エグゼクティブアシスタントコーチング-クイックガイド

正直なところ、エグゼクティブアシスタントの仕事には、慣習的なお金や魅力はありません。これは、裕福で成功した人々とのやりとりからキャリアを作りたい人にとって大きなインセンティブです。しかし、それはまさにこのタイプの仕事のプロフィールが部外者にどのように見えるかです。

エグゼクティブアシスタントの仕事はそれだけではありません。それは、個人とその組織に貴重なサポートを提供することであり、エグゼクティブアシスタントの仕事をユニークなものにします。個人がこのキャリアで成功するには、このプロファイルに関連する独自のスキルを長期間実践する必要があります。この仕事は、見た目どおり簡単で楽しいとは限りませんが、やりがいのある経験になる可能性があります。

エグゼクティブアシスタントは、上司への日常的なサポートの一環として、複数のスタッフと調整し、すべての重要な管理機能を監督することが期待されています。彼らの仕事は、仕事と責任が効率的な方法で実行されている間、彼らのマネージャーが彼らの時間を最適に利用することを確実にすることです。

これらのエグゼクティブアシスタントは、マネージャーをサポートし、仕事を容易にすることで、ビジネスの価値を高めるのに役立ちます。彼らは上司の主催者のように振る舞います。彼らは予定を覚え、チームと調整し、イベントを同期するので、タスクは体系的な方法で処理されます。

エグゼクティブアシスタントの仕事には、多くの課題と多くのキャリアの機会が伴います。「選んで選ぶ」ことがないという意味で、それは健全な仕事です。この仕事には良いものと悪いものが伴います。魅力的でやりがいのある仕事もあれば、退屈で退屈な仕事だと誤解する人もいます。

エグゼクティブアシスタントが自分の仕事をとても愛していて、退職する日までエグゼクティブアシスタントであり続けたいというケースはたくさんあります。彼らは、エグゼクティブアシスタントの仕事を、人事管理スキルに優れていることで得た報酬と見なしています。

あなたが仕事に取り組む方法に応じて、あなたの以前の管理業務の経験に大いに助けられて、あなたは誰かのキャリアを他のどのプラットフォームよりも速く成長させることができるこの仕事に多くのポジティブを見つけるでしょう。これはあなたにビジネスの所有者と仕事をする機会を与える唯一の仕事です、それは彼のキャリアで高い成長をしたい人にとって悪くありませんね？

エグゼクティブアシスタントになるための最も重要なことは、仕事に対する強いコミットメントです。言い換えれば、成功したいという強い願望が必要です。候補者として、その人は常に自分のパフォーマンスを向上させ、新しい能力を追加することをいとわない必要があります。

新しいテクノロジーやビジネス慣行の出現により、ポジションの要求は常に変化し続けるため、エグゼクティブアシスタントは adaptive, flexible and inquisitive。エグゼクティブアシスタントが提供するサポートの多くは、監督なしで作業しているためほとんど見えません。したがって、アシスタントが提出する必要のあるパフォーマンスレポートはありません。

彼らのパフォーマンスの唯一の基準は、彼らが上司の生活を楽にする方法です。彼らの中心的な責任のいくつかを以下に示します-

彼らにすべての詳細について知らせ続ける
すべての重要なイベントで彼らの存在を保証する
彼らのニーズを予測する
彼らの仕事や他の取り組みを優先する
毎日のワークフローを管理します。

上記の責任とは別に、合計で、すべてのエグゼクティブアシスタントが得意でなければならない9つのコアコンピテンシーがあります。

アダプティブスキル

変更に柔軟に対応し、それに応じて調整します。
仕事の性質に関係なく、仕事に対して前向きな姿勢を持っています。
構成された方法で多くの競合する優先順位を管理および優先順位付けできます

組織力

時間を最大限に活用する方法を知っています。
手元のタスクに従って時間を配分する方法を知っています。
オフィススペースを活用し、事務処理を整理する方法を知っています。

タスク管理スキル

ニーズを予測し、それに対処します。
重要なプロジェクトを時間枠内に確実に完了させます。
多くの優先順位のバランスを取り、適切なワークフローを設計します。
問題を予見し、先制行動を取ることができる。

コミュニケーションスキル

それらのスキルを聞き、積極的に向上させます。
エラーのないプロの言語でバランスの取れた文章を書きます。
自信を持って話し、わかりやすい明確なメッセージを送信します。
口頭および書面のスキルを使用して前向きなメッセージを伝える方法を知っています。

クライアントサービススキル

タイムリーでプロフェッショナルな態度でクエリに応答します。
クライアントのビジネスに関する最新の動向を認識しています。
クライアントや同僚と正式かつ専門的な方法で対話します。

ビジネスコンセプトスキル

基本的なビジネス原則を認識しています。
組織行動を知っており、それを実証しました。
業界全体と事業運営を理解します。

チームプレーヤーのスキル

有能なチームメンバーとして期待されるのが好きです。
グループの目標を重要視し、それに応じて参加します。
マネージャーと一緒に働く他の人のためのバックアップサポートになることをいとわない。

コンピュータ/技術スキル

標準的なオフィス機器の使用に習熟していることを示します。
コンピュータ、周辺機器、およびアクセサリの使用に習熟していることを示します。
新しいテクノロジーにすばやく適応することにより、高度な習熟度を示します。

判断スキル

健全な意思決定と公正な判断力を発揮します。
必要に応じて、問題を適切な機関に照会します。
一定の監督や指示に関係なく効果的に機能します。

これらの9つのコアコンピテンシーは、数日で育成するのは簡単ではありません。そのため、エグゼクティブアシスタントが行うべきことのリストが網羅的であることは、今では明らかです。エグゼクティブアシスタントの役割は決して簡単ではありません。休む瞬間がないこともあります。このような場合、その人は前向きな姿勢を保ち、仕事に揺るぎない集中力を保つことが不可欠です。この仕事は、その部分の合計よりもはるかに大きいです。

エグゼクティブアシスタントには3つのタイプがありますが、これら3つのタイプの違いは、仕事の責任ではなく、アシスタント自身の専門的な願望に依存しています。彼らのキャリアが成長し変化するにつれて、彼らはこれらの3つの分類の間でシフトしていることがわかります。

読者はここで少し時間がかかり、彼がどのカテゴリーに該当するかを推測しようとするかもしれません。彼は、次の3つのカテゴリに付けられた名前を解釈する方法から、自由に推測することができます。

Climbers
Lifers
Partners

登山者

クライマーは、仕事をビジネスの世界でより高い成功への「足がかり」と考えるエグゼクティブアシスタントです。彼らは自分たちの立場を利用してネットワーキングを強化し、企業のはしごを登り、そのようにしてキャリアをさらに伸ばすことができます。

この考えは、仕事から稼ぎながら仕事から学ぶための、試行錯誤された方法です。アシスタントは仕事の複雑さを知っており、自分たちの名前を付けて、会社のトップリーダーや業界と交流することができます。彼らはまた、違いを生むことができる人々の前で彼らのアイデアを売り込む一生に一度の機会を得ます。

スタイル

クライマーは非常にキャリア志向であるため、当然のことながら熱狂的な人々です。彼らは自分の考えを聞くのが好きなので、肯定的な話し手です。彼らは仕事を彼らのイメージを統合し、評判を築き、注目を集めるためのプラットフォームとして扱います。彼らは彼らの仕事にも彼らの雇用者にもあまり忠実ではありません。

クライマーは自分のキャリアにもっと集中し、献身的に取り組むので、自分の目標にもっと注意を払います。彼らは、エグゼクティブアシスタントになるという仕事を長期的なものとは考えておらず、それを専門家としての成長への階段と考えています。

動機

彼らは将来のキャリア目標に動機付けられているので、キャリアの成長の可能性を高めるために、義務の要求を簡単に超えて行くことができます。登山者は上司に彼らの野心について明確なメッセージを送る必要があります。そうすることで、上司は彼らに機会を提供するか、少なくとも彼らが転職する時期を理解することができます。

しかし、実際には、同じ会社内であっても、アシスタントを採用し、トレーニングし、手入れをし、ビジネスと専門家のネットワークの詳細を提供するという考えを好まないマネージャーもいます。したがって、期待を明確かつ透明に保つことが常に重要です。

Lifers

一部のエグゼクティブアシスタントは自分の仕事が大好きなので、退職する日までエグゼクティブアシスタントであり続けたいと考えています。彼らは別のキャリアパスに移動することを心配していません。彼らは、エグゼクティブアシスタントの仕事を、人材管理スキルに優れていることで得た報酬と見なしています。

生活者は自分のキャリアや会社を変えたくありません。この背後にある理由は、クライアントや会社に対する忠誠心だけではないかもしれません。彼が彼の立場に満足しているのを見て、彼らは別のキャリアへの欲求を失ったかもしれません。

スタイル

生活者は、将来まで仕事を続けるのに十分な仕事が好きなので、長期的なキャリア選択の観点から自分の立場を考えています。そのため、彼らは常に良い業績を上げることを楽しみにしています。しかし、彼らは急なキャリアの成長ではなく、緩やかなキャリアカーブを求めているため、期待を超える意欲はあまりありません。

生活者は予測可能な環境が好きで、驚きを避けます。彼らはマネージャーに対して特に忠実ではありませんが、彼ら自身の仕事です。彼らが何年も一緒に働いていたマネージャーが辞めた場合、彼らは後任と一緒に働き続けることができます。

動機

生活者は、仕事に伴う安定性に動機付けられています。彼らは自分たちの生活が今ある空間が好きで、キャリアが終わるまでそれを続けたいと思っているので、企業のはしごを登ることには興味がありません。ある程度の確実性を伴う体系的な作業負荷に慣れているため、一貫性が好きです。

彼らは一般的に突然新しい責任を引き継ぐことを避けます、しかしそれは彼らが新しい責任を引き受けることを望まないという意味ではありません。新しい責任が、実行しているタスクの自然であるが段階的な結果としてもたらされる場合、彼らはそれらを引き受けます。

パートナー

自分を上司や上司のパートナーだと思っているエグゼクティブアシスタントは、自分の仕事に対して前向きな精神的アプローチを取り、スキルとキャリアを成長させ、進歩させるのに最適な立場にいることになります。彼らにとって、仕事はコラボレーションのようなものであり、調整を担当し、報告するエグゼクティブがプロセスを担当します。

このような種類のエグゼクティブアシスタントは、適切な作業環境、つまり、チームワークとアシスタントの努力を相互に尊重し、認める職場で効率的に作業できます。これらのアシスタントは、共同作業の結果としてマネージャーの成功を確認します。

スタイル

パートナーは、支援するエグゼクティブとの流動的なコミュニケーションスタイルを持っています。彼らは階層を横断し、しばしばブレインストーミングを行い、意見を述べます。パートナーは、平等な競争の場が与えられたときに感謝し、マネージャーが部下ではなく平等に扱ったときに真にピーク時に機能します。

一緒に仕事をするとき、エグゼクティブとアシスタントは多くの相互を提供し、チームとして目標を追求します。これは彼らをお互いに非常に忠実にし、しばしばそのようなアシスタントは彼らのマネージャーに同行するか、彼らが会社を変えるときにマネージャーは彼らと一緒に移動するように頼みます。

動機

パートナーは、彼らが行われている仕事に重要な貢献をしているという事実によって励まされ、動機づけられます。彼らはビジネスの目標に関連していると感じ、彼らの役割において個人的な責任を感じます。彼らは並外れたサポートを提供することによって重要な貢献をしたいと思っています。

彼らはまた、彼らとマネージャーの間の強い関係によって動機づけられています。上司が彼らの努力と適切に行われている仕事への貢献を高く評価しているという事実は、彼らがより良くするように促します。このようなアシスタントは、部下としてだけでなく、上司の2番目の頭脳としても機能するため、給与が高くなります。

次の章に進む前に、あなたがどの種類のエグゼクティブアシスタントであり、どの種類のエグゼクティブアシスタントになりたいかを検討してください。ここには善悪はありません。どんなタイプのアシスタントでもいいです。ただし、タイプは、気質、仕事に対する態度、および人生の目標の種類と一致している必要があります。

ほとんどのエグゼクティブアシスタントは、管理アシスタントとしてキャリアを開始し、そこから社内の上位の職に昇進します。ただし、エグゼクティブアシスタントが特別なスキルを持っている必要があるという意味ではありません。

実際、適切なスキルセットを持つ多くの従業員がエグゼクティブアシスタントになります。これは、その経験が会社の多くの役職に役立つことが証明できるためです。

管理アシスタントとして働くことは、ビジネス経験を積むための最も充実した方法の1つであるだけでなく、最も効果的な方法の1つでもあります。管理アシスタントとして、ビジネスがどのように機能し、どのネットワークを使用してキャリアを促進できるかについての貴重な知識を得ることができます。

管理エグゼクティブアシスタントとして、あなたは-

勤勉で素早い学習と熱心なパフォーマーの評判を築きましょう。
標準的な事務手続きと事業運営について学びます。
会社のさまざまな部門の重要な人々を知る。
ビジネス環境の全体的な認識とアイデアを得る。
毎日の仕事の流れに慣れること。
ビジネスの長期的なサイクルを理解し始めます。

エグゼクティブアシスタントのコアコンピテンシー

エグゼクティブアシスタントが持つべき9つのコアコンピテンシーのリストを確認すると、これらのスキルは特定の仕事に関連しているのではなく、ほとんどすべての管理関連の仕事、特に営業や顧客サービス。9つのコアコンピテンシーは次のとおりです-

Adaptability
Organization
コミュニケーションスキル
ニーズの積極的な予測
Judgment
チームプレイヤー
顧客サービス
コンピュータ/技術スキル
ビジネスコンセプト

そのため、事前の管理業務の経験がなければ、エグゼクティブアシスタントの職に就くことは容易ではありません。すべての最高の才能を前面に出すために、あなたの経験が仕事の要件を満たす明確な能力をどのように示しているかに焦点を当てることができます。

この概念をさらに理解するために、 discussing two resumes −

実務経験が絶えず進歩し、経験と
まったく別の分野で働き始めたが、キャリアの成長の強い道に変わって採用したもう一人の個人。

下記の非管理職のこのリストも、エグゼクティブアシスタントになるための良い経験と見なされます-

レストランのサーバー
販売員
Receptionists
サロン/スパ、フィットネスアソシエイツ
Teachers
カスタマーサービス担当者
医療助手

次の章では、エグゼクティブアシスタントの履歴書のサンプルについて検討します。

事前の事務管理業務の知識や経験がなくてもエグゼクティブアシスタントとしてのキャリアを持ちたいと考えている候補者は、最初はプロセスがはるかに難しいという事実を認識する必要があります。彼らは最初にいくつかの非伝統的な仕事を選ぶ必要があるかもしれません、それは主に彼らの履歴書が必要な背景を反映していないかもしれないからです。これはしばしば履歴書が見落とされることにつながります。時には、拒否されることさえあります。

エグゼクティブアシスタントになりたい人は、友人や家族のようなネットワークの代替ルートを試して、かなりの仕事の経験を持つ履歴書を作成する必要があります。履歴書は、仕事があなたに望んでいることだけでなく、あなたの本当のスキルが何であるかを反映する必要があります。9つの必要な能力のそれぞれを、履歴書で言及した特定の仕事にマッピングしてみてください。

広範囲に準備します。電話がかかってきた場合は、面接時に必要な詳細をすべて頭に入れておく必要があります。あなたの意図とアプローチを明確にし、溶け込んでタイプになろうとしないでください。あなたが何であるかに忠実であり続け、あなた自身の履歴書で説明されている部分の合計以上のものである有機的な全体としてあなた自身を提示してください。

責任を理解する

効果的なエグゼクティブアシスタントの立場が非常に明確で特別な理由を理解するには、まず、「エグゼクティブアシスタント」の役職には、頻繁に発生するユニークでやりがいのあるシナリオという形で独自の課題が伴うという事実を理解する必要があります。

すべてのユニークな挑戦者とシナリオを認識することは、候補者が仕事の要求とその責任をよりよく理解するのに役立ちます。とはいえ、この仕事には課題があるだけではありません。それは他の仕事のプロフィールにはないユニークでまれな利点のシェアを持っています。少なくともこのキャリアの早い段階ではありません。

直接の火の線で

エグゼクティブアシスタントの仕事は、他の従業員が上司とやり取りすることはめったにない場合でも、常に上司と直接コミュニケーションを取ることです。彼らは常に上司の発砲ラインにいるので、これは仕事の異なる要件を提供します。

エグゼクティブアシスタントが上司の成功を楽しんでいる場合、彼らは上司の欲求不満にも対処します。ボスはアシスタントが彼らと同じくらい多くの努力と時間を費やすことを期待しているので、仕事以外の生活のための時間はほとんどありません。

混乱した権限レベル

エグゼクティブアシスタントがマネージャーに代わって行動したとしても、人々は自分が単なるメッセンジャーであり、意思決定者ではないことを忘れがちです。これにより、アシスタントは、管理者に依頼しなくても、直接変更を加えたり、自分の権限で入力したりするようになります。

時々、彼らは理想的には上司に向けられるべき質問に答え始めます。エグゼクティブアシスタントは、彼の意見や提案を上司と共有する場合があります。しかし、彼は、金が常に上司に止まるという事実を覚えておく必要があります。

すべての期待を知っている

エグゼクティブアシスタント自身は、上司と長期間一緒に仕事をした後は、上司のニーズを先取りできるほどつながりがあることを認めています。これは、ライフスタイルや習慣に関しては可能かもしれません。ただし、上司はアシスタントを「すべてを知っている」人と間違えることがよくあります。

彼らは彼らの助手が彼/彼女の心を読むことができることを期待します、それは彼/彼女を自己満足しそしてコミュニケーションを少なくします。彼/彼女は、最も経験豊富なアシスタントでさえ、特定の決定を整理するために時々話し言葉によるコミュニケーションを必要とすることを理解する必要があります。

同僚からの距離

必ずしもそうであるとは限らない場合でも、アシスタントはマネージャーのチームの一部と見なされることがよくあります。したがって、一般的な認識は、彼らはインサイダー情報に精通しているということです。これにより、同僚はアシスタントとのやり取りに慎重になります。彼らは自分の言葉がすべて上司に報告される可能性があると感じているからです。

アシスタントはまた、彼らが言うことはすべて上司の言葉と見なされることを知っておく必要があります。したがって、彼らが言うことはすべて「内部スクープ」と誤解されるため、ゴシップや噂の拡散に参加することは避けてください。

仲介者の役割

エグゼクティブアシスタントが果たす最も難しい役割は、仲介者の役割です。これは彼らの時間のほとんどを占める1つの仕事です。彼らはゲートキーパーのようなもので、上司に会い、他の部外者が上司の個人的なスペースに侵入して貴重な時間を無駄にするのを防ぐために、人々に選択的な許可を与えます。

これは彼らに上司からの賞賛を得るかもしれませんが、彼らは上司に会うことができない人の目には悪になります。多くの場合、アシスタントは、メモを取るか、会議で上司に質問することによって、上司の代わりになります。

エグゼクティブアシスタントの仕事に伴う課題とは別に、他の仕事のポートフォリオではめったに見られない多くのユニークな特典やキャリアの機会もあります。

上司との1対1の相互作用

上司と常にコミュニケーションを取りながら、課題を共有しますが、それは祝福であり、呪いでもあります。ただし、このレベルの直接的で透明性のある話し合いにより、上司の心にどのような問題があるのかを正確に知る機会が得られるため、秘書は強力で長期的なサポートと支援を提供できます。

それに加えて、アシスタントには、成功した人がどのように考え、コミュニケーションし、決定に影響を与えるかを研究する絶好の機会があります。インスピレーションの源と直接かつ頻繁に交流する機会を与えるポジションはほとんどありません。

毎日複数のタスクを実行する機会

アシスタントは、日常業務から、クライアントの会議への参加やイベントの計画などのユニークな業務まで、さまざまなタスクを実行することに慣れています。

アシスタントがこれらのユニークなタスクを楽しんでいる場合、彼/彼女はそれらのより多くを行うことに気付くでしょう。ただし、アシスタントが退屈だと感じた場合は、何か他のことをしたいということを上司に伝える必要があります。多くの場合、上司は従い、新しいタスクを提供します。

組織での評判の作成

組織の上司と直接協力することは、多くの部門の責任者に会い、知る機会を提供し、それが今度は良い存在感と評判を築くのに役立ちます。

エグゼクティブアシスタントは、彼らが交流するすべての人が将来彼らの雇用主になる可能性があることを知っています。したがって、彼らは可能な限り誠実でプロフェッショナルになるように最善を尽くし、彼らが定期的に交流し、一緒に働く人々との強力で長期的な関係を築くことができるようにします。

エグゼクティブアシスタントの仕事が要求するほど多くの裁量を要求する仕事は、人々が仕事の実際の性質について推測し始める可能性があります。多くの人はアシスタントが過大評価されていると思うかもしれませんが、他の人は彼らがプロキシショーを実行している人だと思います。

仕事には多くの非公式な責任が伴うことは事実です。そのため、エグゼクティブアシスタントは、仕事に関していくつかの神話を持って生きなければならない可能性があることを理解しています。

最も著名な神話のいくつかを以下に示します。

Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary

Reality−エグゼクティブアシスタントの最も重要なタスクは本質的に秘書ですが、彼らの職務はしばしば、会議やプレゼンテーションで上司に代わって分身として介入する追加の権限を与えます。彼らは上司の自然な延長と見なされます。

多くの幹部は、進捗状況、作業、タスクを追跡するためにアシスタントに完全に依存しています。彼らはまた、新しいアイデア、視点、他の考えのブレインストーミングをアシスタントに頼っています。このような場合、アシスタントも意思決定に影響を与える可能性があります。したがって、彼らは幹部と彼らが参加している組織の成功に不可欠な役割を果たします。

Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused

Reality−エグゼクティブアシスタントが上司と共有する関係は複雑で独特です。上司がアシスタントに依存するレベルは、関係を「上司と部下」の取引の関係から真のパートナーシップに変える可能性があります。

通常、アシスタントとエグゼクティブの関係には、本質的に機密である重要な詳細の共有が含まれます。したがって、それは高いレベルの信頼を伴います。アシスタントは計画に明示的に関与しており、誠実な人物である必要があります。これら2人が共有するこの忠誠心のために、彼らの目標はしばしばお互いの成功によって定義されます。

アシスタントは、部門全体、場合によっては組織で最も強力なエグゼクティブを管理しているという理由だけで、いくつかの最大の課題に直面しています。多くのプロセスが互いに並行して実行され、アシスタントはこれらすべてを追跡し、それらすべてにタイムリーな結論を提供することが期待されます。

ほとんどのリーダーは、彼らの目標とビジョンに強く駆り立てられており、彼らの意見を非常に声高にしています。これはしばしばストレスと高温につながります。アシスタントは時々そのような感情的な爆発にさらされます。しかし、経験豊富なエグゼクティブアシスタントは、対立への対処があらゆる仕事の標準的な部分であることを知っており、ストレスの多い状況下でも効果的にコミュニケーションする方法を知っています。

Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity

Reality−エグゼクティブアシスタントは、話すカキとして全世界を持っています。彼/彼女は、組織のすべての重要な部門に門戸を開く特権を持っています。彼/彼女はほとんど夢見ることができないキャリアの機会を得る可能性が高いので。組織内の影響力のある人々との定期的なやり取りのために可能です。

エグゼクティブアシスタントとして働くことも、一般の認識とは異なり、非常に有利なキャリアオプションです。さらに、エグゼクティブアシスタントは、パフォーマンスベースの多くのボーナスを受け取る権利もあります。旅行特典、エアマイル、健康特典、ジムのメンバーシップなどの形で仕事で受け取るさまざまな特典、割引、アドオン、インセンティブは言うまでもありません。

これにより、エグゼクティブアシスタントの仕事は経済的に安全になり、多くの点でうらやましい仕事になります。彼らは組織のクリーム「ルクリーム」と協力しているだけでなく、彼らのスキルを証明し、彼らの誠実な努力に対しても見事に報われています。

Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant

Reality−エグゼクティブアシスタントの仕事の一部は本質的に非常に基本的で事務的なものですが、全体的な仕事の責任は上司自身の仕事の責任に匹敵します。指定は必ずしも大学の学位を要求するわけではありませんが、野心的で影響力のあるキャリア目標を目指している人にとっては貴重な資産になる可能性があります。

多くのエグゼクティブアシスタントは、学位を取得してキャリアをスタートさせません。学位がない場合は、短期大学のコースに参加したり、重要で関連性のある資格を取得したりするなどの追加サービスを利用します。コンピューターテクノロジーや経営学など、アシスタントが専門的にスキルセットを拡大するのに役立つものが望ましいです。

このポジションには、率直なアプローチと快適な性格を持った人が必要です。その人は問題解決者である必要があるので、彼/彼女は一人の分析スキルを持っている必要があります。これらのスキルは、さまざまなシナリオに直面することで間に合います。これらの複雑な詳細は一夜で学ぶことはできません。

Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.

Reality−エグゼクティブアシスタントは、アシスタントがやりたいと思うほど退屈です。言い換えれば、このポジションで利用できるキャリアの機会と学習の機会は無数にあります。組織の上司に直接報告する場合、さまざまな責任が不足することはなく、最高のアシスタントはすべての役割を学ぶために一生懸命働き、自信を持って会議で上司を代表します。

この非常に個人的な仕事の性質のために、非常に魅力的であると感じる人もいれば、やりがいがあると考える人もいます。退屈で退屈だと感じる人もいますが、そもそも仕事を理解していなかったと言えます。

彼らのほとんどは、エグゼクティブアシスタントとして働いた後、経験に報われ、豊かになったと感じています。そうは言っても、指定の重要性と価値は、企業や組織のニーズに応じて変化します。

この章では、2つの履歴書のサンプルを示します。1つはGrade-1 Executive Assistant用で、もう1つはGrade-2 ExecutiveAssistant用です。

エグゼクティブアシスタントの履歴書のサンプル–グレード1

Jane Doe

Antwon, Berkley, USA

Phone: 020-515-5752 | Email: [email protected]

必要条件の要約

文書および口頭での優れたコミュニケーション能力。
時間の制約があるプレッシャーの下で作業することができます。
チームプレーヤーであり、優れたクライアントサービスを提供する能力。
生産的な長期的な関係を築き、維持する能力。
Excel、Word、Power Point、インターネットリサーチの高度な能力。
丁寧かつ専門的な方法で人々と交流する能力。

プロとしての経験

Financials Inc., Senior Executive Assistant, 2010-2016

すべてのクライアントミーティングの調整を担当します。
タイムリーで適切なスケジューリングをチェックするための追跡システムの開発。
議題やスプレッドシートなどの設計。
アソシエイトの日常のワークフローを管理し、タスクと義務に優先順位を付けます。
クライアント通信やその他のサービスなどの管理タスクを実行します。
電話に出る、コンピューターデータベースを更新する、書類に記入するなどの事務的な仕事をする。

Cooperative Union, Customer Service Representative, 2008-2010

カスタマーサービスの問い合わせやリクエストを効率的に処理しました。
現金残高と引き出し残高を確保するために効果的に実行されたタスク。
時間管理スキルにより、常に優れたカスタマーケアを提供しました。
預金、引き出しなどの金融取引でクライアントと協力しました。

Lawson Suite, Receptionist, 2006-2008

時折書類を提出する。
オフィススペースを整頓して整理します。
プロフェッショナルで快適な方法でクライアントと訪問者に挨拶します。
質問に答え、クライアントを適切なチームメンバーに誘導します。

教育

ジャクソンの高等専門学校の準学士号。
1年間の職業訓練認定、ビジネステクノロジー。
Advanced Proficiency MS Office、Excel、インターネットリサーチ。

エグゼクティブアシスタントの履歴書のサンプル–グレード2

Vickey Rourke

Address: Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081

Phone: 010-565-4762 | Email: [email protected]

必要条件の要約

観光業界で12年の経験を持つ意欲的なパフォーマー。クライアントやスタッフとの長期的な生産的な仕事上の関係を構築し、確立するスキル。ストレスの多い時間に敏感なシナリオで構成された解決策を提供した確かな実績を持つ、優れた調整、組織、時間管理のスキル。

職歴

1. Assistant Manager, Nigel Tours (2012-2016). Promoted from Supervisor

40人の観光客のバッチのスケジューリングと監督を支援しました。
優れた顧客関係と人格間のスキルを維持しました。
以下を含むさまざまな財務および管理責任を処理しました-
- さまざまなツアーのプログラミング
- バッチと請求書の作成
- 観光ゲームとスポット
- 領収書の確認
- 宿泊施設の確認と搭乗
- 現金取引の確認