ファイルの構成要素と機能

ファイルは2つの部分に分けることができます。 Notes そして Correspondence。これらは両方とも1つのファイルに入れられます。ただし、配置は異なります。通常、音符は左側に配置され、対応は右側に配置されます。

ノートには、に記録されているレコードが含まれています paper Under Consideration そして fresh Receipt。同様に、通信には、すべての着信および発信の公式通信の詳細が含まれます。

パーツファイル

パーツファイルの必要性は、以下の2つの場合に発生します。

メインファイルが一時的に利用できない状態で、新しい領収書またはメモを処理する必要がある場合。

(Or)
メインファイルがかさばり、ポイントの処分に必要な書類のみを外部委託するために別のノートシートが必要な場合。

パーツファイルをメインファイルとできるだけ早くマージし、重複するペーパーを削除することが不可欠です。複数のパーツファイルの場合は、それぞれに個別に番号を付ける必要があります。これらを扱っている人は、彼が開いたすべてのファイルを描いたリストを維持する必要があります。

コレクションカバー

これには、メインファイルの一部とは見なされない他のすべての情報が含まれています。そのような場合のいくつかは-

二次情報の注記
Reminders
Acknowledgements
さまざまな情報源からさらに情報を収集するために交換されたカジュアルな通信に追いつく

メインファイルは、コレクションカバーに収集された必要な資料で構成されています。コレクションの表紙にあるほとんどのアイテムは一時的に重要です。

記録の時点で、価値を失ったすべての論文を削除するのは部門マネージャーの義務です。さらに重要なことに、コレクションは、それが属する部門内にとどまる必要があります。

ファイルの機能

部門/セクション/ユニットごとに、 File Register。それは一般的に次の形で維持されますAppendix-I雑貨店の印刷、在庫、発行などの部門で使用されます。各部門のニーズは同じではない可能性があるため、ファイル内のシートの数も部門ごとに異なります。それらは永続的な記録として維持されます。

ファイルの登録簿には、ファイルを開くときに割り当てられた番号と件名が入力されます。レジスターには、年間を通じて開かれたすべてのファイルの詳細が登録されます。ページが年ごとに割り当てられている場合は、翌年のエントリがその中に作成されます。そうでない場合は、別の新しいファイルレジスタが開かれます。

ファイルへの入力は、青インクのみで行われます。すべてのエントリが正しく作成されていることが保証され、可能な限り削除や上書きが回避されます。その誤用を避けるために、ファイルはそのそれぞれの部門またはセクションのジュニアクラークによって保持されます。

新しいファイルを開いて番号を付ける

新しいサブジェクトごとに、個別のファイルが作成されます。ファイルが一般的すぎたり、かさばったりすることがあります。この場合、さまざまな側面を扱った論文が注入されるため、ファイルは短くなりますが、これは作業の円滑な進行を妨げます。

上記の章では、新しいファイルは一般的なアプリケーションのために部門ごとに個別に登録されることを説明しましたが、それらの分類は主題のタイプに基づいています。件名がメインの場合、次のように呼ばれますStandard Headings そしてそれをさらに分類すると、 Sub-headings。

ファイル登録の過程で、目次のアルファベット順のリストが作成されます。これは、Standard Headings, Sub-headingsそしてそれらに割り当てられたページ。これにより、必要なときにこれらのファイルを簡単に追跡できます。

毎年の初めに、リストは適切な検査で更新されます。主要な主題は常に同じ基準で維持されるように努められます–毎年。必要に応じて、部門長の許可を得て、新しい見出しをそのリストに追加することができます。

新しいファイルを開くには、一連のプロセスが実行されます。最初の作業は、それが開かれる標準見出しの選択から始まります。次に、オープニングハンドは、新しい主題に適したタイトルを追加し、番号をエンコードします。この番号は、ファイルレジスタにあるシリアル番号に他なりません。

ファイルのタイトル

ファイルのタイトルは、ファイルの主題を垣間見ることができ、いくつかの単語の組み合わせで作成しようとします。最初の単語は、ファイルが開かれたサブジェクト名を示します。残りの単語は、タイトルの説明部分を説明しています。

たとえば、メインのサブジェクト名が「組織（募集およびサービス条件）ルール」である場合、その下で開かれるファイルの名前は、「組織（募集およびサービス条件）ルール-課す権限の委任」として名前を付けることができます。罰'。

ファイルの登録

適切なタイトル付けの目的は、主題について読者に正しい考えを与え、他の人の間で簡単に追跡できるようにするために必要です。 Its approval is done by the Head of the department prior to its opening。サブジェクトの数は、ファイルレジスタに表示されているものとまったく同じに保たれます。

ファイルに付けられる番号は、開始年、部門/セクション/ユニットを識別するために使用される頭文字、「標準見出し」番号、およびその下にあるファイルのシリアル番号の組み合わせです。

開いているファイルがポリシーファイルの場合、「標準の見出し」の後に「（P）」の文字を付ける必要があります。別のファイルには、ポリシーの決定のために実行された日常的なアクションまたは処理された問題が含まれています。

それらの論文の取り扱いと提出は、そのファイルの参照が関係する年とは無関係です。各ファイルのメモと対応の数は150に制限されています。それを超えると、同じ番号でボリューム番号が異なる新しいファイルが開かれます。前のファイルの名前は次のように変更されますVol-I 現在、同じことが前と後の参照のために提供されたスペースで引用されるべきです。

ファイルがセッションファイルの場合、そのセッションの満了後に閉じられます。委員会の任期が終了した後にファイルが閉じられる委員会の場合も同様です。上記のすべての場合において、ファイルのページ数が150以下であるかどうかに関係なく、ファイルの終了が行われます。