Comunicazione efficace - Barriere

La comunicazione, come abbiamo imparato, è la linfa vitale di un'organizzazione. Un leggero disturbo nel flusso regolare della comunicazione, verso il basso e verso l'alto, orizzontale e verticale, ecc., Può costare caro all'organizzazione.

Una comunicazione efficace è della massima importanza in un'organizzazione aziendale al fine di fornire le informazioni desiderate in tempo e con accuratezza per sviluppare comprensione e buone relazioni interpersonali e interdipartimentali in essa. Di conseguenza, gli sforzi verso il raggiungimento degli obiettivi organizzativi possono essere effettuati collettivamente, in modo efficace ed efficiente.

Cosa sono le barriere?

Le barriere si riferiscono a ostacoli o impedimenti che impediscono il movimento, il flusso e l'accesso alle informazioni all'interno o all'esterno di un'organizzazione.

Nel lessico della comunicazione, le barriere si riferiscono a elementi specifici che possono distorcere o impedire la comunicazione all'interno di un'organizzazione. Colpisce lo scambio efficace di idee, pensieri e informazioni.

In poche parole, tutto ciò che ostacola il processo di comunicazione a qualsiasi livello è un ostacolo alla comunicazione efficace.

Le barriere possono essere create in qualsiasi momento del processo di comunicazione.

• Possono essere causati dal mittente.

• Possono essere trovati nel supporto di trasmissione dei messaggi.

• Possono sorgere durante la ricezione del messaggio.

• Potrebbero esserci problemi nella comprensione del messaggio da parte del destinatario, ecc.

Discutiamo brevemente le fonti di queste barriere.

Barriere causate dal mittente

Il successo della comunicazione di un determinato contenuto dipende sostanzialmente dal mittente, perché è la persona che lavora sulle bozze e finalizza il messaggio da inviare. Lui / lei è il creatore della comunicazione.

Il mittente deve essere estremamente durante la stesura o l'esecuzione della comunicazione per evitare di consentire barriere nel processo.

Le barriere generate dal mittente sono le seguenti:

• Mancanza di conoscenza o idee insufficienti sul ricevente.

• Atteggiamento negativo o mancanza di interesse nei confronti del messaggio; riluttante a comunicarlo.

• Negatività nei confronti del ricevente.

• Scelta inappropriata del canale o del mezzo di comunicazione da parte del mittente nella trasmissione del messaggio.

• Scarse capacità di comunicazione del mittente come l'uso di parole improprie e dal suono acuto; errori grammaticali, verbosità e uso indesiderato di modi di dire, frasi, gerghi o slang, ecc.

• Incapacità di decidere il momento giusto per comunicare il messaggio.

• Indecisione nella scelta del contenuto del messaggio da comunicare; uccide l'efficacia della comunicazione.

• Il pregiudizio, cioè, l'avvio di qualsiasi parte della comunicazione con un pregiudizio o un atteggiamento saputello può rivelarsi piuttosto dannoso per la crescita del processo di comunicazione.

• Mancanza di preoccupazione per il feedback dal ricevitore; ostacola l'intento della comunicazione.

Barriere nella trasmissione dei messaggi

Le barriere relative alla trasmissione dei messaggi sono le seguenti:

• Le cose che ostacolano la trasmissione regolare del messaggio sono chiamate barriere nella trasmissione del messaggio.

La trasmissione del messaggio è disturbata a causa delle seguenti barriere:

Physical Barriers	Distortion- Si verifica quando il significato del messaggio viene perso durante la codifica e la decodifica del messaggio. Ci sono anche distrazioni fisiche come, scarso fulmine, seduta scomoda, stanza non igienica influisce anche sulla comunicazione in riunione
	Noise- Si trova nell'ambiente di comunicazione e interrompe il processo di comunicazione. L'uso di altoparlanti interferisce con la comunicazione
	Overflow of Information - Questo agisce come una barriera quando il destinatario non ha la capacità di ricevere tutte le informazioni e può perdere alcuni punti importanti o interpretare erroneamente il significato dell'intero messaggio
Barriers from Message	Messaage o l'oggetto della comunicazione è il fattore chiave per rendere una comunicazione efficace un successo. Il linguaggio utilizzato, le formulazioni, la precisione e il tempismo contano molto per il successo della comunicazione.
	Ad esempio, se il messaggio contiene molti gerghi e slang quando si comunica con qualcuno che non ha mai sentito tale espressione, non verrà compreso dal destinatario.
	La mancanza di tempo adeguato per redigere il messaggio scritto può avere un effetto dannoso sul contenuto del messaggio Ad esempio, se un supervisore richiede un rapporto immediatamente senza dare all'autore del rapporto abbastanza tempo per raccogliere le informazioni richieste, ne risulta un conflitto Messaggio.
Channel Barriers	La scelta del canale appropriato e praticabile per la comunicazione è della massima importanza nella comunicazione. Se il mittente sceglie un canale di comunicazione inappropriato, la comunicazione potrebbe cessare.
	Il canale può essere parlato, stampa, media elettronici o anche segnali non verbali come segni, gesti, linguaggio del corpo, espressione facciale, ecc. Nel linguaggio della comunicazione moderna, la parola canale si riferisce principalmente alla comunicazione di massa come giornali, radio , televisione, telefono, computer, Internet, app.
	Le istruzioni dettagliate per telefono, ad esempio, possono funzionare per entrambi i comunicatori. Le istruzioni dovrebbero essere scritte in bianco e nero ed essere inviate per posta, pubblicate sui giornali, ecc.
Long communication chain	È probabile che la comunicazione venga influenzata quando il messaggio comunicato passa attraverso un lungo canale di comunicazione.
	Più lunga è la catena di comunicazione, maggiore è l'errore. Se un messaggio viene trasmesso attraverso troppi ricevitori, spesso il messaggio viene distorto.
	Tuttavia, una rete di comunicazione efficace con un canale di comunicazione forte e aggiornato, queste barriere possono essere eliminate.

Problemi alla reception

Vediamo ora i diversi problemi incontrati nella ricezione di un messaggio nel processo di comunicazione. I problemi sono i seguenti:

• L'invio di un messaggio è completo quando il destinatario dall'altra parte lo riceve, lo comprende e quindi invia il feedback desiderato al mittente.

• Se ci sono problemi nella ricezione del messaggio, l'intero scopo dell'invio del messaggio viene annullato.

• Il messaggio è il veicolo per il mittente per condividere sentimenti, pensieri e idee. È il modo in cui le immagini mentali del mittente vengono trasmesse al destinatario.

• Il messaggio può essere immediatamente chiaro e compreso, oppure oscuro e fuorviante, in base al modo in cui tutti i componenti del processo di comunicazione sono stati considerati e adattati.

• Il significato del messaggio è ciò che il destinatario gli assegna. Se il mittente ha in mente un'immagine e una percezione del messaggio diversa da quella del destinatario del messaggio inviato, l'intento del messaggio è distorto.

• In effetti, una delle maggiori sfide della comunicazione è assicurarsi che il significato inteso dal mittente sia lo stesso del significato che il destinatario assegna al messaggio quando viene ricevuto.

Fattori che creano problemi alla reception

• Canale di comunicazione scadente attraverso il quale viene ricevuto il messaggio.

• Problemi tecnici associati ai mezzi di comunicazione.

• Non utilizzare alcuni strumenti comuni per l'analisi dei problemi di comunicazione.

• Mancanza di capacità linguistiche e semantiche da parte del destinatario.

Problemi nella comprensione del ricevitore

Il destinatario nella catena di comunicazione è importante quanto il mittente. La comprensione del messaggio da parte del destinatario come desiderato dal mittente è l'obiettivo fondamentale dell'invio del messaggio.

Tuttavia, a volte sorgono problemi nel comprendere il messaggio da parte del destinatario. L'incapacità di comprendere da parte del destinatario porta allo sviluppo di pregiudizi nella mente del mittente. Succede a causa dei seguenti fattori.

Affrontare gli ostacoli alla comunicazione efficace

Le barriere nella comunicazione non solo rovinano l'intento del messaggio, ma anche a lungo termine influenzano il buon funzionamento e la crescita dell'organizzazione. Si dice giustamente che la comunicazione è la linfa vitale di un'organizzazione aziendale indipendentemente dalle dimensioni e dalla portata di quest'ultima.

Affrontare le barriere nella comunicazione deve avere la massima priorità in modo che ci sia una comunicazione continua e imperturbabile all'interno e all'esterno dell'azienda.

Nelle nostre sezioni successive vedremo come affrontare le diverse barriere alla comunicazione.

• Come affrontare le barriere nella comunicazione non verbale e verbale.

• Come affrontare le barriere nella comunicazione scritta.

Come affrontare le barriere nella comunicazione non verbale?

Affrontare le barriere nella comunicazione non verbale non è così facile come sembra. Nel caso in cui le proprie capacità non verbali siano scarse, potrebbe inviare un messaggio sbagliato o negativo all'altro.

Le seguenti sono le vie d'uscita per affrontare le barriere nella comunicazione non verbale:

• La comunicazione non verbale è data per scontata nelle conversazioni faccia a faccia, ma comunicare è più che parlare e ascoltare. Sono questi elementi di comunicazione non verbali che possono fornire una grande quantità di informazioni e possono essere un importante mezzo di apprendimento.

• Stabilire un contatto visivo diretto con la / e persona / e dall'altra parte; non solo aumenta il tuo livello di fiducia, ma fornisce anche agli altri il comfort necessario per comunicare con te in cambio.

• Avere un'espressione facciale come una faccia sorridente; crea un ambiente amabile e piacevole tra te e l'ascoltatore (i).

• È importante ricordare che comunichiamo con il nostro corpo oltre che con la nostra voce. ProvareNOT TO impegnarsi in gesti che distrarranno il pubblico, come:

  • Torcendosi le mani (a causa del nervosismo)

  • Tenere le mani in tasca

  • Ritmo nervoso

  • Non mi muovo affatto

  • Appoggiato su un podio per l'intera presentazione

  • Gesticolando costantemente con una penna e / o una matita

  • L'abitudine di mescolare i fogli o di fare clic su una penna

  • Tenere le braccia incrociate (può indicare un atteggiamento difensivo)

  • Risate inappropriate (possono mostrare ansia)

Come affrontare le barriere nella comunicazione verbale?

Ora impareremo come affrontare le barriere nella comunicazione verbale.

Barriere all'ascolto efficace

Le barriere sono una minaccia per il successo di una comunicazione efficace. Rendono la comunicazione inaccessibile, incomprensibile, uccidendo così la prospettiva che sia efficace.

Quante volte la tua mente ha vagato quando qualcuno ti diceva qualcosa? Questo di solito accade quando l'argomento è la discussione non ti interessa. A volte la conversazione può essere troppo lunga e noiosa.

A volte l'argomento di discussione può essere interessante ma l'oratore non è in grado di attirare la tua attenzione, oppure potresti non essere in grado di comprendere a causa della mancanza di conoscenza dell'argomento o del vocabolario o della lingua dell'oratore.

Ci devono essere motivazione e interesse in una conversazione per essere in grado di ascoltare in modo efficace. Tuttavia, anche se c'è motivazione e interesse, potrebbero esserci alcune barriere che influenzano la nostra capacità di ascoltare bene.

Discuteremo le barriere all'ascolto efficace nelle nostre sezioni successive.

Barriere linguistiche / semantiche

Questa è una delle barriere più comuni all'ascolto. Gli studenti di una lingua normalmente affrontano questo tipo di barriera.

Vocabolario sconosciuto

Le parole usate dall'oratore potrebbero non esserti familiari. L'oratore può usare parole e gerghi difficili. Di conseguenza non puoi capire cosa dice l'oratore.

Elementi di discorso connesso

L'altoparlante è troppo veloce. Ci sono pochissime pause e il ritmo che potrebbero non esserti familiari. Non riesci a riconoscere parole familiari a causa di contrazioni, riduzioni, collegamenti. Ad esempio, l'oratore dice: "Io urlo" e tu senti "gelato".

Impossibile prevedere, indovinare e interpretare il significato dal contesto

Una persona che presta attenzione alla struttura del suono riconoscerebbe che un "Idrankitfirst" pronunciato rapidamente potrebbe significare "l'ho bevuto prima" o "lo classificherei per primo". Dovresti essere in grado di riconoscere se è "l'ho bevuto prima" o "lo classificherei per primo" dal contesto. A volte chi parla implica qualcosa ma non lo esprime apertamente. "Sarebbe tutto, grazie" è un modo educato e indiretto per dire a qualcuno che non hai più bisogno dei loro servizi invece del più diretto "Puoi andartene adesso". Si indovina il significato dal contesto anche se l'oratore non esprime apertamente ciò che vuole.

Ottieni parole ma perdi idee

Perdi il conto se ti concentri su ogni singola parola che l'oratore dice, soprattutto se devi farlo per un lungo periodo. Di conseguenza potresti capire il significato di quasi tutte le parole ma non capirne l'essenza. Non distingui le informazioni importanti da quelle non importanti.

Barriere socio-culturali

Le barriere socio-culturali ostacolano anche un ascolto efficace.

Sfondo culturale diverso

L'accento e la pronuncia delle parole di chi parla non ti sono familiari a causa della differenza di culture tra te e chi parla.

Oggetto sconosciuto

L'argomento potrebbe non esserti familiare perché non hai familiarità con una particolare cultura o non sei consapevole dello stile di vita di una particolare società.

Barriere psicologiche

In questa sezione, discuteremo le diverse barriere psicologiche all'ascolto efficace

Formare opinioni e trarre conclusioni prima di ascoltare

Non è una cattiva idea conoscere lo scopo del tuo ascolto. Ma puoi formarti opinioni sull'oratore anche prima che parli.

Puoi formulare ipotesi sull'argomento di cui parlare e trarre conclusioni anche prima che l'oratore parli. Questo potrebbe bloccare la tua mente e di conseguenza non sarai in grado di ascoltare.

Mancanza di interesse per l'argomento

Non puoi ascoltare se non sei interessato all'argomento dell'oratore.

Incapacità di prestare attenzione

Sognare ad occhi aperti e una mente errante possono impedirti di ascoltare.

Pregiudizio

Puoi rifiutarti di ascoltare qualcosa che va contro le tue idee e convinzioni. Senti solo quello che vuoi sentire.

Barriere fisiche

Le barriere fisiche ostacolano anche l'ascolto efficace. Vediamo quali sono queste barriere fisiche.

Dintorni rumorosi

L'ambiente potrebbe essere troppo rumoroso, il che potrebbe influire sull'ascolto.

Distanza fisica

Potresti essere troppo lontano o troppo vicino per poter sentire chiaramente.

Come affrontare le barriere nella comunicazione scritta

Una comunicazione scritta inefficace può ribaltare tutto ciò che è giusto inteso nel contenuto del messaggio. Può impedire a un candidato di approdare al lavoro dei suoi sogni, una promozione, può annullare un accordo e può ostacolare l'immagine di un'organizzazione.

Le barriere nella comunicazione scritta distorcono completamente il contenuto del messaggio inviato e provocano l'interruzione della comunicazione.

È quindi essenziale affrontare la barriera nella comunicazione scritta al fine di garantire che sia stabilita una comunicazione efficace.

I seguenti sono i modi necessari per affrontare tali barriere.

Persone giuste

• Le persone esperte nella lingua parlata e scritta dovrebbero avere la massima priorità al momento del reclutamento in qualsiasi organizzazione.

• Dovrebbe essere assicurata regolarmente una formazione adeguata per migliorare le capacità di comunicazione efficaci dei nuovi arrivati ​​e anche dei dipendenti esistenti.

• Le persone che redigono i contenuti della comunicazione dovrebbero essere ben versate nella lingua parlata e scritta.

Lingua giusta

• Semplicità, lucidità e correttezza dovrebbero essere enfatizzate in tutte le comunicazioni scritte organizzative.

Presentazione giusta

• Rendi la tua presentazione o scrittura quasi priva di errori.

• Evita di riempire il messaggio con errori stupidi come "loose" al posto di "perde"; "là" al posto di "loro"; "too" al posto di "to", ecc. Modificare sempre e controllare l'ortografia del contenuto prima della sua finalizzazione.

Contenuto giusto

• Concentrarsi su ciò che il messaggio intende veramente comunicare; evitare dilly indugiare con l'argomento per la corrispondenza.

• Il contenuto deve essere preciso, breve e significativo.

Sequenza giusta

• Il messaggio scritto dovrebbe essere scritto in sequenza denotando il significato appropriato e l'ordine della materia in esso presentato.

Canale destro

• Considerando il contenuto e la tempistica del messaggio, il comunicatore dovrebbe scegliere il canale più appropriato per trasmettere il messaggio.

• Se è confidenziale o contiene informazioni sensibili, deve essere inviato tramite tale mezzo che fornisce maggiore sicurezza, ad esempio, e-mail crittografate.

Feedback corretto

• Un feedback inappropriato o sbagliato vanifica lo scopo del messaggio inviato. Risulta in un'interruzione della comunicazione.

• Quindi, il messaggio dovrebbe essere scritto nel modo desiderato e inviato attraverso il canale appropriato in modo da garantire un feedback tempestivo da parte del destinatario.

Comunicazione efficace - Elementi di scarsa comunicazione

La mancanza di una comunicazione efficace all'interno e al di fuori di un'organizzazione aziendale è definita come scarsa comunicazione. Affligge il libero flusso di idee, la produttività dei dipendenti, la cooperazione del personale, l'innovazione e alla fine sconvolge l'efficienza complessiva delle risorse umane dell'organizzazione.

Elementi di comunicazione scadenti si trovano in tutti i tipi di comunicazione. Abbiamo imparato a conoscere queste barriere nei nostri capitoli precedenti.

Motivi per una cattiva comunicazione

Il diagramma di flusso fornito di seguito mostra i diversi motivi della scarsa comunicazione:

Inoltre, la mancanza di impegno tra la forza lavoro, il personale inesperto, la sensazione di paura e insoddisfazione, l'incompetenza inconscia tra i dipendenti e i dirigenti possono anche provocare una cattiva comunicazione.

Conseguenze di una cattiva comunicazione

Una cattiva comunicazione può avere effetti disastrosi sulla forza lavoro e anche sulla produttività e sull'efficienza complessiva dell'organizzazione.

Le seguenti sono alcune delle conseguenze di una cattiva comunicazione nelle organizzazioni aziendali.

• L'incapacità da parte del destinatario di comprendere il messaggio porta a confusione e incomprensioni.

• Una cattiva comunicazione influisce sulla concentrazione dell'ascoltatore nella comunicazione orale che vanifica il significato del messaggio.

• Una cattiva comunicazione provoca ambiguità che distorce il contenuto del messaggio o delle parole pronunciate.

• Una cattiva comunicazione provoca ambiguità che distorce il contenuto del messaggio o delle parole pronunciate.

• Conduce a un'azione incompleta poiché il contenuto del messaggio inviato o pronunciato non viene compreso dai destinatari.

• La scarsa comunicazione tra l'azienda e i clienti influisce sulle vendite e, in ultima analisi, ostacola la crescita dell'attività.

• Una cattiva comunicazione tra la direzione e il dipendente può portare alla demotivazione e influire sulla produttività complessiva. I dipendenti diventano riluttanti a lavorare con i manager che comunicano male.

• Una cattiva comunicazione tra la direzione e il dipendente può portare alla demotivazione e influire sulla produttività complessiva. I dipendenti diventano riluttanti a lavorare con i manager che sono poveri comunicatori.

• La perdita dell'orario di lavoro a causa delle istruzioni fornite e dei messaggi inviati è al di fuori della portata dei destinatari o dei dipendenti.

• Una cattiva comunicazione spesso porta alla frustrazione tra i dipendenti di un'organizzazione.

• Le persone possono sentirsi escluse se la comunicazione non è aperta ed efficace.

• Una cattiva comunicazione può portare a molti tipi di conflitti che uccidono la prospettiva di crescita e prosperità organizzativa.

Sommario

• La comunicazione, come abbiamo imparato, è la linfa vitale di un'organizzazione. Un leggero disturbo nel flusso regolare della comunicazione, verso il basso e verso l'alto, orizzontale e verticale, ecc., Può costare caro all'organizzazione.

• Le barriere si riferiscono a ostacoli o impedimenti che impediscono il movimento, il flusso e l'accesso alle informazioni all'interno o all'esterno di un'organizzazione.

• Esistono diverse fonti di barriere:

  • Barriere causate dal mittente

  • Barriere nella trasmissione dei messaggi

  • Problemi alla reception

• Le barriere all'ascolto efficace sono:

  • Barriere linguistiche / semantiche

  • Barriere socio-culturali

  • Barriere psicologiche

  • Barriere fisiche

• Modi per affrontare le barriere nella comunicazione scritta -

  • Persone giuste

  • Lingua giusta

  • Presentazione giusta

  • Giusto contenuto

  • Sequenza giusta

  • Canale destro

  • Feedback corretto

• La mancanza di una comunicazione efficace all'interno e al di fuori di un'organizzazione aziendale è definita come scarsa comunicazione.

• Una cattiva comunicazione può avere effetti disastrosi sulla forza lavoro e anche sulla produttività e sull'efficienza complessiva dell'organizzazione.