ファイルの素早い移動

によって送信されたファイル Head of the Departments同じ日にそれぞれの部門マネージャーに配達する必要があります。一部の組織では、次のような手順があります。ファイルが同じ日に関係するマネージャーに届かない場合は、翌朝10時までにマネージャーに届く必要があります。

ファイルの優先度マーキング

ファイルの優先度は、「ACTIONTHISDAY」および「IMMEDIATE」のマーキングから判断できます。「ACTIONTHISDAY」というラベルは、緊急の場合にのみ使用してください。このような場合の廃棄と受領のタイミングは、常に最後のメモの余白に記載されています。「IMMEDIATE」というラベルは、「ACTION THIS DAY」でマークされている他のケースよりも優先度が低いが、同じ日に実行する必要がある場合に使用する必要があります。

ファイルを扱うマネージャーは、コンテンツをチェックし、優先順位のマーキングを集計して、それが正当であるかどうかを確認する必要があります。優先順位の割り当てが公平でない場合、彼はそれに応じて評価を変更できます。そのようなファイルはいずれも、マネージャーよりもクリアランスの高い権限のある人物によって具体的かつ明確に言及されていない限り、マネージャーの住居に送信することはできません。

It will be the duty of the Department to −

• 公開されているすべての事実が正しいかどうかを確認します。

• 事実の誤りや虚偽表示を指摘します。

• 必要に応じて、法定または慣習的な手順に注意を向けます。

• 法律と規則​​、およびそれらがどこにあるかを指摘します。

• 当社で入手可能なその他の関連する事実および数値を提供します。

• ポリシーの以前の決定を含む前例または論文を提出します。

• 検討のための1つまたは複数の質問を述べます。

• 決定が必要な点を明確に引き出します。

• 可能な限り、行動方針を提案します。

部門長による行動

部門マネージャーは、観察結果を自分の部門および下位部門に破棄する権限を持っているため、メモを確認します。このようなケースは、多くの場合、次のアクションに関連しています-

• 一時的な性質のオフィス命令、ルーチン命令および回覧の発行。

• それ以外の場合、部門長は独立して処分する権限があります。

• 臨時休暇と代償休暇の付与。

• リマインダーと確認の発行。

• ファイルの記録。

次の章では、部門長に委任された権限とそれらを認証する方法について説明します。