ऑडिटिंग - शैक्षिक संस्थानों का ऑडिट
इस अध्याय में, हम शैक्षिक संस्थानों के ऑडिट पर चर्चा करेंगे।
शैक्षिक संस्थानों के खातों का रखरखाव
इंडिया सोसाइटी पंजीकरण अधिनियम, 1860 के तहत बड़ी संख्या में शैक्षणिक संस्थान पंजीकृत हैं। शिक्षण संस्थानों के गठन के पीछे उद्देश्य शिक्षा का प्रसार करना है, न कि सिर्फ मुनाफा कमाना। निम्नलिखित तालिका राशि के संग्रह के स्रोतों और शैक्षणिक संस्थानों द्वारा किए गए विभिन्न प्रकार के खर्चों को सूचीबद्ध करती है -
संग्रह का मुख्य स्रोत
- प्रवेश शुल्क, ट्यूशन फीस, परीक्षा शुल्क, जुर्माना, आदि।
- छात्रों से प्रतिभूति।
- जनता से दान
- भवन, पुरस्कार, रखरखाव, आदि के लिए सरकार से अनुदान
व्यय / भुगतान के प्रकार
शिक्षण और गैर-शिक्षण कर्मचारियों के लिए वेतन, भत्ते और भविष्य निधि योगदान।
परीक्षा का खर्च
स्टेशनरी और प्रिंटिंग का खर्च
छात्रवृत्ति और वजीफा का वितरण
फर्नीचर और स्थिरता की खरीद और मरम्मत
Prizes
खेल और खेल पर खर्च
त्योहार और समारोह का खर्च
पुस्तकालय की किताबें
समाचार पत्र और पत्रिकाओं
चिकित्सा व्यय
ऑडिट फीस और ऑडिट खर्च
बिजली का खर्च
टेलीफोन का खर्च
प्रयोगशाला चलाने और रखरखाव
प्रयोगशाला के उपकरण
भवन मरम्मत और रखरखाव
शैक्षिक संस्थानों की प्रारंभिक ऑडिट
शैक्षिक संस्थानों की लेखापरीक्षा करते समय एक लेखा परीक्षक द्वारा निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार किया जाना चाहिए -
यह पुष्टि की जानी है कि क्या उनकी नियुक्ति का पत्र (ऑडिटर का) क्रम में है।
लेखा परीक्षक को शैक्षिक संस्थानों द्वारा बनाए गए पुस्तकों, दस्तावेजों, रजिस्टर और अन्य रिकॉर्ड की एक सूची प्राप्त करनी चाहिए।
उसे पिछले वर्ष की ऑडिट रिपोर्ट की जांच करनी चाहिए और यदि कोई हो, तो अवलोकन और योग्यता को ध्यान में रखना चाहिए।
उसे ट्रस्ट डीड, चार्टर ऑफ रेगुलेशन से खातों और ऑडिट के बारे में महत्वपूर्ण प्रावधानों को नोट करना चाहिए।
उसे ट्रस्टी बोर्ड की बैठक के मिनटों या स्थाई संपत्ति, निवेश या वित्त शक्ति के प्रतिनिधिमंडल की बिक्री या खरीद के बारे में महत्वपूर्ण निर्णयों के लिए शासी निकाय की जांच करनी चाहिए।
कॉलेजों और विश्वविद्यालय के मामले में, अनुदान आयोग उन्हें कुछ शर्तों के अधीन अनुदान प्रदान करता है। ऑडिटर को अनुदानों से संबंधित सभी शर्तों का अध्ययन करना चाहिए।
ऑडिटर को अनुदान सहायता के बारे में राज्य संहिता की जांच करनी चाहिए।
उसे संबंधित कानूनों के सभी प्रावधानों और नियमों के बारे में जानकारी होनी चाहिए जो कि खाता और ऑडिट की पुस्तकों से संबंधित हैं।
आंतरिक नियंत्रण प्रणाली
ऑडिटर को स्वतंत्र रूप से प्राधिकरण प्रक्रियाओं, रिकॉर्ड रखरखाव, परिसंपत्तियों की सुरक्षा, रोटेशन और कर्मचारियों की ड्यूटी के विभाजन आदि के बारे में आंतरिक नियंत्रण प्रणाली की जांच करनी चाहिए, कुछ महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं, जिन्हें ऑडिटर द्वारा जांच पर रखने के लिए विचार करने की आवश्यकता है। आंतरिक नियंत्रण प्रणाली -
आंतरिक नियंत्रण और आंतरिक जांच प्रणाली काम कर रही है या नहीं, यदि हां, तो कैसे प्रभावी रूप से।
क्या नियमित अंतराल पर अचल संपत्तियों, दुकानों और उपभोग्य सामग्रियों को भौतिक रूप से सत्यापित करने की कोई व्यवस्था है।
एक लेखा परीक्षक को उचित प्राधिकरण से संबंधित नियंत्रण प्रणाली को सत्यापित करना चाहिए, उद्धरण प्राप्त करना, खातों का उचित रखरखाव और अचल संपत्तियों की खरीद, सामग्री की खरीद, निवेश, आदि के बारे में रिकॉर्ड करना चाहिए।
क्या बैंक के सुलह बयान को नियमित अंतराल पर तैयार किया जाता है और अस्पष्ट जाँच के लिए किस तरह की कार्रवाई की जाती है जो लंबे समय से लंबित थीं।
क्या उचित अधिकारियों द्वारा फीस की माफी को ठीक से मंजूरी दी गई है।
जो व्यक्ति फीस और कैशियर इकट्ठा कर रहा है, वही व्यक्ति नहीं होना चाहिए।
श्रेणीवार शुल्क प्राप्य और वास्तविक शुल्क सामंजस्य प्राप्त किया या नहीं।
क्या एकत्रित शुल्क दैनिक आधार पर बैंक में जमा किया जाता है।
शुल्क संग्रह रजिस्टर दैनिक आधार पर बनाए रखा जाना चाहिए।
क्या खेल सामग्री, स्टेशनरी, प्रयोगशाला वस्तुओं के आपूर्तिकर्ता की अनुमोदित सूची आसानी से उपलब्ध है।
भुगतान के लिए नियंत्रण प्रणाली पर्याप्त है या नहीं।
सेमिनार और सम्मेलनों के लिए कॉन्फ्रेंस हॉल और क्लास रूम आदि देने की व्यवस्था।
यदि फीस संरचना में परिवर्तन के साथ फीस संरचना को ठीक से अधिकृत किया गया है तो
आस्तियों और देयताओं की लेखा परीक्षा
संपत्ति और देयताओं का लेखा-परीक्षण करते समय निम्नलिखित बातों पर विचार किया जाना चाहिए -
राज्य सरकार / विश्वविद्यालय अनुदान आयोग (यूजीसी) से प्राप्त होने पर परिसंपत्तियों की खरीद पर अनुदान पर विचार करते हुए परिसंपत्ति रजिस्टर का सत्यापन किया जाना चाहिए।
मूल्यह्रास का सत्यापन बहुत महत्वपूर्ण है; यह संपत्ति के उपयोगी जीवन या कंपनी अधिनियम के अनुसार, जो भी लागू हो, के अनुसार होना चाहिए।
यदि शिक्षण संस्थान भारतीय लोक न्यास अधिनियम के तहत चल रहा है, तो यह एक लेखा परीक्षक की जाँच के लिए होना चाहिए, जहाँ निवेश किए गए हैं, क्योंकि भारतीय लोक न्यास अधिनियम के अनुसार, निवेश केवल विशिष्ट प्रतिभूतियों में किया जा सकता है।
यदि दान निवेश के रूप में प्राप्त होता है, तो एक लेखा परीक्षक को दाता के साथ सभी संबंधित पत्राचार की जांच करनी होती है।
निवेश और अचल संपत्तियों की खरीद के लिए कानून की सभी लागू आवश्यकताएं पूरी होनी चाहिए।
एक लेखा परीक्षक को अनुदान की शर्तों और प्रक्रियाओं से संबंधित राज्य कोड और प्रावधानों को पढ़ना चाहिए। उसे राज्य / यूजीसी की आवश्यकताओं को भी सत्यापित करना चाहिए जो अनुदान प्राप्त करने के लिए शैक्षणिक संस्थानों द्वारा पूरा किया जाना है और अनुदानों की निरंतरता के लिए भी है।
शैक्षिक संस्थानों की आय का लेखा परीक्षा
शैक्षणिक संस्थानों की आय का लेखा-परीक्षण करते समय एक लेखा परीक्षक द्वारा निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार किया जाना चाहिए -
प्रवेश शुल्क, ट्यूशन फीस, खेल शुल्क, परीक्षा शुल्क आदि के शुल्क और प्राप्त शुल्क को अनुमोदित शुल्क संरचना के आधार पर सत्यापित किया जाना चाहिए।
प्राप्त फीस के साथ फीस रसीद के काउंटरफॉइल का सत्यापन रजिस्टर प्राप्त किया जाना चाहिए।
राज्य सरकार और विश्वविद्यालय अनुदान आयोग द्वारा निर्धारित शर्तों को सत्यापित किया जाना चाहिए कि क्या पूरा हुआ या नहीं।
कैश बुक को रसीद बुक और फीस रजिस्टर के काउंटरऑफ के साथ सत्यापित किया जाना चाहिए।
प्राप्य शुल्क और प्राप्त वास्तविक शुल्क को समेट लिया जाना चाहिए।
छात्रावास के आवास, मेस, हाउसकीपिंग और कपड़ों, आदि के शुल्क और प्राप्त होने वाले शुल्क की जांच की जानी चाहिए।
कैश बुक को दान प्राप्त रजिस्टर से सत्यापित किया जाना चाहिए।
दान प्राप्त करने के लिए दान की प्रकृति के अनुसार हिसाब दिया जाना चाहिए, राजस्व प्रकृति दान और पूंजी प्रकृति दान के लिए सावधान भेद होना चाहिए; अनुदान प्राप्त करने के लिए एक ही प्रक्रिया का पालन किया जाना है।
अनुदान का उद्देश्य और उपयोग समान होना चाहिए।
निवेश रजिस्टर और नकद पुस्तक को निवेश और लाभांश, आदि पर ब्याज के कारण प्राप्त आय के लिए सत्यापित किया जाना चाहिए।
शैक्षिक संस्थानों के व्यय की लेखा परीक्षा
शैक्षिक संस्थानों के व्यय का लेखा परीक्षण करते समय एक लेखा परीक्षक द्वारा निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार किया जाना चाहिए -
बिजली खर्च, टेलीफोन खर्च, पानी का शुल्क, स्टेशनरी और प्रिंटिंग, खेल वस्तुओं की खरीद को उद्धरण, खरीद बिल, आवक रजिस्टर और सेवा प्रदाताओं से प्राप्त बिलों आदि के साथ ठीक से सत्यापित किया जाना चाहिए। सभी खरीद उचित व्यक्ति द्वारा अधिकृत होनी चाहिए।
ऐसे मामले में जहां हॉस्टल खाद्य पदार्थों, प्रावधानों, कपड़ों आदि की खरीद करते हैं, उन्हें ठीक से सत्यापित किया जाना चाहिए।
स्रोत, कर्मचारी राज्य बीमा और भविष्य निधि में कटौती किए गए कर के सत्यापन की जाँच की जानी चाहिए। यह भी बहुत महत्वपूर्ण है कि सभी कटौती की गई राशि को किसी भी डिफ़ॉल्ट के बिना समय के भीतर उचित सरकारी खातों में जमा किया जाना चाहिए। इन्हें संबंधित बैंक चालान से सत्यापित किया जा सकता है।
वेतन के खाते में किए गए भुगतान को नियुक्ति और वेतन वृद्धि की नीति से सत्यापित किया जाना चाहिए। लेखा परीक्षक को वेतन की गणना को सत्यापित करना चाहिए और जांचना चाहिए कि क्या सभी आवश्यक कटौती इसमें से की गई है या नहीं जैसे अग्रिम वेतन, ऋण की किस्त, ड्यूटी से अनुपस्थिति, ईएसआई (कर्मचारी राज्य बीमा), पीएफ (भविष्य निधि), आदि: नेट वेतन देय। वेतन भुगतान के लिए राशि को कैशबुक और बैंक पास बुक से सत्यापित किया जाएगा।
नियम और शर्तें, नकद पुस्तक, वाउचर और रसीदें भुगतान की गई छात्रवृत्ति के सत्यापन के लिए आधार होनी चाहिए।
बकाया भुगतान के लिए उचित प्रावधान किया जाना चाहिए।