Projektmanagement-Architektur

Die Projektmanagement-Architektur dient als Überblick über kollaborative PM -

• Ein- und Ausgänge des Systems.
• Faktoren, die vom System berücksichtigt werden müssen.
• Vom System bereitgestellte Dienste.
• Wie Dienste koordinieren und miteinander integrieren.

Schauen wir uns zwei frühere Architekturen an, die das Denken beeinflussen, bevor wir uns der Collaborative Project Management Architecture (CPMA) zuwenden.

Dixons integriertes Modell für PM

Die folgende Abbildung zeigt das kollaborative Managementmodell von Dixon:

Das System unterstützt im Großen und Ganzen drei Hauptverwaltungsbereiche:

• Project Management umfasst das Planen, Schätzen, Planen, Steuern und Bewerten der Aktivitäten innerhalb der Ressourcenbeschränkungen, um die Produktleistungskriterien zu erfüllen.

• Resource management beinhaltet eine genaue Identifizierung und Zuweisung von Ressourcen.

• Cost management beinhaltet die Analyse und Messung von Informationen über den geplanten und tatsächlichen Ressourcenverbrauch innerhalb des Projekts und befasst sich mit der Bewertung und Kontrolle der Projektüberwachung.

Die Systemeingaben sind die Bedürfnisse, um die man sich kümmern muss.

• Das Modul Detaillierte Planung und Zeitplanung verwaltet und steuert sowohl das Projekt- als auch das Ressourcenmanagement.

• Die Module Technical Development und Configuration Management führen PM-Funktionen aus.

• Das Modul Qualitätskontrolle und -überwachung erleichtert die Überwachung und Kontrolle.

• Die Systemausgaben umfassen Berichte und Ergebnisse.

Dixons Modell enthält kein Projekt-Repository und hat keine kollaborativen Aspekte. Der Verwaltungsprozess ist sequentieller Natur und der Einfluss eines Moduls auf das nächste ist einseitig. Dieses Modell ist nur auf genau definierte und wiederholte Umgebungen anwendbar.

Mauers Projektkoordinationsarchitektur

Zu den Systeminputs gehören Budget, Ressourcen und Ziele. Zu den Systemausgaben gehören Produkte, Lösungen, Prozesse und Metriken. Metriken werden verwendet, um die Projektleistung zu analysieren und zu untersuchen.

Das Modul Projektkoordinationsmanagement verwaltet die weichere Seite des PM, die sich mit persönlichen Interaktionen befasst. Die vier Hauptkomponenten des Projektkoordinierungssystems sind:

• The project repository- Es fungiert als Projektspeicher. Alle Informationen zum Projekt werden hier gespeichert.

• The project planning component - Es ermöglicht Teammitgliedern, den Grad der Abhängigkeiten zwischen Informationselementen zu messen und das Projekt in Bezug auf Zeit und Ressourcen zu planen.

• The project execution component- Es unterstützt und fördert das Workflow-Management mithilfe des Projektplans. Es ermöglicht eine Neuplanung und Neuplanung.

• The project control component - Es unterstützt die Überwachung des Projekts, ermöglicht es den Teammitgliedern, den aktuellen Status zu bewerten und die Metriken zu sammeln.

Dieses Modell spielt auf die Zusammenarbeit an und betont nur die Koordinationsebene und spezifiziert die Ein- und Ausgänge des Systems nicht klar. Die Spezifikationen für Input und Output ermutigen die Teammitglieder, zusätzliche Inputs für ein PM-System und vom System erzeugte Outputs in Betracht zu ziehen.

Das Maurer-Modell ist sehr umfassend und umfasst sowohl Systemfunktionen als auch den unterstützenden Managementkontext, in dem die Funktionen funktionieren. Es beschreibt die Systemfunktionen und -dienste als Module, gibt jedoch nicht an, wie diese Module miteinander zusammenhängen.

Die folgende Abbildung zeigt das kollaborative Managementmodell von Mauer -

Kollaborative Projektmanagement-Architektur

Die kollaborative PM-Architektur umfasst vier Kernkomponenten:

• Projektpräsenz.
• Kollaborative Support-Levels.
• Projekt Wissensmanagement.
• Projektzyklus.

Die folgende Abbildung zeigt das kollaborative Projektmanagement -

Projektpräsenz

Präsenz kann als das Gefühl beschrieben werden, in einer Umgebung zu sein, und bezieht sich auf Präsenz in der realen Welt. Die folgenden drei Komponenten unterstützen verteilte Projektmitglieder, um ein besseres gemeinsames Verständnis des Projektkontexts zu erreichen.

• Project dictionary - Hier werden Schlüsselbegriffe, Konzepte, Prozesse und Methoden kurz definiert und präzisiert.

• Business Rules and Policies- Die Teammitglieder legen ausdrücklich projektbezogene Regeln und Vorschriften für alle Standorte fest. Diese Regeln und Richtlinien ermöglichen es den Teammitgliedern, bestimmte Standards für Projektaktivitäten zu befolgen und beizubehalten und diese Aktivitäten für den späteren Abruf zu dokumentieren.

• Project Context Information- Die Teammitglieder sollten mit dem Projektkontext vertraut sein, um langfristig produktiv zu sein. Projekthintergrund, -grenzen und -ziele müssen ordnungsgemäß dokumentiert und allen Projektmitgliedern mitgeteilt werden.

Kollaborative Support-Levels

Wenn Menschen zusammenarbeiten, gibt es drei Modi, in denen Menschen zusammenarbeiten können:

• Gesammelte Arbeit
• Koordinierte Arbeit
• Konzertierte Arbeit

Gesammelte Arbeit

Auf dieser Ebene unternimmt jedes Mitglied des Teams eine individuelle Anstrengung.

• Die Koordination zwischen den Mitgliedern ist nicht erforderlich, damit jedes Mitglied produktiv ist.

• Die Teamproduktivität ist im Grunde die Summe der individuellen Anstrengungen.

• Die Arbeitsweise hier ist analog zu einem Team von Sprintern, von denen jeder die bestmögliche individuelle Anstrengung macht.

• Prozessstruktur und Aufgabenstruktur sind niedrig oder nicht vorhanden. Der Bedarf an interaktiven Kommunikationshinweisen ist ebenfalls recht gering. Typische Computeranwendungen zur Unterstützung gesammelter Arbeiten sind Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Grafikanwendungen.

Koordinierte kollaborative Ebene

Auf dieser Ebene hängt der Erfolg des Teams von seiner Fähigkeit ab, seine Bemühungen zu koordinieren und miteinander zu kooperieren.

• Diese Ebene der Zusammenarbeit umfasst die Behandlung von Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten.

• Koordinierte kollaborative Prozesse sind in der Regel geordnet, strukturiert und durch Übergaben und fortschreitende Integration gekennzeichnet.

• Typische Computeranwendungen zur Unterstützung koordinierter Arbeit umfassen E-Mail, Teamkalender, Workflow-Automatisierung und vieles mehr.

• Diese Ebene unterscheidet sich von der kollektiven Ebene, da sie in Bezug auf Prozesse, spezifische Meilensteine ​​und Übergaben strukturierter ist.

Konzertierte kollaborative Ebene

Auf dieser Ebene tragen alle Teammitglieder gemeinsam zur Gruppenleistung bei, und die Leistung eines Einzelnen beeinflusst die Leistungsfähigkeit aller anderen Mitglieder.

• Die Aufgaben- und Prozessstruktur ist bei konzertierter Arbeit weitaus höher als bei koordinierter Arbeit, da jedes Verhalten eines Teammitglieds gleichzeitig die Produktivität anderer beeinflusst und der Bedarf an interaktiver Kommunikation kontinuierlich wird.

• PM auf konzertierter Ebene erfordert eine enge Koordination und Zusammenarbeit zwischen den Projektmitgliedern.

• Das PM-Tool unterstützt alle Funktionen, die auf der gesammelten und koordinierten Ebene erwähnt werden.

• Auf dieser Ebene kann ein Mitarbeiter Dokumente gemäß der vordefinierten Benutzerrolle suchen, abrufen, aktualisieren und hochladen.

Projektzyklus

Project Cycle hebt die Inhalte hervor, die eine gemeinsame Unterstützung erfordern. Es hat vier Hauptschritte. Wir identifizieren einige allgemeine Aktivitäten, die bei jedem Schritt ausgeführt werden müssen - verschiedene Projekte können Variationen für diese Schritte aufweisen.

Schritt 1 - Ein klares Verständnis für das Projekt haben.

• Sinnes- und Entscheidungsaufgaben wie die Ermittlung des Projektumfangs, der Ziele, der wichtigsten Sponsoren und der Kluft zwischen der aktuellen Situation und der idealen Situation (die Kluft zwischen „wie sie ist“ und „zu sein“).

• Schätzung des Ressourcenbedarfs für das Projekt (wie Budget, Zeit und Personal).

• Die Analyse und Bewertung der Lösungsalternativen und die Durchführung von Risikoanalysen sind einige typische Funktionen dieser Phase.

Schritt 2 - Erstellen eines Plans zur Erreichung der Projektziele.

• Typische Funktionen sind Analyse- und Entscheidungsaktivitäten wie die Verteilung des Projekts auf überschaubare Aufgaben und Unteraufgaben.

• Analyse der gegenseitigen Abhängigkeit von Aufgaben untereinander.

• Bildung des Projektteams, Zuweisung und Zuweisung von Ressourcen und Aufgaben an Teammitglieder.

• Erstellen eines Projektplans, Definieren von Fortschrittsmessungen, Planen des Risikomanagements und des Änderungsmanagements, Erstellen des Kommunikationsplans und Einrichten eines Projektnotizbuchs, das alle projektbezogenen Dokumente enthält.

Schritt 3 - Ausführen des Projektplans

• Informationen zum Projektfortschritt sammeln.

• Ausführen des Risiko- und Änderungsmanagements, Aktualisieren und Verwalten des Projektnotizbuchs.

• Diese Phase ist der dynamischste und wichtigste Teil von PM. Ein kollaboratives PM-Tool verbessert die Fähigkeit zur Projektverfolgung erheblich.

Schritt 4 - Identifizieren der Abmeldekriterien

• Nachdenken über den Projektprozess, einschließlich dessen, was richtig und was falsch gelaufen ist, und Vergleich der anfänglichen Projektplanung mit dem aktuellen Projektprozess.

• Ermittlung möglicher Verbesserungen, wenn das identische Projekt in Zukunft durchgeführt wird.

Kollaboratives Wissensmanagement

Das Wissensmanagement konzentriert sich auf die Verwaltung von Daten, Informationen und Wissen auf Unternehmensebene. Wissen kann in zwei Kategorien unterteilt werden -

• Tacit knowledge - zu wissen wie und was.

• Explicit knowledge - über Fakten, Zahlen und Theorien Bescheid wissen.

Wissensmanagement ist der Prozess des Aufnehmens, Erstellens, Teilens und Verwendens von Wissen. Der Unterschied zwischen Projektmanagement und Wissensmanagement wird in der folgenden Tabelle hervorgehoben:

Projektmanagement (PM)	Wissensmanagement (KM)
PM erfordert einen begrenzten Aufwand für einen bestimmten Zeitraum	KM ist ein fortlaufender Prozess, in dem Wissen so lange aufrechterhalten wird, wie es wichtig ist.
PM ist objektiv orientiert.	KM ist nicht unbedingt objektorientiert; es ist eine Art von sich.

Wissen wird gemäß den laufenden Projektaktivitäten erstellt und geändert, und der Kontext der Wissenserstellung und -anwendung ist von Bedeutung.

• Projekte machen KM zeitlich und kontextbezogen unverzichtbar.

• Ein KM-Tool hilft bei Aktivitäten zur Wissensgenerierung wie Wissensaustausch und Konversionsaustausch, implizites Wissen und Externalisierung durch Kommunikation.

• KM legt Regeln, Vorschriften, Richtlinien usw. fest und bietet Funktionen zum Sammeln von Informationen, Zugriff, Aktualisieren, Abrufen, Unternehmen und Archivieren.

• Es erleichtert Funktionen zur Informationsintegration aus verschiedenen Quellen. Die tatsächlichen Daten und Informationen werden in einem Dokumentrepository in verschiedenen Dokumentformaten gespeichert.

Collaborative Knowledge Management ermöglicht das Übertragen von Daten von einer Quelle zu einer anderen, z. B. das Importieren oder Archivieren wichtiger E-Mail-Austausche als Textdateien. Durch das Sammeln von Daten und Informationen aus mehreren Projekten ermöglicht KM den Projektmanagern, projektübergreifende Informationen zu vergleichen und gegenüberzustellen, um Muster abzuleiten und so Wissen zu schaffen.