Oficina de gestión de proyectos (PMO)
Introducción
Cuando las organizaciones crecen, establecen diferentes entidades para gobernar las prácticas respectivas.
La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es la entidad creada para gobernar los procesos, prácticas, herramientas y otras actividades relacionadas con la gestión de proyectos en una organización.
Esta oficina (equipo) define y mantiene los estándares para la gestión de proyectos en la organización.
Por lo general, la dirección de la organización asigna un equipo de expertos en el campo de la gestión de proyectos para ejecutar la oficina de gestión de proyectos.
La organización busca calificaciones como certificaciones PMI y una amplia experiencia en la gestión de grandes proyectos al seleccionar personas para la oficina de gestión de proyectos.
Construcción de una oficina de gestión de proyectos
Debido a la complejidad de los proyectos actuales, la función de gestión de proyectos debe ser una práctica madurada y optimizada.
Por tanto, las organizaciones buscan mejores formas de gestionar los proyectos para maximizar los márgenes de beneficio. Para esto, las organizaciones buscan la optimización de procesos, la mejora de la productividad y la construcción de sus resultados finales.
Dado que hay muchos parámetros involucrados en la función de gestión de proyectos (como personas, tecnología, comunicación y recursos), gobernar la función de gestión de proyectos por parte de la alta dirección puede ser riesgoso.
Por lo tanto, una oficina de gestión de proyectos es la solución ideal para construir y mantener la práctica de gestión de proyectos como una función capaz de la organización.
Implementar una oficina de gestión de proyectos es lo mismo que cualquier otro proyecto de cambio organizacional. Por tanto, se aborda con una metodología fuerte, rígida y con mucha experiencia.
Hay una serie de pasos clave involucrados en la construcción de una oficina de gestión de proyectos y el PMBOK (Cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos) puede ser una gran referencia para este propósito.
¿Es una sobrecarga?
Algunas organizaciones tradicionales ven la oficina de gestión de proyectos como un gasto general. Esto se debe principalmente al hecho de que la organización es lo suficientemente pequeña donde no hay una necesidad explícita de una oficina de gestión de proyectos.
En tales organizaciones, la dirección general puede regir la práctica de la dirección de proyectos. Para el resto de organizaciones donde hay grandes proyectos, una oficina de gestión de proyectos es mucho más que un gasto general.
En la actualidad, la economía mundial se encuentra en recesión. Por lo tanto, muchas empresas buscan recortar costos para mantenerse en el entorno empresarial.
Entre las formas de hacer esto, la reducción de personal y el cierre de departamentos se han convertido en dos opciones populares. En tales casos, la oficina de gestión de proyectos se ha convertido en una víctima fácil, ya que no agrega ninguna cifra al balance final de la empresa.
Por tanto, se ha convertido en un reto para las oficinas de dirección de proyectos justificar su trabajo ante la alta dirección.
Las ventajas de una PMO
La gestión de proyectos es una de las funciones clave de una organización. Por lo tanto, refinar los procesos relacionados con la gestión de proyectos podría agregar mucho valor a los resultados de la organización.
Esto es exactamente lo que hace una oficina de gestión de proyectos exitosa.
¿Por qué falla la PMO?
Según las estadísticas históricas, solo un tercio de las oficinas de gestión de proyectos funcionan y el resto no funciona como se esperaba.
Esta es una de las principales preocupaciones que enfrenta la alta dirección al decidir construir una oficina de gestión de proyectos para una organización. La dirección duda del éxito de la oficina de gestión de proyectos desde el principio.
Una de las principales razones por las que la oficina de gestión de proyectos fracasa es la falta de apoyo de la dirección ejecutiva. En la mayoría de los casos, la dirección ejecutiva no tiene suficiente conocimiento sobre cómo apoyar y guiar una oficina de gestión de proyectos.
En segundo lugar, la incapacidad de la oficina de gestión de proyectos provoca fallas. Esto se debe principalmente a las personas y los recursos asignados a la oficina de gestión de proyectos.
Conclusión
La oficina de gestión de proyectos es una de las entidades que agregará valor a las grandes organizaciones a largo plazo. Una oficina de gestión de proyectos podría ser una carga para las organizaciones de menor escala y tal establecimiento puede terminar como un fracaso.
Una oficina de gestión de proyectos exitosa puede mejorar la productividad de los equipos de proyecto y generar un gran ahorro de costos. Además de eso, puede hacer que la organización sea una entidad más madura y capaz.