Gestión de registros de proyectos
Introducción
La gestión de proyectos es un enfoque que ayuda a los gerentes a gestionar los proyectos. La gestión de proyectos también significa utilizar controles para cumplir con los plazos y otros requisitos, como el costo del proyecto.
Estos controles implican un registro adecuado y eficaz de las actividades de gestión del proyecto. La gestión de registros es un enfoque sistemático para organizar, planificar y rastrear documentos durante el curso de la ejecución del proyecto.
AZ of Project Record Management
Un sistema de registro es un proceso sistemático en el que una organización determina las siguientes consideraciones, actividades y características:
El tipo de información que se debe registrar.
Un proceso para registrar datos.
Manejo y recolección de registros.
El período de tiempo de retención y almacenamiento.
Eliminación o protección de registros relacionados con eventos externos.
Elementos de un sistema de gestión de registros.
Análisis de contenido, que establece o describe el sistema de registro.
Un plan de archivo, que indica el tipo de registro que se requiere para cada proyecto.
Un documento de requisitos de cumplimiento, que describirá los procedimientos de TI que todos deben seguir. Esto garantizará que los miembros del equipo cumplan plenamente.
Un método que recopila documentos obsoletos. Estos deben realizarse en todas las fuentes de registros, como correos electrónicos, servidores de archivos, etc.
Un método para auditar registros.
Un sistema que captura los datos del registro.
Un sistema que garantiza el seguimiento y la presentación de informes sobre la forma en que se mantienen los registros.
Tres etapas de registros
En el proceso de gestión de registros del proyecto, hay tres etapas distintas. Estas etapas tienen muchas otras actividades involucradas para completar y lograr los objetivos de cada etapa.
Las etapas son:
La creación de registros
Mantenimiento de registros
Almacenamiento y recuperación de registros
Echemos un vistazo a cada una de las etapas en detalle.
Crear registros
Esto se refiere a la razón subyacente de por qué se está creando el registro. Esto podría ser por un recibo o por un informe de control de inventario o por alguna otra razón.
El objetivo principal de la gestión de registros del proyecto es determinar el flujo de la gestión de registros una vez que se crea el registro. Cuando se trata de crear registros, se deben responder las siguientes preguntas.
¿Quién verá el registro?
¿Quién será el propietario final del disco?
¿Quién es responsable de almacenar el registro?
Mantenimiento de registros
Desarrollar una operación para almacenar los registros se refiere a mantener los registros. Los niveles de acceso a los registros deben definirse en esta etapa y deben tomar todas las medidas necesarias para evitar que los registros caigan en manos equivocadas.
Deben existir procedimientos de cumplimiento y medidas de seguridad adecuados para evitar el uso indebido de los registros.
Almacenamiento y recuperación
El almacenamiento de registros puede referirse tanto al almacenamiento manual de documentos como al almacenamiento digital. Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que los registros se devuelvan en la forma en que se tomaron prestados. El mantenimiento de registros también se refiere a la cantidad de tiempo que se pueden mantener los registros.
Algunas organizaciones pueden conservar registros hasta seis años, mientras que otras menos años. Si los registros se guardan digitalmente, es necesario crear las carpetas adecuadas. Una vez creados, los documentos antiguos deben archivarse para conservar el espacio en el disco duro.
Una visión para la planificación de la gestión de registros
Es necesario planificar los registros que se cotejan. A continuación, se describen los pasos que la administración debe tomar para garantizar que el proceso de planificación de registros sea exitoso.
Identificación de roles, que garantizan que los registros se gestionen correctamente.
Asignar roles dedicados o nombrar personas dedicadas para categorizar los registros, que están disponibles en una organización.
Nombrar profesionales de TI para implementar sistemas que mantengan y respalden la gestión de registros.
Los gerentes deben asegurarse de que los miembros del equipo conozcan los procedimientos establecidos para la gestión de registros.
El proceso de gestión de registros debe analizar el contenido de los documentos que se guardarán.
Implemente un plan de archivos, que almacenará los diferentes tipos de archivos en una organización.
Desarrolle programas de retención, que pueden variar de una organización a otra dependiendo de la actividad que se lleve a cabo.
Diseñe soluciones efectivas de gestión de registros.
Planificación de cómo se puede mover el contenido a los métodos de grabación.
Desarrolle un plan donde se pueda realizar la integración del correo electrónico.
Planifique un procedimiento de cumplimiento para el contenido social.
Desarrollar procedimientos de cumplimiento que alineen los objetivos del sistema de registro del proyecto.
Conclusión
Un registro es un documento o un almacenamiento electrónico de datos en una organización que actúa como evidencia o guía. La gestión de registros de un proyecto es un proceso sistemático que permite a las personas conservar registros para uso futuro.
Describe los detalles que son relevantes para el proyecto. Por lo tanto, la gestión de registros del proyecto debe ser monitoreada y retenida de manera cuidadosa.