Significato e definizione
La comunicazione come abbiamo letto in questo tutorial è una condizione sine qua non in un'organizzazione aziendale. Tuttavia, la comunicazione incomprensibile e intricata non riesce a ottenere il risultato desiderato e influisce sull'ambiente di lavoro in un'organizzazione.
Nel lessico di un profano, la comunicazione è intesa come colloqui e discussioni quotidiane con cui tutti ci impegniamo. Anche se il significato più ampio di comunicazione copre tutte le interazioni umane, nel gergo manageriale, la comunicazione non è semplicemente parlare, chiacchierare o blaterare in modo privo di senso. La comunicazione non è così semplice come sembra. È un processo sistematico con un obiettivo che un pezzo di comunicazione mira a raggiungere. Può essere definito come un processo di traduzione di qualsiasi processo di pensiero in espressioni semplici e significative attraverso un canale appropriato.
La comunicazione deve essere efficace ed efficiente per un funzionamento migliore e regolare di un'organizzazione.
Per comunicazione efficace si intende la comunicazione tra due o più persone in cui il messaggio previsto è:
codificato correttamente
consegnato attraverso il canale appropriato
received
adeguatamente decodificato e compreso dai destinatari
In altre parole, si dice che la comunicazione è efficace quando tutte le parti (mittente e destinatario) nella comunicazione, assegnano significati simili al messaggio e ascoltano attentamente ciò che è stato detto e fanno sentire il mittente ascoltato e compreso.
In un'organizzazione aziendale, si dice che la comunicazione sia efficace quando le informazioni oi dati condivisi tra i dipendenti contribuiscono efficacemente al successo commerciale dell'organizzazione.
Nelle parole di RW Griffin, "La comunicazione efficace è il processo di invio di un messaggio in modo tale che il messaggio ricevuto sia il più vicino possibile nel significato al messaggio previsto".
L'American Management Association (AMA) ha definito una comunicazione efficace basata sui seguenti dieci punti:
Idea chiara sugli argomenti e destinatario della comunicazione.
Determinazione dello scopo.
Comprendere l'ambiente di comunicazione.
Pianificazione della comunicazione con la consulenza di altri.
Considera il contenuto del messaggio.
Rendere il destinatario consapevole del valore della comunicazione.
Ci deve essere un feedback dal ricevitore.
Definire adeguatamente se i messaggi di comunicazione sono di importanza di breve o di lungo periodo.
Tutte le azioni devono essere adatte alla comunicazione.
Buon ascolto.
La comunicazione efficace è definita come la capacità di trasmettere informazioni ad un altro in modo efficace ed efficiente. I manager aziendali con buone capacità di comunicazione verbale, non verbale e scritta aiutano a facilitare la condivisione di informazioni tra le persone all'interno di un'azienda a vantaggio commerciale.
Importanza di una comunicazione efficace
In questa sezione, capiremo il significato di una comunicazione efficace:
Costruire e promuovere relazioni sostenibili e produttive
Una comunicazione efficace dovrebbe essere al centro delle aziende poiché diventa ampiamente difficile costruire e promuovere correttamente relazioni produttive senza di essa.
Dai spazio alle innovazioni
Una comunicazione efficace facilita le innovazioni in un'organizzazione aziendale consentendo ai dipendenti e al management di elaborare idee innovative che potrebbero aiutare ulteriormente nello sviluppo generale dell'organizzazione.
Aiutaci a costruire una squadra efficace
Un ambiente di lavoro arricchito da una comunicazione efficace o aperta aiuta a costruire un team coeso ed efficace. Una comunicazione efficace aumenta sempre il morale dei dipendenti. Porta lo zelo dei dipendenti a lavorare per raggiungere gli obiettivi comuni dell'organizzazione. Una comunicazione interna regolare può anche portare a una migliore etica del lavoro se al personale vengono ricordati i risultati e sente di lavorare per un obiettivo comune.
Gestione efficace
Quando c'è una comunicazione aperta e senza problemi tra la direzione ei dipendenti, porta a un aumento costante del ritmo di progresso dell'organizzazione. Una comunicazione efficace, quindi, produce una gestione efficace. I manager vengono a conoscere l'atteggiamento e le lamentele dei dipendenti e questi ultimi conoscono l'atteggiamento dei manager nei loro confronti e anche le politiche dell'organizzazione.
Contribuisce alla crescita complessiva dell'organizzazione
Una comunicazione efficace costruisce il rapporto interpersonale, interdipartimentale e management-dipendente desiderato che a loro volta sono condizioni essenziali per realizzare la visione dell'organizzazione. In altre parole, una comunicazione efficace contribuisce alla crescita complessiva del business.
A livello professionale, è fondamentale saper trattare adeguatamente con i coetanei, prendere buone decisioni anche in situazioni di stress. Questo è uno dei motivi per cui le capacità di comunicazione efficaci sono sempre più apprezzate.
Una comunicazione efficace all'interno dell'organizzazione consente ai dipendenti di approfondire la loro connessione con gli altri e migliorare il lavoro di squadra, il processo decisionale e la capacità di risoluzione dei problemi.
Caratteristiche di una comunicazione efficace
Le caratteristiche oi principi di una comunicazione efficace sono fondamentali per garantire una comunicazione produttiva. Le caratteristiche principali sono le seguenti:
Completezza del messaggio
La comunicazione deve essere completa in modo da non confondere il destinatario. Una migliore comunicazione aiuta a migliorare il processo decisionale da parte di quest'ultimo. Sviluppa e migliora la reputazione di un'organizzazione.
Chiarezza e integrità del messaggio
Il messaggio da trasmettere o inviare deve avere chiarezza e integrità per una migliore comprensione. La chiarezza dei pensieri e delle idee accresce il significato del messaggio. L'essenza e la sostanza del messaggio dovrebbero essere basate su onestà e accuratezza.
Concisione del messaggio
Il messaggio desiderato deve essere privo di verbosità e dovrebbe essere scritto in modo tale da essere comprensibile a prima vista. Il messaggio breve e comprensibile inviato al destinatario è sempre accattivante e comprensibile. Risparmia tempo e costi come viene inteso in prima istanza.
Considerazione dell'impostazione fisica e del destinatario
Al fine di rendere la comunicazione più efficace, è necessario considerare l'impostazione fisica generale, ovvero i mezzi di comunicazione e l'ambiente di lavoro. Il contenuto del messaggio deve tenere conto dell'atteggiamento, della conoscenza e della posizione del destinatario.
Chiarezza del messaggio
Il messaggio dovrebbe avere chiarezza di pensieri e idee per essere compreso chiaramente. Il messaggio chiaro fa uso di parole e simboli esatti, appropriati e concreti.
Cortesia da mantenere
Il messaggio del mittente dovrebbe essere così abbozzato o preparato da essere educato, riflessivo ed entusiasta. Deve mostrare il rispetto del mittente per il destinatario ed essere positivo e concentrato sul destinatario.
Correttezza del messaggio
La stesura del messaggio dovrebbe essere fatta in modo tale che il messaggio finale non abbia errori grammaticali e ripetizioni di frasi. Il messaggio dovrebbe essere esatto, corretto e tempestivo.
Comunicazione aziendale efficace
Gli affari di successo prosperano in gran parte grazie a una comunicazione aziendale efficace. Capacità di comunicazione efficaci sono vitali per costruire interazioni attive ed efficaci tra colleghi, clienti, capi e media.
È di primaria importanza per tutto il personale in tutte le fasi della vita aziendale di qualsiasi organizzazione.
Sebbene tutti coloro che lavorano in un'organizzazione si vantino di aver acquisito le capacità di una comunicazione aziendale efficace, è mai sentita la necessità di migliorare queste capacità.
Metodi di comunicazione aziendale efficace
Vedremo ora in breve i diversi metodi di comunicazione aziendale efficace:
Web-based communication - Per una comunicazione migliore e migliore, sempre e ovunque.
Video conferencing - Ciò consente a persone in luoghi diversi di tenere riunioni interattive.
Reports - Questo è importante per documentare le attività di qualsiasi dipartimento.
Presentations - Questo è un metodo di comunicazione diffuso in tutti i tipi di organizzazioni, che di solito coinvolge materiale audiovisivo, come copie di rapporti o materiale preparato in Microsoft PowerPoint o Adobe Flash.
Telephone meetings - Ciò consente di parlare a lunga distanza.
Forum boards - Ciò consente alle persone di pubblicare istantaneamente informazioni in una posizione centralizzata.
Face-to-face meetings - La natura di tali riunioni è personale e dovrebbe essere seguita da un follow-up scritto.
Una comunicazione aziendale efficace può essere ulteriormente classificata in:
Comunicazione aziendale orale efficace
Comunicazione aziendale scritta efficace
Comunicazione aziendale orale efficace
Una comunicazione aziendale efficace implica principalmente ascoltare e parlare. Sia l'oratore che l'ascoltatore condividono la responsabilità di rendere il messaggio chiaro e compreso. Inoltre, anche il linguaggio del corpo, il tono di voce, la scelta di parole e frasi, la chiarificazione dei messaggi e lo stile di comunicazione giocano un ruolo e influiscono sull'efficacia delle transazioni e delle interazioni interpersonali.
Tecniche di comunicazione aziendale orale efficace
In questa sezione, discuteremo le diverse tecniche di comunicazione aziendale orale efficace. Le tecniche sono descritte di seguito:
I relatori dovrebbero sapere come articolare il loro messaggio in modo da consentire all'ascoltatore di comprenderlo bene e trasmetterlo in modo coerente con il messaggio stesso.
Il discorso o le parole pronunciate devono essere adeguatamente formulate e concise.
Il discorso dovrebbe essere contestuale in modo che le questioni serie siano meglio pronunciate con un tono serio.
Conoscere l'ascoltatore e il modo in cui reagiscono è fondamentale per concepire l'argomento del discorso.
Per una comunicazione aziendale efficace, una posizione tranquilla conta molto. Se una delle parti è distratta da distrattori sia esterni che interni come il suono, la comunicazione non riesce a produrre il risultato desiderato.
Il coinvolgimento di tutti gli interessati è di vitale importanza per rendere efficace la comunicazione. Coinvolgimento significa completa attenzione e dedizione alla discussione o all'analisi.
L'ascolto efficace o attivo è essenziale per i partecipanti a una comunicazione. È praticato sia dall'oratore che dall'ascoltatore in una comunicazione efficace.
Per diventare un ascoltatore migliore è necessario eliminare tutte le distrazioni durante le conversazioni.
L'ascolto attivo implica il contatto visivo, annuisce, gesti e brevi commenti per mostrare comprensione. Sulla base di questi gesti e commenti, è possibile valutare la comprensione e la reazione dell'ascoltatore. Nel caso in cui l'ascoltatore sembri confuso, l'oratore deve rivalutare la formulazione o la consegna del messaggio.
L'ascoltatore può porre domande, convalidare ciò che viene detto e fornire input se necessario.
Mentre parli o interagisci con qualcuno, non limitarti ad ascoltare quello che stanno dicendo, ma sii attento e prendi appunti mentali.
Fare domande durante una discussione o una conversazione importante aggiunge peso alla comunicazione. Aiuta anche i partecipanti ad apprendere tutto ciò che devono sapere. Mostra che stanno ascoltando e confermando la comprensione e dando rispetto.
Le domande sono strumenti potenti per rendere efficace la comunicazione. Consente alle persone interessate di ottenere i feedback richiesti.
Di solito ci sono due tipi di domande da porre durante un processo di comunicazione.
Close-ended questions, a cui spesso si risponde con "sì" o "no" sono essenziali quando i comunicatori vogliono raccogliere rapidamente le informazioni di base o vogliono ottenere una risposta senza una spiegazione lunga o estenuante.
Open-ended questions fornire una risposta più ampia e completa.
Il feedback è una parte cruciale della comunicazione ed è di vitale importanza richiesta da tutti gli interessati in un processo di comunicazione. Segna la fine di un processo di comunicazione. Il comunicatore da un lato dovrebbe trasmettere le sue informazioni in modo tale che i suoi destinatari possano offrire feedback o critiche sulle informazioni fornite.
Durante una particolare conversazione, dovrebbero essere messi in atto una discussione o un incontro appropriati e pertinenti tipi di comunicazione e mezzi. Le immagini dovrebbero essere mostrate per presentare le informazioni in modo piacevole e appetibile.
Rafforzare una cultura positiva e solidale svilupperà una chiara comprensione tra i dipendenti. Uno dei modi molto efficaci per comunicare la cultura aziendale è l'aiuto del mazzo culturale.
È difficile avere una comunicazione aperta se entrambe le parti incrociano le braccia, serrano le mascelle e si rifiutano di guardarsi negli occhi. Le comunicazioni non verbali come il gesto, il tono della voce, il contatto visivo sono più significative delle parole pronunciate. Se i messaggi non verbali stanno travolgendo la conversazione, potrebbe essere meglio aspettare che le cose si sistemino. Annuisci con la testa e mantieni una postura aperta per mostrare che stai assorbendo ciò che sta dicendo l'altra persona.
Comunicazione aziendale scritta efficace
Una comunicazione aziendale scritta efficace è parte integrante del sistema di comunicazione in un'organizzazione aziendale. Non tutte le comunicazioni possono essere orali. Devono esistere diversi mezzi attraverso i quali un'organizzazione può comunicare in forma scritta.
E-mail, opuscoli, rapporti, lettere, annunci, discorsi, articoli, presentazioni PowerPoint sono esempi di comunicazione scritta aziendale.
Nonostante il fatto che una percentuale schiacciante di comunicazione scritta sia ora prodotta online, la necessità di scrivere bene non è diminuita. Le organizzazioni producono volumi sempre maggiori di comunicazioni scritte sotto forma di e-mail, post sui social media, guide, opuscoli, manuali, rapporti e proposte.
Pro della comunicazione aziendale scritta
Di seguito sono riportati i vantaggi della comunicazione aziendale scritta:
Le comunicazioni aziendali scritte possono essere modificate e riviste.
Forniscono una registrazione permanente dei messaggi e possono essere utilizzati come precedenti.
Consentire ai destinatari di rivedere il messaggio e fornire un feedback appropriato
Sono considerati più efficaci per comunicazioni aziendali complesse che includono fatti e cifre
Migliorano l'efficienza inter-organizzativa e migliorano l'immagine dell'organizzazione
Possono essere conservati come precedenti in formato cartaceo.
Contro della comunicazione aziendale scritta
Di seguito sono riportati gli svantaggi della comunicazione aziendale scritta:
Ritardo nell'ottenere feedback a differenza della comunicazione faccia a faccia; porta a frustrazione e incertezza nelle situazioni aziendali in cui si desidera una risposta rapida.
Richiede tempo quando si tratta di comporre il messaggio
Tecniche di comunicazione scritta efficace
Tipi di comunicazione
In questa sezione, discuteremo i diversi tipi di comunicazione. I diversi tipi sono i seguenti:
Comunicazione verbale e non verbale
Comunicazione formale e informale
Comunicazione verso il basso e verso l'alto
La comunicazione è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. A seconda delle circostanze e delle esigenze aziendali, il tipo di comunicazione varia.
La comunicazione si basa solitamente sulla natura e sulle caratteristiche del messaggio e sul contesto in cui viene inviato. La scelta del canale di comunicazione e lo stile di comunicazione influenzano la comunicazione.
Comunicazione verbale
La comunicazione verbale si riferisce alla forma di comunicazione in cui il messaggio viene trasmesso verbalmente; dove la comunicazione viene effettuata tramite il passaparola o per iscritto.
Componenti della comunicazione verbale
Di seguito sono riportate le diverse componenti della comunicazione verbale:
Linguaggio comprensibile
Scelta delle parole
Flessione (modello di stress nel discorso orale)
Tone
Linguaggio del corpo
Comportamento oculare (oculesics)
Immagini (immagini, mappe, grafici, grafici, colori, segni, ecc.)
Elementi uditivi (suoni, melodie, fischi, ecc.)
Comunicazione non verbale
La comunicazione non verbale si riferisce alle comunicazioni effettuate attraverso vari mezzi senza parole o non detti.
Comunicazione formale e informale
Ci sono due canali di comunicazione che esistono in un'organizzazione: formale e informale.
Le comunicazioni formali sono quelle che sono formali o "ufficiali". Questi sono una parte del sistema di comunicazione riconosciuto che è impegnato nel funzionamento dell'organizzazione.
Le comunicazioni informali nascono dalle interazioni sociali tra le persone che lavorano insieme all'interno di un'organizzazione. Questi si basano su convenzioni, costumi e cultura ivi prevalenti.
La tabella seguente mostra la differenza tra formal and informal communication.
| Basi | Comunicazione formale | Comunicazione informale |
|---|---|---|
| Definitions | Nella comunicazione formale, lo scambio di informazioni avviene per mezzo di canali predefiniti e formali della struttura organizzativa secondo linee di autorità. | Nella comunicazione informale, l'informazione si diffonde attraverso canali informali cioè sotto forma di vite (comunicazione informale da persona a persona; pettegolezzo). È costruito attorno alle relazioni sociali dei membri dell'organizzazione. Non segue le linee di autorità. |
| Also Known as | Comunicazione ufficiale | Grapevine Comunicazione |
| Dependability | Sempre più riconosciuto | Comparativamente meno e tendono ad essere imprecisi |
| Speed | Prendere tempo; quindi, lento | Più veloce |
| Authenticity | Poiché questo tipo di comunicazione viene effettuata principalmente in ordini scritti e documenti, sono presenti prove e autenticità. | La mancanza di prove documentali lo rende distorto e quindi inaccurato e inaffidabile. |
| Advantages |
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| Disadvantages |
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Cos'è la vite?
Grapevine si riferisce a un metodo di comunicazione informale in un'organizzazione. È un metodo da persona a persona per diffondere informazioni mediante conversioni informali o pettegolezzi. È risultato essere più efficiente di quello formale.
Tipi di comunicazione informale
In questa sezione, discuteremo i diversi tipi di comunicazione informale.
Catena a filo singolo
In una catena a filamento singolo, le informazioni vengono passate da una persona a un'altra, che a sua volta le passa a un'altra e il processo continua.
Catena a grappolo
In una catena di cluster, le informazioni vengono passate da una persona ai suoi affidabili, e quest'ultimo le passa ai suoi amici affidabili e la comunicazione continua.
Catena di probabilità
In una catena di probabilità, una persona passa le informazioni a una persona scelta a caso e la comunicazione continua.
Gossip Chain
In una catena di gossip, una persona passa le informazioni a un gruppo di persone e i membri del gruppo le passano ad altre persone e le informazioni si diffondono.
Comunicazione verso il basso e verso l'alto
La comunicazione passa in direzioni diverse: verso il basso, verso l'alto o lateralmente in qualsiasi organizzazione. In questa sezione, discuteremo le direzioni di comunicazione verso il basso e verso l'alto e le differenze di base che esistono tra di loro.
Comunicazione verso il basso
Quando la comunicazione fluisce o inizia dalle persone ai livelli superiori a quelle ai livelli inferiori nella gerarchia organizzativa.
La comunicazione discendente può essere sia orale che scritta.
I mezzi di comunicazione orale discendente sono, ad esempio, istruzioni, discorsi, riunioni, colloqui telefonici, altoparlanti e anche la vite.
I mezzi di comunicazione scritti verso il basso sono, ad esempio, promemoria, lettere, messaggi di posta elettronica, manuali, opuscoli, dichiarazioni politiche, procedure, avvisi e visualizzazione elettronica di notizie.
L'autorità superiore o il livello superiore dell'organizzazione prende l'iniziativa per avviare tale comunicazione.
La comunicazione discendente fluisce dall'autorità superiore verso il basso ai subordinati fino al livello inferiore della gerarchia. Le risposte alle comunicazioni discendenti si muovono verso l'alto lungo lo stesso percorso.
La comunicazione verso il basso è chiamata come sistema di comunicazione del tipo di istruzione.
È adatto in un ambiente autoritario esiste in un'organizzazione.
Comunicazione verso l'alto
La comunicazione verso l'alto fluisce dai subordinati ai superiori e continua verso l'alto nella gerarchia organizzativa.
È nota come comunicazione iniziata in modo subordinato poiché il processo di comunicazione verso l'alto inizia con il personale al livello inferiore dell'organizzazione.
A differenza della comunicazione verso il basso, la comunicazione verso l'alto è di natura non direttiva.
Stabilisce una cultura del lavoro partecipativo nell'organizzazione poiché in questo processo di comunicazione i dipendenti si sentono liberi di comunicare le loro lamentele e le loro riserve verso l'alto.
Consente ai dirigenti di alto livello di ottenere feedback dai dipendenti di livello inferiore e quindi di migliorare il progresso e la prosperità dell'organizzazione.
Produce fiducia reciproca tra la direzione e i dipendenti e fa ben sperare per la crescita di un forte rapporto interpersonale nell'organizzazione che porti allo sviluppo organizzativo generale.
Con questo processo di comunicazione, i dipendenti possono essere determinanti nella formazione di nuove politiche o nel modificare quelle obsolete.
Mezzi tipici di comunicazione verso l'alto oltre alla catena di comando sono suggerimenti, procedure di appello e reclamo, sistemi di reclamo, sessioni di consulenza, la vite, riunioni di gruppo ecc.
La comunicazione verso l'alto è anche chiamata gestione consultiva.
Sommario
La comunicazione è conditio sine qua non in un'organizzazione aziendale.
Nelle parole di RW Griffin, "La comunicazione efficace è il processo di invio di un messaggio in modo tale che il messaggio ricevuto sia il più vicino possibile nel significato al messaggio previsto".
Gli affari di successo prosperano in gran parte grazie a una comunicazione aziendale efficace.
Una comunicazione aziendale efficace può essere ulteriormente classificata in:
Comunicazione aziendale orale efficace
Comunicazione aziendale scritta efficace
Una comunicazione aziendale scritta efficace è parte integrante del sistema di comunicazione in un'organizzazione aziendale.
I diversi tipi sono i seguenti:
Comunicazione verbale e non verbale
Comunicazione formale e informale
Comunicazione verso il basso e verso l'alto
Grapevine si riferisce a un metodo di comunicazione informale in un'organizzazione.