Herramientas de gestión de proyectos
Introducción
La gestión de proyectos es una de las tareas de mayor responsabilidad en las organizaciones modernas. La gestión de proyectos se utiliza en muchos tipos de proyectos que van desde el desarrollo de software hasta el desarrollo de aviones de combate de próxima generación.
Para ejecutar un proyecto con éxito, el director del proyecto o el equipo de gestión del proyecto deben contar con el apoyo de un conjunto de herramientas.
Estas herramientas pueden ser herramientas diseñadas específicamente o herramientas de productividad regulares que se pueden adoptar para el trabajo de gestión de proyectos.
El uso de tales herramientas generalmente facilita el trabajo de los gerentes de proyecto y estandariza el trabajo y la rutina de un gerente de proyecto.
A continuación se muestran algunas de las herramientas que utilizan los directores de proyectos en todos los dominios:
Plan de proyecto
Todos los proyectos que deberían ser gestionados por un director de proyecto deberían tener un plan de proyecto. El plan del proyecto detalla muchos aspectos del proyecto que se ejecutará.
En primer lugar, detalla el alcance del proyecto. Luego, describe el enfoque o la estrategia utilizada para abordar el alcance y los objetivos del proyecto.
La estrategia es el núcleo del plan del proyecto. La estrategia puede variar según el propósito del proyecto y los requisitos específicos del proyecto.
La asignación de recursos y el cronograma de entrega son otros dos componentes principales del plan del proyecto. Estos detallan cada actividad involucrada en el proyecto así como la información como quién las ejecuta y cuándo.
Esta es información importante para el director del proyecto, así como para todas las demás partes interesadas del proyecto.
Lista de verificación de hitos
Esta es una de las mejores herramientas que puede usar el gerente de proyecto para determinar si está bien encaminado en términos del progreso del proyecto.
El director del proyecto no tiene que utilizar un software caro para realizar un seguimiento de esto. El director del proyecto puede utilizar una plantilla sencilla de Excel para realizar este trabajo.
La lista de verificación de hitos debe ser un documento en vivo que debe actualizarse una o dos veces por semana.
Gráfico de gantt
El diagrama de Gantt ilustra el cronograma del proyecto y le muestra al gerente del proyecto las interdependencias de cada actividad. Los diagramas de Gantt se utilizan universalmente para cualquier tipo de proyecto, desde la construcción hasta el desarrollo de software.
Aunque derivar un diagrama de Gantt parece bastante fácil, es una de las tareas más complejas cuando el proyecto está involucrado en cientos de actividades.
Hay muchas formas de crear un diagrama de Gantt. Si el proyecto es pequeño y simple, puede crear su propio diagrama de Gantt en Excel o descargar una plantilla de Excel de Internet.
Si el proyecto tiene un alto valor financiero o una exposición de alto riesgo, entonces el director del proyecto puede utilizar herramientas de software como MS Project.
Software de gestión de proyectos
Con la introducción de la tecnología informática, ha habido una serie de herramientas de software desarrolladas específicamente para fines de gestión de proyectos. MS Project es una de esas herramientas que se ha ganado el corazón de los directores de proyectos de todo el mundo.
MS Project puede usarse como una herramienta independiente para rastrear el progreso del proyecto o puede usarse para rastrear proyectos complejos distribuidos en muchas áreas geográficas y administrados por varios gerentes de proyecto.
Hay muchos otros paquetes de software para la gestión de proyectos además de MS Project. La mayoría de estas nuevas incorporaciones son portales en línea para actividades de gestión de proyectos donde los miembros del proyecto tienen acceso a los detalles y el progreso del proyecto desde cualquier lugar.
Reseñas de proyectos
Un mecanismo integral de revisión de proyectos es una gran herramienta para la gestión de proyectos. Las empresas más maduras tienden a tener revisiones de proyectos más estrictas y completas en lugar de las básicas realizadas por organizaciones más pequeñas.
En las revisiones de proyectos, se considera principalmente el progreso del proyecto y el cumplimiento de los estándares del proceso. Por lo general, las revisiones de proyectos van acompañadas de auditorías del proyecto por parte de un tercero (interno o externo).
A continuación, se realiza un seguimiento de los incumplimientos y los elementos de acción para completarlos.
Reseñas de entrega
Las revisiones de entrega garantizan que las entregas realizadas por el equipo del proyecto cumplan con los requisitos del cliente y se adhieran a las pautas generales de calidad.
Por lo general, un equipo externo o supervisores (internos) llevan a cabo la revisión de la entrega y las principales partes interesadas de la entrega del proyecto sí participan en este evento.
La revisión de entrega puede decidir rechazar la entrega debido a los estándares de calidad y no conformidades.
Tarjetas de puntuación
Cuando se trata del desempeño del equipo del proyecto, un cuadro de mando es la forma de rastrearlo. Cada gerente de proyecto es responsable de acceder al desempeño de los miembros del equipo y reportarlo a la alta gerencia y RRHH.
Esta información se utiliza luego con fines de promoción y desarrollo de recursos humanos. Una tarjeta de puntuación completa y una evaluación del desempeño pueden colocar al miembro del equipo en la posición correcta.
Conclusión
Un director de proyecto no puede ejecutar su trabajo sin un conjunto de herramientas adecuado. Estas herramientas no tienen que ser software de renombre o algo así, pero pueden ser técnicas sencillas y probadas para gestionar el trabajo del proyecto.
Tener un conjunto sólido de herramientas de administración de proyectos siempre hace que el trabajo de los gerentes de proyectos sea placentero y productivo.