SharePoint - Fonctionnalité de liste supplémentaire

SharePoint fournit de nombreuses fonctionnalités pour les listes. Il fournit un stockage pour les données de la liste, la possibilité de personnaliser le schéma de la liste et la possibilité d'afficher, d'ajouter, de modifier et de supprimer des éléments de liste, etc. le niveau du champ et de la liste, l'approbation du contenu, la gestion des versions des éléments, etc.

Vues

Commençons à travailler avec Viewssur les données de liste. Nous voici de retour dans la liste des auteurs, et comme vous le constatez, nous n'avons ajouté que quatre éléments. Avec seulement quatre éléments, il n'est pas difficile de recueillir les informations dont nous avons besoin à partir de ses données.

À mesure que le nombre d'articles augmente, disons de 4 à 50 à 100, à peut-être 500, il devient de plus en plus difficile de simplement jeter un coup d'œil à la liste et d'obtenir rapidement les informations dont nous avons besoin. Pour résoudre ce problème, SharePoint vous permet de créer plusieurs vues sur les listes, afin que nous puissions filtrer les informations dont nous n'avons pas besoin, telles que:

• Nous pouvons trier les valeurs de champ.
• Nous pouvons regrouper des informations.
• Nous pouvons obtenir des totaux.
• Nous pouvons également avoir différentes manières de présenter les informations.

Pour la plupart des listes, lorsque vous les créez, vous en obtenez une Viewpar défaut. Cela s'appelle leAll Items View et c'est le point de vue que nous avons vu dans l'exemple ci-dessus.

Voyons maintenant comment nous pouvons créer des vues personnalisées. Tout comme pour la création du schéma de liste, SharePoint nous offre plusieurs façons de créer des vues. Une façon est de commencer avec une vue existante et de modifier le tri et le filtrage des différentes colonnes. Nous pouvons obtenir les données comme vous le souhaitez, puis les enregistrer dans une nouvelle vue.

Vous remarquerez que si nous allons aux autres en-têtes de colonne, la plupart d'entre eux nous donnent un petit menu déroulant auquel nous pouvons accéder comme indiqué ci-dessous pour l'en-tête Salaire / Taux.

Accédez à l'autre en-tête de colonne - Bio. Il n'a pas de liste déroulante car il contient plusieurs lignes de texte. Les autres colonnes ont cette option. Cela nous donne la possibilité de trier les informations ou de les filtrer.

Créons ici un filtre qui n'affiche que les employés.

Une fois que nous avons ajouté ce filtre, notez qu'il y a une petite icône dans l'en-tête de colonne qui indique que ces valeurs de champ ont été filtrées. Trions-les par ordre décroissant.

Nous avons donc maintenant une nouvelle vue des données, c'est-à-dire la vue par ordre décroissant.

Désormais, le filtrage et le tri ne sont pas conservés. Par conséquent, nous devons enregistrer la vue par ordre décroissant pour l'avenir.

Si nous retournons simplement à la liste des auteurs, nous verrons All Items. Si nous voulons avoir une vue qui n'est queEmployees, triés par Salaire / Taux décroissant, cliquez sur SAVE THIS VIEW option.

Nous appellerons cette vue la vue Employés. Sélectionnez parmi les options proposées si cette vue doit être disponible pour tous les utilisateurs ou uniquement pour moi. Cliquez sur Enregistrer.

Nous avons donc maintenant les deux vues différentes, la vue Tous les éléments et la vue Employés, nous pouvons basculer entre ces vues en utilisant les liens en haut de la vue Liste, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.

Validation

Nous ajouterons des règles de validation simples aux champs et aux éléments d'une liste SharePoint. Désormais, lorsque nous avons créé la liste des auteurs, nous avons ajouté des règles de validation en utilisant les propriétés des différents types de champs.

Cliquez sur New Itemde la liste des auteurs. Maintenant, cliquez surSave.

Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, vous obtiendrez deux erreurs. C'est parce que nous avons indiqué que le nom et le salaire / taux sont des champs obligatoires.

Entrez le nom et le salaire / taux comme Aamir Jameel et 1500 respectivement. Cliquez surSave.

Comme vous pouvez le voir, nous avons toujours un problème avec Salaire / Taux, car lorsque nous avons créé le champ, nous avons indiqué que sa valeur devait être comprise entre 0 et 1000, et 1500 ne répond pas à cette exigence. Cliquez sur Annuler.

Accédez à l'onglet Liste du ruban, puis cliquez sur List Settings. Cliquez surName. Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, c'est un champ obligatoire,

Maintenant, revenez en arrière, cliquez sur Salaire / Taux et faites défiler vers le bas. Vous verrez que c'est aussi un champ obligatoire.

Ici, nous avons également défini la plage de valeurs valide. Donc, tout va bien si le type de champ a ces propriétés, mais que faites-vous si ce n'est pas le cas? Eh bien, nous pouvons ajouter une simple validation personnalisée. Donc, si nous faisons défiler vers le bas, vous pouvez voir qu'il y a une zone pour la validation de la colonne. Développons cela. Ici, nous pouvons spécifier une formule et ensuite donner un message si la valeur saisie par l'utilisateur ne satisfait pas cette formule.

Si vous n'êtes pas familiarisé avec la création de formules dans SharePoint, il existe un lien qui vous explique comment procéder.

Maintenant, la validation que nous voulons ajouter est que si vous n'êtes pas un employé, votre salaire / taux indique votre taux horaire et nous voulons dire que la valeur maximale du taux est de 50,00 $. Donc ici, la validation dépend à la fois de la valeur du champ Employé et du champ Salaire / Taux. Par conséquent, au lieu d'ajouter la validation à l'un de ces champs, nous allons l'ajouter à l'élément, puis la façon dont nous indiquons la validation de l'élément est en accédant aux paramètres de la liste.

Cliquez sur Validation Settings et définissez la formule comme indiqué ci-dessous.

La condition va donc être assez simple, premièrement, êtes-vous un employé? Donc, si vous êtes un employé, nous avons déjà défini la plage valide de valeurs de salaire entre 0 et 1000. Par conséquent, seule la valeur True est renvoyée. Si vous n'êtes pas un employé, nous vérifierons si le salaire / taux est inférieur ou égal à 50.

Si cette formule renvoie True, l'élément est considéré comme valide. S'il renvoie faux, il n'est pas valide. Enfin, nous ajoutons le message d'erreur «Le tarif maximum pour un contributeur est de 50 $».

Ceci termine les paramètres de validation. Cliquez sur Enregistrer.

Revenez maintenant à la liste des auteurs et ajoutez un nouvel élément. Nous nommerons cela comme Test, cochez la case Employé (comme nous testons pour un employé), entrez Salaire / Taux comme 800, puis cliquez sur Enregistrer.

Les données ont été enregistrées. Il n'y a pas eu d'erreur. Entrons maintenant dans des conditions différentes. Accédez à la liste des auteurs. Nous appellerons cela Test 2.

Maintenant, ne cochez pas la case Employé car nous supposons maintenant que la personne est un contributeur. Entrez le salaire / taux est 800, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous verrez un message d'erreur. Par conséquent, modifions le salaire / taux à une valeur valide.

Entrez 40 dans le champ Salaire / Taux.

Cliquez sur Enregistrer.

Vous verrez que les données sont enregistrées correctement et sont mises à jour dans la liste comme indiqué dans la capture d'écran suivante.

Champs de recherche

Nous examinerons les relations de liste et les champs de recherche. Nous créerons une nouvelle liste contenant des informations sur les cours.

Step 1 - Aller à Site Contents → ‘add an app' → Custom List.

Step 2- Spécifiez la liste des cours, puis cliquez sur Créer. Ouvrez la liste des cours. Il n'y a qu'une seule colonne appelée Titre, qui représentera le titre du cours.

Step 3- Créez une deuxième colonne, qui contiendra le nom de l'auteur. Accédez à LISTE sur le ruban. Cliquez sur Créer une colonne.

Step 4 - Nommez cette colonne comme Author. Nous pouvons juste avoir une seule ligne de texte où l'utilisateur entre le nom de l'auteur. Cependant, nous avons déjà les noms des auteurs dans la liste des auteurs, nous allons donc présenter à l'utilisateur une liste déroulante dans laquelle il pourra sélectionner l'auteur. Par conséquent, au lieu de créer un champ de ligne unique de texte, nous créerons un champ de recherche.

Step 5- Ensuite, nous devons spécifier quel champ à partir de quelle liste nous montrerions à l'utilisateur. SharePoint a défini les valeurs appropriées par défaut, mais si nous voulons modifier la liste, nous pouvons le sélectionner dans la liste déroulante. Une fois terminé, cliquez sur OK.

Step 6 - Ce cours est des didacticiels SharePoint et vous pouvez voir que nous avons une liste déroulante pour l'auteur.

Stockage de données de liste

Les données des listes sont stockées dans des lignes et des colonnes. Pour chaque base de données de contenu, il existe une table qui stocke les données des listes. Vous pouvez relier les listes entre elles, appliquer l'intégrité relationnelle et valider.

Les gens supposent assez souvent que de nombreuses fonctionnalités d'une base de données relationnelle existent avec des listes et qu'un ensemble de listes devient presque comme une base de données relationnelle, mais ce n'est pas le cas.

Vous devez penser aux listes plus comme un ensemble de feuilles de calcul Excel où vous pouvez avoir une feuille de calcul liée à une autre feuille de calcul, et vous pouvez appliquer la validation sur des colonnes ou des cellules via un formulaire simple. Par conséquent, un ensemble de listes dans SharePoint ne ressemble pas à une base de données relationnelle.