SAP Business - Workflows erstellen

Sie können Ihre Workflows im SAP-System erstellen, um die Geschäftsprozesse zu automatisieren, die eine Abfolge von Aufgaben, Schritten und Ereignissen enthalten. Wenn Sie Aufgaben mithilfe des Workflows automatisieren, kann der Benutzer auf einfache Weise Maßnahmen ergreifen, ohne auf technische / funktionale Schwierigkeiten zu stoßen. Sie können im SAP-Posteingang des Benutzers Benachrichtigungen über ausstehende Workitems festlegen. Mit einem einzigen Klick ruft es die richtige Transaktion auf und navigiert zum entsprechenden Bildschirm.

Lassen Sie uns sehen, wie ein Workflow erstellt wird, wenn ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag im System stellt. Folgende Schritte müssen ausgeführt werden -

Step 1 - Definieren Sie den Organisationsplan T-Code PPOCE

Diese Transaktion ist der einfachste Weg, einen Organisationsplan im SAP-System zu definieren. Sie müssen das Startdatum der Organisationseinheit eingeben → Klicken Sie auf das grüne Häkchen, wie im folgenden Screenshot gezeigt.

Step 2 - Erstellen Sie eine Workflow-Vorlage T-Code PFTC_INS

Wählen Sie im Feld Aufgabentyp die Workflow-Vorlage aus. Zum Erstellen von Aufgaben: Wählen Sie wie oben gezeigt im Feld Aufgabentyp die Option Standardaufgabe aus und klicken Sie auf Erstellen.

Navigieren Sie nun zum Erstellen des Workflows im Workflow Builder zu T-Code: SWDD

Im Workflow Builder stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, die als Schritttypen bezeichnet werden. Sie können sie per Drag & Drop in den Workflow einfügen.

Step 3 - Erstellen Sie eine Benachrichtigung über Abwesenheit.

Navigieren Sie zum Definieren der ersten Aufgabe zu T-Code: PFTC_INS

Wählen Sie im Feld Aufgabentyp die Option Standardaufgabe aus.

Geben Sie die folgenden Werte ein und speichern Sie die Aufgabe. Sobald Sie die Aufgabe gespeichert haben, erhalten Sie die Code-ID unter der Nummer 93XXX989

Wählen Sie im Feld Name die Option Form_created aus
Wählen Sie in Abk. Create_form aus
Wählen Sie im Workitem-Text vik_notif_absence-create aus
Wählen Sie unter Objekttyp die Option FORMABSENC aus
Wählen Sie im Feld Methode die Option ERSTELLEN aus
Kontrollkästchen Synchrone Objektmethode, Objektmethode mit aktiviertem Dialog

Step 4 - Fügen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Aufgabe zum Workflow hinzu.

Anstelle des undefinierten Schritts im Workflow müssen Sie Ihrem Workflow eine Aktivität hinzufügen.

Wie im folgenden Screenshot zu sehen ist, wurde mit T-Code: PFTC_INS eine Task TS99500654 separat erstellt.

In den Schritteigenschaften können Sie je nach Anforderung verschiedene Optionen auswählen. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen - Weiter mit Dialogfeld, wie im obigen Screenshot gezeigt. Es zeigt, dass das Workitem des Workflows sofort zur Verarbeitung zur Verfügung gestellt wird. Da wir WF_INITIATOR in Ausdruck unter Agenten eingegeben haben, ist die Person, die den Workflow startet, einer der Empfänger des Workitems. Es ist auch eine Bindungsoption definiert, die bestätigt, dass die Abwesenheitsbenachrichtigung nicht nur in dieser Aufgabe, sondern auch im Workflow - _WI_ObjectId → & ABSENCEFORM & - enthalten ist.

Jetzt sieht der Workflow Builder im grafischen Modus folgendermaßen aus:

Step 5 - Erste Aufgabe im SAP-Posteingang.

Nachdem der Workflow ausgeführt wurde, werden Workitems wie E-Mails im SAP-Posteingang erstellt. Wenn es ausgeführt wird, ruft es die jeweilige Aufgabe oder den Transaktionsbildschirm auf. Wenn Sie diesen Workflow ausführen, wird das Formular zur Benachrichtigung über Abwesenheit angezeigt.

Klicken Sie auf Abbrechen, um die Verarbeitung der ersten Benachrichtigung abzubrechen. Der Workflow-Posteingang enthält ein Element zur Verarbeitung - das Erstellen einer Abwesenheitsbenachrichtigung. Wählen Sie das Workitem aus und klicken Sie auf Ausführen (F8). Dies kehrt zum Bildschirm "Benachrichtigung über Abwesenheit erstellen" zurück, in dem das Formular zur Benachrichtigung über Abwesenheit angezeigt wird. Geben Sie die Details in das Formular ein und klicken Sie auf Speichern. Dadurch wird das Workitem aus dem Posteingang entfernt.

Step 6 - Aktivieren Sie die Benachrichtigung über Abwesenheit im Posteingang.

Das erstellte Formular wird zur Genehmigung mit dem Objekt formabsenc-genehmigen an den Supervisor gesendet. Als nächstes erstellen Sie eine neue Aufgabe mit T-Code: PFTC_INS

Step 7 - Fügen Sie dem Workflow eine zweite Aufgabe hinzu.

Sie müssen die Aufgabe „Benachrichtigung über Abwesenheit im Workflow prüfen“ mithilfe des im vorherigen Schritt generierten Aufgabencodes aufnehmen.

Definieren Sie außerdem die Bindungseigenschaften wie im folgenden Screenshot gezeigt.

Sie müssen die Variable Approver im Workflow-Container erstellen. Navigieren Sie zum Menü auf der linken Seite unten. Sie sehen eine Menüoption Workflow-Container. Doppelklicken Sie auf die zu erstellende Option.

Geben Sie die folgenden Felder ein -

Element - Genehmiger
Name - Genehmiger
Beschreibung - Genehmiger der Abwesenheitsanfrage
Referenztabelle - WFSYST
Referenzfeld - AGENT

Im Feld Position müssen Sie die Positions-ID gemäß Organisationsplan eingeben. Dies kann mit T-Code: PPOCE überprüft werden. Stellen Sie im Textfeld kein "S" voran.

Wenn ein Genehmigender keine Entscheidung über die Urlaubsanfrage getroffen hat, können Sie auch Fristen hinzufügen, um ein Workitem für die versäumte Frist im Business Workplace des Genehmigenden hinzuzufügen.

Im Workflow Builder werden zwei Ergebnisse angezeigt: Genehmigt und Abgelehnt.

Step 8 - Testen Sie erneut im Posteingang.

Als Nächstes müssen Sie den Workflow ausführen, und Sie werden zum Workitem verschoben, um eine Benachrichtigung über die Abwesenheit zur Verarbeitung zu erstellen. Dies liegt daran, dass zum Zeitpunkt der Erstellung einer Aufgabe die Option "Weiter mit sofortigem Dialogfeld" ausgewählt wurde.

Navigieren Sie nun mit der Benutzer-ID des Genehmigenden zu Business Workplace, und Sie sehen das zu verarbeitende Workitem und andere im Workitem zu erwähnende Attribute. Wählen Sie das Workitem zum Überprüfen der Abwesenheitsbenachrichtigung aus und wählen Sie Ausführen.

Die Anfrage entweder ablehnen oder genehmigen. Beachten Sie die beiden Schaltflächen: Genehmigen und Ablehnen.

Step 9 - Integrieren Sie die Benutzerentscheidung für die erneute Übermittlung.

Falls der Urlaubsantrag vom Genehmigenden abgelehnt wird, haben Sie auch die Möglichkeit, der abgelehnten Ausgabe eine Benutzerentscheidung hinzuzufügen. Auf diese Weise kann der Anforderer Änderungen vornehmen und die Genehmigungsanforderung erneut einreichen.

Sie müssen dem Workflow den Schritttyp: Benutzerentscheidung hinzufügen. Dadurch sieht Ihr Workflow wie folgt aus:

Der Benutzerentscheidungsschritt ist wie folgt definiert:

Step 10 - Dritter Test im SAP-Posteingang.

Wenn die Anforderung nicht genehmigt wird, ist der nächste Schritt die Benutzerentscheidung. Da wir Folgendes eingegeben haben: (& WF_INITIATOR &) als Agent für den Schritt, wird die Anforderung zurückkommen, um die Entscheidung zu treffen. Sie haben zwei Möglichkeiten, die Anfrage zu überarbeiten oder die Anfrage zurückzuziehen.

Step 11 - Überarbeitungsbenachrichtigung über Abwesenheit definieren

Dazu müssen Sie einen undefinierten Schritt hinzufügen - Benachrichtigung überarbeiten.

Step 12 - Aktivität → dritte Aufgabe zum Workflow hinzufügen.

Um diesen Schritt hinzuzufügen, müssen Sie die folgenden Einträge vornehmen:

Verwenden Sie FORMABSENC-UPDATE als Objekt.

Geben Sie in der Bindungsoption _WI_Object_ID <= & ABSENCEFORM & ein

Fügen Sie unter Agenten → & _WF_INITIATOR & im Ausdrucksfeld hinzu

Step 13 - Benachrichtigung zur Genehmigung des Urlaubs senden.

Um eine Benachrichtigung zu senden, müssen Sie einen neuen Schritt "Mail senden" hinzufügen. Sie müssen diesen Schritt auf den undefinierten Schritt ziehen - nach dem Ergebnis des Schritts „Benachrichtigung über Abwesenheit prüfen“.

Um diesen Schritt hinzuzufügen, müssen Sie die folgenden Einträge vornehmen:

Wählen Sie den Empfängertyp - Geben Sie das Organisationsobjekt ein
Agenten auswählen → Wählen Sie den Ausdruck & _WF_INITIATOR &.
Geben Sie die Betreffzeile als <"Genehmigt lassen"> ein
Geben Sie den E-Mail-Text als <"Genehmigt"> ein

Wenn Sie die Eingabetaste drücken, werden Sie nach dem Namen und der Abkürzung der Aufgabe gefragt.