オフィスファイリング手順-はじめに
Office Filing Procedureは、文書や重要な書類を提出する際に明確に定義され、組織全体が従う一連の慣行です。一般に、これらは、特定の状況が発生する可能性が高い、または発生しない場合に実行するアクションについて、すべての従業員に指示するものです。オフィスファイリング手順には、従業員の職務記述書、職場のエチケット、および特定の機密保持プロトコルを含めることができます。
事務手続きを作成し、適切に提出する責任は、多くの場合、事務管理者または会社の所有者にあります。次の章は、アカウント、一般またはオフィスの管理、人事などのドキュメントに依存する部門で働き始めた専門家を対象としています。彼らは、どの文書をどのように提出するかを学ぶことができます。
手続きの広い到達可能性または適用に応じて、一部の手続きの提出はオフィス全体に対して行うことができ、他の手続きは同じオフィス内の個人または共同作業部門に対して行うことができます。
公式ファイリングの定義
ほとんどの場合、誤って設計されたドキュメントは、組織内の作業部門間で大規模な誤解や不一致を広める可能性があります。時々、明確な手順が言及されていないような状況が発生します。多くの場合、オフィスに足を踏み入れてマネージャーに怒りをぶつけている怒りっぽい顧客に対処する方法について書かれた一連の指示がなかった可能性があります。ただし、これらのシナリオは後で文書化され、ファイリングが行われることになっています。
たとえば、特定の顧客と取引した後、会社の所有者またはマネージャーが protocol それが含まれています informing the immediate supervisor, offering a grievance form、そして問題が解決されるように、お客様に丁寧かつ積極的に落ち着いていただくようお願いします。
多くの公式文書は、情報ファイリングの普遍的な標準と見なされている文書を提出するために特定の方法論に従います。そのような場合、非常に特別な意味を持ついくつかの特別な単語が使用されます。これらの単語のいくつかとその定義を以下に示します-
通信の付録
「通信の付録」という用語は、ファイルで言及または参照されている書面による通信の長い囲いを指します。この部分は通常、対応部分として文書の最後に追加されるため、文書をスムーズに読むのに邪魔になりません。
ノートの付録
「注記の付録」という用語は、説明されているように、質問のさまざまな側面に関するドキュメントに記載されている情報のすべての詳細の長い要約を指します。そのような詳細は、要点を些細なものにしたり、要点を不必要に長くしたりする可能性があります。
部長
部門長（すなわち、同等のランクを保持するアシスタントマネージャー）は部門を監督し、その立場で、彼は情報の発送とビジネスプロセスの維持に関して彼の力と管理を行使する権利を持っています。仕事は彼の担当部門から彼にやってくる。
場合
ケースとは、現在検討または参照されているすべての重要なドキュメントを含むファイルを指します。また、補足的な研究、読書、または参照として使用される元のドキュメントの付属物として使用できるすべての異なる論文や本についても言及しています。
カムバックケース
カムバックケースは、元のドキュメントが不完全または欠陥があることが判明したため、さらに再検討およびドラフトが必要なドキュメントまたはレポートを定義するために使用されます。また、現在の問題の要約でもあります。
対応
通信は、組織から送信され、さまざまな関係者から受信されたすべての通信の包括的で詳細なコレクションです。通信は、公式通信、半公式通信、非公式通信の3つの通信スタイルすべてを含めるために使用できます。
現行ファイル
現在のファイルは、現在詳細入力または変更が行われているファイルです。カムバックの場合とは異なり、新しく作成されたドキュメントであり、改訂および再作成されているドキュメントではありません。
ディーリングハンド
ディーリングハンドとは、ジュニアクラーク、シニアクラーク、エグゼクティブアシスタントなど、最初にケースを調査して記録する責任を負わせることができる役人を意味します。
半公式通信
デミオフィシャル通信とは、2人の管理者間、または組織と一般の人々の間で行われる通信であり、通常の通信プロトコルに従わず、製品またはサービスについて一般の人々から意見を得るために行われます。
部門マネージャー
部門長とは、不在時に管理職と同等の権限を行使できる者であり、担当部門の円滑な機能に責任を負います。
ドケッティング
ドケッティングは、ファイルのメモを取る領域にシリアル番号を入力するアクションです。これは、ファイルを後でマークまたは識別番号から簡単に識別できるようにするために行われます。
ドラフト
ドラフトとは、現在作成中のドキュメントの大まかなコピーを意味します。「製図」という言葉は、会社で使用される場合、通常、管理者のすべてのメモまたは命令の公式なコミュニケーションを構成することを意味します。これらのドラフトは通常、フィードバックとレビューのために保持されます。
ファイル
ファイルとは、特定のシリアル番号またはファイル番号から認識され、多くの通信メモと通信の付録を含む、特定の主題に関する論文のコレクションを意味します。
ファイリング
ファイリングとは、いくつかの重要なドキュメントを読みやすく整理された方法で配置することです。これにより、多くの検索を行わなくても、すばやく参照して短時間で見つけることができます。
新鮮な領収書
フレッシュレシートとは、現在レビュー中のドキュメントに追加される新しい情報を指し、その価値と包括的な商を増やすことができます。
問題
「問題」という用語は、ドラフトが承認された後に実行されるアクションのさまざまな段階を意味します。これらの段階のいくつかは、「機密」の下でそれを提出するか、マネージャーの署名によって承認される可能性があります。
メッセンジャーブック
メッセンジャーブックとは、コミュニケーションのさまざまな詳細の記録を維持し、重要なものに受け取った応答をマークするために使用される本を指します。
ノート
メモは、迅速なフィードバックのためにケースが本体に預けられた後、ケースに対して行われたコメントの記録を保持するために使用されます。メモには、以前の元のドキュメントのセット、その重要な部分で提起された質問、必要な変更の分析、および渡された最終的な注文が含まれます。
公式通信
公式通信とは、会社の手順に従って規定された構造と通信モードに従って、公共団体または個人と共有される情報です。
検討中の論文
検討中のペーパー（PUC）は、現在議論されているケースの受領書であるため、適切な変更や修正が提案される可能性があります。
領収書
領収書は、会社で、または会社のマネージャーが受け取った公式、半公式、非公式など、さまざまなレベルで行われたすべての通信の記録です。
録音
ファイルの記録とは、ファイルに対するすべてのアクションが実行され、変更のプロセスが完了した後、ファイルを閉じるプロセスです。レコードとは、元のドキュメントで行われたすべての参照、削除、および改訂が含まれていることです。
参照
参照とは、他の関連する記録と接続して、判例、さまざまな国や組織の判決、または事件に関連する可能性のあるその他の文書を取得するプロセスです。
部門間通信
部門間対応とは、ファイルまたはケースが組織のある部門から別の部門に転送され、意見、提案、および意見が得られるものです。