新規参入者向けのヒント

事前の事務管理業務の知識や経験がなくてもエグゼクティブアシスタントとしてのキャリアを持ちたいと考えている候補者は、最初はプロセスがはるかに難しいという事実を認識する必要があります。彼らは最初にいくつかの非伝統的な仕事を選ぶ必要があるかもしれません、それは主に彼らの履歴書が必要な背景を反映していないかもしれないからです。これはしばしば履歴書が見落とされることにつながります。時には、拒否されることさえあります。

エグゼクティブアシスタントになりたい人は、友人や家族のようなネットワークの代替ルートを試して、かなりの仕事の経験を持つ履歴書を作成する必要があります。履歴書は、仕事があなたに望んでいることだけでなく、あなたの本当のスキルが何であるかを反映する必要があります。9つの必要な能力のそれぞれを、履歴書で言及した特定の仕事にマッピングしてみてください。

広範囲に準備します。電話がかかってきた場合は、面接時に必要な詳細をすべて頭に入れておく必要があります。あなたの意図とアプローチを明確にし、溶け込んでタイプになろうとしないでください。あなたが何であるかに忠実であり続け、あなた自身の履歴書で説明されている部分の合計以上のものである有機的な全体としてあなた自身を提示してください。

責任を理解する

効果的なエグゼクティブアシスタントの立場が非常に明確で特別な理由を理解するには、まず、「エグゼクティブアシスタント」の役職には、頻繁に発生するユニークでやりがいのあるシナリオという形で独自の課題が伴うという事実を理解する必要があります。

すべてのユニークな挑戦者とシナリオを認識することは、候補者が仕事の要求とその責任をよりよく理解するのに役立ちます。とはいえ、この仕事には課題があるだけではありません。それは他の仕事のプロフィールにはないユニークでまれな利点のシェアを持っています。少なくともこのキャリアの早い段階ではありません。

直接の火の線で

エグゼクティブアシスタントの仕事は、他の従業員が上司とやり取りすることはめったにない場合でも、常に上司と直接コミュニケーションを取ることです。彼らは常に上司の発砲ラインにいるので、これは仕事の異なる要件を提供します。

エグゼクティブアシスタントが上司の成功を楽しんでいる場合、彼らは上司の欲求不満にも対処します。ボスはアシスタントが彼らと同じくらい多くの努力と時間を費やすことを期待しているので、仕事以外の生活のための時間はほとんどありません。

混乱した権限レベル

エグゼクティブアシスタントがマネージャーに代わって行動したとしても、人々は自分が単なるメッセンジャーであり、意思決定者ではないことを忘れがちです。これにより、アシスタントは、管理者に依頼しなくても、直接変更を加えたり、自分の権限で入力したりするようになります。

時々、彼らは理想的には上司に向けられるべき質問に答え始めます。エグゼクティブアシスタントは、彼の意見や提案を上司と共有する場合があります。しかし、彼は、金が常に上司に止まるという事実を覚えておく必要があります。

すべての期待を知っている

エグゼクティブアシスタント自身は、上司と長期間一緒に仕事をした後は、上司のニーズを先取りできるほどつながりがあることを認めています。これは、ライフスタイルや習慣に関しては可能かもしれません。ただし、上司はアシスタントを「すべてを知っている」人と間違えることがよくあります。

彼らは彼らの助手が彼/彼女の心を読むことができることを期待します、それは彼/彼女を自己満足しそしてコミュニケーションを少なくします。彼/彼女は、最も経験豊富なアシスタントでさえ、特定の決定を整理するために時々話し言葉によるコミュニケーションを必要とすることを理解する必要があります。

同僚からの距離

必ずしもそうであるとは限らない場合でも、アシスタントはマネージャーのチームの一部と見なされることがよくあります。したがって、一般的な認識は、彼らはインサイダー情報に精通しているということです。これにより、同僚はアシスタントとのやり取りに慎重になります。彼らは自分の言葉がすべて上司に報告される可能性があると感じているからです。

アシスタントはまた、彼らが言うことはすべて上司の言葉と見なされることを知っておく必要があります。したがって、彼らが言うことはすべて「内部スクープ」と誤解されるため、ゴシップや噂の拡散に参加することは避けてください。

仲介者の役割

エグゼクティブアシスタントが果たす最も難しい役割は、仲介者の役割です。これは彼らの時間のほとんどを占める1つの仕事です。彼らはゲートキーパーのようなもので、上司に会い、他の部外者が上司の個人的なスペースに侵入して貴重な時間を無駄にするのを防ぐために、人々に選択的な許可を与えます。

これは彼らに上司からの賞賛を得るかもしれませんが、彼らは上司に会うことができない人の目には悪になります。多くの場合、アシスタントは、メモを取るか、会議で上司に質問することによって、上司の代わりになります。