メモ書き

メモを書く主な目的は、将来の使用のために参照を文書化することによって意思決定をサポートすることです。また、情報の伝達、非公式のレポートの提示、および問題の解決策の提案にも役立ちます。

ビジネスメモは、従業員の任命、昇進、会社の方針の変更などの会社の発表を行うときに使用するのに適しています。

メモのフォーマット

メモには通常、次の要素が含まれます-

• Organization name −レターヘッド内。

• Memo Title −ページの上部。

• Attachments −参照用にメモに添付された文書。

• Summary−メモの冒頭に配置し、件名を5行または10行に要約する必要があります。専門用語や高度に技術的な言葉を含めるべきではありません。

• To −読者のフルネーム（名誉称号を含みますが、「Mr。」、「Ms。」などの一般的な称号は除外します。「To」行は「Dear」などのあいさつ文の使用を無効にします。

• 読者の数が5人を超える場合は、メモの最後の「配布リスト」に記載し、「宛先」行で参照してください。例えば ​​-To: Refer Distribution List on page 14.

• From−送信者の名前と指定はここに記載されています。「よろしく」のような無料のクローズを無効にします。

• Date −日付を記載すると、メモの追跡に役立ちます。

• Subject −トピックを簡単に説明しますが（5〜6）、目的を明確に示す必要があります。

• Message −このセクションには、はじめに、ディスカッション（詳細に言及する2〜3の中間段落が含まれています）、および結論が含まれています。

• Introduction−メモの目的と範囲を述べます。良いニュース、悪いニュース、拒否、拒否、または承認の場合、ディスカッションセクションで詳細を提供する前に、ここに短いメッセージが記載されています。

• Discussion −問題の詳細、問題を解決するためのアプローチ、分析、評価、および推奨事項がここに記載されています。

• Conclusion −要点を切り上げ、読者に必要な行動と指示を提供します。

• Distribution list−配布リストの名前は通常、アルファベット順に入力されます。ただし、個人の1人が他の個人を明らかに上回っている場合は、その名前を最初に配置します。

• Writer’s initials −メモは、最後の文の直後に、署名ではなく、作家のイニシャルによって完成されます。

 

メモの例

Memo Title：<インテリアのためのハスタラビスタとの出会い>

Attachments：<会社のパンフレットと見積もりリスト>

Summary −オフィス敷地内の室内装飾を目的としたハスタラビスタの代表者との会合。

To：<Mohtahsim M.、Kiran K. Panigrahi、Gopal K Verma、Manisha Shejwal、Anaadi>

From：<ヴィネットナンダ>

Date：2015年4月23日

Subject：今日の午後6時に会議室-1でハスタラビスタと会う

2015年12月1日付けの以前の議論によると、私たちはオフィスの内部を改修することを計画していました。その会議の終わりに下された決定は、室内装飾会社に連絡することでした。

Hasta La Vistaは、ハイデラバードを拠点とするインテリア組織であり、業界で最も急成長している企業の1つです。

事務所敷地内の内装を目的としたサービスの採用を予定しております。本日午後6時に会議室-1で代表者とお会いします。

積極的なご参加をお待ちしております。ありがとうございました。

V.N.