiếu.

Step 1 - Nhấp vào Text Box biểu tượng trong Home dải băng dưới Drawing phần.

Step 2 - Bạn sẽ nhận được con trỏ hộp văn bản chèn trông giống như một chữ thập ngược.

Step 3- Bấm để chèn một hộp văn bản. Bây giờ bạn có thể bắt đầu nhập trực tiếp vào hộp văn bản.

Step 4 - Ngoài ra, bạn có thể nhấp và kéo con trỏ mà không cần nhả nhấp chuột để tạo hộp văn bản.

Kích thước của hộp văn bản có thể được điều chỉnh bằng cách chọn một trong các cạnh được đánh dấu bằng hình vuông hoặc góc được đánh dấu bằng hình tròn.

Đôi khi trong khi xây dựng một bản trình chiếu, bạn có thể cần phải xóa một số trang trình bày. Điều này có thể được thực hiện dễ dàng từ PowerPoint. Bạn có thể xóa các trang trình bày khỏiNormal xem cũng như Slide Sorterlượt xem. Trong mỗi dạng xem, bạn có thể xóa các trang chiếu theo hai cách.

Xóa khỏi Chế độ xem Bình thường

Step 1 - Chuyển đến chế độ xem Thường.

Step 2 - Nhấp chuột phải vào slide cần xóa và chọn Delete Slide Lựa chọn.

Ngoài ra, bạn có thể chọn trang chiếu và nhấn Delete trên bàn phím của bạn.

Xóa khỏi Chế độ xem Trình sắp xếp Trang trình bày

Bây giờ chúng ta hãy hiểu cách xóa các trang trình bày từ Chế độ xem Trình sắp xếp Trang trình bày.

Step 1 - Vào dạng xem Slide Sorter.

Step 2 - Nhấp chuột phải vào slide cần xóa và chọn Delete Slide Lựa chọn.

Ngoài ra, bạn có thể chọn trang chiếu và nhấn Delete trên bàn phím của bạn.

Việc sắp xếp lại các trang trình bày là rất quan trọng khi nói đến việc tổ chức luồng trình bày tổng thể. Mặc dù điều quan trọng là bạn có được nội dung phù hợp trong mỗi trang chiếu, nhưng điều quan trọng không kém là bạn có thể trình bày chúng ở định dạng giúp khán giả hiểu nội dung dễ dàng hơn; hầu hết các lần điều này sẽ yêu cầu sắp xếp lại các trang trình bày.

Bạn có thể sắp xếp lại các trang chiếu từ hai dạng xem trong PowerPoint - Normal ViewSlide Sorter View. Dưới đây là các bước để sắp xếp lại các trang trình bày từ các dạng xem khác nhau.

Tầm nhìn bình thường

Step 1 - Chọn slide cần di chuyển.

Step 2- Nhấp chuột trái vào slide và kéo nó đến vị trí trong trình tự mà bạn muốn đặt nó. PowerPoint sẽ chỉ ra vị trí chèn bằng một dòng ở giữa các trang chiếu hiện có.

Step 3- Khi bạn đến đúng vị trí, thả nút bấm chuột trái để chèn slide. Ngoài ra, bạn cũng có thể cắt slide đã chọn và dán lại theo trình tự như hình dưới đây.

Chế độ xem sắp xếp trang trình bày

Bây giờ chúng ta hãy hiểu cách hoạt động của Chế độ xem sắp xếp trang chiếu.

Step 1 - Chọn slide cần di chuyển.

Step 2- Nhấp chuột trái vào slide và kéo nó đến vị trí trong trình tự mà bạn muốn đặt nó. PowerPoint sẽ chỉ ra vị trí chèn bằng một dòng ở giữa các trang chiếu hiện có.

Step 3- Khi bạn đến đúng vị trí, thả nút bấm chuột trái để chèn slide. Ngoài ra, bạn cũng có thể cắt slide đã chọn và dán lại theo trình tự như hình dưới đây.

Ghi chú slide có thể là công cụ rất hữu ích cho việc trình bày. Những ghi chú này không được hiển thị trên màn hình trongSlideshownhưng người thuyết trình có thể nhìn thấy chúng để họ có thể chuẩn bị tốt để trình bày các slide. Tùy thuộc vào cài đặt In của bạn, bạn cũng có thể in ghi chú trang chiếu cùng với các trang chiếu.

Chương này sẽ hướng dẫn bạn cách thêm ghi chú trang chiếu vào bản trình bày hiện có.

Step 1 - Để xác định vị trí ghi chú trang trình bày, hãy đặt chế độ xem trong Normal chế độ.

Step 2 - Phần Ghi chú Trang trình bày được biểu thị bằng "Click to add notes".

Step 3 - Bạn có thể nhấp vào đường viền trên cùng và kéo phần để tăng kích thước của nó để dễ nhập hơn.

Step 4 - Nhập văn bản của bạn vào phần này dưới dạng ghi chú trang chiếu.

Bạn chỉ có thể sử dụng các chức năng gạch đầu dòng, đánh số và căn lề trong phần Slide Notes. Tất cả các chức năng khác có thể được chọn, nhưng chỉ có thể được áp dụng cho trang chiếu đã chọn, không áp dụng cho ghi chú.

Ghi chú trang chiếu có thể được in từ menu in dưới dạng xem Backstage. Từ tùy chọn Bố cục In, hãy chọnNotes Pages hoặc là 3 Slides. Notes Pages sẽ in một slide duy nhất với các ghi chú slide bên dưới nó. 3 Trang trình bày sẽ in cả ba trang trình bày với ghi chú ở phía bên phải.

Do sự phổ biến của PowerPoint và tính linh hoạt của nó, có những tình huống xảy ra khi bạn xử lý các trang trình bày rất lớn hoặc chỉ cộng tác với những người khác nhau để xây dựng các trang trình bày. Trong những trường hợp như vậy, sẽ luôn hữu ích nếu bạn có thể tách các slide thành các nhóm nhỏ hơn và làm việc với các nhóm này. PowerPoint 2010 giới thiệu khái niệm về các phần để đạt được điều này. Dưới đây là các chức năng chính bạn có thể thực thi với các phần.

Tạo phần

Các bước để tạo một phần mới như sau. Bạn có thể thực hiện các bước này từ dạng xem Thường hoặc dạng xem Trình sắp xếp trang chiếu.

Step 1 - Trong Normal xem hoặc Slide Sorter xem, nhấp chuột phải vào vị trí bạn muốn thêm phần và chọn add section.

Step 2 - Phần mới được thêm vào bản trình bày với tất cả các trang chiếu tiếp theo được đưa vào phần này.

Step 3 - Theo mặc định, phần mới có tên là "Untitled Section"nhưng bạn có thể thay đổi tên phần. Nhấp chuột phải vào phần và chọn"Rename Section".

Step 4 - Trong Rename Sectionhộp thoại, nhập tên phần mới. Điều này chấp nhận tất cả các ký tự bao gồm bảng chữ cái, số, ký tự đặc biệt, dấu chấm câu, v.v.

Step 5 - Nhấp vào "Rename"trên hộp thoại để đổi tên phần.

Sắp xếp lại các phần

Một trong những ưu điểm của các phần là bạn không chỉ có thể nhóm các slide lại với nhau mà còn có thể sắp xếp lại chúng thành một tập hợp. Thay vì phải di chuyển từng trang chiếu riêng lẻ, bạn có thể di chuyển toàn bộ phần. Cũng giống như việc sắp xếp lại các slide, bạn có thể kéo và di chuyển các phần. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào phần và di chuyển nó lên hoặc xuống như hình dưới đây.

Nếu có nhiều trang trình bày để làm việc, bạn có thể thu gọn chúng để chỉ xem các phần. Điều này cũng làm cho việc sắp xếp lại chúng bớt lộn xộn hơn.

Xóa các phần

PowerPoint 2010 cung cấp ba tùy chọn để xóa các phần. Bảng dưới đây giải thích chức năng của từng tùy chọn.

S.Không Xóa tùy chọn & mô tả
1

Remove Section

Xóa phần đã chọn và hợp nhất các trang chiếu với phần trước đó.

2

Remove Section & Slide

Xóa phần đã chọn và tất cả các trang chiếu trong phần.

3

Remove All Sections

Xóa tất cả các phần và hợp nhất tất cả các trang trình bày thành một bản trình bày không có phần.

PowerPoint là một chương trình tuyệt vời cho phép bạn kết hợp văn bản, hình ảnh, hình dạng và đa phương tiện lại với nhau. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể chỉ muốn xem lại văn bản mà không tập trung vào các khía cạnh không phải văn bản của trang trình chiếu. Đây là nơiOutlinexem trong PowerPoint khá hữu ích. Chế độ xem Phác thảo có thể được truy cập từ tab bên cạnh tab Trang trình bày trongNormal lượt xem.

Dạng xem phác thảo chỉ hiển thị nội dung văn bản từ các trang chiếu khác nhau. Dạng xem này không hiển thị văn bản được nhập trong hộp không phải văn bản như SmartArt, WordArt hoặc bất kỳ hình dạng nào khác.

Theo mặc định, kích thước ngăn phác thảo giống như ngăn tab trang chiếu; do đó nó nhỏ. Tuy nhiên, bạn có thể kéo ngăn ra ngoài để tăng kích thước nhằm cải thiện khả năng đọc.

Các trang trình bày PowerPoint có thanh bên trái cung cấp hai chế độ xem vô giá. Các chế độ xem này rất tốt để xem lại các slide và chỉnh sửa chúng. Thanh bên có sẵn trong dạng xem Thường và theo mặc định, nó được đặt thànhSlides chuyển hướng.

Tab Trang trình bày

Tab này hiển thị tất cả các trang chiếu được xếp chồng lên nhau theo chiều dọc một cách tuần tự. Bạn có thể chọn các trang chiếu riêng lẻ từ tab này và cũng có thể thực hiện một số tác vụ như thay đổi bố cục trang chiếu, sắp xếp lại thứ tự các trang chiếu, chèn các trang chiếu mới, xóa các trang chiếu, v.v. Mặc dù bạn không thể chỉnh sửa nội dung trang chiếu từ tab này, nhưng bạn có thể chọn trang chiếu và thực hiện chỉnh sửa từ trang trình bày ở bên phải.

Tab phác thảo

Đây là tab ngay bên cạnh tab Trang trình bày và như tên cho thấy, tab này cung cấp đường viền cho trang trình bày. Phần này chỉ hiển thị tất cả nội dung văn bản từ mọi trang chiếu - điều này có thể rất hữu ích nếu có nhiều nội dung không phải văn bản trong trang chiếu và việc xem lại chỉ phần đã viết trở nên khó khăn. Không giống như trong tab trang trình bày, bạn có thể chỉnh sửa văn bản từ phần này.

Nếu bạn cần không gian xem lớn hơn, bạn có thể đóng thanh bên bằng cách nhấp vào X ở trên cùng bên phải của thanh này.

Để khôi phục thanh bên, chỉ cần nhấp vào Normal xem lại biểu tượng.

PowerPoint hỗ trợ nhiều dạng xem để cho phép người dùng khai thác tối đa các tính năng có sẵn trong chương trình. Mỗi chế độ xem hỗ trợ một bộ chức năng khác nhau và được thiết kế cho phù hợp.

Các dạng xem PowerPoint có thể được truy cập từ hai vị trí.

  • Chế độ xem có thể được truy cập nhanh chóng từ thanh dưới cùng bên trái của cài đặt thu phóng.

  • Chế độ xem cũng có thể được truy cập từ Presentation Views trong ruy-băng Xem

Dưới đây là một mô tả ngắn về các chế độ xem khác nhau và các tính năng của chúng.

Tầm nhìn bình thường

Đây là dạng xem mặc định trong PowerPoint và nó chủ yếu được sử dụng để tạo và chỉnh sửa các trang chiếu. Bạn có thể tạo / xóa / chỉnh sửa / sắp xếp lại các trang trình bày, thêm / xóa / sửa đổi nội dung và thao tác các phần từ dạng xem này.

Chế độ xem sắp xếp trang trình bày

Dạng xem này chủ yếu được sử dụng để sắp xếp các slide và sắp xếp lại chúng. Dạng xem này cũng lý tưởng để thêm hoặc bớt các phần vì nó trình bày các trang trình bày theo cách nhỏ gọn hơn, giúp sắp xếp lại chúng dễ dàng hơn.

Đọc Xem

Dạng xem này là mới đối với PowerPoint 2010 và nó được tạo ra chủ yếu để xem lại trình chiếu mà không làm mất quyền truy cập vào phần còn lại của các ứng dụng Windows. Thông thường, khi bạn chạy trình chiếu, bản trình chiếu sẽ chiếm toàn bộ màn hình nên không thể truy cập các ứng dụng khác từ thanh tác vụ. Trong giao diện đọc, thanh tác vụ vẫn có sẵn trong khi xem trình chiếu, điều này rất tiện lợi. Bạn không thể thực hiện bất kỳ sửa đổi nào khi ở trên chế độ xem này.

SlidesShow

Đây là dạng xem trình chiếu truyền thống có sẵn trong tất cả các phiên bản trước của PowerPoint. Dạng xem này được sử dụng để chạy trình chiếu trong khi trình bày.

Vì PowerPoint là một chương trình dựa trên thiết kế, nền là cách hiệu quả để cải thiện tính thẩm mỹ và khả năng đọc của các trang trình bày. CácThemestrong PowerPoint giúp chọn nền theo mặc định, vì vậy mỗi khi bạn thay đổi chủ đề, nền mặc định sẽ được đặt tự động. Chủ đề không chỉ bao gồm nền, vì vậy bạn có thể giữ lại các khía cạnh khác của chủ đề trong khi thay đổi nền mặc định.

Dưới đây là các bước để áp dụng nền trong PowerPoint.

Step 1 - Trong Design dải băng, dưới Background nhóm, nhấp vào Background Styles chỉ huy.

Step 2 - Chọn một trong các kiểu nền phù hợp với yêu cầu của bạn.

Step 3 - Để chỉnh sửa nền cho một slide cụ thể, nhấp chuột phải vào slide nền mong muốn và chọn "Apply to Selected Slides".

Step 4 - (Các) trang trình bày đã chọn bây giờ có nền mới.

Đồ họa trong nền trang trình bày có thể khiến bạn mất tập trung khỏi nội dung thực tế, trong những trường hợp như vậy, bạn có thể ẩn đồ họa và giữ lại nền đơn giản cho đến khi bạn hoàn thành nội dung. Để thực hiện việc này, hãy chọn trang trình bày và chọn "Hide Background Graphicshộp kiểm ".

Trong những năm gần đây, các bản trình chiếu đang được sử dụng nhiều hơn là một sự thay thế cao cấp cho các loại giấy trong suốt và máy chiếu. Với các tính năng độc đáo của nó, PowerPoint đang trở nên khá linh hoạt trong loại thông tin mà nó có thể mô tả và rất linh hoạt trong cách sử dụng. Các hướng của trang chiếu là một phần vô giá trong danh sách các tính năng PowerPoint được cải tiến này. Giống như hầu hết các ứng dụng khác, PowerPoint hỗ trợ hai hướng:landscapeportrait.

Các Landscapebố cục là bố cục PowerPoint mặc định và nó có lẽ là bố cục thường được sử dụng hơn. Trong bố cục ngang, cạnh dài hơn theo chiều ngang để các trang chiếu sắp xếp tốt hơn với màn hình và máy chiếu.

Các Portraitbố cục là nơi cạnh ngắn hơn nằm ngang. Điều này đôi khi tốt hơn cho bản in tùy thuộc vào loại nội dung bạn muốn trình bày.

Các hướng của trang trình bày trong PowerPoint có thể được thay đổi từ Design ruy băng bằng cách sử dụng Slide Lệnh định hướng.

Một trong những tác vụ cơ bản nhất trong PowerPoint là có thể lưu công việc của bạn; đây có lẽ là nhiệm vụ quan trọng nhất. Có rất nhiều người dùng đã bị bỏng ngón tay vì không cứu kịp công việc và mất hàng giờ đồng hồ vất vả. Sau đây là các bước cơ bản để lưu một bản trình bày.

Step 1 - Nhấp vào File để khởi chạy Backstage xem và chọn Save.

Step 2 - Trong Save As , nhập tên tệp và nhấp vào "Lưu".

Step 3 - Định dạng tệp mặc định là .pptx. Nếu bạn muốn lưu tệp với một tên khác, hãy chọn một trong các loại tệp từ "Save as type" danh sách thả xuống.

Nếu bạn đang làm việc trên một tệp đã được lưu, tùy chọn "Lưu" trong Backstagechế độ xem sẽ trực tiếp lưu tệp ở định dạng hiện có với tên hiện có. Nếu bạn muốn thay đổi định dạng hoặc tên tệp của tệp hiện có, hãy sử dụngSave As thay vào đó.

Xem lại bản trình bày có thể là một cách rất hiệu quả để loại bỏ lỗi và hoàn thiện trang trình bày. PowerPoint cung cấp nhiều tùy chọn đánh giá để bạn sử dụng. Một số trong số đó là tự động hoặc do hệ thống điều khiển, trong khi những người khác hỗ trợ người dùng khác cộng tác và xem lại các trang trình bày. Tất cả các công cụ đánh giá được nhóm theoReview ruy-băng.

Phần đánh giá Chức năng
Proofing
  • Spellchecking - Xác định chính tả và ngữ pháp dựa trên tùy chọn ngôn ngữ đã chọn

  • Research - Các công cụ nghiên cứu liên quan đến ngôn ngữ tham khảo dựa trên sách tham khảo và các trang web nghiên cứu cụ thể

  • Thesaurus - Cung cấp các từ đồng nghĩa cho văn bản đã chọn

Language
  • Translate - Cung cấp dịch vụ dịch cho các từ đã chọn để hỗ trợ đa ngôn ngữ

  • Language - Đặt ngôn ngữ mặc định cho bản trình bày - ngôn ngữ này sẽ được sử dụng làm ngôn ngữ mặc định để soát lỗi

Comments
  • Show Marking - Hiển thị / ẩn nhận xét của người dùng trong slide

  • New Comment - Thêm nhận xét mới đối với nội dung đã chọn

  • Edit Comment - Chỉnh sửa một bình luận hiện có

  • Delete Comment - Xóa nhận xét đã chọn, tất cả nhận xét trong trang chiếu đã chọn hoặc tất cả nhận xét trong bản trình bày

  • Previous / Next Comment - Chuyển đến nhận xét trước đó / tiếp theo

Compare
  • Compare - So sánh bản trình bày hiện tại với bản trình bày khác và xác định sự khác biệt

  • Accept/ Reject - Chấp nhận hoặc từ chối những khác biệt được đưa vào bài thuyết trình hiện tại

  • Previous/ Next - Di chuyển đến sự khác biệt trước đó hoặc tiếp theo trong so sánh.

  • End Review - Kết thúc quá trình xem xét và loại bỏ mọi thay đổi chưa được áp dụng

Giống như bạn có số trang cho sách, thông thường bạn nên thêm số trang chiếu vào bản trình bày. Có hai cách bạn có thể thêm số trang chiếu vào bản trình bày của mình và chương này sẽ chỉ cho bạn cả hai kỹ thuật đó.

Step 1 - Dưới Insert ruy-băng, Text nhóm bấm vào Slide Number chỉ huy.

Step 2 - Sự Header and Footer hộp thoại mở ra.

Step 3 - Kiểm tra Slide number hộp kiểm.

Step 4 - Xem trước hiển thị phần nơi số trang chiếu sẽ được đặt.

Thay vì nhấp vào Slide Number , bạn cũng có thể nhấp vào Header & Footer mục menu để khởi chạy hộp thoại tương tự như trong Bước 2.

PowerPoint cung cấp khả năng thêm đầu trang và chân trang vào các trang chiếu. Mặc dù có chân trang trong bản trình bày là hợp lý, nhưng lúc đầu, tiêu đề có thể không rõ ràng. Thông thường, tiêu đề trang trình bày sẽ là tiêu đề trong trang trình bày chính, tuy nhiên, khi in ra các bản phát tay, một tiêu đề riêng biệt sẽ khá hữu ích.

Dưới đây là các bước để thêm thông tin đầu trang và chân trang vào trang trình bày

Step 1 - Trong Insert ruy-băng, nhấp vào Header & Footer mục menu.

Step 2 - Sự Header and Footer hộp thoại có hai tab - Slide tabNotes and Handouts chuyển hướng.

Step 3 - Bạn có thể thêm chi tiết vào chân trang của trang trình bày từ Slide chuyển hướng.

S.Không Tùy chọn & Mô tả Chân trang Trang trình bày
1

Date and time

  • Thêm ngày và giờ vào chân trang

  • Chỉ định định dạng của ngày và giờ đã nhập

  • Thiết lập chân trang để cập nhật tự động hoặc sử dụng một số cố định

2

Slide Number

Chèn số trang trình bày ở chân trang

3

Footer

Thêm văn bản được chỉ định vào chân trang - một ví dụ điển hình về điều này là điều khoản bảo mật hoặc điều khoản bản quyền

4

Don't show on title slide

Quyết định xem thông tin chân trang có được hiển thị trên trang chiếu tiêu đề hay không

Step 4 - Bạn có thể thêm chi tiết vào tài liệu phát từ Notes and Handouts chuyển hướng.

S.Không Ghi chú và Tài liệu Phát tay Tùy chọn & Mô tả
1

Date and time

  • Thêm ngày và giờ vào chân trang

  • Chỉ định định dạng của ngày và giờ đã nhập

  • Thiết lập chân trang để cập nhật tự động hoặc sử dụng một số cố định

2

Header

Thêm thông tin tiêu đề cho mọi trang trên tài liệu phát

3

Page Number

Chèn số trang vào chân trang

4

Footer

Thêm văn bản được chỉ định vào chân trang - một ví dụ điển hình về điều này là điều khoản bảo mật hoặc điều khoản bản quyền

Khi bạn chọn bất kỳ hộp kiểm đầu trang và chân trang nào trong một trong hai tab, bạn có thể thấy vị trí nơi chi tiết được chèn trong phần xem trước.

Hầu hết các bản trình bày PowerPoint được tạo để chạy dưới dạng trình chiếu. Với tất cả các tính năng nâng cao có sẵn trong PowerPoint 2010, không có gì ngạc nhiên khi có nhiều tính năng liên quan đến việc chạy trình chiếu cũng được bao gồm trong chương trình này. Hầu hết các tính năng này thực sự là để giúp bạn tạo một trình chiếu tốt mà không cần phải xem đi xem lại toàn bộ bản trình bày sau mỗi thay đổi nhỏ. Các tính năng liên quan đến chạy trình chiếu được nhóm dướiSlideshow ruy-băng.

Phần Mục menu Sự miêu tả
Bắt đầu trình chiếu Từ lúc bắt đầu Bắt đầu trình chiếu từ đầu
Từ trang trình bày hiện tại Bắt đầu trình chiếu từ trang chiếu hiện tại
Phát trình chiếu Cho phép người dùng phát các trình chiếu bằng Dịch vụ Truyền phát PowerPoint của Microsoft
Trình chiếu tùy chỉnh Tạo trình chiếu tùy chỉnh bằng cách chọn các trang trình bày bạn muốn chạy
Thiết lập Thiết lập trình chiếu Giúp thiết lập trình chiếu bao gồm trình duyệt / hiển thị toàn màn hình, hiển thị các tùy chọn có hoặc không có tường thuật / hoạt ảnh, bút và màu laser trong khi trình chiếu và các trang trình bày trong khi trình chiếu
Ẩn trang trình bày Giúp đánh dấu / bỏ đánh dấu trang chiếu là ẩn, do đó nó sẽ bị bỏ qua hoặc hiển thị trong khi trình chiếu tương ứng
Thời gian diễn tập Cho phép người dùng diễn tập thời gian trên mỗi trang chiếu và toàn bộ trình chiếu
Ghi lại trình chiếu Ghi lại trình chiếu bao gồm tường thuật và hoạt ảnh
Hộp kiểm trình chiếu Giúp thiết lập hoặc tránh việc sử dụng âm thanh tường thuật và thời gian đã diễn tập trong suốt chương trình. Hiển thị các điều khiển phương tiện trong chế độ xem trình chiếu
Màn hình Độ phân giải Xác định độ phân giải trong chế độ xem trình chiếu
Hiển thị bản trình bày trên Chọn màn hình để hiển thị một bản trình bày - trong trường hợp có nhiều màn hình
Sử dụng Chế độ xem Người trình bày Chạy bản trình bày ở dạng xem Người trình bày thay vì chỉ dạng xem trình chiếu

Giống như các chương trình dựa trên cửa sổ khác, PowerPoint 2010 cũng cung cấp một loạt các phím tắt. Đối với người dùng PowerPoint hiện tại, có một sự thay đổi lớn trong cách ánh xạ các phím tắt này trong bản phát hành năm 2010 so với một số phím tắt cũ hơn. Với một loạt các tính năng hoàn toàn mới được thêm vào PowerPoint, rõ ràng là tại sao có rất nhiều thay đổi đối với các phím tắt. Chúng tôi sẽ hiểu cách đọc và tìm ra các phím tắt một cách dễ dàng.

Step 1 - Bước đầu tiên để truy cập các phím tắt là bấm Alttrên bàn phím của bạn. Thao tác này sẽ hiển thị cấp độ đầu tiên của các phím tắt được biểu thị bằng bảng chữ cái hoặc số như được hiển thị. Ví dụ: lối tắt để truy cập vàoHome ribbon là 'H' và để lưu bản trình bày, phím tắt là '1'.

Step 2- Sau khi bạn chọn cấp phím tắt đầu tiên, cấp phím tắt thứ hai cho các lệnh tương ứng sẽ được hiển thị. Lưu ý rằng một số phím tắt này bị tắt hoặc hiển thị trong bóng râm nhạt hơn các phím tắt khác. Điều này là do không thể sử dụng các phím tắt đã tắt ở trạng thái hiện tại.

Ví dụ: tất cả các lệnh liên quan đến phông chữ đều bị vô hiệu hóa vì không có văn bản nào được chọn. Nếu bạn thực hiện các bước tương tự sau khi chọn một phần văn bản, các phím tắt này cũng sẽ được bật.

Trong một số trường hợp, có hai bảng chữ cái được liên kết với một phím tắt duy nhất; trong những trường hợp như vậy, bạn cần nhập ngay cả hai cái này sang cái khác để có được hiệu quả mong muốn.

Mặc dù đã hiểu rõ về chương trình, chúng tôi có thể cần trợ giúp về các khía cạnh khác nhau theo thời gian. Để hỗ trợ trong các trường hợp như vậy, PowerPoint đã tạo tính năng Trợ giúp theo ngữ cảnh. Với tính năng này, nếu bạn gặp khó khăn trong bất kỳ hộp thoại nào, bạn có thể nhấnF1và PowerPoint sẽ mở chủ đề trợ giúp liên quan đến hộp thoại đó. Điều này cực kỳ có lợi vì bạn không cần phải mất thời gian cố gắng duyệt qua tất cả các chủ đề trợ giúp chỉ để đến được chủ đề bạn cần.

Trợ giúp ngữ cảnh dựa trên cửa sổ đang hoạt động chứ không dựa trên đối tượng bạn đã chọn. Vì vậy, nếu bạn chọn một hình ảnh và nhấn F1, bạn sẽ nhận được các cửa sổ trợ giúp chung vì cửa sổ đang hoạt động của bạn vẫn là chương trình PowerPoint chính.

Nếu bạn chọn bất kỳ hộp thoại hoặc cửa sổ nào khác, trợ giúp ngữ cảnh PowerPoint sẽ hiển thị chủ đề trợ giúp liên quan khi bạn nhấn F1. Nếu bạn chỉ tiếp tục làm việc với các tùy chọn dải băng trên màn hình, trợ giúp ngữ cảnh sẽ không hoạt động. Nhưng nếu bạn nhấp chuột phải vào các hình dạng hoặc đối tượng và mở hộp thoại chỉnh sửa liên quan, bạn có thể nhấn F1 và có thể tìm hiểu thêm về các chức năng liên quan của các hình dạng và đối tượng đó.

Trong chương này, chúng ta sẽ hiểu cách sao chép và dán nội dung trong PowerPoint 2010. PowerPoint cung cấp cho người dùng nhiều lựa chọn khi sao chép nội dung. PowerPoint có chức năng cắt và sao chép tiêu chuẩn nhưng cho phép các tùy chọn dán khác nhau.

Cắt tùy chọn

Tùy chọn này cho phép bạn cắt nội dung khỏi trang chiếu - điều này có nghĩa là nội dung gốc đang được chuyển đến một vị trí khác do đó nội dung sẽ bị xóa khỏi vị trí ban đầu khi bạn sử dụng tùy chọn này. Để cắt nội dung, bạn cần chọn nội dung đó và nhấn "Ctrl + X" hoặc nhấp chuột phải vào nội dung đã chọn và chọnCut.

Sao chép tùy chọn

Tùy chọn này cho phép bạn sao chép nội dung từ vị trí này sang vị trí khác; do đó nội dung gốc được giữ nguyên vị trí của nó trong khi nội dung trùng lặp có thể được dán. Để sao chép một phần nội dung, bạn cần chọn nó và nhấn "Ctrl + C" hoặc nhấp chuột phải vào nội dung đã chọn và chọnCopy.

Dán tùy chọn

Tùy chọn này cho phép bạn dán nội dung đã cắt hoặc sao chép vào vị trí mong muốn. Có nhiều tùy chọn dán cho bạn lựa chọn. Các tùy chọn này được biểu thị bằng các biểu tượng khác nhau khi bạn nhấp chuột phải vào vị trí mong muốn. Ngay cả khi bạn không nhớ các biểu tượng, bạn có thể di con trỏ lên trên chúng để xem giải thích chú giải công cụ. Bảng dưới đây mô tả các tùy chọn dán trong PowerPoint.

S.Không Dán Tùy chọn & Mô tả
1

Destination Theme

Nội dung đã dán thông qua chủ đề đích.

2

Keep Source Formatting

Nội dung được dán vẫn giữ nguyên định dạng nguồn - khả dụng cho nội dung bảng hoặc Excel.

3

Picture

Nội dung được dán dưới dạng hình ảnh - khi đã được dán dưới dạng hình ảnh, nội dung không thể sửa đổi.

4

Keep Text Only

Chỉ dán văn bản - có sẵn cho nội dung bảng hoặc Excel.

Bạn cũng có thể dán nội dung bằng cách sử dụng "Ctrl + V". Trong trường hợp này, bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với đối tượng đã dán bằng cách nhấn phím Ctrl để có quyền truy cập vào các tùy chọn dán. Lưu ý rằng các tùy chọn này chỉ khả dụng ngay sau khi dán. Nếu bạn thực hiện một số hành động khác, bạn sẽ không thể để thực hiện các thay đổi dựa trên các tùy chọn dán.

PowerPoint cung cấp cho người dùng khả năng tìm kiếm văn bản cụ thể và tự động thay thế nếu cần. Đây là một công cụ rất hữu ích khi bạn cần xem lại một bài thuyết trình rất lớn hoặc sửa cùng một lỗi ở nhiều chỗ trong slide. Dưới đây là các bước để tìm và thay thế văn bản trong PowerPoint. Mặc dù, bạn chỉ có thể sử dụng chức năng này cho văn bản, bản thân văn bản có thể hiện diện trong hộp văn bản, ở hình dạng khác, dưới dạng WordArt, trong SmartArt hoặc bảng.

Tìm nội dung

Các bước sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách tìm nội dung trong PowerPoint.

Step 1 - Trong Home dưới tab Editing phần nhấp vào Find.

Step 2 - Nhập văn bản bạn muốn tìm kiếm trong "Find what:" cánh đồng.

Step 3 - Bạn có thể thu hẹp tìm kiếm của mình bằng cách chọn "Match Case"- để tìm kết quả khớp chính xác - và"Find whole words only"- để tìm toàn bộ các từ chứ không phải các từ mà từ đã nhập chỉ là một phần của từ.

Step 4 - Nhấn vào "Find Next" để tìm lần xuất hiện tiếp theo của từ tìm kiếm.

Step 5- Hộp thoại Tìm không biến mất sau khi tìm thấy trường hợp đầu tiên, vì vậy bạn có thể tiếp tục nhấn "Tìm Tiếp theo" nhiều lần cho đến khi kết thúc tìm kiếm. Tại thời điểm này, bạn sẽ nhận được thông báo từ PowerPoint cho biết kết thúc tìm kiếm.

Thay thế Nội dung

Dưới đây là các bước để thay thế nội dung trong PowerPoint.

Step 1 - Trong Home dưới tab Editing phần nhấp vào Replace cái nút.

Step 2 - Nhập văn bản bạn muốn thay thế vào "Find what:trường "và văn bản được thay thế trong"Replace with:" cánh đồng

Step 3 - Bạn có thể thu hẹp tìm kiếm của mình bằng cách chọn "Match Case"- để tìm trường hợp khớp chính xác - và"Find whole words only"- để tìm toàn bộ các từ chứ không phải các từ mà từ được nhập chỉ là một phần của từ.

Step 4 - Nhấn vào "Find Next"để tìm lần xuất hiện tiếp theo của từ tìm kiếm. PowerPoint sẽ hiển thị cho bạn lần xuất hiện tiếp theo và sau đó bạn có thể nhấp vào"Replace"để thay thế từ. Nếu bạn muốn bỏ qua lần xuất hiện, bạn có thể nhấn lại" Tìm tiếp "mà không cần nhấn" Thay thế "

Step 5- Hộp thoại Replace không biến mất sau khi tìm thấy phiên bản đầu tiên, vì vậy bạn có thể tiếp tục nhấn "Find Next" nhiều lần cho đến khi kết thúc tìm kiếm. Tại thời điểm này, bạn sẽ nhận được thông báo từ PowerPoint cho biết kết thúc tìm kiếm.

Giống như bất kỳ chương trình nào khác, đôi khi bạn có thể muốn hoàn tác một số thay đổi bạn đã thực hiện đối với các trang trình bày. PowerPoint cung cấp "Undo/ Redo"để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này. Trong khi làm việc với các tùy chọn" Hoàn tác / Làm lại ", bạn phải nhớ rằng các tùy chọn này sẽ luôn tuần tự, có nghĩa là bạn chỉ có thể hoàn tác các hành động theo thứ tự chúng đã được thực hiện. Bạn không thể hoàn tác hành động cuối cùng, hãy giữ lại 10 hành động và hoàn tác hành động thứ 11. Nếu bạn muốn hoàn tác hành động thứ 11, tất cả 10 hành động tiếp theo cũng sẽ được hoàn tác.

Để hoàn tác hành động cuối cùng, hãy nhấp vào Undo trong PowerPoint Quick Access quán ba.

Bạn có thể tiếp tục nhấp vào nút này liên tục để hoàn tác một loạt các hành động; tuy nhiên, một cách dễ dàng hơn để hoàn tác nhiều hành động là sử dụng menu thả xuống bên cạnh nút hoàn tác. Tại đây, bạn có thể chọn danh sách các hành động bạn muốn hoàn tác bằng cách trượt con trỏ lên trên các hành động và nhấp vào chúng.

Redolà một tùy chọn chỉ khả dụng sau khi bạn đã hoàn tác ít nhất một hành động. Việc làm lại tuân theo cùng một logic như tùy chọn hoàn tác, ngoại trừ theo thứ tự ngược lại. Bạn có thể nhấp vào nút làm lại một hoặc nhiều lần để thực hiện lại hành động đã hoàn tác trước đó trong trình tự. Bạn không có tùy chọn thả xuống với làm lại.

Một trong những công cụ soát lỗi tốt nhất hiện có trong PowerPoint là kiểm tra chính tả. Đây là một tính năng soát lỗi tự động sẽ xem xét toàn bộ bản trình bày để tìm lỗi. Để sử dụng tính năng này, trước tiên bạn cần đặt ngôn ngữ Soát lỗi từLanguage phần dưới Review ruy-băng.

bên trong Language, bạn có thể chọn ngôn ngữ bạn muốn sử dụng cho bản trình bày của mình. Nếu bạn đã chọn một số nội dung, bạn có thể nhấp vào OK và chỉ chọn nội dung đó cho phần đó. Nếu bạn muốn sử dụng ngôn ngữ đã chọn cho toàn bộ bản trình bày, bạn nên bấm vào mặc định.

Khi ngôn ngữ soát lỗi được thiết lập, bạn có thể thấy nó ở cuối cửa sổ PowerPoint. Nếu có lỗi soát lỗi trong bản trình bày, bạn cũng sẽ thấy biểu tượng của một cuốn sách có dấu thập đỏ trên đầu.

Bạn có thể xem lại các lỗi trong bản trình bày bằng cách nhấp vào dấu thập đỏ ở cuối cửa sổ hoặc nhấp vào "Spelling" phía dưới cái Proofing phần trong Review ruy-băng.

Từ Spelling, bạn có thể thực hiện các hành động cần thiết để bỏ qua, sửa hoặc chỉnh sửa các lỗi trong bản trình bày. Bảng bên dưới mô tả các tùy chọn khác nhau mà bạn có trong hộp thoại Chính tả.

S.Không Tùy chọn & Mô tả Hộp thoại Chính tả
1

Ignore

Bỏ qua lỗi cho phiên bản hiện tại.

2

Ignore All

Bỏ qua lỗi cho tất cả các trường hợp trong bản trình bày.

3

Change

Chấp nhận thay đổi được đề xuất cho phiên bản hiện tại.

4

Change All

Chấp nhận thay đổi được đề xuất cho tất cả các phiên bản trong bản trình bày.

5

Add

Sử dụng từ được đề xuất đầu tiên mỗi khi bạn nhấp vào Thêm.

6

Suggest

Đưa từ này vào từ điển PowerPoint.

7

AutoCorrect

Tự động sửa các lỗi tương tự về sau.

số 8

Close

Đóng hộp thoại Chính tả.

9

Options

Thiết lập cách PowerPoint kiểm tra bản trình bày.

Một trong những tính năng mới hơn trong PowerPoint là dịch nội dung. Tính năng này cho phép bạn chọn nội dung và dịch nội dung đó sang một ngôn ngữ khác. Các bước sau đây sẽ giúp bạn dịch nội dung trong PowerPoint.

Step 1 - Chọn văn bản cần dịch và nhấp vào Translate - Translate Selected Text phía dưới cái Language phần của Review ruy-băng.

Step 2 - Trong thanh bên nghiên cứu, "From"ngôn ngữ được đặt thành cài đặt ngôn ngữ mặc định cho nội dung."To"ngôn ngữ được đặt thành ngôn ngữ đầu tiên theo bảng chữ cái được PowerPoint hỗ trợ.

Step 3- Từ menu thả xuống ngôn ngữ "Tới", hãy chọn ngôn ngữ bạn muốn dịch phần văn bản đã chọn sang. Bấm vàoInsert để thay thế văn bản đã chọn từ ngôn ngữ mặc định sang văn bản đã dịch mới.

Step 4 - Lưu ý rằng nếu bạn thay thế phần văn bản bằng cách sử dụng bản dịch, ngôn ngữ mặc định cho văn bản được thay thế cũng tự động thay đổi.

PowerPoint là một công cụ đa ngôn ngữ; rõ ràng là sẽ có một tùy chọn để đặt ngôn ngữ mặc định được sử dụng trong các slide. Các bước sau sẽ giúp bạn đặt loại ngôn ngữ trong PowerPoint.

Step 1 - Dưới Review dải băng, trong Language nhóm, nhấp vào Language

Step 2 - Nếu bạn chưa chọn bất kỳ nội dung nào, bạn có thể chỉ cần đặt Language Preferences

Step 3 - Nếu bạn đã chọn một phần nội dung có văn bản trong đó, bạn cũng có thể đặt ngôn ngữ soát lỗi.

Step 4 - Khi bạn chọn "Set Proofing Language", bạn nhận được hộp thoại ngôn ngữ. Trong đó, bạn có thể chọn một trong nhiều ngôn ngữ có sẵn trong PowerPoint. Nếu bạn đang chọn một ngôn ngữ chỉ cho văn bản đã chọn, hãy nhấp vào OK. Nếu bạn đang chọn một ngôn ngữ cho toàn bộ bản trình bày, hãy nhấp vàoDefault. Bạn cũng có thể kiểm tra "Do not check spelling", nếu bạn không muốn PowerPoint tự động kiểm tra lỗi chính tả dựa trên từ điển có sẵn.

Step 5 - Khi bạn chọn "Language Preferences", Bạn nhận được PowerPoint Options hộp thoại nơi bạn có thể thay đổi cài đặt ngôn ngữ như tải từ điển cho các ngôn ngữ khác nhau, ưu tiên hiển thị và ngôn ngữ trợ giúp, cũng như cài đặt Ngôn ngữ mẹo trên màn hình.

PowerPoint là một chương trình đa nội dung hỗ trợ nhiều loại nội dung không phải văn bản như hình dạng, biểu đồ, hình ảnh, clip art, SmartArt và các tệp đa phương tiện. Trong khi làm việc với nội dung, đôi khi có thể được yêu cầu sao chép nội dung như một phần của quá trình phát triển bản trình bày. PowerPoint cung cấp các tùy chọn để sao chép nội dung không phải văn bản bằng các tính năng cắt dán.

Quy trình Cắt dán

Trong quy trình này, nội dung gốc được chuyển đến một vị trí khác. Khi bạn sử dụng tùy chọn Cắt, bạn cũng có thể tạo nhiều bản sao, chỉ là nội dung ở vị trí ban đầu bị mất. Các bước sau đây sẽ giúp bạn hiểu cách làm việc với quy trình cắt miếng dán.

Step 1- Chọn nội dung bạn muốn di chuyển. Nhấp chuột phải vào nó để truy cậpCut Lựa chọn.

Step 2 - Bây giờ hãy di chuyển con trỏ đến vị trí mà bạn muốn nội dung được di chuyển và nhấp chuột phải để truy cập các tùy chọn Dán.

Step 3 - Chọn một trong các tùy chọn dán để dán nội dung.

Thủ tục Sao chép-Dán

Điều này hoàn toàn tương tự với quy trình cắt dán ngoại trừ việc nội dung gốc được giữ lại ở vị trí ban đầu.

Step 1- Chọn nội dung bạn muốn di chuyển. Nhấp chuột phải vào nó để truy cập tùy chọn Copy.

Step 2 - Bây giờ hãy di chuyển con trỏ đến vị trí mà bạn muốn nội dung được di chuyển và nhấp chuột phải để truy cập các tùy chọn Dán.

Step 3 - Chọn một trong các tùy chọn dán để dán nội dung.

Các Use Destination Themetùy chọn giữ lại nội dung như nội dung gốc, nhưng sử dụng cài đặt chủ đề vị trí đích. CácPicturetùy chọn chỉ dán nội dung dưới dạng hình ảnh với cài đặt gốc. Sau khi đã dán dưới dạng hình ảnh, bạn không thể thay đổi các thông số của nội dung gốc; ví dụ: nếu bạn dán biểu đồ dưới dạng hình ảnh, bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu trên hình ảnh biểu đồ.

PowerPoint hỗ trợ chèn các ký tự đặc biệt. Điều này cho phép người dùng điều chỉnh đặc điểm phông chữ của những ký tự này giống như bất kỳ văn bản nào khác, mang lại cho họ sự linh hoạt hơn về thiết kế bản trình bày. Các bước sau sẽ giúp bạn chèn các ký tự đặc biệt.

Step 1 - Trong Insert Tab, bên dưới Symbols nhóm, nhấp vào Symbol chỉ huy.

Step 2 - Trong Symbol , chọn một trong các ký tự đặc biệt mà bạn muốn chèn vào bản trình bày.

Step 3 - Nếu bạn không thể tìm thấy ký tự bạn đang tìm kiếm, bạn có thể thay đổi tập hợp con phông chữ từ menu thả xuống và xem một bộ ký tự mới.

Step 4 - Nếu bạn biết mã ký tự của biểu tượng, bạn có thể nhập mã đó vào Character Code và tìm kiếm nó.

Step 5 - Để chèn một ký tự, bạn có thể nhấp đúp vào nó trong hộp thoại Symbol hoặc, chọn nó và nhấn Insert cái nút.

Step 6 - Hộp thoại Symbol không biến mất sau khi bạn chèn ký tự, có nghĩa là bạn có thể thêm bao nhiêu ký tự tùy thích từ hộp thoại này.

Step 7 - Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhấp vào Close để đóng hộp thoại.

PowerPoint cho phép người dùng phóng to và thu nhỏ các slide để giúp tập trung vào các phần cụ thể hoặc nhìn toàn bộ slide. Mức thu phóng tối thiểu được PowerPoint hỗ trợ là 10% và tối đa là 400%. Thanh thu phóng nằm ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ PowerPoint.

Để thay đổi cài đặt thu phóng từ thanh thu phóng, bạn có thể nhấp vào điểm đánh dấu và kéo nó. Kéo sang trái sẽ thu nhỏ và sang phải sẽ phóng to.

Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào phần trăm thu phóng để mở hộp thoại thu phóng. Tại đây, bạn có tùy chọn để tự động điều chỉnh trang chiếu trong màn hình, hoặc chọn trong số sáu cài đặt thu phóng được xác định trước hoặc xác định cài đặt thu phóng của riêng bạn.

Một trong những yếu tố quan trọng của bất kỳ bản trình chiếu tốt nào là văn bản, do đó việc quản lý phông chữ trong PowerPoint là rất quan trọng để thiết kế một trình chiếu ấn tượng. PowerPoint cung cấp các tính năng quản lý phông chữ mở rộng để bao gồm các khía cạnh khác nhau của phông chữ. Quản lý phông chữ có thể được truy cập từHome ruy băng trong Font nhóm.

Bạn cũng có thể truy cập các tính năng quản lý phông chữ bằng cách chọn một hộp văn bản, nhấp chuột phải và chọn Font.

Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Phông chữ chứa tất cả các tính năng quản lý phông chữ có sẵn trong phần phông chữ trong ruy-băng Trang chủ.

Bảng dưới đây mô tả các tính năng quản lý phông chữ khác nhau có sẵn trong PowerPoint.

S.Không Tính năng & Mô tả
1

Font Type

Xác định loại phông chữ như Arial, Verdana, v.v.

2

Font Size

Xác định kích thước phông chữ. Bên cạnh đó là các biểu tượng tăng giảm cỡ chữ theo từng bước trong nhóm Font.

3

Font Style

Xác định các kiểu phông chữ như Thông thường, In đậm, In nghiêng hoặc Gạch chân.

4

Font Color

Chỉ định màu phông chữ.

5

Font Effects

Xác định các hiệu ứng như đổ bóng, gạch ngang, chỉ số dưới, chỉ số trên, v.v.

6

Character Spacing

Chỉ định khoảng cách ký tự như lỏng lẻo, chặt chẽ, bình thường, v.v.

PowerPoint cung cấp nhiều loại phông chữ được tạo sẵn để bạn lựa chọn. Tùy thuộc vào mục đích của bài thuyết trình, bạn có thể muốn chọn một phông chữ bình thường hơn hoặc một phông chữ trang trọng. Phần này sẽ xem xét các bước để thiết lập phông chữ văn bản.

Step 1 - Phông chữ mặc định trong PowerPoint 2010 là Calibri.

Step 2- Để thay đổi phông chữ văn bản, hãy chọn phần văn bản đó phông chữ cần được thay đổi. Nếu bạn chọn toàn bộ hộp văn bản hoặc hình dạng, các thay đổi sẽ áp dụng cho tất cả văn bản trong vùng chọn. Nếu bạn chọn văn bản cụ thể, các thay đổi sẽ chỉ áp dụng cho lựa chọn.

Step 3 - Trong Font nhóm, dưới Home ruy-băng, nhấp vào menu thả xuống mặt phông chữ.

Step 4- Cuộn qua danh sách các mặt phông chữ để chọn một mặt phù hợp với nhu cầu của bạn. Khi bạn di chuyển con trỏ qua các phông chữ, lựa chọn sẽ thay đổi tương ứng để cung cấp cho bạn bản xem trước.

Trong chương này, chúng ta sẽ hiểu cách trang trí văn bản trong PowerPoint 2010. PowerPoint cung cấp nhiều tính năng trang trí văn bản và tăng thêm tính thẩm mỹ cho bài thuyết trình. Các tính năng này có thể được truy cập từHome dải băng dưới Font nhóm.

Dưới đây là các tính năng trang trí phông chữ khác nhau và chức năng của chúng trong PowerPoint.

S.Không Biểu tượng & Mô tả
1

Làm cho mặt phông chữ đậm

2

Làm cho mặt phông chữ nghiêng (phông chữ nghiêng)

3

Gạch chân mặt phông chữ

4

Thêm bóng vào mặt phông chữ

5

Đánh qua mặt phông chữ

6

Điều chỉnh khoảng cách ký tự cho phông chữ. Các cài đặt được xác định trước là rất chặt chẽ, chặt chẽ, bình thường, lỏng lẻo và rất lỏng lẻo. Có một cài đặt không gian do người dùng xác định cũng có sẵn.

Bên cạnh những điều này, có một số tính năng trang trí phông chữ khác có thể được truy cập từ Fonthộp thoại. Để mởFont , nhấp chuột phải vào văn bản đã chọn và chọn Phông chữ.

Bảng dưới đây mô tả các tính năng trang trí văn bản bổ sung trong Font hộp thoại.

S.Không Biểu tượng & Mô tả
1

Double Strikethrough

Thêm hai dòng gạch ngang trên văn bản

2

Superscript

Nâng văn bản lên trên văn bản bình thường. Ví dụ, việc sử dụng "nd" trong 2 nd

3

Subscript

Thu nhỏ phần dưới văn bản bình thường. Ví dụ, '2' trong H 2 O công thức hóa học của nước

4

Small Caps

Thay đổi toàn bộ văn bản thành chữ hoa nhỏ

5

All Caps

Thay đổi toàn bộ văn bản thành chữ in hoa

6

Equalize Character height

Điều chỉnh các ký tự để tất cả đều có cùng chiều cao bất kể cài đặt chữ hoa là gì

Các bước sau sẽ giúp bạn thay đổi kiểu chữ.

Step 1 - Chọn văn bản mà bạn muốn thay đổi.

Step 2 - Đi đến Font nhóm dưới Home ruy-băng.

Step 3 - Từ Change Case thả xuống, chọn trường hợp bạn muốn sử dụng cho văn bản của mình.

Step 4 - Nhấp vào lựa chọn của bạn để thay đổi chữ hoa và chữ thường cho văn bản đã chọn.

Các bước sau sẽ giúp bạn thay đổi kích thước văn bản.

Step 1 - Chọn văn bản mà bạn muốn thay đổi.

Step 2 - Đi đến Font nhóm dưới Home ruy-băng.

Step 3 - Từ Font Size thả xuống, chọn kích thước bạn muốn sử dụng cho văn bản của mình.

Step 4 - Bấm vào lựa chọn của bạn để thay đổi cỡ chữ cho phần văn bản đã chọn.

Step 5 - Nếu bạn muốn thay đổi kích thước phông chữ trong các bước, bạn cũng có thể sử dụng Increase/ Decrease Font Size các tùy chọn.

Trong chương này, chúng ta sẽ hiểu cách thay đổi màu văn bản trong PowerPoint 2010. Sau đây là các bước để thay đổi màu văn bản.

Step 1 - Chọn màu văn bản cần thay đổi.

Step 2 - Đi đến Font nhóm dưới Home ruy-băng.

Step 3 - Từ Font Color thả xuống, chọn màu bạn muốn sử dụng cho văn bản của mình.

Step 4 - Nhấp vào lựa chọn của bạn để thay đổi màu phông chữ cho phần văn bản đã chọn.

Nếu bạn muốn chọn từ nhiều màu hơn những gì được hiển thị trong menu thả xuống, bạn có thể nhấp vào "More Colors…"

Tại đây, bạn có thể chọn từ bảng màu tiêu chuẩn để có nhiều lựa chọn hơn về các màu được xác định trước hoặc tạo màu của riêng bạn từ bảng màu tùy chỉnh.

PowerPoint cung cấp các tùy chọn căn chỉnh văn bản khác nhau để tạo ra các thiết kế hấp dẫn trực quan và sắp xếp nội dung tốt hơn. Bảng dưới đây mô tả các tùy chọn căn chỉnh văn bản khác nhau có sẵn trong PowerPoint.

S.Không Biểu tượng và mô tả căn chỉnh
1

Căn chỉnh văn bản ở bên trái của hình dạng / hộp văn bản.

2

Căn chỉnh văn bản ở giữa hình dạng / hộp văn bản.

3

Căn chỉnh văn bản ở bên phải của hình dạng / hộp văn bản.

4

Điều chỉnh căn chỉnh bằng cách điều chỉnh khoảng cách ký tự để văn bản cuối cùng trông được căn chỉnh từ cả trái và phải.

5

Chỉ định hướng văn bản: ngang (mặc định), xếp chồng (dọc), xoay 90 hoặc 270 độ. Bạn cũng có thể tùy chỉnh hướng văn bản sang các góc độ khác.

6

Căn chỉnh theo chiều dọc văn bản; trên cùng, dưới cùng hoặc giữa của hộp văn bản / hình dạng.

Căn chỉnh có thể được thực hiện trên phần văn bản đã chọn trong hộp văn bản, hình dạng và thậm chí cả SmartArt. Các bước sau đây sẽ giúp bạn căn chỉnh văn bản.

Step 1- Chọn phần văn bản cần được căn chỉnh. Nếu bạn chọn một phần văn bản cụ thể, cài đặt căn chỉnh sẽ áp dụng riêng cho phần văn bản đó. Nếu bạn chọn toàn bộ hình dạng / hộp văn bản, cài đặt sẽ áp dụng cho toàn bộ lựa chọn.

Step 2 - Đi đến Paragraph nhóm dưới Home ruy-băng.

Step 3- Chọn một trong các tùy chọn căn lề được mô tả ở trên để thay đổi căn lề văn bản. Lưu ý rằng căn chỉnh mặc định cho văn bản thường là Trái.

Step 4 - Miễn là văn bản được chọn, bạn có thể thay đổi căn chỉnh văn bản nhiều lần.

Các đoạn văn tương đối dài có thể trở nên đơn điệu khi đọc và hiệu ứng này được nhấn mạnh trong các trang chiếu có diện tích nhỏ hơn và nội dung thường được chiếu. Thụt lề đoạn văn có thể giúp giảm căng thẳng cho mắt và cũng giúp trình bày nội dung một cách trực quan hấp dẫn. Chương này sẽ thảo luận về cách thụt lề đoạn văn có sẵn trong PowerPoint.

Step 1- Chọn nội dung văn bản cần thụt lề. Không giống như hầu hết các cài đặt khác, thụt lề hoạt động ở cấp độ đoạn văn, vì vậy bất kể văn bản nào bạn chọn, cài đặt thụt lề sẽ áp dụng cho toàn bộ đoạn văn. Tuy nhiên, nếu hộp văn bản có nhiều đoạn văn, bạn có thể có các thụt lề khác nhau cho các đoạn văn khác nhau.

Step 2 - Chuyển đến nhóm Đoạn văn dưới dải băng Trang chủ.

Step 3- Chọn một trong các tùy chọn thụt lề. Bạn sẽ nhận thấy rằng theo mặc định, văn bản được đặt ở mức thụt lề thấp nhất, vì vậy bạn sẽ không thể giảm thêm. Bạn phải tăng thụt lề trong lần đầu tiên sử dụng.

Step 4 - Khi bạn đã tăng thụt lề, tùy chọn giảm thụt lề sẽ được bật.

Trong khi xử lý nhiều nội dung dạng văn bản, đặc biệt là trong các bài thuyết trình dự kiến, bạn nên cách xa các dòng để cải thiện khả năng đọc của nội dung tổng thể. PowerPoint cung cấp các tùy chọn giãn cách dòng để giúp bạn thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong văn bản. Giống như thụt lề, các cài đặt này áp dụng ở cấp độ đoạn văn. Dưới đây là các bước để đặt giãn cách dòng trong PowerPoint.

Step 1- Chọn nội dung văn bản cần giãn cách. Bạn có thể chọn toàn bộ đoạn văn hoặc chỉ đặt con trỏ trong đoạn văn.

Step 2 - Chuyển đến nhóm Đoạn văn dưới Home ruy-băng.

Step 3 - Chọn một trong các tùy chọn giãn cách dòng từ danh sách thả xuống để áp dụng một trong các tùy chọn giãn cách được xác định trước.

Step 4 - Để tùy chỉnh khoảng cách, bạn có thể nhấp vào "Line Spacing Options…"Điều này sẽ khởi chạy Paragraph hộp thoại.

Step 5 - Phần khoảng cách trong Paragraphhộp thoại có hai cài đặt. CácBeforeAfter là khoảng cách cho toàn bộ đoạn văn, trong khi Line Spacing là khoảng cách cho các dòng trong chính đoạn văn.

Người ta có thể thay đổi đường viền và đổ bóng cho hầu hết nội dung trong PowerPoint 2010. Hãy xem nó được thực hiện như thế nào

Áp dụng đường viền

Sau đây là các bước sẽ giúp bạn áp dụng đường viền trong bản trình bày của mình.

Step 1 - Chọn đối tượng (hộp văn bản, hình ảnh, biểu đồ, ảnh, v.v.) mà bạn muốn áp dụng đường viền.

Step 2 - Đi đến Drawing nhóm dưới Home ruy-băng.

Step 3 - Nhấp vào Shape Outline để chọn cài đặt đường viền.

Step 4- Sử dụng bảng màu để chọn màu viền. Bạn có thể chọnMore Outline Colors để có quyền truy cập vào các lựa chọn màu bổ sung

Step 5 - Sử dụng Weight thả xuống để xác định độ dày của đường viền.

Step 6 - Sử dụng Dashes tùy chọn để xác định kiểu đường viền.

Áp dụng sắc thái

Các bước sau đây sẽ giúp bạn áp dụng các sắc thái cho bản trình bày của mình.

Step 1 - Chọn đối tượng (hộp văn bản, hình dạng, biểu đồ, v.v.) mà bạn muốn áp dụng các sắc thái.

Step 2 - Đi đến Drawing nhóm dưới Home ruy-băng.

Step 3 - Nhấp vào Shape Fill để chọn cài đặt bóng râm.

Step 4- Sử dụng bảng màu để chọn màu bóng. Bạn có thể chọnMore Outline Colors để có được quyền lựa chọn màu sắc.

Step 5 - Sử dụng Picture để thêm hình ảnh làm nền chứ không phải màu.

Step 6 - Sử dụng Gradienttùy chọn để thêm gradient màu trong nền. Bạn có thể sử dụng các gradient được xác định trước hoặc nhấp vào "More Gradients…"để tùy chỉnh đổ bóng với các màu chuyển sắc.

Step 7 - Sử dụng tùy chọn Texture để thêm một kết cấu được xác định trước thay vì một bóng màu.

Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất trong Microsoft Office là ứng dụng tính năng định dạng. Tính năng này về cơ bản cho phép bạn xác định đúng định dạng một lần và áp dụng cùng một định dạng cho một loạt các đối tượng trong phần còn lại của bản trình bày hoặc bất kỳ tệp nào khác. Trong khi làm việc với các bản trình bày lớn hoặc chỉ làm việc trên các trang trình bày trong một thời gian dài, nếu bạn cần thay đổi phong cách và muốn nó áp dụng trên nhiều nội dung thì đây là công cụ nên sử dụng.

Sau đây là các bước để áp dụng định dạng cho bản trình bày của bạn -

Step 1 - Chọn nội dung bạn muốn sao chép định dạng.

Step 2 - Đi đến Clipboard nhóm dưới Home ruy-băng.

Step 3 - Nhấp vào Format Painter biểu tượng.

Step 4 - Chọn nội dung bạn muốn định dạng.

Dưới đây là một số khía cạnh chính về Format Painter -

  • Nếu bạn nhấp vào biểu tượng Format Painter chỉ một lần, định dạng sẽ được sao chép chỉ một lần.

  • Nếu bạn nhấp nhanh vào biểu tượng Format Painter hai lần, bạn có thể sao chép định dạng nhiều lần.

  • Nếu bạn chỉ muốn sao chép định dạng văn bản chứ không phải các tính năng của đoạn văn, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ chọn văn bản mẫu chứ không phải toàn bộ đoạn văn.

  • Nếu bạn muốn sao chép đoạn văn và định dạng phông chữ, bạn phải chọn toàn bộ đoạn văn.

Trang trình bày chính là cách đơn giản để áp dụng các thay đổi cho toàn bộ trang chiếu. Mỗi bản trình bày đều có ít nhất một trang chiếu cái, nhưng bạn có thể có nhiều trang trình bày. Sử dụng các tính năng như sao chép / dán và vẽ định dạng, bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với các phần khác nhau trong bản trình bày để làm cho chúng trông giống nhau, tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng chủ đề và nền trong suốt trang trình bày, sử dụng trang chiếu cái đơn giản và duyên dáng hơn cách tiếp cận nó.

Dưới đây là các bước để tùy chỉnh trang chiếu cái của bạn.

Step 1 - Đi đến Master Views nhóm dưới View ruy-băng.

Step 2 - Bấm vào Slide Master để mở Slide MasterRuy-băng. Trang trình bày trên cùng ở thanh bên trái làMastercầu trượt. Tất cả các trang trình bày trong mẫu chính này sẽ tuân theo các cài đặt bạn thêm vào trang trình bày chính này.

Step 3 - Bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với trang chiếu chính về chủ đề, thiết kế, thuộc tính phông chữ, vị trí và kích thước của tiêu đề và nội dung khác bằng cách sử dụng các dải băng còn lại vẫn có thể truy cập được.

Step 4 - Trong khi PowerPoint cung cấp một số bố cục trang chiếu mặc định, bạn có thể tạo bố cục của riêng mình bằng cách nhấp vào "Insert Layout"trong phần Edit Master của ruy-băng Slide Master.

Step 5 - Bạn có thể thêm chỗ dành sẵn nội dung vào bố cục trang chiếu bằng cách sử dụng "Insert Placeholder"trong nhóm Bố cục Chính bên dưới ruy-băng Trang trình bày Chính. Trong menu thả xuống Trình giữ chỗ, bạn có thể tạo một trình giữ chỗ nội dung chung hoặc chỉ định loại nội dung bạn muốn trong trình giữ chỗ đó.

Step 6 - Bạn có thể áp dụng các chủ đề, cài đặt nền và thiết lập trang khác nhau cho tất cả các trang chiếu từ trang chiếu chính

Step 7 - Bạn cũng có thể tùy chỉnh các bố cục slide riêng lẻ để khác với slide chính bằng cách sử dụng các tùy chọn menu có sẵn với các bố cục.

Một trong những tính năng tốt nhất của PowerPoint là bạn có thể tạo trang chiếu cái và sau đó lưu chúng dưới dạng mẫu để sử dụng lại sau này. Có những khía cạnh khác nhau của thiết kế có thể được tạo và lưu để đảm bảo bạn có thể sử dụng lại công sức mình đã bỏ ra để tạo bản sao đầu tiên.

Dưới đây là các bước để lưu các mẫu thiết kế.

Step 1 - Tạo một mẫu thiết kế mới từ Slide Masterlượt xem. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, mẫu này có thể có các màu sắc, hình ảnh, biểu trưng hoặc biểu tượng khác nhau được bao gồm trong trang chiếu chính và các mẫu bố cục.

Step 2 - Đi đến Edit Theme nhóm dưới Slide Master ruy-băng.

Step 3 - Điều hướng đến Edit Themes > Themes > Save Current Theme…

Step 4 - Trong Save Current Theme hộp thoại, nhập tên Chủ đề và nhấp vào Save.

Step 5 - Mẫu này hiện đã được lưu và có sẵn trên dạng xem mẫu thiết kế PowerPoint của bạn để áp dụng cho bất kỳ bản trình bày nào.

PowerPoint hỗ trợ nhiều loại nội dung bao gồm hình ảnh hoặc hình ảnh. Liên quan đến hình ảnh PowerPoint phân loại chúng thành hai loại:

  • Picture - Hình ảnh và ảnh có sẵn trên máy tính hoặc ổ cứng của bạn
  • Clip Art - Bộ sưu tập hình ảnh trực tuyến mà bạn có thể tìm kiếm từ thanh bên của clip art

Mặc dù nguồn của chúng khác nhau, cả hai loại này đều có thể được thêm và chỉnh sửa theo kiểu tương tự. Dưới đây là các bước để thêm ảnh vào trang chiếu.

Step 1 - Đi đến Images nhóm trong Insert ruy-băng.

Step 2 - Nhấp vào Hình ảnh để mở Insert Picture và thêm ảnh vào trang chiếu.

Step 3 - Trong hộp thoại này, bạn có ba phần: ở góc bên trái, bạn có các thư mục có thể được duyệt qua, phần ở giữa hiển thị các thư mục con và tệp trong thư mục đã chọn và ở bên phải, bạn có thể xem trước các thư mục đã chọn. hình ảnh.

Step 4 - Chọn hình ảnh bạn muốn và nhấp vào Open để thêm ảnh vào trang chiếu.

Step 5 - Để thêm hình ảnh trực tuyến, nhấp vào Clip Art và tìm kiếm các từ khóa trong Clip Art sidebar.

Step 6 - Khi bạn có clipart bạn muốn sử dụng, hãy nhấp đúp vào hình ảnh để thêm nó vào trang chiếu.

PowerPoint hỗ trợ hình ảnh hoặc hình ảnh dưới dạng nội dung và cung cấp một số tính năng chỉnh sửa hình ảnh tiêu chuẩn. Các tính năng chỉnh sửa ảnh trong PowerPoint có thể được truy cập từ ruy-băng Định dạng sau khi ảnh được chọn. Các tính năng chỉnh sửa được nhóm dướiAdjustPicture Styles phần trong Format ruy-băng.

Điều chỉnh hình ảnh

Bảng sau đây mô tả các tính năng điều chỉnh ảnh khác nhau có sẵn trong PowerPoint.

S.Không Sự miêu tả yếu tố
1

Remove Background

Tự động loại bỏ các phần không mong muốn trong hình ảnh. Điều này tương tự như công cụ ma thuật trong một số chương trình chỉnh sửa ảnh khác. Bạn có thể nhấp vào các vùng khác nhau trên ảnh để xác định vùng cần xóa.

2

Correction

Cho phép bạn thay đổi độ sáng và độ tương phản trên hình ảnh và cũng có thể thay đổi độ sắc nét của hình ảnh.

3

Color

Cho phép bạn thay đổi màu sắc trên hình ảnh bằng cách thay đổi độ bão hòa hoặc tông màu. Bạn cũng có thể làm cho hình ảnh trở nên đơn sắc dựa trên các màu sắc khác nhau để phù hợp với chủ đề của bản trình bày của bạn.

4

Artistic Effects

Thêm các hiệu ứng nghệ thuật vào hình ảnh như bọc nhựa, viền phát sáng, v.v.

5

Compress Picture

Điều này có thể thay đổi độ phân giải hình ảnh để quản lý kích thước tệp.

6

Change Picture

Thay thế hình ảnh hiện tại bằng một hình ảnh khác.

7

Reset Picture

Loại bỏ tất cả các điều chỉnh được thực hiện trên hình ảnh.

Kiểu ảnh

Bảng sau đây mô tả các tính năng kiểu ảnh khác nhau có sẵn trong PowerPoint.

S.Không Sự miêu tả yếu tố
1

Picture Border

Quản lý đường viền hình ảnh - màu sắc, trọng lượng và kiểu dáng.

2

Picture Effects

Thêm các hiệu ứng vào hình ảnh như phản chiếu, đổ bóng, v.v.

3

Convert to SmartArt Graphic

Chuyển hình ảnh thành SmartArt đã chọn.

4

Quick Styles

Các kiểu được xác định trước với các đường viền và hiệu ứng ảnh khác nhau.

PowerPoint cung cấp nhiều tính năng định dạng hình ảnh có thể giúp định hình hình ảnh phù hợp với nhu cầu của bạn. Các tính năng định dạng ảnh trong PowerPoint có thể được truy cập từ ruy-băng Định dạng sau khi ảnh được chọn. Các tính năng định dạng được nhóm dướiArrangeSize phần trong Format ruy-băng.

Tính năng sắp xếp hình ảnh

Bảng sau đây mô tả các tính năng sắp xếp ảnh khác nhau có sẵn trong PowerPoint.

S.Không Sự miêu tả yếu tố
1

Bring Forward

Di chuyển lớp ảnh lên. Bring Forward di chuyển hình ảnh lên trên một lớp, Đưa lên phía trước làm cho lớp hình ảnh ở trên cùng

2

Send Backward

Di chuyển lớp ảnh xuống dưới. Send Backward di chuyển ảnh xuống một lớp, Gửi để quay lại làm cho lớp ảnh ở dưới cùng

3

Selection Pane

Thao tác này sẽ mở ra thanh bên của Ngăn chọn nơi bạn có ý tưởng tốt hơn về các lớp và có thể làm việc với các sắp xếp tốt hơn.

4

Align

Căn chỉnh hình ảnh với các tham chiếu khác nhau trong trang chiếu.

5

Group

Cho phép nhiều hình ảnh được nhóm lại với nhau để tạo trên một đối tượng hoặc hủy nhóm chúng để chia chúng thành các ảnh riêng lẻ.

6

Rotate

Xoay hình ảnh theo một góc cụ thể.

Tính năng định cỡ ảnh

Bảng sau đây mô tả các tính năng định cỡ ảnh khác nhau có sẵn trong PowerPoint.

S.Không Sự miêu tả yếu tố
1

Crop

Cho phép bạn cắt hình ảnh. Việc cắt xén có thể là thủ công, dựa trên tỷ lệ khung hình hoặc bất kỳ hình dạng nào được xác định trước.

2

Shape Height/ Width

Được sử dụng để thay đổi chiều cao và chiều rộng của hình ảnh. Khi bạn chỉnh sửa các thông số này từ dải băng, tỷ lệ khung hình luôn được duy trì.

Một trong những tính năng thú vị về PowerPoint là bạn có thể chèn ảnh chụp màn hình của một trong các ứng dụng vào bản trình bày của mình mà không cần phải sử dụng bất kỳ chương trình nào khác. Dưới đây là các bước để chèn ảnh chụp màn hình.

Step 1 - Đi đến Images nhóm trong Insert Ruy-băng.

Step 2 - Nhấp vào Screenshot thả xuống để xem ảnh chụp toàn màn hình của tất cả các ứng dụng đang chạy trên màn hình máy tính của bạn.

Step 3 - Chọn một trong các ảnh chụp màn hình để thêm trực tiếp vào bản trình bày của bạn.

Step 4 - Nếu bạn không muốn toàn bộ màn hình và chỉ một phần của nó, bạn có thể sử dụng Screen Clipping Lựa chọn.

Các Screen Clippingtùy chọn sẽ tự động di chuyển tiêu điểm đến chương trình ngay bên dưới PowerPoint. Vì vậy, trong khi sử dụng tùy chọn này, hãy đảm bảo rằng bạn có màn hình bên phải phía sau chương trình PowerPoint.

PowerPoint hỗ trợ thêm hình dạng trong bản trình bày. Nó cũng bao gồm các Hình dạng như hình dạng hình học cơ bản, thành phần lưu đồ, mũi tên, chú thích, đường và các hình dạng đặc biệt khác được xác định trước. Những hình dạng này cũng nhân đôi dưới dạng hộp văn bản vì chúng hỗ trợ thêm văn bản trực tiếp vào chúng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng những hình dạng này để cắt ảnh để tạo hình.

Dưới đây là các bước để thêm hình dạng trong PowerPoint.

Step 1 - Đi đến Illustrations nhóm dưới Insert Chuyển hướng.

Step 2 - Nhấp vào Shapes thả xuống để xem các hình có sẵn.

Step 3- Chọn hình dạng bạn muốn chèn. Thao tác này sẽ thay đổi con trỏ thành dấu +.

Step 4- Nhấp và kéo trên trang chiếu để tạo hình. Khi bạn kéo, hình dạng sẽ hiển thị trên trang chiếu. Tiếp tục kéo và điều chỉnh kích thước và độ đối xứng của hình dạng.

Cũng giống như hình ảnh và tranh ảnh, PowerPoint cũng hỗ trợ chỉnh sửa các hình dạng được chèn trong bản trình bày. Các tính năng chỉnh sửa hình dạng trong PowerPoint có thể được truy cập từFormatruy-băng sau khi hình dạng được chọn. Các tính năng chỉnh sửa được nhóm dướiInsert ShapesShape Styles phần trong Format ruy-băng.

Chèn tính năng hình dạng

Bảng dưới đây mô tả các tính năng chèn hình dạng khác nhau có sẵn trong PowerPoint.

S.Không Sự miêu tả yếu tố
1

Shape List

Thêm hình dạng khác vào trang chiếu.

2

Edit Shape

Thay thế hoàn toàn hình dạng hoặc sử dụng các điểm chỉnh sửa để thay đổi hình dạng hiện có.

3

Text Box

Chèn một hộp văn bản vào bất kỳ đâu trong trang chiếu.

Các tính năng của kiểu dáng

Bảng dưới đây mô tả các tính năng kiểu hình dạng khác nhau có sẵn trong PowerPoint.

S.Không Sự miêu tả yếu tố
1

Shape Fill

Chọn màu và kiểu tô hình dạng. Bạn có thể thêm một màu đơn từ bảng màu hoặc một bức tranh, gradient hoặc kết cấu.

2

Shape Outline

Chọn màu, độ dày và kiểu đường viền hình dạng.

3

Shape Effects

Thêm các hiệu ứng đặc biệt cho hình dạng như phản chiếu, xoay 3D, góc xiên, bóng, v.v.

4

Predefined Styles

Đây là sự kết hợp của các đặc điểm kiểu có thể được áp dụng cho hình dạng chỉ bằng một cú nhấp chuột.

PowerPoint cung cấp các tính năng định dạng cho các hình dạng dọc theo các đường giống như hình ảnh. Sự nhất quán trong các tính năng này giúp mọi người dễ dàng nắm bắt được chức năng và cũng làm cho PowerPoint rất linh hoạt. Các tính năng định dạng hình dạng trong PowerPoint có thể được truy cập từFormatruy-băng sau khi hình dạng được chọn. Các tính năng định dạng được nhóm dướiArrangeSize phần trong Format ruy-băng.

Tính năng sắp xếp hình dạng

Bảng dưới đây mô tả các tính năng sắp xếp hình dạng khác nhau có sẵn trong PowerPoint.

S.Không Sự miêu tả yếu tố
1

Bring Forward

Di chuyển lớp hình dạng lên trên. Bring Forward di chuyển hình dạng lên một lớp, Bring to Front làm cho lớp hình dạng ở trên cùng.

2

Send Backward

Di chuyển lớp hình dạng xuống dưới. Send Backward di chuyển hình dạng xuống một lớp, Send to Back làm cho lớp hình dạng ở dưới cùng.

3

Selection Pane

Thao tác này sẽ mở ra thanh bên của Ngăn chọn nơi bạn có ý tưởng tốt hơn về các lớp và có thể làm việc với các sắp xếp tốt hơn.

4

Align

Căn chỉnh hình dạng với các tham chiếu khác nhau trong trang chiếu.

5

Group

Cho phép nhiều hình dạng được nhóm lại với nhau để tạo trên một đối tượng hoặc hủy nhóm để chia chúng thành các hình dạng riêng lẻ.

6

Rotate

Xoay hình dạng theo một góc cụ thể.

Tính năng định kích thước hình dạng

Bảng dưới đây mô tả các tính năng định cỡ hình dạng khác nhau có sẵn trong PowerPoint.

S.Không Sự miêu tả yếu tố
1

Shape Height/ Width

Được sử dụng để thay đổi chiều cao và chiều rộng của hình dạng. Khi bạn chỉnh sửa các thông số này từ ruy-băng, tỷ lệ khung hình luôn được duy trì

Một trong những khía cạnh tuyệt vời của PowerPoint là bạn cũng có thể coi các hình dạng như hộp văn bản. Điều này trở nên hữu ích khi bạn muốn nhập một số văn bản trong một hình dạng và đảm bảo văn bản không tràn ra ngoài ranh giới của hình dạng. Bằng cách có thể nhập văn bản trong hình dạng, PowerPoint sẽ đảm bảo văn bản được giữ nguyên và bạn không phải lo lắng về việc sửa chữa nó.

Các bước sau sẽ giúp bạn thêm văn bản vào các hình dạng trong PowerPoint.

Step 1 - Nhấp chuột phải vào hình dạng mà bạn muốn thêm văn bản và chọn Edit Text Lựa chọn.

Step 2- Bắt đầu nhập văn bản vào hình dạng. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào con trỏ ở bất kỳ đâu bên ngoài hình dạng.

Một cách thay thế để thêm văn bản vào hình dạng là chọn hình dạng và bắt đầu nhập trực tiếp. Khi bạn có văn bản trong hình dạng, bạn có thể định dạng văn bản bằng cách sử dụng các tính năng liên quan đến phông chữ có sẵn trong PowerPoint.

PowerPoint hỗ trợ nhiều kiểu nội dung và các nội dung khác nhau luôn tồn tại trong một trang chiếu. Mặc dù lý tưởng là có từng nội dung nổi bật riêng biệt, nhưng đôi khi bạn không thể làm điều đó hoặc khi nội dung chồng chéo là mong muốn. Trong những trường hợp như vậy, điều quan trọng là bạn phải xác định được nội dung nào ở trên cùng của nội dung nào.

PowerPoint có các tính năng sắp xếp để giúp đạt được mục tiêu này. Trong khi làm việc với các tính năng sắp xếp, bạn phải coi mỗi nội dung là một lớp riêng biệt và các lớp này được đặt chồng lên nhau. Để sắp xếp nội dung, về cơ bản bạn phải chơi với các lớp này.

Các bước sau đây sẽ giúp bạn sắp xếp nội dung trong slide thuyết trình.

Step 1 - Chọn một trong các nội dung và đi đến Arrange nhóm dưới Format ruy-băng.

Step 2 - Nhấp vào Selection Pane để mở Selection and Visibility thanh bên.

Step 3 - Chọn một trong các hàng trong thanh bên để tô sáng nội dung tương ứng trong trang chiếu.

Step 4 - Sử dụng các mũi tên sắp xếp lại thứ tự trong thanh bên để di chuyển lớp nội dung lên hoặc xuống.

Step 5 - Nhấp vào mắt bên cạnh mỗi nội dung trong thanh bên để chuyển đổi khả năng hiển thị của nó trên trang chiếu.

Thay vì sử dụng Selection Pane, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào nội dung để di chuyển nội dung đó lên hoặc xuống. Khi bạn nhấp chuột phải, ngoài việc di chuyển các lớp từng bước một bằng cách sử dụngBring Forward hoặc là Send Backward, bạn cũng có thể di chuyển nội dung trực tiếp lên đầu hoặc cuối bằng cách sử dụng Bring to Front hoặc là Send to Back tương ứng.

Trong khi làm việc với PowerPoint, bạn có thể cần thực hiện một loạt các hành động trên một loạt các đối tượng. PowerPoint cho phép bạn nhóm các đối tượng trong một trang chiếu và áp dụng cùng một hành động trên tất cả các đối tượng đồng thời. Tính năng này trong PowerPoint được gọi là nhóm.

Các bước sau sẽ giúp bạn nhóm và hủy nhóm các đối tượng:

Step 1- Chọn một tập hợp các hình dạng hoặc đối tượng với nhau. Để chọn các đối tượng, hãy nhấnCtrlvà chọn từng đối tượng riêng lẻ. Nếu các đối tượng ở cùng nhau, bạn cũng có thể nhấp và kéo con trỏ để chọn chúng; tuy nhiên với việc nhấp và kéo mọi thứ nằm trong khu vực đã chọn sẽ được chọn.

Step 2 - Đi đến Arrange Nhóm dưới Format ruy-băng.

Step 3 - Bấm vào Group phía dưới cái Group mục menu - điều này sẽ nhóm các đối tượng và hình dạng thành một đối tượng duy nhất.

Step 4 - Áp dụng những thay đổi chung mà bạn muốn thực hiện cho các đối tượng này.

Step 5 - Mặc dù các đối tượng được nhóm lại, bạn vẫn có thể chỉnh sửa chúng riêng lẻ nếu cần.

Step 6 - Nếu bạn muốn chỉnh sửa các hình dạng hoặc đối tượng riêng lẻ, hãy quay lại Group mục menu và chọn Ungroup.

Step 7 - Sau khi thực hiện các thay đổi, nếu bạn muốn nhóm lại các đối tượng theo nhóm ban đầu, bạn chọn một trong các đối tượng và sử dụng Regroup tùy chọn dưới Group thực đơn.

PowerPoint hỗ trợ đa phương tiện trong các trang chiếu. Bạn có thể thêm các đoạn âm thanh hoặc video vào các trang chiếu có thể được phát trong khi trình chiếu.

Các bước sau sẽ giúp bạn thêm tệp âm thanh hoặc video vào trang trình bày.

Step 1 - Đi đến Media nhóm dưới Insert ruy-băng

Step 2 - Để chèn tệp video, hãy chọn Video như loại phương tiện và Video from File để chèn video từ máy tính hoặc ổ cứng của bạn.

Step 3 - Trong Insert Video , duyệt tìm tệp video và nhấp vào Chèn.

Step 4 - Bây giờ bạn sẽ thấy rằng một tệp Video được thêm vào trang chiếu.

Step 5 - Để chèn tệp âm thanh, hãy chọn Audio như loại phương tiện và Audio from File để chèn Âm thanh từ máy tính hoặc ổ cứng của bạn.

Step 6 - Trong Insert Audio hộp thoại, duyệt tìm tệp âm thanh và nhấp vào Insert.

Step 7 - Bây giờ bạn sẽ thấy rằng một tệp Âm thanh được thêm vào trang chiếu.

Một trong những kỹ thuật biểu diễn dữ liệu mạnh mẽ nhất là sử dụng bảng. Bảng cho phép thông tin được tách biệt để dễ đọc. PowerPoint có các tính năng cho phép bạn thêm bảng trong các trang chiếu và cũng định dạng chúng để nâng cao hiệu ứng hình ảnh của chúng. Hơn nữa, các bảng này cũng tương thích với Microsoft Excel, vì vậy về cơ bản bạn có thể lấy một bảng tính hoặc một phần của bảng tính và dán nó vào trang chiếu dưới dạng bảng.

Các bước sau sẽ giúp bạn thêm một bảng trong PowerPoint.

Step 1 - Đi đến Tables nhóm dưới Insert ruy-băng.

Step 2 - Nhấp vào menu thả xuống và chọn kích thước bảng của bạn từ ma trận.

Step 3 - Nếu bạn yêu cầu nhiều hơn 10 cột hoặc 8 hàng, hãy nhấp vào "Insert Table"để mở Insert Table hộp thoại nơi bạn có thể chỉ định số cột và hàng.

Bảng PowerPoint là một bảng đơn giản không hỗ trợ các tính năng toán học của bảng tính Excel. Nếu bạn muốn thực hiện một số phép tính, bạn có thể chèn mộtExcel spreadsheet thay vì một bảng thông thường.

Thao tác này sẽ chèn bảng tính vào trang chiếu và miễn là bảng tính được chọn, dải băng ở trên cùng sẽ được thay đổi thành dải băng Excel thay vì dải băng PowerPoint.

Các tính năng định dạng bảng PowerPoint đã được nhóm lại dưới hai dải băng: DesignFormat. Các phần bên dưới thảo luận về các tính năng dưới mỗi dải băng. Để truy cập các dải băng này, bạn phải chọn bảng trước.

Tính năng thiết kế bảng

Bây giờ chúng ta sẽ hiểu các tính năng thiết kế bảng trong PowerPoint.

Bảng sau đây cho thấy các đặc điểm thiết kế bảng khác nhau:

Đặc tính Tính năng phụ Sự miêu tả
Tùy chọn kiểu bảng Dòng tiêu đề Thêm một bóng râm khác vào hàng đầu tiên để phân biệt nó.
Tổng số hàng Thêm một bóng râm khác vào hàng cuối cùng để phân biệt nó.
Các hàng có dải Các bóng xen kẽ các hàng trong bảng với cùng một màu.
Cột đầu tiên Thêm một bóng râm khác vào cột đầu tiên để phân biệt nó.
Cột cuối cùng Thêm một bóng râm khác vào hàng cuối cùng để phân biệt nó.
Cột có dải Màu xen kẽ các cột trong bảng với cùng một màu.
Kiểu bàn Bóng râm Cung cấp các sắc thái khác nhau để thêm vào bảng / hàng / cột / ô đã chọn. Bạn có thể chọn từ bóng mờ, kết cấu, hình ảnh hoặc bóng đổ dốc.
Biên giới Cung cấp các tùy chọn đường viền khác nhau cho bảng. Bạn có thể chỉnh sửa màu, độ dày và kiểu đường viền
Các hiệu ứng Cung cấp khả năng tạo bóng hoặc phản chiếu bảng. Bạn cũng có thể tạo góc xiên cho các ô riêng lẻ.
Kiểu nghệ thuật chữ Điền văn bản Cho phép bạn thay đổi màu của văn bản trong bảng.
Dàn ý Văn bản Cho phép bạn thêm đường viền cho văn bản trong bảng và thay đổi màu, độ đậm và kiểu của đường viền.
Hiệu ứng văn bản Cho phép bạn thêm các hiệu ứng đặc biệt (như phản chiếu, đổ bóng, v.v.) vào văn bản trong bảng.
Kiểu dáng nhanh Chứa danh sách các kiểu Word Art được xác định trước có thể được áp dụng cho văn bản đã chọn trong bảng chỉ với một cú nhấp chuột.
Vẽ đường viền Kiểu bút Xác định kiểu của đường viền bảng khi bạn vẽ nó.
Trọng lượng bút Xác định độ dày của đường viền bảng khi bạn vẽ nó.
Màu bút Xác định màu của đường viền bảng khi bạn vẽ nó.
Bàn vẽ Cho phép bạn nối các hàng, cột, ô mới vào bảng hiện có, tách các hàng, cột hoặc ô hiện có và vẽ các bảng hoàn toàn mới.
Cục gôm Cho phép bạn xóa đường viền bảng và hợp nhất các ô, hàng hoặc cột.

Tính năng định dạng bảng

Bây giờ chúng ta sẽ hiểu các tính năng định dạng bảng khác nhau trong PowerPoint.

Bảng sau đây cho thấy các tính năng định dạng bảng khác nhau:

Đặc tính Tính năng phụ Sự miêu tả
Bàn Lựa chọn Cho phép bạn chọn toàn bộ bảng hoặc (các) hàng hoặc (các) cột tùy thuộc vào vị trí con trỏ của bạn.
Xem đường lưới Chuyển đổi hiển thị đường lưới trong bảng.
Những hàng, những cột Xóa bỏ Cho phép bạn xóa (các) hàng hoặc (các) cột đã chọn hoặc toàn bộ bảng.
Chèn lên trên Chèn một hàng phía trên hàng mà con trỏ hiện đang ở. Nếu bạn chưa đặt con trỏ trong bảng, con trỏ sẽ thêm một hàng mới ở đầu bảng.
Chèn bên dưới Chèn một hàng bên dưới hàng hiện có con trỏ. Nếu bạn chưa đặt con trỏ trong bảng, con trỏ sẽ thêm một hàng mới ở cuối bảng.
Chèn trái Chèn một cột vào bên trái của cột mà con trỏ hiện đang ở. Nếu bạn chưa đặt con trỏ trong bảng, nó sẽ thêm một cột mới vào bên trái của bảng.
Chèn bên phải Chèn một cột vào bên phải của cột mà con trỏ hiện đang ở. Nếu bạn chưa đặt con trỏ trong bảng, con trỏ sẽ thêm một cột mới vào bên phải bảng.
Hợp nhất Hợp nhất Cho phép bạn hợp nhất các ô, hàng hoặc cột. Điều này chỉ được bật nếu bạn đã chọn nhiều ô, hàng hoặc cột.
Chia ô Cho phép bạn chỉ định số hàng và cột mà phần hiện tại của (các) ô cần được tách.
Kich thươc tê bao Chiều cao chiều rộng Xác định chiều cao và chiều rộng của ô đã chọn. Thông thường, nếu bạn thay đổi các khía cạnh này cho một ô, sự thay đổi cũng sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hàng hoặc cột.
Phân phối hàng Cân bằng chiều cao của tất cả các hàng để vừa với chiều cao bảng hiện tại.
Phân phối các cột Cân bằng chiều rộng của tất cả các cột để vừa với chiều rộng bảng hiện tại.
Căn chỉnh Căn chỉnh theo chiều ngang Cho phép bạn căn chỉnh văn bản đã chọn sang trái, phải hoặc giữa ô.
Căn chỉnh dọc Cho phép bạn căn chỉnh văn bản đã chọn ở trên cùng, dưới cùng hoặc giữa ô.
Văn bản chỉ đạo Cho phép bạn thay đổi hướng của văn bản đã chọn trong các ô.
Lề ô Cho phép bạn xác định lề trong ô.
Kích thước bảng Chiều cao Cho phép bạn điều chỉnh chiều cao bảng - nó giữ lại chiều cao tương đối của các hàng riêng lẻ trong khi thay đổi chiều cao tổng thể của bảng.
Chiều rộng Cho phép bạn điều chỉnh chiều rộng bảng - nó giữ lại chiều rộng tương đối của các cột riêng lẻ trong khi thay đổi chiều rộng tổng thể của bảng.
Khóa tỷ lệ khung hình Chọn hộp này sẽ đảm bảo tỷ lệ giữa chiều cao và chiều rộng của bảng được duy trì khi một trong số này được thay đổi.
Sắp xếp Mang về phía trước Cho phép bạn di chuyển bảng lên trên một lớp hoặc sang phải lên trên cùng.
Gửi trở lại Cho phép bạn di chuyển bảng xuống dưới một lớp hoặc xuống dưới cùng của trang trình bày.
Ngăn lựa chọn Chuyển đổi thanh bên Lựa chọn và Hiển thị.
Căn chỉnh Cho phép bạn căn chỉnh toàn bộ bảng với tham chiếu đến trang chiếu.

Biểu đồ là một cách hiệu quả để biểu diễn dữ liệu. Danh sách dài các con số khó hiểu có thể ngay lập tức trở thành xu hướng có thể được phát hiện khi chúng được ghi lại dưới dạng biểu đồ. PowerPoint hỗ trợ việc bổ sung và định dạng biểu đồ.

Dưới đây là các bước để thêm biểu đồ vào PowerPoint.

Step 1 - Đi đến Illustrations nhóm dưới Insert ruy-băng.

Step 2 - Nhấp vào Chart tùy chọn để mở Insert Charthộp thoại. Bạn có thể chọn danh mục biểu đồ và chọn các loại biểu đồ riêng lẻ từ danh sách.

Step 3 - Chọn loại biểu đồ và nhấp vào OK hoặc bấm đúp vào loại biểu đồ để chèn biểu đồ vào trang chiếu.

Step 4- Cùng với biểu đồ, một bảng tính Excel cũng được khởi chạy. Bảng tính này là nguồn cho biểu đồ của bạn. Bạn có thể thay đổi tên danh mục, tên sê-ri và các giá trị riêng để phù hợp với nhu cầu của mình.

Khi bạn chỉnh sửa các giá trị và bảng trong Excel, biểu đồ sẽ được sửa đổi tương ứng.

Các tính năng định dạng biểu đồ PowerPoint đã được nhóm dưới ba dải băng: Design, LayoutFormat. Các phần bên dưới thảo luận về các tính năng dưới mỗi dải băng. Để truy cập các dải băng này, trước tiên bạn phải chọn biểu đồ.

Tính năng thiết kế biểu đồ

Bây giờ chúng ta sẽ hiểu các tính năng thiết kế biểu đồ khác nhau trong PowerPoint.

Bảng dưới đây mô tả các tính năng thiết kế biểu đồ khác nhau:

Đặc tính Tính năng phụ Sự miêu tả
Kiểu Thay đổi loại biểu đồ Thay đổi loại biểu đồ giữ nguyên dữ liệu.
Lưu dưới dạng mẫu Lưu loại biểu đồ hiện tại làm mẫu.
Dữ liệu Chuyển đổi hàng / cột Chuyển đổi dữ liệu excel hiện tại - điều này được bật khi bạn mở trang tính excel dữ liệu nguồn.
Chọn dữ liệu Thay đổi phạm vi dữ liệu được bao gồm trong biểu đồ.
Chỉnh sửa dữ liệu Thay đổi dữ liệu nguồn biểu đồ.
Làm mới dữ liệu Làm mới biểu đồ để hiển thị dữ liệu mới nhất.
Bố cục biểu đồ Bố cục biểu đồ Cung cấp danh sách các bố cục được xác định trước có thể được áp dụng ngay lập tức cho biểu đồ hiện tại chỉ với một cú nhấp chuột.
Kiểu biểu đồ Kiểu biểu đồ Cung cấp danh sách các kiểu được xác định trước có thể được áp dụng ngay lập tức cho biểu đồ hiện tại chỉ với một cú nhấp chuột.

Tính năng bố cục biểu đồ

Bây giờ chúng ta sẽ hiểu các tính năng bố cục biểu đồ khác nhau trong PowerPoint.

Bảng sau đây mô tả các tính năng bố cục biểu đồ khác nhau trong PowerPoint.

Đặc tính Tính năng phụ Sự miêu tả
Lựa chọn hiện tại Thả xuống Hiển thị phần tử biểu đồ hiện được chọn.
Lựa chọn định dạng Hiển thị hộp thoại định dạng lựa chọn để cập nhật lựa chọn.
Đặt lại thành Kiểu phù hợp Loại bỏ tất cả các tùy chỉnh biểu đồ và khớp biểu đồ với chủ đề bản trình bày tổng thể.
Chèn Hình ảnh Đặt một hình ảnh lên đầu biểu đồ.
Hình dạng Thêm hình dạng vào trang trình bày.
Hộp văn bản Thêm hộp văn bản vào trang chiếu.
Nhãn Tiêu đề biểu đồ Xác định khả năng hiển thị, vị trí và kiểu của tiêu đề biểu đồ.
Tiêu đề trục Xác định khả năng hiển thị, vị trí và kiểu của tiêu đề trục.
Huyền thoại Xác định khả năng hiển thị và vị trí của chú giải biểu đồ.
Nhãn dữ liệu Xác định khả năng hiển thị và vị trí của các nhãn dữ liệu.
Bảng dữ liệu Xác định khả năng hiển thị, vị trí và định dạng của bảng dữ liệu.
Axes Axes Xác định vị trí và tỷ lệ của trục.
Gridlines Xác định khả năng hiển thị và tỷ lệ của các trục.
Lý lịch Diện tích lô Chuyển đổi khu vực biểu đồ - chỉ khả dụng cho biểu đồ 2D.
Biểu đồ Wall Chuyển đổi tường biểu đồ - chỉ khả dụng cho biểu đồ 3D.
Tầng biểu đồ Chuyển đổi tầng biểu đồ - chỉ khả dụng cho biểu đồ 3D.
Xoay 3-D Chuyển đổi xoay vòng 3D của biểu đồ- chỉ khả dụng cho biểu đồ 3D.

Tính năng định dạng biểu đồ

Bây giờ chúng ta sẽ hiểu các tính năng định dạng biểu đồ khác nhau trong PowerPoint.

Bảng sau đây mô tả các tính năng định dạng biểu đồ khác nhau trong PowerPoint.

Đặc tính Tính năng phụ Sự miêu tả
Lựa chọn hiện tại Thả xuống Hiển thị phần tử biểu đồ hiện được chọn.
Lựa chọn định dạng Hiển thị hộp thoại định dạng lựa chọn để cập nhật lựa chọn.
Đặt lại thành Kiểu phù hợp Loại bỏ tất cả các tùy chỉnh biểu đồ và khớp biểu đồ với chủ đề bản trình bày tổng thể.
Kiểu dáng Tô hình dạng Cung cấp các sắc thái khác nhau để thêm vào mục chuỗi biểu đồ đã chọn. Bạn có thể chọn từ bóng mờ, kết cấu, hình ảnh hoặc bóng đổ dốc.
Biên giới Cung cấp các tùy chọn đường viền khác nhau cho mục chuỗi biểu đồ đã chọn. Bạn có thể chỉnh sửa màu, độ dày và kiểu viền.
Các hiệu ứng Cung cấp khả năng thêm các hiệu ứng đặc biệt vào mục chuỗi biểu đồ đã chọn.
Kiểu nghệ thuật chữ Điền văn bản Cho phép bạn thay đổi màu của văn bản trong biểu đồ.
Dàn ý Văn bản Cho phép bạn thêm đường viền cho văn bản trong biểu đồ và thay đổi màu, độ đậm và kiểu của đường viền.
Hiệu ứng văn bản Cho phép bạn thêm các hiệu ứng đặc biệt (như phản chiếu, đổ bóng, v.v.) vào văn bản trong biểu đồ.
Kiểu dáng nhanh Chứa danh sách các kiểu Word Art được xác định trước có thể được áp dụng cho văn bản đã chọn trong biểu đồ chỉ với một cú nhấp chuột.
Sắp xếp Mang về phía trước Cho phép bạn di chuyển biểu đồ lên theo một lớp hoặc sang phải lên trên cùng.
Gửi trở lại Cho phép bạn di chuyển biểu đồ xuống dưới một lớp hoặc xuống dưới cùng của trang trình bày.
Ngăn lựa chọn Chuyển đổi thanh bên Lựa chọn và Hiển thị.
Căn chỉnh Cho phép bạn căn chỉnh toàn bộ biểu đồ với tham chiếu đến trang chiếu.
Nhóm Cho phép bạn nhóm nhiều biểu đồ thành một đối tượng nhóm hoặc chia đối tượng nhóm thành các biểu đồ riêng lẻ.
Kích thước Chiều cao Cho phép bạn điều chỉnh chiều cao biểu đồ.
Chiều rộng Cho phép bạn điều chỉnh chiều rộng biểu đồ.

PowerPoint cung cấp một tính năng độc đáo gọi là SmartArt cho phép người dùng thêm văn bản vào các thiết kế nghệ thuật được xác định trước. Ưu điểm với SmartArt là mặc dù mỗi thành phần của SmartArt có thể được chỉnh sửa riêng lẻ, bạn cũng có thể sửa đổi toàn bộ SmartArt trong khi vẫn giữ nguyên các cài đặt trên từng thành phần riêng lẻ.

Các bước sau sẽ giúp bạn thêm SmartArt vào PowerPoint.

Step 1 - Đi đến Illustrations nhóm dưới Insert ruy-băng.

Step 2 - Nhấp vào SmartArt lệnh để mở Choose a SmartArt Graphichộp thoại. Bạn có thể chọn danh mục SmartArt và chọn các loại SmartArt riêng lẻ từ danh sách. Bạn cũng nhận được bản xem trước và mô tả ngắn về đồ họa trong phần xem trước.

Step 3 - Chọn loại SmartArt và nhấp vào OK hoặc bấm đúp vào kiểu SmartArt để chèn đồ họa vào trang chiếu.

Step 4 - Đồ họa được chèn vào trang chiếu cùng với ngăn văn bản nơi bạn có thể nhập / sửa đổi văn bản SmartArt.

Step 5 - Thêm các chi tiết cần thiết và đóng ngăn văn bản để hoàn tất việc chèn SmartArt.

Các tính năng định dạng PowerPoint SmartArt đã được nhóm dưới hai dải băng: DesignFormat. Các phần bên dưới thảo luận về các tính năng dưới mỗi dải băng. Để truy cập các dải băng này, trước tiên bạn phải chọn SmartArt.

Các tính năng thiết kế SmartArt

Bây giờ chúng ta sẽ hiểu các tính năng thiết kế SmartArt khác nhau trong PowerPoint.

Bảng sau đây mô tả các tính năng thiết kế SmartArt khác nhau trong PowerPoint.

Đặc tính Tính năng phụ Sự miêu tả
Tạo đồ họa Thêm hình dạng Thêm một hình dạng khác vào đồ họa SmartArt hiện tại; điều này cũng thêm một dấu đầu dòng khác trong ngăn văn bản.
Thêm dấu đầu dòng Thêm một dấu đầu dòng khác trong ngăn văn bản; điều này cũng thêm một hình dạng khác vào đồ họa.
Ngăn văn bản Chuyển đổi chế độ hiển thị ngăn văn bản.
Khuyến khích Dấu đầu dòng thụt lề đến cấp cao hơn trong ngăn văn bản - chỉ hữu ích trong SmartArt nhiều cấp.
Hạ cấp Dấu đầu dòng thụt lề xuống cấp thấp hơn trong ngăn văn bản - chỉ hữu ích trong SmartArt nhiều cấp.
Phải sang trái Giúp đảo ngược hướng của dòng SmartArt.
Đi lên Di chuyển dấu đầu dòng lên trong ngăn văn bản hoặc hình dạng sang bên trái trong đồ họa.
Đi xuống Di chuyển dấu đầu dòng xuống trong ngăn văn bản hoặc hình dạng sang bên phải trong đồ họa.
Bố cục Bố cục Cho phép bạn thay đổi bố cục của đồ họa SmartArt thành một từ danh sách.
Kiểu thông minh Thay đổi màu sắc Thay đổi bảng màu cho đồ họa SmartArt.
Kiểu SmartArt Cho phép bạn thay đổi kiểu đồ họa SmartArt thành một trong những kiểu được xác định trước từ danh sách bằng một cú nhấp chuột.
Cài lại Đặt lại đồ họa Loại bỏ tất cả các tùy chỉnh được thực hiện trên đồ họa SmartArt.
Đổi Chuyển đổi đồ họa SmartArt thành hình dạng thông thường hoặc văn bản thuần túy.

Tính năng định dạng SmartArt

Bây giờ chúng ta sẽ hiểu các tính năng định dạng SmartArt khác nhau trong PowerPoint.

Bảng sau đây mô tả các tính năng định dạng SmartArt khác nhau trong PowerPoint.

Đặc tính Tính năng phụ Sự miêu tả
Hình dạng Thay đổi hình dạng Thay đổi hình dạng đã chọn trong SmartArt thành một trong những hình dạng trong danh sách.
Lớn hơn Tăng kích thước của hình dạng đã chọn.
Nhỏ hơn Giảm kích thước của hình dạng đã chọn.
Kiểu dáng Tô hình dạng Cung cấp các sắc thái khác nhau để thêm vào mục đồ họa SmartArt đã chọn. Bạn có thể chọn từ bóng mờ, kết cấu, hình ảnh hoặc bóng đổ dốc.
Biên giới Cung cấp các tùy chọn đường viền khác nhau cho mục đồ họa SmartArt đã chọn. Bạn có thể chỉnh sửa màu, độ dày và kiểu viền.
Các hiệu ứng Cung cấp khả năng thêm các hiệu ứng đặc biệt vào mục đồ họa SmartArt đã chọn.
Kiểu nghệ thuật chữ Điền văn bản Cho phép bạn thay đổi màu của văn bản trong SmartArt.
Dàn ý Văn bản Cho phép bạn thêm đường viền vào văn bản trong SmartArt và thay đổi màu, độ đậm và kiểu của đường viền.
Hiệu ứng văn bản Cho phép bạn thêm các hiệu ứng đặc biệt (như phản chiếu, đổ bóng, v.v.) vào văn bản trong SmartArt.
Kiểu dáng nhanh Chứa danh sách các kiểu Word Art được xác định trước có thể được áp dụng cho văn bản đã chọn trong SmartArt chỉ với một cú nhấp chuột.
Sắp xếp Mang về phía trước Cho phép bạn di chuyển SmartArt lên một lớp hoặc sang phải lên trên cùng.
Gửi trở lại Cho phép bạn di chuyển SmartArt xuống dưới một lớp hoặc sang phải đến cuối trang trình bày.
Ngăn lựa chọn Chuyển đổi thanh bên Lựa chọn và Hiển thị.
Căn chỉnh Cho phép bạn căn chỉnh toàn bộ SmartArt với tham chiếu đến trang chiếu.
Nhóm Cho phép bạn nhóm nhiều SmartArt thành một đối tượng nhóm hoặc tách một đối tượng nhóm thành các SmartArt riêng lẻ.
Kích thước Chiều cao Cho phép bạn điều chỉnh chiều cao SmartArt.
Chiều rộng Cho phép bạn điều chỉnh chiều rộng SmartArt.

PowerPoint cung cấp hỗ trợ hoạt ảnh có thể được sử dụng hiệu quả để thêm một số chuyển động trong một bản trình bày đơn điệu và làm cho nó thú vị hơn. Hoạt ảnh có thể được áp dụng cho bất kỳ đối tượng nào trên trang chiếu và các chuyển động có thể tự động, hẹn giờ hoặc kích hoạt.

Các bước sau sẽ giúp bạn thêm và xem trước các hình ảnh động trong slide.

Step 1 - Đi đến Animation ruy-băng và nhấp vào Animation Pane để hiển thị thanh bên hoạt ảnh.

Step 2 - Chọn một trong các đối tượng trong trang chiếu và nhấp vào Add Animation tùy chọn menu.

Step 3 - Chọn từ một trong các tùy chọn Hoạt ảnh.

  • Entrance sẽ làm cho đối tượng xuất hiện trong màn hình.

  • Emphasis sẽ làm cho đối tượng được nhấn mạnh mà không xuất hiện hoặc rời khỏi màn hình.

  • Exit sẽ làm cho đối tượng biến mất khỏi màn hình.

Step 4 - Sau khi bạn thêm hoạt ảnh cho một đối tượng, nó sẽ hiển thị trong Animation pane.

Step 5- Theo mặc định, tất cả các hoạt ảnh được bắt đầu bằng một cú nhấp chuột, nhưng bạn có thể thay đổi điều này. Để thay đổi trình kích hoạt, hãy nhấp chuột phải vào đối tượng hoạt ảnh trên ngăn và chọn một trình kích hoạt thay thế.

  • Start On Click sẽ khiến hoạt ảnh bắt đầu khi bạn nhấp chuột.

  • Start With Previoussẽ làm cho hoạt ảnh bắt đầu với hoạt ảnh trước đó; nếu đây là đối tượng đầu tiên, nó sẽ bắt đầu ngay khi bạn đến trang chiếu trong khi trình chiếu.

  • Start After Previous sẽ khiến hoạt ảnh bắt đầu sau khi hoạt ảnh trước đó kết thúc.

Step 6 - Từ phần định thời gian, bạn cũng có thể thao tác định thời gian hoạt ảnh.

Step 7 - Để xem trước cài đặt hoạt ảnh, chỉ cần nhấp vào Play trên ngăn hoạt hình.

PowerPoint hỗ trợ tính năng chuyển đổi trang chiếu, cho phép bạn chỉ định cách chuyển đổi các trang chiếu trong khi trình chiếu.

Dưới đây là các bước để thêm và xem trước các chuyển đổi trang chiếu.

Step 1 - Chọn trang chiếu mà bạn muốn áp dụng quá trình chuyển đổi.

Step 2 - Đi đến Transition Scheme phía dưới cái Transitions ruy-băng.

Step 3- Chọn một trong các sơ đồ chuyển tiếp từ danh sách có sẵn. PowerPoint sẽ ngay lập tức hiển thị cho bạn bản xem trước của lược đồ. Nếu bạn không hài lòng, bạn có thể chọn một chương trình thay thế. Lược đồ được chọn cuối cùng sẽ áp dụng cho trang chiếu.

Step 4 - Bạn có thể thay đổi các hiệu ứng trên lược đồ chuyển tiếp đã chọn từ Effect Optionsthực đơn. Mỗi lược đồ đều có một bộ tùy chọn hiệu ứng duy nhất.

Step 5 - Bạn cũng có thể sửa đổi cài đặt thời gian chuyển đổi từ Timing phần.

Step 6 - Để xem trước quá trình chuyển đổi slide, hãy nhấp vào Preview.

Mặc dù PowerPoint được sử dụng để tạo bản trình bày, nhưng nó hỗ trợ nhiều loại tệp khác nhau khi lưu nội dung. Với một loạt các hệ điều hành và phiên bản Office có sẵn trên thị trường, sử dụng loại tệp pdf có thể là một cách tuyệt vời để đảm bảo mọi người đều xem các trang trình bày giống nhau.

Dưới đây là các bước để lưu bản trình bày dưới dạng tệp pdf.

Step 1 - Đi đến Backstage xem dưới File chuyển hướng.

Step 2 - Bấm vào Save As để mở hộp thoại Lưu dưới dạng.

Step 3 - Chọn loại tệp là .pdf từ danh sách các loại tệp được hỗ trợ.

Step 4 - Thêm tên riêng vào tệp và nhấp vào Save.

Step 5 - Tệp .pdf được tạo ở vị trí đã chỉ định.

PowerPoint cho phép các bài thuyết trình được lưu dưới dạng tệp video có thể được đăng trên nền tảng chia sẻ video như YouTube hoặc chỉ phát trên bất kỳ phương tiện nào khác.

Dưới đây là các bước để lưu bản trình bày dưới dạng tệp video.

Step 1 - Đi đến Backstage xem dưới File chuyển hướng.

Step 2 - Bấm vào Save As để mở hộp thoại Lưu dưới dạng.

Step 3 - Chọn loại tệp là .wmv từ danh sách các loại tệp được hỗ trợ.

Step 4 - Thêm tên riêng cho tệp và nhấp vào Lưu.

Step 5- Việc tạo video không phải là một quá trình tức thì như các loại tệp khác vì PowerPoint cần để tạo tệp video. Bạn có thể theo dõi tiến trình tạo video ở cuối cửa sổ trình bày của mình.

Step 6 - Khi quá trình tạo hoàn tất, tệp video sẽ được tạo ở vị trí đã chỉ định.

Trong số nhiều loại tệp mà PowerPoint hỗ trợ có một tập hợp các phần mở rộng cho tệp hình ảnh. Các phần mở rộng tệp hình ảnh được PowerPoint hỗ trợ bao gồmJPEG (.jpg), GIF (.gif), TIFF (.tiff) và Bitmap (.bmp).

Dưới đây là các bước để lưu bản trình bày dưới dạng tệp hình ảnh.

Step 1 - Đi đến Backstage xem dưới File chuyển hướng.

Step 2 - Bấm vào Save As để mở hộp thoại Lưu dưới dạng.

Step 3 - Chọn một trong các loại tệp hình ảnh từ danh sách các loại tệp được hỗ trợ.

Step 4 - Thêm tên riêng cho tệp và nhấp vào Lưu.

Step 5 - Hộp thoại Microsoft PowerPoint sẽ bật lên yêu cầu bạn chỉ cần trang chiếu đã chọn hay toàn bộ bản trình bày, hãy thực hiện lựa chọn của bạn.

Tệp hình ảnh tương ứng được tạo ở vị trí đã chỉ định.

Nếu bạn đã chọn một hình ảnh duy nhất, tệp hình ảnh sẽ được tạo tại vị trí được chỉ định. Nếu bạn đã chọn toàn bộ bản trình bày, thì PowerPoint sẽ tạo một thư mục có cùng tên với tệp bản trình bày tại vị trí được chỉ định. Mọi slide trong bài thuyết trình sẽ được chuyển đổi thành các tệp hình ảnh riêng lẻ và được lưu trữ trong thư mục này.

Đôi khi bạn cần chia sẻ các trang trình bày của mình với khán giả ở định dạng in trước khi bạn bắt đầu trình bày chúng để họ có thể ghi chú. Có những lúc khác khi bạn muốn gửi cho khán giả của mình những tờ rơi có ghi chú bổ sung.

Để in các trang trình bày, bạn phải truy cập vào Backstage xem dưới File và nhấp vào Print thực đơn.

Bảng sau đây mô tả các tùy chọn in khác nhau có sẵn trong PowerPoint.

Cài đặt chính Tùy chọn Sự miêu tả
In trang trình bày In tất cả các trang trình bày In tất cả các slide trong bản trình bày.
Lựa chọn in Chỉ in các đối tượng đã chọn.
In trang trình bày hiện tại Chỉ in trang trình bày đã chọn.
Phạm vi tùy chỉnh Xác định các trang trình bày bạn muốn in.
Trang trình bày Điều này giống với Phạm vi tùy chỉnh.
Bố trí in Trang trình bày toàn trang Một slide trên mỗi trang.
Trang ghi chú Trang trình bày và ghi chú cho mọi trang chiếu được in bên dưới một trang chiếu khác - một trang chiếu trên mỗi trang.
Đề cương In đề cương Slide.
Tài liệu phát tay In 1 hoặc 2 hoặc 3 hoặc 4 hoặc 6 hoặc 9 trang trình bày trên mỗi trang - được căn chỉnh theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Khi bạn in bản phát tay với 3 trang chiếu, bạn sẽ nhận được trang chiếu và các ghi chú được in cạnh nhau.
Đối chiếu Tùy chọn đối chiếu In các trang chiếu theo trình tự hoặc in nhiều bản sao của từng trang chiếu lần lượt.
Màu in Màu sắc Chọn các tùy chọn in màu, thang độ xám hoặc đen trắng. Mặc dù bạn có thể chọn bất kỳ cài đặt màu nào, nhưng kết quả đầu ra sẽ phụ thuộc vào loại máy in bạn sử dụng. Máy in không màu không thể in trang trình bày màu.

PowerPoint 2010 cho phép người dùng phát bản trình bày của họ trên internet cho khán giả trên toàn thế giới. Microsoft cung cấp dịch vụ Slide Show phát sóng miễn phí; tất cả những gì bạn cần làm là chia sẻ liên kết với khán giả của bạn và họ có thể xem bài thuyết trình từ bất cứ đâu. Không có thiết lập đặc biệt hoặc phí cần thiết để làm điều này; tất cả những gì bạn cần là tài khoản Windows Live.

Dưới đây là các bước để phát bản trình bày của bạn.

Step 1 - Đi đến Backstage xem dưới File chuyển hướng.

Step 2 - Bấm vào Save & Send, lựa chọn Broadcast Slide Show tùy chọn và nhấp vào Broadcast Slide Show cái nút.

Step 3 - Trong Broadcast Slide Show hộp thoại, nhấp vào Start Broadcast.

Step 4 - Đăng nhập vào tài khoản Windows Live của bạn trong hộp thoại đăng nhập.

Step 5 - Sau khi đăng nhập thành công, PowerPoint sẽ chuẩn bị bản trình bày để phát.

Step 6- PowerPoint sẽ cung cấp liên kết dịch vụ truyền phát mà bạn có thể chia sẻ với khán giả của mình. Nếu bạn không sử dụng dịch vụ Outlook, hãy nhấp vào "Copy Link"để dán liên kết vào email của bạn. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ Microsoft Outlook, hãy nhấp vào"Send in Email"và liệt kê tên khán giả của bạn.

Step 7 - Nhấp chuột vào Start Slideshow để bắt đầu trình chiếu.

Step 8 - Khi hoàn tất, bạn có thể nhấp vào End Broadcast để dừng trình chiếu trực tuyến.

Một số bản trình bày phù hợp hơn để phân phối dưới dạng đĩa CD cho khán giả. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể tạo một bao bì đĩa CD có thể được ghi vào đĩa CD và phân phối.

Dưới đây là các bước để đóng gói bản trình bày của bạn cho CD.

Step 1 - Đi đến Backstage xem dưới File chuyển hướng.

Step 2 - Bấm vào Save & Send, lựa chọn Package Presentation for CD tùy chọn và nhấp vào Package for CD cái nút.

Step 3 - Trên Package for CD, chọn gói hoặc tên CD. Sử dụng các tùy chọn quản lý tệp củaAddRemove để thêm hoặc xóa các tệp khác vào gói.

Step 4 - Sử dụng Add Filesđể thêm tệp vào gói. Bộ lọc loại tệp mặc định được đặt thành bản trình bày và chương trình, nhưng bạn có thể thay đổi bộ lọc này để tìm kiếm bất kỳ loại tệp nào.

Step 5 - Khi bạn đã có tất cả các tệp sẵn sàng cho gói, hãy nhấp vào "Copy to Folder" hoặc là "Copy to CD"và làm theo các bước để tạo gói cuối cùng.

Đôi khi điều quan trọng là phải bảo vệ bản trình bày và đảm bảo khán giả không được phép xem các trang trình bày. PowerPoint cung cấp cho người dùng khả năng bảo vệ các bản trình bày.

Dưới đây là các bước để bảo vệ bản trình bày bằng mật khẩu

Step 1 - Đi đến Backstage xem dưới File chuyển hướng.

Step 2 - Trên Info , nhấp vào Permissions thả xuống.

Step 3 - Chọn "Encrypt with Password"để kích hoạt bảo vệ bằng mật khẩu.

Step 4 - Nhập mật khẩu vào Encrypt Document hộp thoại.

Step 5 - Nhập lại mật khẩu trong Confirm Password hộp thoại.

Step 6 - Bản trình bày của bạn hiện đã được bảo vệ bằng mật khẩu.

Step 7 - Người đọc bây giờ sẽ phải nhập mật khẩu vào Password hộp thoại để mở tệp.

Step 8 - Để bỏ bảo vệ tệp, hãy làm theo các bước cho đến Bước 3 và xóa mật khẩu trong Encrypt Document hộp thoại.

PowerPoint cũng cho phép người dùng chia sẻ bản trình bày dưới dạng tệp đính kèm email. Mặc dù bạn có thể đính kèm bản trình bày từ bên ngoài chương trình, nhưng khả năng gửi email trực tiếp từ PowerPoint khá thuận tiện; điều này là do bạn không cần rời khỏi chương trình PowerPoint để gửi email.

Dưới đây là các bước để gửi email từ PowerPoint.

Step 1 - Đi đến Backstage xem dưới File chuyển hướng.

Step 2 - Bấm vào Save & Send, lựa chọn Send Using E-mail tùy chọn và nhấp vào Send as Attachment cái nút.

Step 3 - Điều này khởi chạy Outlook Send Emailcửa sổ có thêm bản trình bày dưới dạng tệp đính kèm. Bạn có thể thêm email của người nhận và gửi email.

Step 4 - Thay vì "Send as Attachment" bạn chon "Send as PDF", bạn sẽ nhận được tệp đính kèm pdf thay vì .pptx tập tin đính kèm.