Verwaltung öffentlicher Bibliotheken - Finanzen
Finanzen sind das Rückgrat jeder öffentlichen Bibliothek. Bibliotheksverwalter müssen den Betrieb kontrollieren sowie die Finanzen der Einrichtung überwachen und verwalten. Die finanziellen Aktivitäten der öffentlichen Bibliothek umfassen die Verwaltung der Mittel, die Budgetierung und die Kostenkontrolle. Es geht auch um das Wachstum von Vermögenswerten.
Finanzierungsquellen für die öffentliche Bibliothek
Öffentliche Bibliotheken können Mittel aus folgenden Quellen erhalten:
Nationale Mittel, die an Staaten oder Provinzen verteilt werden.
Die kommunale Körperschaft vergibt kommunale Mittel an die öffentliche Bibliothek, die aus Parkplätzen, Steuern und anderen Instrumenten zur Erzielung von Einnahmen generiert wurden. Die Bibliothekare müssen diese Mittel beantragen.
Private Spenden, die von Wohltätigkeitsorganisationen und interessierten Personen geleistet werden.
Manchmal werden Gelder intern gesammelt, indem Auktionen für den Verkauf von Wissensressourcen durchgeführt werden.
Funktionen der Finanzabteilung der öffentlichen Bibliothek
Im Folgenden sind die Funktionen aufgeführt, die von der Finanzabteilung einer öffentlichen Bibliothek ausgeführt werden:
Finanzberichterstattung an Direktoren, Manager und Mitarbeiter.
Budgetvorbereitung und -zuweisung
Verwaltung der jährlichen Prüfung
Alle Belege verwalten
Vorbereitung von Steuern und anderen staatlichen Einreichungen
Berichterstattung an Spender und Bewilligungsagenturen
Der Finanzzyklus einer öffentlichen Bibliothek
Der Finanzierungszyklus einer öffentlichen Bibliothek umfasst die folgenden allgemeinen Schritte:
Planning- Das Managementteam versucht herauszufinden, was in der Bibliothek zu tun ist. Dies sind unvollständige Projekte und neue Projekte. Anschließend werden die Ergebnisse den Direktoren empfohlen. Bewerten Sie die anstehenden Ausgaben für diese Projekte. Direktoren und überprüfen Sie es und legen Sie Ziele für einen bestimmten Zeitraum fest, z. B. ein Jahr.
Budgeting- Berücksichtigen Sie alle Einnahmen und Kosten sowie die für den laufenden Betrieb erforderlichen Kosten. Überprüfen und analysieren Sie die Einnahmen und Kosten des letzten Jahres in Zahlen. Schätzung der Einnahmen und Kosten für das neue Geschäftsjahr.
Income Sources - Zuweisungen von der Regierung, Beiträge der Freundeskreise, Zuschüsse, Spenden, Spendenverkauf, Geldstrafen und Gebühren.
Expenses - Kraftstoff, Bibliotheksmaterial, Gehälter der Mitarbeiter.
Operating - Führen Sie den geplanten Plan aus.
Reporting- Erstellung von Monats- und Jahresberichten zur Überwachung des Fortschritts der Finanzaktivitäten. Es zeichnet den Eröffnungssaldo, die Transaktion und den Schlusssaldo für jeden Fonds auf. Eine Bilanz gibt ein finanzielles Gesamtbild der Bibliothek wieder.
Ressourcenmobilisierung in der öffentlichen Bibliothek
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Manager öffentlicher Bibliotheken Bibliotheksressourcen mobilisieren können. Um zu wissen, wie die Ressourcen mobilisiert werden, muss man zuerst wissen:
Was ist Ressourcenmobilisierung?
Es ist ein Sammelbegriff für den Prozess der Generierung von Einnahmen aus verschiedenen Ressourcen sowie für die Bereitschaft der Bibliothek, dem Benutzer die Wissensressourcen effizient und wirtschaftlich bereitzustellen.
Möglichkeiten der Mittelbeschaffung
Die Bibliotheksverwalter müssen eine wirksame Strategie zur Mobilisierung von Ressourcen festlegen und diese effizient umsetzen, um Spenden für die Bibliothek zu sammeln. Im Folgenden sind einige Möglichkeiten zur Mobilisierung von Ressourcen aufgeführt:
Kontaktaufnahme mit einer Geberagentur für finanzielle Unterstützung.
Durchführung von Spendenprogrammen und Veranstaltungen, Einladung von Gästen zur Teilnahme und Beantragung von Spenden für die Bibliothek.
Bewahren Sie Spendenboxen an Orten wie Banken, gesellschaftlichen Zusammenkünften und anderen öffentlichen Bereichen auf, um eine Spende anzufordern. Diese Praxis erzeugt eine geringere Menge, ist aber spürbar.
Festlegen von Sammelstellen für Sachspenden wie Möbel, Fahrzeuge, Schreibwaren und Werkzeuge.
Bitte um freiwillige Unterstützung für die Bibliothek von Hochschulen und Schulen.
Fundraising aus dem Verkauf einer Publikation und dem Angebot von Kaufprogrammen.
Kostenwirksamkeitsanalyse der öffentlichen Bibliothek
Unter den begrenzten verfügbaren Mitteln muss eine öffentliche Bibliothek ihr Budget mit Bedacht einsetzen. Die Kostenwirksamkeitsanalyse (CEA) ist eine vergleichende Analyse der Kosten und der Wirksamkeit der von den öffentlichen Bibliotheken bereitgestellten Dienste. Dieses Tool unterstützt das Management auch dabei, Entscheidungen über die Zuweisung von Budgets zu treffen und zu bestimmen, welche Services bereitgestellt werden sollen. Es wird in Bezug auf das Verhältnis erzeugt.
Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)
Kosten-Nutzen-Analyse der öffentlichen Bibliothek
Eine Kosten-Nutzen-Analyse (CBA) wird durchgeführt, um festzustellen, wie schlecht oder wie gut die Ausführung eines Plans ausgefallen ist. Es misst alle positiven und negativen Ergebnisse eines Programms in Geld.
CBA ist hilfreich, wenn es darum geht, Entscheidungen über Investitionen zu treffen und zwei oder mehr Alternativen zu vergleichen.
Eine Alternative wird von Bibliotheksverwaltern nur gewählt, wenn Nutzen> Kosten.
Total Cost – Total Benefit = Net Benefit
Wo,
Wenn der Nettonutzen + ve beträgt, beträgt der Kostenvorteil + ve.
Wenn der Nettonutzen –ve ist, ist der Kostenvorteil -ve.
Öffentliche Bibliothek Jahresbericht
Der Jahresbericht einer öffentlichen Bibliothek enthält normalerweise folgende Informationen:
Das Leitbild der Bibliothek
Schreiben des Vorsitzenden des Verwaltungsrates / Kuratoriums
Ein Brief des CEO der Bibliothek
Ein paar Zeugnisse der Gönner
Ein paar Testimonials der Abonnenten
Bildliche Zeitleiste mit erreichten Meilensteinen und einer kurzen Beschreibung der Erfolge
Die Zahlen und Diagramme zeigen die während eines Geschäftsjahres erzielten Einnahmen und verwendeten Mittel
Die konsolidierte Gewinn- und Verlustrechnung und Finanzlage
Die Liste der Spender, Direktoren und Bibliothekszweige